PHẦN II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN MỘ, TUYỂN CHỌN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY THÔNG TIN VIỄN THÔNG ĐIỆN LỰC
PHẦN 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP
II. Một số giải pháp
1. Tăng cường khâu xác định nhu cầu tuyển dụng
Trước khi đưa ra yêu cầu tuyển dụng chính thức, người quản lý cần phải xác định chính xác nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp. Cần xem xét liệu doanh nghiệp có thật sự cần tuyển thêm nhân viên mới hay không? Có khả năng tăng giờ làm việc của các nhân viên hiện tại hay không? Các nhân viên hiện tại có thể đảm nhận công việc này hay không? Hoặc nếu được đào tạo thì các nhân viên hiện tại có thể làm được việc hay không? Có thể thuê mướn thêm lao động bên ngoài hay không? Sau khi đã xem xét và so sánh các giải pháp trên với nhau thì mới tính đến chuyện tuyển nhân viên mới. Doanh nghiệp cần phải xác định rõ nhu cầu tuyển dụng và tuyển dụng đó là tuyển dụng gì nhằm giảm một số chi phí không cần thiết.
- Tuyển dụng thay thế gồm:
+ Thay thế nhân viên xin thôi việc, bị sa thải… hoạt động tuyển dụng phải được thực hiện nhanh chóng để đảm bảo tính liên tục của công việc. Do thường có sức ép từ cấp trên đòi hỏi phải có ngay nhân viên thay thế, bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực dễ có nguy cơ không đảm bảo chất lượng tuyển dụng;
+ Thay thế tạm thời nhân viên đi vắng, bị bệnh… với một hợp đồng lao động có thời hạn (thường là ngắn). Hoạt động này cũng phải được thực hiện gấp rút để đảm bảo tính liên tục của công việc;
+ Thay thế nhân viên được thăng chức, thuyên chuyển hoặc nghỉ hưu. Hoạt động này cần phải được chuẩn bị trước một khoảng thời gian, tốt nhất là trước khi nhân viên cũ rời khỏi chức vụ vì nhân viên cũ có thể giúp đỡ, hướng dẫn nhân viên mới trong việc hoà nhập với môi trường công tác.
- Tuyển dụng ứng phó: Hoạt động này thường diễn ra khi doanh nghiệp nhận được khối lượng công việc lớn trong một khoảng thời gian nhất định. Để đảm bảo tiến độ sản xuất, doanh nghiệp sẽ cần tuyển dụng lao động trong khoảng thời gian đó. Cũng có thể tuyển dụng ứng phó trong trường hợp doanh nghiệp cần một vị trí nhân viên tạm thời, ví dụ nhân viên tiếp thị trong giai đoạn đầu sản phẩm mới tung ra thị trường… Hình thức này cũng chứa đựng rủi ro vì nhân viên sẽ thiếu động lực làm việc cũng như có thể thiếu trình độ chuyên môn đảm bảo cho năng lực cạnh tranh của toàn doanh nghiệp.
- Tuyển dụng ngẫu nhiên: Hoạt động này thường xuất phát từ một yêu cầu xin việc của một ứng viên có tiềm năng lớn, của một nhân viên đang làm việc cho đối thủ cạnh tranh, cho khách hàng, cho nhà cung cấp… Đôi khi nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp lại ngẫu nhiên trùng hợp với yêu cầu xin việc.
- Tuyển dụng dự án: Hoạt động này đi đôi với một dự án hay một chương trình của doanh nghiệp tạo ra nhu cầu lao động. Ví dụ một kế hoạch tiếp thị sang thị trường nước ngoài hay một dự án công nghệ cao.
- Tuyển dụng thường niên: Hoạt động này phụ thuộc vào ngân sách và kế hoạch quản lý dự trù nguồn nhân lực. Kế hoạch này được thiết lập trên cơ sở các hoạt động trong năm tiếp theo, ước tính lượng nhân viên sẽ thôi việc, số vắng
mặt… Việc tuyển dụng cũng diễn ra theo phương thức không chính thống. Nhiều chủ doanh nghiệp tuyển dụng thêm các nhân viên khi gặp họ trong quá trình làm việc. Vì vậy, trình độ của các nhân viên này do vậy được người chủ doanh nghiệp nắm bắt rõ hơn.
2. Phân tích rõ vị trí cần tuyển
Việc mô tả và phân tích vị trí cần tuyển người là một việc làm bắt buộc và đòi hỏi thực hiện một cách nghiêm túc, nó đảm bảo cho Công ty nói chung và người dự tuyển nói riêng nhận biết rõ và tường tận mọi mặt công việc của vị trí cần tuyển, trong doanh nghiệp người có thể làm tốt nội dung này là cán bộ chuyên trách nguồn nhân lực hoặc Trưởng phòng Tổ chức nhân sự. Nội dung của việc phân tích vị trí gồm các mục chủ yếu sau:
(1) Tên vị trí;
(2) Lịch sử vị trí hay lý do tuyển dụng (những người đã đảm nhận vị trí, lý do thay đổi);
(3) Nhiệm vụ tổng quát của vị trí (mục đích tồn tại của vị trí trong doanh nghiệp);
(4) Những vị trí cụ thể của vị trí;
(5) Trách nhiệm chủ yếu;
(6) Xác định vị trí trong sơ đồ tổ chức;
(7) Các mối liên hệ của vị trí: trên, dưới, trong và ngoài tổ chức;
(8) Các phương tiện làm việc và những điều kiện lao động đặc biệt;
(9) Sự thay thế trong một số trường hợp vắng mặt;
(10)Hậu quả khi làm việc có sai sót;
(11) Dự kiến tiêu chuẩn của người sẽ đảm nhận vị trí;
Khi phân tích vị trí, cần phân biệt hai trường hợp: vị trí đã tồn tại và vị trí chưa tồn tại.
- Với vị trí đã tồn tại, việc tiến hành đơn giản hơn vì có thể tham khảo và trao đổi với nhân viên đang đảm đương vị trí hoặc với người quản lý trực tiếp vị trí;
- Còn trường hợp với vị trí chưa tồn tại thì phải tự hình dung là người đang đảm nhận vị trí để mô tả hoặc có thể tham khảo một vị trí tương tự ở các doanh nghiệp khác.
3. Tăng cường giai đoạn thăm dò nguồn tuyển
Trong giai đoạn thăm dò nguồn tuyển, doanh nghiệp cần chú ý đến các câu hỏi chính sau đây:
- Doanh nghiệp tuyển dụng nội bộ hay tuyển dụng bên ngoài?
- Doanh nghiệp tự tuyển hay thuê cơ quan chuyên môn bên ngoài?
- Các nguồn đảm bảo cho cuộc tuyển dụng là ở đâu?
Doanh nghiệp cần phân tích các ưu điểm và nhược điểm của tất cả các tình huống để có thể ra quyết định tối ưu phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp.
Tuyển nội bộ là một việc làm rất cần thiết vì mỗi doanh nghiệp bao giờ cũng có chính sách phát triển nội bộ tức là phải biết quan tâm động viên, khen thưởng và phát triển kịp thời các nhân viên khi họ có triển vọng và có thành tích. Nếu không được đối xử tốt thì các nhân viên tài giỏi sẽ ra đi. Nhưng bên cạnh đó doanh nghiệp cũng nên chú ý đến nguồn tuyển bên ngoài, đây là chính sách rất cần thiết khi doanh nghiệp cần trẻ hoá cán bộ, muốn bổ sung các kiến thức khoa học kỹ thuật mới và hiện đại ... ngoài ra nguồn bên ngoài khá phong phú.
4. Xây dựng các tiêu chuẩn và các yêu cầu tuyển dụng
Việc xác định các tiêu chuẩn và yêu cầu của người sẽ đảm nhận vị trí cần tuyển là rất quan trọng. Có rất nhiều loại tiêu chuẩn đối với từng loại công việc như trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, các kỹ năng hoặc kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc và các đặc tính cá nhân như giới tính, tuổi tối thiểu hoặc tối đa, trí thông minh, sự chính xác, tính cẩn thận... Cách xác định các tiêu
chuẩn và yêu cầu có thể đưa ra theo các cấp bậc như: Các tiêu chuẩn, yêu cầu mong muốn phải đạt được và các tiêu chuẩn, yêu cầu có thể chấp nhận được.