CHƯƠNG 2: ẢNH HƯỞNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP ĐẾN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY TNHH NƯỚC GIẢI KHÁT VIỆT
2.3. Văn hoá của Coca-Cola Việt Nam ảnh hưởng đến hoạt động quản lý tại Công ty này
2.3.4. Văn hóa và công tác kiểm tra
Kiểm tra là một tiến trình đo lường kết quả thực hiện so sánh với những điều đã được hoạch định, đồng thời sửa chữa và chấn chỉnh những sai lầm để đảm bảo công việc đạt được mục tiêu theo như kế hoạch hoặc các quyết định đặt ra để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Với nền tảng bảy giá trị văn hóa
hai nhóm yếu tố giá trị và yếu tố chuẩn mực, Coca-Cola Việt Nam sử dụng những biện pháp kiểm tra hiệu quả, đơn giản (càng ít đầu mối kiểm tra càng tốt) tạo sự tự do và cơ hội tối đa cho người dưới quyền chủ động sử dụng kinh nghiệm, khả năng và tài năng quản trị của mình để đạt kết quả cuối cùng mong muốn về những công việc được giao.
Công ty đã xây dựng các nguyên tắc mà các nhà quản trị nên tuân theo để xây dựng cơ chế kiểm tra, bao gồm:
- Cơ chế kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của Công ty, và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra.
- Công việc kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm của cá nhân nhà quản lý.
- Sự kiểm tra phải được thực hiện ở những điểm trọng yếu . - Việc kiểm tra phải khách quan.
- Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu không khí của Công ty.
- Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm và công việc kiểm tra phải tương xứng với chi phí của nó .
- Việc kiểm tra phải đưa đến hành động.
Từ đó, Công ty đã xây dựng và thực hiện tốt quy trình kiểm tra tại Công ty một cách dân chủ, công khai:
* Bước 1: Thiết lập các tiêu chuẩn. Tiêu chuẩn là cơ sở để đo lường kết quả có thể được diễn tả bằng đơn vị số lượng vật chất như số giờ công, số lượng phế phẩm, hoặc đơn vị tiền tệ như chi phí, doanh thu hoặc bằng bất cứ khái niệm nào dùng để đo lường thành quả kể cả những khái niệm tâm lý như sự vui lòng của khách hàng…
* Bước 2: Đo lường thành quả. Có thể và nên hình dung ra các thành quả trước khi nó được thực hiện, để so sánh với tiêu chuẩn và từ đó có biện pháp sửa chữa kịp thời.
* Bước 3: Sửa chữa sai lầm. Có thể sửa chữa, điều chỉnh sai lệch bằng cách tổ chức lại bộ máy trong Công ty, bộ phân; phân công lại các bộ phận, đào tạo lại nhân viên, tuyển thêm nhân viên, thay đổi phong cách lãnh đạo của chính họ, hoặc thậm chí có thể phải điều chỉnh mục tiêu…
Coca-Cola Việt Nam đã áp dụng 3 loại kiểm tra:
* Kiểm tra lường trước. Kiểm tra lường trước là loại kiểm tra được tiến hành trước khi hoạt động diễn ra thực sự. Kiểm tra lường trước là tiên liệu các vấn đề có thể phát sinh để tìm cách ngăn ngừa trước.
* Kiểm tra đồng thời. Kiểm tra đồng thời là loại kiểm tra được tiến hành trong khi hoạt động đang diễn ra. Hình thức kiểm tra đồng thời thông dụng nhất là giám sát trực tiếp.
* Kiểm tra sau: Kiểm tra sau là loại kiểm tra được thực hiện sau khi hoạt động đã hoàn thành. Nhược điểm chính của loại kiểm tra này là độ chậm trễ về thời gian thường khá lớn từ lúc sự cố thực sự xảy ra đến lúc phát hiện sai sót. Coca-Cola Việt Nam đã sử dụng các công cụ kiểm tra chủ yếu sau đây:
* Kiểm tra tài chính: mục đích cơ bản của Công ty là kiếm được lợi nhuận. Để đạt được mục tiêu này, những người quản lý tìm cách kiểm soát tài chính, chẳng hạn như phân tích những bảng báo cáo hàng quý để tìm xem có khoản chi quá đáng hay không. Có bốn phương cách chính về kiểm soát tài chính được Công ty sử dụng:
- Ngân sách:
+ Ngân sách lợi nhuận: với mục tiêu tập trung chủ yếu vào lợi nhuận, các nhà quản trị Công ty dùng công cụ này như một cách kiểm soát doanh thu, chi phí và lợi nhuận của Công ty.
+ Ngân sách tiền mặt: dự trù số lượng tiền mặt mà Công ty phải có trong tay và số lượng cần cho những chi phí. Nó có thể phát hiện những thiếu hụt tiềm tàng và tiền mặt dư sẵn có thể đầu tư ngắn hạn.
+ Ngân sách chi tiêu vốn: liên quan đến những chi tiêu về tài sản, nhà cửa và thiết bị. Nó giúp quản lý tiên liệu được nhu cầu vốn tương lai.
- Phân tích tài chính:
+ Bảng cân đối kế toán: được coi như là một tấm hình về tình hình tài chính của Công ty trong một thời điểm nào đó.
+ Bảng báo cáo kết quả kinh doanh: bảng này phân tích hoạt động tài chính của Công ty trong một thời kỳ (ba tháng, sáu tháng hay một năm). Bảng này kiểm soát lợi nhuận của Công ty, cho biết lãi gộp, lãi ròng và có thể dùng nó để so sánh số liệu của hai kỳ.
+ Phân tích tỷ lệ: những người quản lý Công ty sử dụng phương pháp phân tích những tỷ số then chốt, tức là so sánh hai số liệu lấy từ những Bảng cân đối kế toán và biểu diễn bằng những tỷ số hay số thập phân. Bằng cách này họ có thể so sánh số liệu hiện nay với số liệu của những thời kỳ trước hay những Công ty khác.
+ Tỷ số thanh toán: để đo lường khả năng của Công ty có thể đổi được những tài sản của mình ra tiền mặt để thanh toán những món nợ…
- Phân tích trường hợp hòa vốn: đó là trường hợp không có lãi hay lỗ với một số sản phẩm nhất định. Trên số đó là lãi, dưới là lỗ. Đây là một lối công thức hóa đơn giản, nhưng có giá trị cho những nhà quản trị Công ty, chỉ ra sự tương quan giữa thu nhập, chi phí và lợi nhuận.
- Kiểm toán: Kiểm toán là một sự kiểm điểm chính thức những tài khoản, hồ sơ, hoạt động hay thực hiện của Công ty, chủ yếu là để kiểm tra những cơ chế kiểm soát của Công ty. Có hai loại kiểm toán:
+ Kiểm toán từ bên ngoài: do một bộ phận kế toán độc lập ở ngoài Công ty thực hiện.
+ Kiểm toán từ bên trong: thực hiện bởi những nhân viên kế toán của Công
ty.
* Kiểm tra hành vi: Theo phong cách dân chủ, gần gủi với cấp dưới và nhân viên, các nhà Lãnh đạo của Công ty kiểm tra hành vi của cấp dưới để gia tăng việc thực hiện tốt công việc của họ theo những hình thức sau:
- Những hình thức kiểm tra quản trị trực tiếp: Nếu nhân viên thực hiện có kết quả, họ phải được thưởng để củng cố và duy trì hành vi, ngược lại nếu việc thực hiện của một nhân viên không có kết quả thì nhà quản trị xét xem nguyên nhân là gì? Nếu là do khả năng yếu kém thì nhà quản trị cần quyết định tổ chức một lớp huấn luyện cho nhân viên này. Nếu do động cơ thì nhà quản trị có những biện pháp tăng cường động cơ. Nếu những biện pháp này đều vô hiệu thì nhà quản trị bắt buộc phải dùng những biện pháp kỹ luật. Tiến trình kỷ luật gồm bốn bước, tùy thuộc độ nặng nhẹ của sự vi phạm mà kỷ luật bắt đầu từ bước đầu hay những bước sau:
+ Cảnh cáo miệng: là hình thức nhẹ nhất, áp dụng cho những lỗi như là đi trễ nhiều lần.
+ Cảnh cáo viết: đây là bước chính thức đầu tiên. Bước này chỉ khác ở chỗ, nó kết thúc bằng một văn bản viết sẽ được xếp vào hồ sơ cá nhân đương sự.
+ Ngưng việc: bước này chỉ áp dụng khi hai bước đầu không có kết quả hay vi phạm mới mức độ nặng hơn hai mức của hai bước trên.
+ Sa thải: bước cuối cùng này chỉ áp dụng cho những vi phạm quá nặng.
- Những hình thức thay thế cho kiểm tra trực tiếp: Những nhà quản trị Công ty có thể dùng những phương pháp gián tiếp để kiểm tra những hành vi của nhân viên, như:
+ Chọn lọc: Những nhà quản lý Công ty không chọn nhân viên một cách bừa bãi.
+ Văn hóa của Công ty: đã được trình bày kỹ ở chương 2, với nếp văn hóa này, khi được nhân viên chấp nhận, có tác dụng kiềm chế và kiểm tra
của họ. Những giá trị và tiêu chuẩn của nếp văn hóa này ngày càng được chấp nhận thì càng được tuân theo. Nhà quản lý có thể kiểm tra hành vi của nhân viên bằng nếp văn hóa mà họ đã tạo ra và hỗ trợ.
+ Tiêu chuẩn hóa: Nhà quản lý Công ty cung cấp cho hầu hết các nhân viên một sự mô tả công việc của họ, để làm rõ những nội dung gì bao gồm trong công việc của họ, họ phải chịu trách nhiệm với ai, những gì thuộc quyền của họ và không thuộc quyền hạn của họ.
+ Huấn luyện: Huấn luyện cho nhân viên Công ty là nhằm tạo cho họ những hành vi và thái độ làm việc tốt hơn.
+ Đánh giá thái độ: Rõ rệt là sự hài lòng của nhân viên đi ngược chiều với hai hành vi “ hay vắng mặt” và “ thôi việc’. Nhà quản lý Công ty quan tâm và muốn kiểm soát những hành vi đó, họ đã phải điều tra thường kỳ thái độ của nhân viên. Kết quả của những cuộc điều tra ấy có thể dự đoán được những gia tăng tình trạng hay vắng mặt hay thôi việc của nhân viên, và có thể chỉ ra nhu cầu thực thi những thái độ cải thiện sự hài lòng của nhân viên với công việc
CHƯƠNG 3