Cơ quan có trách nhiệm bố trí khu vực để phương tiện giao thông của cán bộ, công chức, viên chức và của người đến giao dịch, làm việc. Không thu phí gửi phương tiện giao thông của người đến giao dịch, làm việc.
Việc xây dựng quy chế văn hóa công sở đã giúp UBND quận Đống Đa thực
hiện đúng theo những chuẩn mực về văn hóa công sở. Tạo sự thực hiện đồng bộ về mọi mặt của CB, CC, VC.
CB, CC, VC quận Đống Đa căn cứ vào quy chế văn hóa công sở của phường để thực hiện. Việc thực hiện về trang phục, giao tiếp và ứng xử, bài trí công sở.
CB, CC, VC thực hiện nghiêm chỉnh các quy định về trang phục khi đến cơ quan làm việc. Đối với giao tiếp và ứng xử căn cứ vào quy chế thì CB, CC, VC có cách giao tiếp và ứng xử khách nhau: giao tiếp - ứng xử với lãnh đạo, giao tiếp - ứng xử với đồng nghiệp, giao tiếp - ứng xử với nhân dân, giao tiếp - ứng xử qua điện thoại.
Việc thực hiện những quy định này đã làm cho UBND quận Đống Đa đang dần xây dựng cho cho cơ quan mình một môi trường văn hóa công sở chuyên nghiệp, phát triển.
2.3.3. Phong cách làm việc của lãnh đạo
Lãnh đạo là người có vị trí cao nhất, có nhiệm vụ quản lý điều hành công việc của cơ quan. Vì vậy, mọi quyết định của lãnh đạo đều có thể ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến cơ quan mà mình quản lý.
Phong cách lãnh đạo có ảnh hưởng không nhỏ đến văn hóa công sở, việc giao tiếp của lãnh đạo đối với nhân viên thể hiện tài năng sự nổi trội của mình so với các nhân viên, nhằm làm cho cấp dưới “tâm phục, khẩu phục” bằng phong cách làm việc của mình.
Ngoài ra, nếu nhà lãnh đạo luôn theo chuẩn mực hoạt động và hướng tới một nền văn hóa công sở văn minh thì chắc chắn rằng các nhân viên cấp dưới của mình sẽ nhìn vào đó mà ứng xử và sẽ có sự cố gắng nhằm tạo cái nhìn tốt của lãnh đạo.
Ngược lại, lãnh đạo nếu giao tiếp không tốt và không có lối sống văn hóa đó cũng là tấm gương xấu để nhân viên của mình nhìn vào, gây ra sự thiếu tôn trọng giữ cấp dưới và cấp trên sẽ tạo nên một môi trường làm việc không tốt.
Lãnh đạo UBND luôn thực hiện đúng theo quy chế văn hóa công sở làm tấm gương cho đội ngũ CB, CC, VC thực hiện theo.
2.3.4. Phong cách làm việc của nhân viên
Phong cách làm việc của đội ngũ nhân cũng một phần nào phụ thuộc vào
phong cách làm việc của lãnh đạo. Điều này có thể thấy vai trò của người lãnh đạo, nếu một người lãnh đạo có phong cách lãnh đạo độc đoán, chuyên quyền thì nhân viên luôn phải làm theo mệnh lệnh có sẵn và không phát huy được năng và sự sáng tạo của bản thân, phong cách lãnh đạo của lãnh đạo UBND có sự kết hợp hài hòa giữa các phong cách vừa độc đạo chuyên quyền vừa tự do, dân chủ tùy thuộc vào công việc và mức độ giải quyết công việc.
Phẩm chất của đội ngũ CB, CC, VC luôn đóng một vai trò rất lớn đối với hình ảnh của UBND. Nếu một UBND có một đội ngũ CB, CC, VC không năng động không chuyên nghiệp không hướng tới lợi ích của UBND... thì điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất công viêc.
Tại UBND quận Đống Đa mọi CB, CC, VC đều thể hiện phong cách làm việc luôn chuyên nghiệp và khoa học. Điều đó thể hiện cụ thể ở việc bố trí phòng ban, sắp xếp nơi làm việc. Rồi ở chính cách thức làm việc và giải quyết công việc hàng ngày của các cán bộ trong cơ quan, luôn xem xét đối chiếu những ý kiến khác nhau, luôn nhìn sự vật, sự việc ở nhiều phương diện. Từ đó sàng lọc được những ý kiến, thông tin sại lệch và lựa chọn những ý kiến đúng phục vụ quá trình giải quyết công việc của cơ quan.
Từ các phòng ban, chức năng cho tới các CB, CC, VC khi thực hiện mọi công việc đều có chương trình, kế hoạch cụ thể, rõ ràng. Từ đó tạo điều kiện làm việc thuận tiện, tỉ mỷ, rõ ràng. Đồng thời giúp cho quá trình thực hiện công việc được nhanh chóng, thuận tiện và có cơ sở cụ thể để đánh giá kết quả thực hiện công việc.
Nếu nhận thấy rõ được sự hạn chế, sai xót chưa phù hợp thì sẽ có sự điều chỉnh, thay đổi chương trình, kế hoạch kịp thời cho phù hợp và có hiệu quả.
Hầu hết toàn bộ CB, CC, VC đều tới cơ quan sớm so với giờ quy định. Như vậy giúp cho các CB, CC, VC chủ động về thời gian của mình, hạn chế tới mức thấp nhất sự cố đi làm muộn. Đồng thời tạo điều kiện cho các CB, CC, VC có thời gian nghỉ ngơi giải quyết nốt những công việc cá nhân trước khi vào làm việc. Khi đã bước vào giờ làm việc mọi người đều rất nghiêm túc, tập trung thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình, không gây ồn ào, phiền hà làm ảnh hưởng tới công việc
của người khác. Khi có nhu cầu cá nhân như gọi điện, hay nghe điện thoại thì mọi người đều ý thức đứng dậy đi ra ngoài để nghe.
Trong quá trình làm việc nếu cảm thấy mệt mỏi CB, CC, VC ở đây sẽ đứng dậy đi ra ngoài hành lang để thư giãn một lát rồi quay lại bàn làm việc tiếp tục.
2.3.5. Môi trường làm việc của UBND quận Đống Đa * Giờ làm việc
Giờ giấc làm việc của CB, CC, VC được quy định rõ trong nội quy của cơ quan. Theo đó, các bộ phận phòng ban triển khai và nghiêm chỉnh chấp hành quy định giờ giấc. Việc tuân thủ đúng giờ làm việc cũng thể hiện kỷ luật tốt của CB, CC, VC. Giờ giấc làm việc tại UBND quận Đống Đa:
+ Buổi sáng: 7h30 – 11h30 + Buổi chiều: 13h – 17h
Các cơ quan căn cứ theo quy định về giờ giấc để thực hiện. Tuy nhiên Ban lãnh đạo UBND quận khuyến khích CB, CC, VC đến trước thời gian làm việc 15 phút, đó khoảng thời gian dành cho việc sắp xếp, vệ sinh bàn làm việc có thể nhanh chóng vào làm việc đúng thời gian quy định.
Trang phục
Công sở là nơi làm việc và cũng là nơi thể hiện một phong thái lịch sự, trang nhã của CB, CC, VC. Vì đội ngũ CB, CC, VC là bộ mặt của cơ quan nên việc ăn mặc của cá nhân phần nào thể hiện được mức độ và phong thái làm việc ở nơi đó.
Nếu CB, CC, VC đẹp thì cũng góp phần làm cho cơ quan, đơn vị trở nên chuyên nghiệp hơn, chỉnh chu hơn. Trang phục công sở phải thể hiện sự tôn trọng bản thân và những người xung quanh. Trang phục công sở ngoài đẹp, phải mang đến sự thoải mái và tiện dụng khi làm việc.
Trang phục là một phần nổi thể hiện văn hóa công sở. Tại UBND quận Đống Đa có các phòng ban có đồng phục riêng có phòng thì không nhưng nhìn chung các CB, CC, VC đều thực hiện quy chế văn hóa công sở về trang phục:
+ Đối với nữ: mặc quần âu; áo sơ mi hoặc bộ comple; váy công sở (chiều dài ngang gối), đi giày da hoặc dép quai hậu
+ Đối với nam: áo sơ mi; quần âu hoăc bộ comple, đi giày da hoặc dép quai
hậu.
Đối với việc đeo thẻ: Khi đã đến trụ sở làm việc thì mọi CB, CC, VC đều đem thẻ trong đó ghi rõ họ tên cơ quan, ảnh, họ và tên, chức danh, số hiệu CB, CC, VC.
Với sử dụng những trang phục công sở và đeo thẻ trước tiên tạo một văn hóa công sở đẹp trong mắt của mọi người khi đến liên hệ công tác.
Khung cảnh nơi làm việc
Trụ sở làm việc của UBND quận là nơi thể hiện quyền uy hành chính, do đó UBND quận Đống Đa được xây dựng giữa trung tâm quận Đống Đa, trụ sở được xây dựng theo chuẩn thống nhất Quốc gia. Tạo điều kiện thuận lợi cho giao thông và các đơn vị, nhân dân đến liên hệ công tác.
Tại UBND quận Đống Đa được xây dựng hợp lý ở các vị trí dễ nhìn thấy nhất. Mỗi dãy nhà được bố trí phù hợp với khuôn viên của UBND quận. Mỗi dãy nhà được thiết kế ba tầng mỗi tầng được bố trí một nhà vệ sinh ở góc khuất để tiện cho CB, CC, VC. Ngoài ra còn một dãy nhà hội trường, một nhà bếp và nhà để xe
Đảm bảo diện tích phòng làm việc cho CB, CC, VC làm việc
Môi trường trong lành, không ô nhiễm, không có tiếng ồn, ít bụi bặm đảm bảo sức khỏe cho CB, CC, VC yên tâm làm việc.
Văn hóa cổng trụ sở
Cổng trụ sở UBND quận Đống Đa đặt ở trục đường chính, thuận tiện cho việc đi lại của cán bộ công nhân viên cũng như người dân tới làm việc.
Diện tích cổng phù hợp với diện tích chung của UBND quận Đống Đa. Cổng được sử dụng gam màu trầm.
Biển hiệu được gắn tại cổng trụ sở: trang nhã, nghiêm túc hài hòa với kích thước cổng trụ sở. Được gắn với dòng chữ “ UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN ĐỐNG ĐA”.
Cạnh ngay cổng trụ sở là phòng thường trực của bảo vệ.
Văn hóa không gian xanh tại cơ quan
Tìm về thiên nhiên, đưa cây xanh vào trang trí tại công sở đang được nhiều UBND quận thực hiện. Cây xanh được bố trí từ trong phòng làm việc đến ngoài sân.
Bao quanh các tám dãy nhà UBND quận là những cây xanh đã được hàng hơn chục năm. Thân cây to, tán lá rộng tỏa một bóng râm khắp sân làm cho không khí trong lành, mát mẻ.
Trong những ngày hè oi bức những đám cây đã làm dịu lại bầu không khí khó chịu của mùa hè tạo sự thoải mái dễ chịu cho CB, CC, VC làm việc hiệu quả.
UBND quận tạo một môi trường làm việc gần gũi với thiên nhiên, phong cảnh trụ sở hài hòa giữa việc bố trí cây xanh với các dãy nhà. Dưới những gốc cây là những ghế đá để mọi người có thể ngồi nghỉ ngơi hoặc trong lúc chờ đợi.
Việc xây dựng một không gian văn hóa cây xanh tạo bầu không khí trong lành, thoáng mát giúp nâng cao hiệu quả công việc của CB, CC, VC.
Bài trí phòng làm việc và thiết bị văn phòng - Bài trí phòng làm việc:
+ Trước mỗi phòng làm việc của cơ quan đều ghi tên phòng bằng chữ phòng trắng và nền màu xanh.
+ Tại các phòng làm việc trong UBND đều gắn biển tên ghi họ tên đơn vị, họ và tên, chức danh CB, CC, VC với chữ màu trắng nền màu xanh.
+ Trên bàn làm việc có máy vi tính, điện thoại để bên trái, máy photo và máy in để gần bàn làm việc để thuận tiện cho việc sử dụng.
+ Việc bố trí cây xanh trong phòng làm việc: tất cả các phòng ban đều bố trí ít nhất một cây xanh trong phòng làm việc. Tạo cho môi trường làm việc thoải mái gần gũi với thiên nhiên.
- Trang thiết bị văn phòng:
+ Trong quá trình làm việc, một trong những yếu tố không thể thiếu để phục vụ hoạt động của cơ quan đó là trang thiết bị văn phòng. Tại UBND các phòng, ban đều được trang bị những trang thiết bị đầy đủ sẽ góp phần nâng cao hiệu quả trong công việc phục vụ công tác cho mỗi cán bộ.
+ Trong các phòng, ban được trang bị khá đầy đủ máy móc, văn phòng phẩm như: máy tính kèm theo máy in, mạng Internet, mạng thông tin nội bộ, mạng điên thoại nội bộ trong tất cả các phòng ban, Máy vi tính, máy in, Fax, điện thoại, photocopy, Scan,….Giúp thực hiện được những công việc nhanh chóng, dễ dàng.
Tiết kiệm được thời gian làm việc nhưng đem lại hiệu quả cao. Hỗ trợ cho việc truyền đạt, báo cáo, thuyết trình. Tạo môi trường làm việc hoàn mỹ, chuyên nghiệp và hiện đại.
+ Trong các phòng, ban cũng trang bị đầy đủ các loại tủ, giá đựng hồ sơ, tài liệu, văn phòng phẩm như: bút, giấy in, thước, mực dấu, ghim, kẹp….
Công việc được giải quyết khá thuận lợi, nhanh chóng, chính xác, tiện lợi nâng cao hiệu quả lao động của CB, CC, VC.
2.3.6. Văn hóa giao tiếp và ứng xử
Giao tiếp ứng xử trong cuộc sống xưa nay được cho là rất quan trọng, thể hiện sự khéo léo, hiểu biết và tính cách của từng cá nhân. Giao tiếp ứng xử nơi công sở không chỉ thể hiện bộ mặt riêng của cá nhân đó mà còn là bộ mặt của cả cơ quan, đơn vị.
Công sở là nơi công dân, các cơ quan hữu quan đến liên hệ công tác. Vì vậy vấn đề giao tiếp ứng xử trong công sở của CB, CC, VC luôn được các cấp, các ngành quan tâm.
UBND quận Đống Đa là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, nhận thức được chức năng nhiệm vụ của cơ quan CB, CC, VC làm việc tại UBND quận Đống Đa luôn giữ cho mình tác phong công sở lịch sự trong giao tiếp và ứng xử với công dân, khi giao tiếp với đồng nghiệp và nhân dân các CC, CC, VC tại đây luôn nhẹ nhàng, rõ ràng, mạch lạc, tận tình chỉ dẫn.
Giao tiếp và ứng xử với lạnh đạo
Khi giao tiếp với lãnh đạo cấp trên thì CB, CC, VC luôn giữ đúng mực, cẩn trọng trong lời nói làm cho nền văn hóa công sở tại cơ quan hành chính giữ được những chuẩn mực vốn có của nó. Nhìn chung các CB, CC, VC tại UBND quận Đống Đa khi giao tiếp, ứng xử đã giữ cho mình được thái độ lịch sự, tôn trọng với mọi người.
Trong khi làm việc các CB, CC, VC tại UBND quận Đống Đa giữ cho mình niềm nở, từ ngữ sử dụng phù hợp với môi trường hành chính. Tại đây các CB, CC, VC đã có sự lắng nghe ý kiến của đồng nghiệp, công bằng vô tư, khách quan khi
nhận xét, đánh giá những vấn đề liên quan đến công việc, thực hiện dân chủ và tạo sự hòa đồng giữa những thành viên trong cơ quan từ đó tạo được sự kết nối.
Có thể thấy rằng giao tiếp - ứng xử như thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất và thể hiện nét văn hóa trong ứng xử đang là vấn đề băn khoăn, suy nghĩ đối với không ít lãnh đạo các cơ quan.
Giao tiếp và ứng xử với cấp dưới
Lãnh đạo UBND quận Đống Đa luôn chú ý lắng nghe những đề xuất, những tâm tư nguyện vọng, cũng như am hiểu hoàn cảnh của mỗi CB,CC,VC khen thưởng động viên kịp thời, góp ý thẳng thắn với những cái sai sót của họ.
Lãnh đạo không chỉ là người xếp gương mẫu, nghiêm túc trong công việc mà còn rất thân thiện, quan tâm đến đời sống của mỗi CB, CC, VC. Lãnh đạo cũng tổ chức thăm hỏi, động viên kịp thời với các công việc liên quan đến đời sống của nhân viên như hiếu, hỷ...
Giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp
Quan hệ với đồng nghiệp trong cơ quan là quan hệ hợp tác để hoàn thành công việc. Vì vậy mà các CB, CC, VC trong UBND rất hợp tác, trung thực và thân thiện khi làm việc. Mỗi người luôn luôn tự học hỏi những điều tốt đẹp từ người khác, không có những hành động đùa cợt hoặc nói xấu đồng nghiệp diễn ra.
Đồng nghiệp là những người mà ta thường xuyên tiếp xúc với họ, cùng hợp tác xây dựng và thực hiện công việc được giao. Vì vậy, cần phải thiết lập mối quan hệ tốt trên cơ sở thân thiện, bình đẳng.
Tại UBND quận mỗi CB, CC,VC được phân định rạch ròi trong từng nhiệm vụ, tránh tình trạng chồng chéo trong công việc người này làm nhầm phần việc của người kia hay người này tị nạnh người kia phần việc nhiều hơn, hay ít hơn. Các CB, CC,VC luôn tuân thủ những nguyên tắc trong giao tiếp đó lời động viên, góp ý chân thành, lắng nghe ý kiến của đồng nghiệp mình để tạo mối quan hệ tốt đẹp hơn trong công việc cũng như trong cuộc sống.
Giao tiếp với nhân dân
Các CB, CC, VC khi làm việc với nhân dân luôn thể hiện một tinh thần làm việc thân thiện. Luôn biết lắng nghe những tâm tư nguyện vọng của nhân dân, giải