Chương II: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU ÔTÔ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ HOÀNG GIA
1. Quy trình nhập khẩu
Kinh doanh nhập khẩu ôtô, xe chuyên dùng là hoạt động kinh doanh đem lại doanh thu cao cho công ty. Hoạt động này phải được tổ chức thực hiện qua rất nhiều nghiệp vụ khác nhau từ khâu điều tra nghiên cứu thị trường trong nước để xác định nhu cầu mà lựa chọn đối tượng nhập khẩu. Tiếp đến phải lựa chọn thị trường cung ứng nước ngoài, tìm đối tác giao dịch, các bước tiến hành giao dịch, đàm phán ký kết, thực hiện hợp đồng cho đến khi hàng hóa được chuyển giao quyền sở hữu cho doanh nghiệp mình tại cảng quy định, hoàn thành các nghĩa vụ thanh toán, hơn nữa còn phải tiếp nhận hàng hoá về kho sau khi tiến hành các thủ tục hải quan, tổ chức các nghiệp vụ bán hàng và thanh quyết toán trong lưu thông nội địa… Mỗi khâu, mỗi nghiệp vụ phải được nghiên cứu đầy đủ, kỹ lưỡng và thận trọng. Chúng phải được đặt trong mối quan hệ hữu cơ, gắn bó chặt chẽ với nhau. Vì chỉ cần một trong các khâu này gặp sai sót thì toàn bộ dây chuyền hoạt động kinh doanh sẽ bị ảnh hưởng theo. Điều này đã được chứng minh qua thực tế, đó là sự thua lỗ lớn thậm chí là phá sản một doanh nghiệp có khi chỉ ở khâu hàng nhập về không bán được do chưa nghiên cứu thị trường hoặc một cơn sốt bất thường của giá cả hàng hoá đã gây nên sự lầm tưởng về nhu cầu.
Để thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ, các thành viên tham gia hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty phải nắm được đầy đủ chính xác các thông tin về nhu cầu hàng hoá, thị hiếu tập quán tiêu dùng, giá cả, xu hướng biến động, chu kì sống của sản phẩm hàng hoá. Mặt khác các cán bộ công ty luôn học tập, nghiên cứu nâng cao kĩ thuật, các văn bản cũng như các chính sách của nhà nước và các Bộ, ngành có liên quan về hàng hoá nhập khẩu. Hoạt động kinh doanh nhập khẩu ở công ty gồm các nghiệp vụ sau:
1.1.Nghiên cứu thị trường
Công việc nghiên cứu thị trường được tiến hành như sau:
Nghiên cứu thị trường nhập khẩu
Đối với các đơn vị kinh doanh nhập khẩu việc nghiên cứu thị trường nước ngoài có một ý nghĩa cực kì quan trọng. Trong việc nghiên cứu đó, những nội dung cần nắm vững về một thị trường nước ngoài là: Những điều kiện chính trị,thương mại chung, luật pháp và chính sách buôn bán, điều kiện về tiền tệ và tín dụng, điều kiện vận tải và tình hình giá cước.
Bên cạnh những điểm trên đây, đơn vị kinh doanh còn cần nắm vững những điều có liên quan đến mặt hàng kinh doanh của minh trên thị trường nước ngoài đó như: Dung lượng thị trường, tập quán và thị hiếu tiêu dùng, những kênh tiêu thụ (các phương thức tiêu thụ), sự biến động giá cả. Trong công tác nghiên cứu thị trường nước ngoài công ty thông qua nhiều nguồn thông tin tìm hiểu đối tác là các nhà cung cấp máy móc thiết bị ở các nước đó. Sau đó liên lạc với họ xin báo giá về các loại máy móc thiết bị yêu cầu.
Bước tiếp theo công ty tiến hành xem xét, so sánh giữa các báo giá, phân tích lựa chọn đối tác có các loại máy móc thiết bị phù hợp nhất với giá cả cạnh tranh nhất.
Để nghiên cứu thị trường nước ngoài, Công ty áp dụng hai phương pháp chủ yếu là:
Điều tra qua tài liệu sách báo: phương pháp này còn gọi là nghiên cứu tại văn phòng làm việc. Đây là phương pháp phổ biến nhất ít tốn kém.Tài liệu thường dùng để nghiên cứu là các bản tin giá cả của các trung tâm thông tin kinh tế đối ngoại, các báo cáo của cơ quan thương vụ Việt nam ở nước ngoài, các báo và tạp chí nước ngoài.
Điều tra tại chỗ: Theo phương pháp này công ty cử người đến tận thị trường để tìm hiểu tình hình, tiếp xúc với các thương nhân. Phương pháp này tuy tốn kém nhưng giúp cho công ty mau chóng nắm bắt được thông tin chắc chắn và an toàn.
Đối với thị trường tiêu thụ:
Một mặt công ty xem xét doanh số bán hàng theo tháng hoặc quý của các salon, đánh giá sự tăng giảm giá của các loại ôtô, xe chuyêm dùng của mình. Mặt khác công ty thông qua Bộ thương mại, các nguồn như báo chí để lấy thông tin về sự biến động của các mặt hàng ôtô, xe chuyên dùng.
Sau cùng dựa trên các kết quả có được Công ty thay đổi và bổ sung các sản phẩm kinh doanh của mình cho phù hợp với nhu cầu của thị trường. Nghiên cứu thị trường là công tác rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của tất cả các doanh nghiệp, tuy nhiên Công ty chưa chú trọng lắm, chưa thực sự quan tâm và đầu tư đúng mức nhất là đối với thị trường nhập khẩu. Các hoạt động marketing, tìm hiểu thị trường, tìm bạn hàng … đều do nhân viên của phòng kinh doanh trực tiếp đảm nhận và tiến hành các nghiệp vụ nhập khẩu, do công ty không có phòng Marketing riêng. Đây là điểm bất cập mà công ty cần khắc phục.
1.2. Xác định mức giá nhập khẩu
Xác định mức giá nhập khẩu là điều kiện tối quan trọng trong quyết định tới hiệu quả kinh doanh. Công ty thường sử dụng đồng USD hay EUR làm đồng tiền tính giá ôtô và xe chuyên dùng nhập khẩu.
Tuỳ theo điều kiện giao hàng trong hợp đồng mua bán mà giá cả có thể được tính theo các mức khác nhau cho từng trường hợp. Tuy nhiên Công ty thường sử dụng giá CIF tại cảng Hải phòng để nhập khẩu ôtô, xe chuyên dùng.
1.3.Lập phương án kinh doanh
Theo quy định của công ty thì mọi hoạt động nhập khẩu dưới mọi hình thức đều phải lập phương án kinh doanh để các bộ phận có chức năng xem xét tính toán có nên thực hiện hay không. Phương án kinh doanh phải được
sự phê duyệt của giám đốc căn cứ vào những đánh giá nhận xét của các phòng chức năng.
Phương án kinh doanh nhập khẩu đề cập đến các vấn đề sau:
Đối tác kinh doanh: Tên điạ chỉ, tư cách pháp nhân
Thời gian dự kiến thực hiện: Thời gian bắt đầu kết thúc
Phương thức, điạ điểm, giao nhận.
Xuất xứ hàng hoá, tên, số lượng, chất lượng quy cách
Đánh giá sơ bộ hiệu quả kinh doanh: Giá bán, giá vốn ( gồm giá mua+ thuế nhập khẩu+ thuế VAT hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt nếu có), chi phí trực tiếp( phí làm thủ tục lưu kho lưu bãi, lãi ngân hàng…)
Phương án nhập khẩu uỷ thác đề cập đến những vấn đề:Ngoài 4 vấn đề đầu giống nhập khẩu kinh doanh, nhập khẩu uỷ thác còn phải xét đến:
Hiệu quả: các khoản công ty thu được và các khoản công ty phải chi (chi phí thanh toán, vận chuyển, giám định, giao nhận… )
Diễn giải: Điều kiện thanh toán( khách hàng nào tự thanh toán hay chuyển qua công ty thanh toán ), hình thức thanh toán ( L/C, TTR…), thuế nhập khẩu, chi phí giao nhận vận chuyển giám định… do công ty nộp hay bên uỷ thác nộp
1.4.Đàm phán và kí kết hợp đồng
Việc đàm phán và kí kết hợp đồng của công ty được thực hiện như các doanh nghiệp khác. Trong công ty thường thì trưởng phòng kinh doanh được Giám đốc uỷ quyền có tư cách pháp nhân để đàm phán và kí kết hợp đồng.
Các hình thức đàm phán được sử dụng linh hoạt trong mỗi trường hợp nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Theo quy định của pháp luật Việt nam công ty thực hiện kí kết hợp đồng dưới hình thức văn bản và có thể được kí theo hai cách:
Các bên chủ động gặp nhau cùng bàn bạc và đi đến kí kết
Hoặc một trong hai bên soạn thảo hợp đồng rồi gửi cho bên kia kí sau. Đôi khi có những hợp đồng phức tạp thì một trong các bên dự thảo hợp đồng rồi gửi cho bên kia xem xét thống nhất ngày gặp gỡ bàn bạc trực tiếp để đi đến kí kết.
1.5.Thực hiện hợp đồng
Giống như các doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu khác Công ty phải thực hiện đầy đủ các thủ tục thì mới nhận được hàng:
Nếu hợp đồng yêu cầu mở L/C thì Công ty phải mở L/C tại ngân hàng của minh theo yêu cầu của hợp đồng. Nội dung của L/C phải phù hợp với nội dung của hợp đồng.
Nếu thanh toán bằng TTR, công ty phải chuyển tiền cho ngân hàng để ngân hàng chuyển tiền cho người bán.
Sau khi nhận được thông báo giao hàng, công ty ra ngân hàng để nhận bộ chứng từ giao hàng. Công ty có trách nhiệm kiểm tra nếu thấy hợp lệ thì chuyển tiền cho ngân hàng và được ngân hàng kí xác nhận để đi nhận hàng.
Trường hợp khách hàng là người tin tưởng làm ăn với nhau lâu năm thanh toán bằng TTR, người bán sẽ gửi bộ chứng từ và công ty chuyển tiền ngay cho họ. Công ty cầm bộ chứng từ này ra nhận hàng tại cảng, kiểm tra hàng hoá về số lượng, chất lượng.
Làm thủ tục thanh toán cho bên xuất khẩu nếu không có vướng mắc gì về lô hàng đó.
Khác với các doanh nghiệp khác, trong phần thực hiện hợp đồng, việc giao nhận hàng hoá nhập khẩu của công ty được chia làm 2 loại: Giao nhận hàng hoá nhập khẩu kinh doanh và giao nhận hàng hoá nhập khẩu uỷ thác.
Đối với giao nhận hàng hoá nhập khẩu kinh doanh:
Khi nhận được thông báo tàu đã nhập cảng, công ty nhanh chóng thực hiện mọi thủ tục liên quan đến giao nhận hàng hoá nhằm giảm chi phí lưu kho, lưu bãi. Việc giao nhận hàng hoá nhập khẩu với ga cảng được công ty thực hiện trực tiếp hoặc uỷ thác cho các chi nhánh của công ty tại Hải phòng thực hiện.
Đối với giao nhận hàng hoá uỷ thác:
Khi hàng hoá về đến cảng thì công ty lập lệnh giao hàng đồng thời chuyển bộ chứng từ hàng hoá cho khách hàng uỷ thác để họ thực
hiện việc giao nhận hàng hoá với ga cảng. Khi giao nhận nếu có sự tổn thất, tranh chấp về hàng hoá thì công ty có trách nhiệm đứng ra thay mặt khách hàng uỷ thác yêu cầu giám định, khiếu nại các bên có liên quan nhằm bảo vệ quyền lợi cho bên uỷ thác. Sau khi giao nhận xong thì hàng hoá thuộc toàn quyền quyết định của bên uỷ thác. Có trường hợp bên uỷ thác nhập khẩu yêu cầu công ty thực hiện giao nhận hàng hoá với cảng rồi mới giao hàng cho mình ngay tại cảng hoặc vận chuyển tới một địa điểm nào đó để bàn giao. Khi đó công ty đứng ra thực hiện giao nhận rồi mới giao cho khách hàng hoặc vận chuyển tới điạc điểm đã thoả thuận.
1.6.Tổ chức bán hàng hoá nhập khẩu
Đây là khâu quan trọng nhất của hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá. Với mục tiêu là thu được lợi nhuận, công ty cần phải tiêu thụ được hàng hoá và càng bán được nhiều thì mới có khả năng thu lợi nhuận cao, đứng vững và phát triển trên thị trường. Hàng hoá không bán được sẽ dẫn đến thua lỗ phá sản.
Sau khi nhập hàng về, đối với những hợp đồng uỷ thác và các đơn đặt hàng thì công ty chuyển thẳng hàng cho nhà uỷ thác và khách hàng, còn đối với hàng hoá tự doanh thì công ty tập trung phân phối thông qua bộ phận bán hàng của công ty.
Nhận thức được tính chất đặc biệt của hàng hoá nhập khẩu, công ty đã đẩy mạnh dịch vụ sau bán hàng để hỗ trợ cho hoạt động bán hàng. Đáp ứng nhu cầu khách hàng, công ty đã thực hiện dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng, bảo hành, bán phụ tùng thay thế.