Savvycom hiện tại đang có hơn 200 nhân viên chính thức tại công ty và 50 nhân viên thuê ngoài ở cả hai văn phòng đại diện tại Hà Nội và TP.HCM. Vì không phải là công ty sản xuất hàng hoá, nên khối lượng công việc không quá đồ sộ, Với bộ phận kế toán, cơ cấu tổ chức bao gồm: 1 kế toán trưởng, 1 thủ quỹ, 1 kế toán tổng hợp, 1 kế toán hợp đồng. Đây cũng chính là lý do em lựa chọn Savvycom làm bước khởi đầu của mình. Công ty đủ các điều kiện em cần: Thành lập được 10 năm, môi trường quốc tế thân thiện và chuyên nghiệp, bộ phận kế toán nhỏ và khối lượng công việc không nhiều đủ để trong 2 tháng ngắn ngủi em có thể được trải nghiệm hầu hết các công việc cơ bản của bộ phận kế toán như sau:
Lập phiếu thu chi trên phần mềm kế toán MISA
Vì Savvycom là một chuyên về sản xuất và gia công phần mềm nên các khoản thu chi trong 1 tháng không đồ sộ như các doanh nghiệp sản xuất hàng hoá. Sau 2 tháng thực tập, em nhận thấy chủ yếu các khoản chi tiền mặt đều phát sinh từ những giao dịch liên quan đến quản lý văn phòng như mua đồ dùng văn phòng, nhu yếu phẩm,... và giao dịch mua máy móc thiết bị liên quan đến phục vụ cho bộ phận phát triển như mua máy tính để bàn, máy tính xách tay, dây nối mạng, bộ lưu điện, dây HDMI,...
Hạch toán các khoản ngân hàng vào phần mềm kế toán Misa
Hệ thống tài khoản ngân hàng của công ty bao gồm:
Tài khoản Vietcombank - VND: 0491001828082
Tài khoản Vietcombank - USD: 0491371889210
Tài khoản Vietcombank - AUD: 0491520127874
Tài khoản Techcombank: 19024106105011
Tài khoản Vietcombank - VND chủ yếu được sử dụng để thanh toán các khoản chi phát sinh bằng tiền mặt (VND) cho các hợp đồng dịch vụ của công ty như hợp đồng tư vấn tài chính, hợp đồng thuê ngoài, hợp đồng thuê văn phòng,..
Tài khoản Vietcombank - USD và AUD chủ yếu được sử dụng để nhận các khoản thanh toán từ khách hàng. Vì chủ yếu khách hàng của công ty đều là khách hàng nước ngoài nên các khoản tiền nhận được cũng là các khoản ngoại tệ có thể USD hoặc AUD.
Thu thập thông tin phục vụ làm hợp đồng
Vì Savvycom là công ty chủ yếu chuyên về mảng sản xuất và gia công các phần mềm máy tính, điện thoại nên từ dự án sẽ tương đương với việc tạo nên các phần mềm, bao gồm cả việc xây dựng các tính năng bổ sung mà khách hàng có thể yêu cầu sau đó, và lập nên các trang web theo yêu cầu của khách hàng. Vì vậy trong những bản hợp đồng đó cần phải bao gồm cụ thể từng tính năng chính của phần mềm, cả những tính năng bổ sung hay nâng cấp mà khách hàng yêu cầu sau đó. Đối với từng dự án, để có thể tạo lập hợp đồng thì nội dung công việc là thành phần quan trọng. Khi thu thập những thông tin đó, cần phải liên lạc với Project Management để lấy khung tính năng chính, sau đó liên lạc với từng người phụ trách các mảng khác nhau trong dự án đó để tìm hiểu nhiệm vụ cụ thể đối với từng tính năng.
3.2. Bài học kinh nghiệm
Trong quá trình kiến tập, em đã được tìm hiểu và bắt đầu làm quen với các quy trình cơ bản của nghiệp vụ Kế toán trên thực tế, khá sát với những gì được học ở môn Nguyên lý Kế toán tại trường. Tuy nhiên, khi tự tay thực hiện từng công đoạn kể cả những công đoạn đơn giản nhất như đối chiếu, ghi sổ thì lại gặp khó khăn hơn nhiều so với những gì tưởng tượng khi học lý thuyết ở trên trường.
Với công việc lập phiếu thu/chi, hay hạch toán các khoản chi phí phát sinh trên ngân hàng vào Misa, bản chất của công việc này là hạch toán khoản phát sinh theo hệ thống các tài khoản theo thông tư 200 của Bộ Tài chính vào phần mềm Kế toán Misa. Tuy nhiên khi so sánh với việc lập các bút toán nợ/có ở trên trường sau đó lên báo cáo tài chính thì không phức tạp bằng. Vấn đề mà rất nhiều người khi học kế toán gặp phải đó là Bảng cân đối kế toán không cân. Điều này sẽ được khắc phục đối với phần mềm kế toán Misa vì các từ các phiếu thu/chi hàng ngày báo cáo tài chính sẽ được lên một cách tự động.
Với công việc xử lý khấu hao tài sản cố định vào cuối mỗi tháng, đây là công việc em cảm thấy giống nhất với những gì đã được học ở trên trường. Tuy nhiên vấn đề cần chú ý ở đây là em phải phân loại được đúng tài sản và thời gian khấu hao của nó. Đối với một công ty chuyên sản xuất và gia công phần mềm như Savvycom, mỗi tháng luôn phát sinh rất nhiều những khoản mua máy móc thiết bị có giá trị lớn và tổng của những khoản này luôn chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí đã chi ra trong tháng của công ty. Vì vậy, việc phân bổ khấu hao vào cuối mỗi tháng tốn rất nhiều thời gian để kiểm tra kỹ lưỡng lại từng loại máy móc thiết bị đã mua trong kỳ để không bị lặp hoặc bị bỏ sót.
Đó là những gì bản thân em cho đến hiện tại vẫn cảm thấy khó khăn cũng như cần lưu ý trong 2 tháng thực tập vừa qua. Định hướng của em trong thời gian thực tập tới là sẽ làm thử các công việc liên quan đến tờ khai thuế và báo cáo tài chính của công ty, đồng thời cũng tiếp tục làm các công việc mà em đang làm để có thể thành thạo và rút ra được những cách làm tối ưu hơn nữa để có thể đẩy nhanh tốc độ làm việc và tránh các sai sót.