CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG VÀ KIẾN NGHỊ ĐẨY MẠNH HOẠT ĐỘNG
3.2. Kiến nghị đẩy mạnh hoạt động nhập khẩu của công ty
3.2.1. Mở rộng thị trường và đối tác nhập khẩu để đa dạng hóa mặt hàng nhập khẩu
Hoạt động nhập khẩu nếu chỉ dựa vào một thị trường nhập khẩu và một đối tác cung cấp có thể dẫn đến nhiều rủi ro cho công ty nguồn cung hạn chế, hàng hóa không đa dạng, biến động về tỷ giá có thể đẩy giá hàng hóa nhập khẩu tăng lên. Bên cạnh đó, công ty sẽ phụ thuộc rất nhiều vào đối tác xuất khẩu và không chủ động trong việc nhập khẩu hàng hóa. Chính vì vậy, đa dạng hóa thị trường và đối tác sẽ giúp cho công ty tránh được những rủi ro này, đồng thời giúp cho công ty có thêm nhiều lựa chọn trong việc nhập khẩu hàng hóa đa dạng phục vụ nhu cầu trong nước. Để làm được điều này, công ty cần phải thực hiện những nhiệm vụ chính như sau:
Thứ nhất,công ty cần tăng cường hoạt động nghiên cứu thị trường và đối tác nhập khẩu. Chính vì hoạt động này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động nhập khẩu nên trong thời gian tới, công ty cần chú trọng hơn nữa bằng cách tăng cường đầu tư vốn cho hoạt động này. Ngoài ra, việc nghiên cứu thị trường tại địa bàn cũng vô cùng cần thiết vì nó sẽ giúp cho công ty có cái nhìn trực quan hơn về sự biến động của
thị trường, các chính sách xuất khẩu của thị trường đó cũng như hoạt động của các đối tác tiềm năng, nên công ty cần cử cán bộ sang trực tiếp thị trường tiềm năng để tìm hiểu trong trường hợp công ty không có chi nhánh tại thị trường đó. Chính vì tầm quan trọng của những hoạt động này nên việc dành nhiều thời gian và nguồn vốn cho việc mở rộng thị trường là vô cùng cần thiết.
Thứ hai, công ty cần tích cực tham gia vào các hội chợ, triển lãm thương mại quốc tế. Việc tham gia vào các hội chợ triển lãm quốc tế sẽ giúp cho công ty tìm hiểu rõ về các sản phẩm mà công ty đang định nhập khẩu, các yếu tố liên quan đến sản phẩm như chất lượng, giá cả. Thông qua đây, công ty cũng sẽ có cơ hội được gặp mặt trực tiếp các công ty có các sản phẩm trong triển lãm, từ đó có thể đàm phán và ký kết hợp đồng với các công ty đó. Đây là một cơ hội tốt vì nó không chỉ giúp công ty có thêm những bạn hàng mới mà còn giúp cho công ty giảm được một phần chi phí tìm kiếm đối tác mới.
Thứ ba, công ty nên tăng cường hoạt động quảng bá hình ảnh công ty ra nước ngoài. Quảng bá hình ảnh ra nước ngoài sẽ giúp cho Công ty TNHH thiết bị y tế HD tạo được ấn tượng tốt đối với các công ty nước ngoài, đưa danh tiếng của công ty đến với các bạn hàng nước ngoài. Khi đó, các bạn hàng nước ngoài có thể sẽ tìm hiểu về công ty và có thể sẽ tiến hành đàm phán và ký kết những hợp đồng mua bán trong tương lai với công ty. Để làm được điều này, không còn cách nào khác là công ty cần phải quảng bá uy tín của mình bằng cách hợp tác với Bộ Thương mại hay Phòng thương mại và công nghiệp ở nước ngoài để có thể công khai, minh bạch các vấn đề tài chính của mình, các hoạt động kinh doanh với các đối tác trong quá khứ của Công ty HD trên trang web của họ để cho các đối tác tiềm năng có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin về công ty, đồng thời các đối tác đó có thể thấy được sự tin cậy mà Công ty HD mang lại cho họ. Đây là một phương án hữu hiệu mà công ty nên thực hiện vì sẽ giúp công ty có thêm những bạn hàng mới, những mặt hàng mới, là nhân tố giúp tối ưu hóa chi phí nghiên cứu và tìm kiếm những đối tác mới cho công ty.
Trên đây là ba kiến nghị quan trọng để giúp cho công ty mở rộng thị trường nhập khẩu, đa dạng mặt hàng nhập khẩu và nếu thực hiện tốt các giải pháp này, công ty sẽ có thêm nhiều mặt hàng mới để phục vụ cho nhu cầu đa dạng trong nước.
3.2.2. Lựa chọn mặt hàng chất lượng tốt, đáp ứng nhu cầu thị trường trong nước Lựa chọn mặt hàng nhập khẩu có chất lượng tốt sẽ giúp cho công ty tạo được sự tin cậy đối với cá đối tác trong nước, góp phần làm cho mối quan hệ kinh doanh giữa công ty với các đối tác trong nước ngày càng bền chặt. Hơn nữa, việc lựa chọn mặt hàng phải đáp ứng được nhu cầu đa dạng của thị trường trong nước. Đây là 2 yếu tố quan trọng giúp cho hoạt động kinh doanh của công ty phát triển. Tuy định hướng trong năm 2016 của công ty là khai thác ổn định mặt hàng nhập khẩu, song nếu không đáp ứng được nhu cầu đa dạng của thị trường, thật khó để công ty có bước nhảy vọt trong hoạt động kinh doanh trong năm tới. Chính vì vậy trong thời gian tới, công ty sẽ phải làm tốt 2 tiêu chí này. Để làm được điều này, công ty cần phải đầu tư nhiều thời gian và tài chính cho 2 hoạt động sau:
Thứ nhất, công ty cần tăng cường đầu tư cho hoạt động nghiên cứu mặt hàng nhập khẩu bằng cách đầu tư nhiều vốn và thời gian hơn cho việc tìm hiểu mặt hàng đó tại chính thị trường định nhập khẩu. Ngoài việc tìm hiểu qua các trang web của công ty đối tác, của các tổ chức liên quan hay các nguồn tài liệu tham khảo như báo chí, catalogue, Công ty HD cần cử các cán bộ sang thị trường nước xuất khẩu để tìm hiểu cụ thể mặt hàng đó, từ đó có sự đánh giá chuẩn mực về mặt hàng định nhập khẩu.
Thứ hai,công ty cần tập trung nghiên cứu sự biến động về nhu cầu của thị trường trong nước. Không chỉ giữ mối quan hệ với các đối tác lâu năm, công ty còn phải tìm hiểu các đối tác tiềm năng mới, nghiên cứu sự biến động nhu cầu của thị trường trong nước. Có làm như vậy thì công ty mới có thể nhập khẩu các lô hàng phù hợp đáp ứng tốt các nhu cầu đó. Để làm được điều này, Công ty HD cần linh hoạt trong việc nghiên cứu, phân tích và dự báo thị trường, tìm hiểu sự biến động về nhu cầu thông qua các kênh thông tin đa dạng như báo đài, internet… Có như vậy công ty mới tránh được rủi ro hàng hóa tồn kho, giúp cho doanh thu cũng như lợi nhuận của công ty gia tăng.
3.2.3. Đẩy mạnh thực hiện nhập khẩu theo phương thức thanh toán L/C trả chậm và điều kiện giao hàng FOB
Thực hiện hợp đồng nhập khẩu sử dụng điều kiện giao hàng FOB nước xuất khẩu theo Incoterms 2010 và phương thức thanh toán L/C trả chậm theo UCP600 rất có lợi cho người nhập khẩu vì nó sẽ giúp nâng cao hiệu quả phương án và tiết kiệm chi phí nhập khẩu. Chính vì vậy, trong thời gian sắp tới, công ty cần phải giành được những lợi thế này về tay mình. Để giành được những lợi thế này, công ty cần:
Thứ nhất, để dành được các quyền lợi như thuê tàu và mua bảo hiểm hàng hóa trong điều kiện FOB, công ty cần phải đàm phán linh hoạt và khéo léo để chứng tỏ với đối tác rằng công ty có đủ khả năng để lựa thực hiện hoạt động thuê tàu, có đủ chuyên môn và nghiệp vụ vững chắc để lựa chọn những người chuyên chở tốt và mua bảo hiểm tin cậy. Ngoài ra, công ty cũng cần chứng tỏ cho đối tác thấy điều kiện về tài chính của công ty là tốt, đáp ứng tốt việc thuê tàu. Muốn làm tốt được những điều kiện trên, công ty phải có sự liên kết vững chắc đối với các doanh nghiệp vận tải và bảo hiểm, đặc biệt là các doanh nghiệp vận tải trong nước nhằm học hỏi được những kinh nghiệm trong 2 nghiệp vụ quan trọng. Bên cạnh đó, công ty cũng cần phải cử cán bộ đi học để nâng cao thêm nghiệp vụ tại những nơi uy tín như Trường Đại học Ngoại thương hay những trung tâm đào tạo nghiệp vụ xuất nhập khẩu uy tín khác, có như thế công ty mới có kinh nghiệm giải quyết tốt các rủi ro phát sinh từ hoạt động thuê tàu và mua bảo hiểm.
Thứ hai, để thực hiện việc thanh toán bằng L/C trả chậm, công ty có thể gợi ý cho đối tác thực hiện thanh toán theo phương thức L/C trả chậm có điều khoản thanh toán ngay (UPAS L/C). Đây là phương thức thanh toán bằng L/C có lợi không chỉ cho người nhập khẩu mà còn cho cả người xuất khẩu, vì phương thức này vừa đảm bảo cho người xuất khẩu sau khi giao hàng có thể được thanh toán ngay từ ngân hàng chiết khấu của người nhập khẩu, vừa đảm bảo cho doanh nghiệp nhập khẩu được ngân hàng cho vay vốn để thanh toán với thời hạn trả chậm cho ngân hàng tối đa lên đến 360 ngày. Ngoài ra, doanh nghiệp nhập khẩu còn được ưu đãi về giá mua ngoại tệ, không phải chịu lãi suất cao khi phải vay VND từ ngân hàng để mua ngoại tệ. Điều này sẽ góp
phần giảm áp lực về nguồn ngoại tệ thiếu thốn của doanh nghiệp và áp lực đòi thanh toán ngay từ nhà xuất khẩu. Ngoài giải pháp hữu hiệu này ra, công ty cũng có thể sử dụng phương thức thanh toán này bằng cách cam kết với nhà xuất khẩu sẽ thanh toán đầy đủ trong thời gian tới, đồng thời cam kết sẽ tiếp tục nhập khẩu hàng hóa trong những lần tiếp theo nếu đối tác cho phép công ty thanh toán tiền hàng chậm. Đây là những phương án khả thi mà công ty nên áp dụng để tạo thuận lợi cho mình.
3.2.4. Đàm phán cơ chế bù giá các hợp đồng để giảm rủi ro biến động giá
Cơ chế bù giá là một cơ chế trong đó, khi giá cả hàng hóa nhập khẩu trên thị trường biến động theo chiều hướng tăng lên so với giá cả mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng, và khi sự tăng lên này vượt quá so với mức trượt giá được quy định trong hợp đồng thì doanh nghiệp nhập khẩu sẽ được bên đối tác xuất khẩu hoàn trả lại số tiền vượt quá đó, hoặc sẽ được bù vào giá hàng nhập khẩu trong những lần tiếp theo.
Thực hiện theo cơ chế này sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh được rủi ro biến động về giá, giúp ổn định giá hàng nhập khẩu để cung cấp cho thị trường trong nước.
Để tránh được rủi ro này, công ty cần phải thực hiện cơ chế đàm phán bù giá trong những cuộc đàm phán với đối tác, đàm phán kỹ về phạm vi dung sai của giá thế giới trong tương lai so với giá hiện tại. Vì giá cả hàng hóa thế giới luôn biến động không ngừng, chính vì vậy việc đàm phán cơ chế bù giá là vô cùng cần thiết đối với công ty, hơn nữa cũng tránh được sự tăng giá bất hợp lý của công ty đối tác xuất khẩu.
Do vậy, ngoài các điều khoản về giá cả trong hợp đồng, công ty cũng cần phải quy định rõ với bên đối tác về cơ chế này trong hợp đồng.
3.2.5. Thực hiện song song hợp đồng nhập khẩu và hợp đồng bán hàng trong nước để giảm chi phí vận tải, lưu kho
Thực hiện hợp đồng nhập khẩu và hợp đồng bán hàng trong nước là việc làm chính của công ty, song việc thực hiện hai hợp đồng này lại xảy ra không đồng thời (hợp đồng nhập khẩu thực hiện trước, sau đó mới đến việc ký kết và thực hiện hợp đồng bán hàng trong nước). Mặc dù đây là hai công việc hoàn toàn khác nhau và dễ hiểu khi hợp đồng bán hàng luôn được thực hiện sau bởi hàng hóa nhập khẩu còn phải chờ thời gian để chuyên chở từ nước ngoài về cảng và còn phải lưu kho trong một thời gian để chờ bán trong nước, tuy nhiên, nếu hai hợp đồng này không được thực hiện
song song thì sẽ tốn nhiều chi phí bao gồm các chi phí vận chuyển hàng hóa từ cảng về đến kho, chi phí lưu kho và chi phí vận chuyển hàng từ kho của công ty đến kho của người mua. Đây là các chi phí chính mà công ty phải chịu mỗi khi nhập khẩu hàng hóa.
Điều này góp phần vào việc khiến cho tổng chi phí của công ty tăng lên trong thời gian qua, đặc biệt là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Để giảm bớt các chi phí trên, công ty nên cố gắng thực hiện song song hai hợp đồng này, tức là hợp đồng bán hàng được ký kết sau hợp đồng nhập khẩu nhưng nó được ký trước khi hàng về đến cảng, và thời gian nhận hàng diễn ra ngay sau khi hàng hóa được thông quan tại cảng, khi đó hàng hóa sẽ được vận chuyển thẳng từ cảng về kho của người mua. Khi đó, chi phí của công ty sẽ giảm xuống chỉ còn chi phí vận chuyển từ cảng về kho của người mua mà thôi, góp phần giảm giá thành hàng hóa bán trong nước. Để làm được điều này, công ty cần có mối quan hệ tin cậy với các đối tác quen thuộc, đồng thời thúc đẩy mạnh mẽ hoạt động nghiên cứu thị trường trong nước để nhanh chóng tìm ra những đối tác mới có nhu cầu về mặt hàng nhập khẩu đó. Đây là một phương pháp giúp cho chi phí quản lý doanh nghiệp giảm xuống nên công ty cũng cần phải chú trọng vấn đề này.
3.2.6. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực phù hợp yêu cầu quốc tế
Chất lượng nguồn nhân lực chính là yếu tố góp phần vào sự thành công của hoạt động nhập khẩu. Có nguồn nhân lực chất lượng thì hoạt động nhập khẩu mới mang lại lợi ích cho công ty. Chính vì vậy mà công ty cần phải chú trong đến công tác nâng cao chất lượng nguồn nhân lực bằng cách:
Thứ nhất, công ty cần đưa ra các chương trình đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ hàng năm cho nhân viên nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ cũng như kinh nghiệm làm việc thực tế cho họ, tăng cường đào tạo chuyên sâu cho nhân viên về nghiệp vụ nghiên cứu thị trường.
Thứ hai, công ty cũng cần cử các cán bộ, nhân viên đi học cao học tại nước ngoài cũng như trong nước để họ có thể tiếp thu những kiến thức rộng hơn về các nghiệp vụ trong hoạt động nhập khẩu như thuê tàu, mua bảo hiểm, từ đó có thể giành các quyền
lợi này về phía công ty, giúp cho công ty tránh được tình trạng “xuất FOB, nhập CIF”
mà nhiều doanh nghiệp Việt Nam đang gặp phải.
Thứ ba, công ty nên chú trọng đào tạo cho nhân viên các kỹ năng quan trọng trong đàm phán để có thể đem lại lợi ích cho công ty khi ký kết các hợp đồng thương mại quốc tế, nâng cao năng lực cũng như khả năng am hiểu thị trường của họ, để có thể đáp ứng trước những sự biến đổi của thị trường.
Thứ tư, công ty cần tìm kiếm và thuê những cán bộ nhân viên giỏi nghiệp vụ và có kinh nghiệm trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh trong hoạt động nhập khẩu về làm việc cho công ty.
Nếu thực hiện những điều trên, trong tương lai công ty sẽ có những nhân viên giỏi, mang lại lợi ích cho công ty trong thời gian tới và đáp ứng được những tiêu chuẩn quốc tế của một nhân viên giỏi nghiệp vụ ngoại thương.