Chương I. Đặc tả hệ thống
4. Mô tả hệ thống
Hệ thống quản lý bán hàng, còn được gọi là phần mềm quản lý bán hàng hoặc CRM bán hàng, là một chương trình được thiết kế để làm cho quá trình bán hàng trở nên đơn giản hơn.
Nhân viên bán hàng có thể sử dụng phần mềm để thực hiện đơn hàng, theo dõi các giao dịch, theo dõi thông tin khách hàng, hàng tồn kho… phần mềm quản lý bán hàng có thể loại bỏ các công việc quản trị tẻ nhạt để nhân viên có thể tập trung vào việc thúc đẩy doanh số bán hàng.
Một doanh nghiệp, công ty có quy trình gần như giống nhau. Đều bắt đầu bằng việc nhận đơn hàng từ phía khách hàng, nhận trực tiếp hoặc gián tiếp qua điện thoại, email, fax...theo đó sẽ tiếp nhận thông tin đơn đặt hàng, sản phẩm đặt hàng sau đó lưu vào kho đơn đặt hàng của tất cả các khách hàng. Sau đó thì người quản lý hệ thống sẽ lên lịch hẹn đàm phán với khách hàng.
Quản lí lên danh sách và nhập hàng từ nhà cung cấp. Các hàng hóa được phân loại theo hãng, ngày nhập, loại sản phẩm.
Sau đó Admin tiến hành thêm các sản phẩm mới nhập về lên website, sửa sản phẩm có thông tin bị lỗi hay xóa các sản phẩm đã hết hàng hoặc không còn kinh doanh.
Khách hàng mua hàng cần phải đăng kí tài khoản để đăng nhập vào website.
Khi đăng kí, khách hàng cung cấp đầy đủ thông tin mà hệ thống yêu cầu như họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email, tên đăng nhập, mật khẩu. Hệ thống tiến hành kiểm tra:
+ Nếu thông tin nhập vào hợp lệ thì tiến hành cập nhật thông tin, lưu thông tin vào database, thông báo đăng kí thành công và đưa actor đến màn hình đăng nhập.
+ Nếu thông tin nhập vào không hợp lệ thì thông báo nhập lại hoặc có thể chọn “Thoát” để kết thúc quá trình đăng kí.
Sau khi đăng kí thành công, khách hàng cần đăng nhập vào website để có thể mua hàng.
Sau khi đăng nhập, khách hàng có thể tìm kiếm sản phẩm. Phần tìm kiếm có thể tìm kiếm bằng văn bản bằng cách ghi tên sản phẩm vào rồi tìm kiếm, tìm kiếm bằng hình ảnh cũng là một trong những chức năng khá thông minh được áp dụng vào, nó có thể giúp người dùng quên tên sản phẩm tìm ra được sản phẩm một cách dễ dàng và thuận tiện hơn. Cũng có thể tìm kiếm bằng cách phân loại như màu, giá, loại sản phẩm, …
Khách hàng cần tư vấn thêm thông tin có thể chat với nhân viên qua chatbox trên website hoặc có thể trao đổi thông tin dưới phần bình luận.
Khách hàng có thể nhấn vào sản phẩm để xem thông tin chi tiết sản phẩm, thêm vào giỏ hàng hay có thể so sánh với các sản phẩm khác.
Sau khi mua hàng thành công, khách hàng sẽ có thông báo mời đánh giá sản phẩm.
Khách hàng có thể đăng xuất tài khoản khỏi website khi không còn nhu cầu mua hàng hay muốn sử dụng tài khoản khác.
26
Nếu khách hàng muốn đăng nhập lại mà quên tên đăng nhập hoặc mật khẩu thì yên tâm, phần quên mật khẩu sẽ giúp những người dùng đảng trí đăng nhập có thể lấy được lại tên đăng nhập hay mật khẩu qua phần thông tin đã đăng ký trên hệ thống hoặc tạo lại tên đăng nhập, mật khẩu mới, mọi thông tin sẽ được thông báo cho người dùng qua email.
Khi khách hàng đã chọn được sản phẩm vừa ý và tiến hành thanh toán, nhân viên sẽ xuất hóa đơn gồm các thông tin như tên sản phẩm khách hàng mua, giá, ngày mua, tên khách hàng, tổng số tiền khách hàng cần thanh toán,…
Nhân viên cũng có thể đăng nhập vào website để trả lời bình luận của khách hàng, chat với khách hàng qua chatbox và có thể đăng xuất tài khoản khỏi trang web.
Đến cuối ngày, quản lí sẽ kiểm tra số lượng hàng hóa. Từ đó biết được xu hướng của người tiêu dùng và chốt danh sách các sản phẩm cần bổ sung.
Doanh thu có lẽ là thứ được quan tâm nhất trong một hệ thống bán hàng nên phần quản lý doanh thu là chức năng không thể thiếu. Phần này giúp cho quản lý có thể quản lý doanh thu của cửa hàng theo ngày, tháng, quý, năm.