5. ỨNG DỤNG GIAO TIẾP PHI NGÔN NGỮ TRONG KINH DOANH
5.2. Ứng dụng trong thương lượng
Tùy vào từng yếu tố tạo nên cuộc thương lượng, giao tiếp phi ngôn ngữ có những tác động đến việc thương lượng khác nhau.
- Yếu tố không gian của cuộc thương lượng: đó là môi trường xung quanh cuộc thương lượng bao gồm:
Các tiện ích phục vụ cho buổi thương lượng: có thể mang lại sự tự tin cho chủ nhà, giảm sự quả quyết của khách mời hoặc ngược lại.
Hình dạng, kích thước và cách bố trí chỗ ngồi tại bàn thương lượng: có thể mang lại những thông điệp khác nhau: bình đẳng hoặc không bình đẳng giữa các bên
Khoảng cách không gian giữa các nhà thương lượng: ở những nền văn hóa khác nhau không gian giao tiếp cũng khác nhau, có thể tác động xấu hay tốt đến thương lượng nếu bố trí không hợp lí.
“Độ cao” tương đối của các nhà thương lượng: các nhà thương lượng nói từ trên cao xuống như khi đứng hay ngồi ghế cao hơn tạo cảm giác khó chịu giữa các nhà thầu.
Các phương tiện nhìn: đảm bảo việc thương lượng diễn ra tốt đẹp, đạt hiệu quả cao trong việc nghe, nhìn.
- Yếu tố lựa chọn thành viên tham gia thương lượng
Cần có kỹ năng thương lượng nói chung và khả năng giao tiếp phi ngôn ngữ tốt
Diện mạo cá nhân của nhà thương lượng:
Bạn có sự thu hút nhờ khuôn mặt đẹp, vóc người to khỏe, có chiều cao. Những điều đó có thể có tác động đến nhận thức của nhà thầu đối thủ đối với bạn. Tùy tạng người có thể mang lại sự tôn trọng hay nghi ngờ cho bản thân nhà thương lượng. Quần áo có thể mang lai cảm nhận đáng tin cộng với sự tôn trọng tùy thuộc vào cách nhà thương lượng ăn mặc. Quần áo đẹp và đúng phong cách có thể mang lại sự chú ý, thu hút trong việc truyền đạt. Ngoài ra, yếu tố chải chuốt nói chung cũng cần được chú ý
Giọng nói: Việc phát âm chuẩn, tốc độ và cường độ nói có ảnh hưởng rất lớn đến việc truyền đạt thông tin. Nó có thể thu hút sự chú ý hoặc ngược lại mang lại sự nhàm chán, đôi khi làm cho nhà thương lượng cảm thấy thiếu tự tin
Kỹ Năng bắt tay: việc bắt tay chặt hay không đều gửi đi một thông điệp nào đó đối với cả hai người bắt tay
- Xác định mục đích, các ưu tiên, các phương án nhượng bộ trong thương lượng:
Nhằm đạt được kết quả thương lượng mong muốn(W/W hay W/L), nhà thương lượng có thể điều chỉnh thái độ tích cực hay tiêu cực. nhà thương lượng có thể tỏ ra nhượng bộ trong một số lợi ích nhỏ để đạt được thỏa thuận trong lợi ích lớn hơn bằng thái độ tích cực. Nhằm che giấu thủ đoạn để đạt được mục đích, nhà thương lượng có thể đánh lừa đối thủ bằng giao tiếp phi ngôn ngữ
- Sự va chạm, chịu mâu thuẫn trong quá trình tìm kiếm sự thỏa thuận:
Trong thương lượng, đàm phán: bạn cần chú ý hơn đến yếu tố phi giao tiếp không lời, nó sẽ giúp bạn cải thiện khả năng lắng nghe mà cụ thể là bằng mắt:
Dấu hiệu kháng cự:
Những nhà đàm phán kinh doanh giỏi luôn biết rằng để đạt được kết quả tốt, họ cần biết những gì có thể đàm phán và những gì không thể đàm phán. Một trong những kỹ thuật tốt nhất đó là sử dụng lời nói để đề xuất những nhượng bộ trong khi sử dụng đôi mắt để quan sát sự kháng cự. Tiềm thức con người sẽ biểu lộ dấu hiệu sự kháng cự chắc chắn bằng hành động nào đó ở lưỡi hay môi.
Khi chúng ta còn là những đứa trẻ, nếu một đứa trẻ khác định lấy đồ chơi của chúng ta hay chúng ta không muốn chia sẻ cái gì đó, chúng ta sẽ thè lưỡi khỏi miệng hay xua tay. Đó là dấu hiệu của sự từ chối chắc chắn.
Chúng ta cũng làm điều tương tự khi trưởng thành, nhưng chúng ta biểu hiện sự không muốn thoả hiệp này theo cách tế nhị hơn, có thể chúng ta không thè lưỡi hay xua tay một cách rõ ràng nữa, mà thay vào đó là bằng những cử động khác ở tay, miệng hay nét mặt.
Khi bạn nhận thấy dấu hiệu này trong cuộc đàm phán kinh doanh, hãy xác định mức độ kháng cự cao hay thấp và khả năng nhượng bộ của đối phương sẽ như thế nào.
Dấu hiệu hoài nghi
Một trong những kỹ năng giá trị nhất cho một nhà đàm phán kinh doanh đó là thấy được khi nào phía đối phương hoài nghi với một đề xuất hay với mình. Điều này có thể được hé lộ bằng ánh mắt hay hành động nheo mày.
Nheo mày xuất hiện vì nhiều lý do khác nhau, nhưng trong một cuộc đàm phán kinh doanh, chúng thường cho thấy sự không tin tưởng hay hoài nghi đối với người nói. Những nhà đàm phán tốt biết rằng sẽ thật vô nghĩa khi nỗ lực đi tới một thoả thuận mà phía đối phương không tin tưởng, vì vậy họ luôn quan sát đôi mắt của đối phương.
Cách thức xử lý tốt nhất khi thấy dấu hiệu này đó là ngừng lại và nói điều gì đó đại loại như: “Điều đó có thích hợp với anh?” hay “Anh có bình luận gì về điều đó hay không?”. Nếu bạn xử lý dấu hiệu nheo mày của đối phương bằng một câu hỏi kiểu như vậy, hầu hết các trường hợp, bạn sẽ giữ vững cơ hội đi tới một thoả hiệp cuối cùng.
Dấu hiệu ngừng nghỉ
Cũng như những viên bán hàng, các nhà đàm phán kinh doanh có khuynh hướng nói quá nhiều. Một cách để kiểm soát yếu tố này đó là tìm kiếm cử chỉ kéo tai của phía đối phương. Khi ai đó muốn xen vào một lời bình luận hay đưa ra một đề xuất khi người khác đang nói, họ sẽ sờ, vuốt và kéo nhẹ đôi tai của họ để biểu lộ mong muốn được nói.
Nhiều chuyên gia về ngôn ngữ cơ thể cho rằng hành vi này xuất phát từ những ngày còn là học sinh của mỗi người khi chúng ta sẽ giơ tay để thông báo với giáo viên rằng chúng ta muốn phát biểu. Khi lớn lên, chúng ta tế nhị hơn những vẫn rất muốn chia sẻ các quan điểm, ý kiến của mình, vì thế những nhà đàm phán kinh doanh tốt nhất luôn đảm bảo rằng khi họ thấy đối phương kéo nhẹ tai, họ sẽ im lặng và lắng nghe người đó nói.
Dấu hiệu mong muốn
Khi chúng ta đánh giá một đề xuất nào đó, chúng ta biểu lộ sự trầm ngân của mình bằng việc vuốt/cọ xát cằm hay thái dương. Trên thực tế, khi chúng ta xác định rằng chúng ta thực sự mong muốn đón nhận một cái gì đó, chúng ta sẽ dừng đánh giá và bắt đầu tiết nước miếng.
Phản ứng tự nhiên của chúng ta khi một mong muốn nảy sinh đó là đặt cái gì đó vào mồm - chẳng hạn như bút chì, ngón tay, kính mắt,…. Phảng phất dấu hiệu nào đấy, một người có thể biểu lộ dấu hiệu chấp nhận đề xuất của bạn bằng việc ngừng vuốt cằm và đôi chút liếm môi hay đơn giản là nuốt nước miếng.
Dấu hiệu cảm xúc
Những nhà đàm phán lớn phải nắm vững cách quan sát những biểu hiện nhỏ nhất ở đối phương. Đây luôn là những phản ứng cảm xúc mà tiềm thức hé lộ. Chúng chỉ kéo dài trong chốc lát và thường biểu lộ cảm xúc thực của một người về một câu nói, một cụm từ hay một giao tiếp nào đó khác.
Nếu tinh ý, bạn có thể nhận thấy những biểu lộ rất nhỏ ở phía đối phương trong khi đàm phán kinh doanh. Ví dụ, bài trình bày của bạn bao gồm các trang khác nhau với trọng tâm đề xuất nằm ở trang thứ tư. Đừng quá lo lắng về các phản hồi ở ba trang đầu tiên, nhưng trước khi bước sang trang thứ tư, hãy chắc chắn rằng bạn đang quan sát khuôn mặt của người ra quyết định khi bạn lật sang trang thứ tư và tuyên bố các thông tin then chốt. Bạn có thể nói: “… và chúng ta có thể làm tất cả điều này chỉ với 560.000 USD”. Nếu phía bên kia trông có vẻ sốc ngay tức khắc và
sau đó trở lại bình thường, mức giá của bạn có thể quá cao. Nếu họ ngay tức khắc mỉm cười trong chưa đầy một giây trước khi trở lại bình thường, bạn có thể đưa ra mức giá thấp.
Kỹ năng đàm phán kinh doanh luôn là chìa khoá then chốt khi điều hành bất cứ công ty nào. Thành công của bạn sẽ phụ thuộc vào khả năng thấu hiểu những mối quan tâm, đồng ý hay khước từ của phía đối phương và thuyết phục thành công họ một giao kết nào đó.