2.3. Hạch toán tiền lương và tính lương, trợ cấp BHXH 1.Hạch toán lao động
2.3.2. Trình tự tính lương, BHXH phải trả và tổng hợp số liệu
*Trình tự tính lương.
Hiện nay, nhà nước cho phép các doanh nghiệp trả lương cho người lao động theo tháng, hoặc tuần. Việc tính lương và các khoản trợ cấp, BHXH, kế toán phải tính riêng cho từng người lao động, tổng hợp lương theo từng tổ sản xuất, từng phòng ban quản lý.
Việc tính lương và trả lương có thể thực hiện ở nhiều hình thức khác nhau, tuỳ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý. Trên thực tế thường áp dụng hình tức tiền lương sau:
* Hình thức trả lương theo thời gian: Là hình thức tiền lương tính theo thời gian làm việc, cấp bậc kỹ thuật và thang lương của người lao động.
Hình thức tiền lương theo thời gian được tính bằng:
Tổng
thu nhập = Tổng
lương x Hệ số
KT/KL + Phụ cấp
trách nhiệm + Các khoản phụ cấp khác Tổng
lương =
Hệ số lương x Ngày công thực tế x 540.000 Ngày công quy định
Trong các doanh nghiệp Nhà nước, thông thường nhà nước chỉ quy định mức lương tối thiểu, còn mức lương cao hơn được xác định theo hệ số cấp bậc lương. Hiện nay các doanh nghiệp nhà nước khi áp dụng hệ số điều chỉnh tăng thêm không quá 1,5 lần trên mức lương tối thiểu chung do Nhà nước quy định (từ ngày 01/ 01/2007 là 540.000 đồng / tháng ) để làm cơ sở tính đơn giá tiền lương.
Công thức tính như sau: Mi = Mu x Hi
Trong đó: Mi : Mức lương của người lao động bậc i Mu : Mức lương tối thiểu.
Hi : Hệ số cấp bậc lương bậc i Mức lương tháng
Mức lương ngày = __________________________
22 ngày
Mức lương ngày thường áp dụng để tính trả lương cho lao động trực tiếp hưởng
22
Sinh viên: Nguyễn Thị Ngọc Yến THKT1-K4
lương thời gian trong trong những ngày họp, học tập và để tính trợ cấp BHXH thay lương trong những ngày ốm đau, thai sản, tai nạn lao động…
Mức lương ngày Mức lương giờ = _______________________
8 giờ
Mức lương giờ thường dùng để tính trả lương cho người lao động trực tiếp trong những giờ làm việc không hưởng lương theo sản phẩm.
Lương công nhật: Là tiền lương tính theo ngày làm việc, áp dụng đối với những người lao động tạm thời chưa xếp vào tháng lương. Họ làm việc ngày nào thì hưởng tiền lương (tiền công) ngày ấy, theo mức lương quy định cho từng loại công việc.
Tiền lương thời gian được xác định theo nội dung trên đây được gọi là tiền lương theo thời gian.
Ưu điểm của tiền lương theo thời gian giản đơn: Đơn giản, dễ tính.
Nhược điểm: Không xét đến thái độ người lao động, đến hình thức sử dụng lao động, sử dụng nguyên vật liệu, máy móc thiết bị… Hình thức trả lương này mang tính chất bình quân nên trong thực tế ít được áp dụng.
* Hình thức trả lương theo sản phẩm: Đây là hình thức trả lương theo khối lượng, chất lượng công việc, sản phẩm mà người lao động đã hoàn thành, đảm bảo đầy đủ các nguyên tắc phân phối theo lao động. Gắn chặt với số lượng và chất lượng lao động, động viên khuyến khích người lao động hăng hái làm việc, nâng cao năng suất lao động tạo ra nhiều sản phẩm cho xã hội.
Các dạng tiền lương sản phẩm sau:
+ Tiền lương theo sản phẩm cá nhân trực tiếp: Theo hình thức này tiền lương của công nhân được xác định bằng cách:
Lt = Q x Đg
Trong đó: Lt : Tiền lương theo sản phẩm cá nhân trực tiếp.
Q : Số lượng sản phẩm hợp quy cách Đg: Đơn giá tiền lương 1 sản phẩm.
Đơn giá tiền lương 1 sản phẩm: Là tiền lương trả cho 1 đơn vị sản phẩm hoàn thành và được căn cứ vào mức lương cấp bậc công việc và định mức thời gian và định mức sản lượng cho công việc đó. Ngoài ra trong đơn giá còn được tính thêm tỷ lệ
khuyến khích trả lương sản phẩm hoặc phụ cấp công việc (nếu có).
Hình thức này đơn giản, dễ hiểu đối với mọi người công nhân. Nó được áp dụng rộng rãi trong các xí nghiệp công nghiệp, đối với những công nhân trực tiếp sản xuất mà công việc có thể định mức và hạch toán kết quả riêng cho từng người. Tuy nhiên hình thức này có nhược điểm là người lao động quan tâm đến số lượng lao động chứ không quan tâm đến việc sử dụng tốt máy móc, tiết kiệm vật tư.
+Tiền lương theo sản phẩm tập thể: Tiền lương căn cứ vào số lượng sản phẩm của cả tổ và đơn giá chung để tính lương cho cả tổ sau đó phân phối lại cho từng người trong tổ. Phương pháp này cũng như đối với chế độ tiền lương theo sản phẩm cá nhân trực tiếp.
Việc phân phối tiền lương của tổ cho từng người có thể tiến hành theo nhiều phương pháp, song tất cả các phương pháp đều dựa vào hai yếu tố cơ bản là: Thời gian làm việc thực tế và cấp bậc công việc mà công nhân đảm nhiệm.
Trường hợp trả lương khoán cho tập thể người lao động, kế toán phải tính lương, trả lương cho từng việc khoán và hướng dẫn chia lương cho từng thành viên trong nhóm (tập thể) đó theo các phương pháp chia lương nhất định, nhưng phải đảm bảo công bằng, hợp lý.
- Căn cứ và chứng từ hạch toán về thời gian lao động và chế độ trả tiền lương theo thời gian áp dụng trong Xí nghiệp để tính lương thời gian và các khoản phụ cấp phải trả cho một số người điển hình có tên bảng chấm công.
- Căn cứ vào khối lượng sản phẩm hoàn toàn đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng quy định được theo dõi ở phía xác nhận sản phẩm và công việc hoàn thành ( Mẫu số 06- LĐTL ) và đơn giá tiền lương sản phẩm áp dụng trong Xí nghiệp để tính tiền lương sản phẩm phải trả cho công nhân sản xuất. Nếu tiền lương sản phẩm tính cho tập thể công nhân, kế toán phải thực hiện chia lương cho từng công nhân.
- Sau khi tính tiền lương thời gian, tiền lương sản phẩm và các khoản phụ cấp phải trả cho các công nhân viên trong từng tổ sản xuất, phòng ban. Kế toán lập bảng thanh toán tiền lương theo từng bộ phận ( Mẫu số 02- LĐTL ).
- Căn cứ vào thời gian làm đêm, làm thêm giờ, làm thêm ca và chế độ quy định của nhà nứơc và điều kiện thực tế của Xí nghiệp để tính phụ cấp làm đêm, làm thêm giờ, làm thêm ca phải trả công nhân sản xuất.
24
Sinh viên: Nguyễn Thị Ngọc Yến THKT1-K4
* BHXH phải trả và tổng hợp số liệu:
Trường hợp người lao động tham gia BHXH tạm thời vĩnh viễn mất sức lao động như: ốm đau, thai sản, tai nạn lao động,… Trong trường hợp này người lao động không thể đến làm việc, vì vậy họ không được tính lương mà căn cứ vào lý do nghỉ thời gian nghỉ và đặc biệt là thời gian công tác liên tục tại cơ quan để tính trợ cấp BHXH theo tỷ lệ phần trăm của tiền lương. Trợ cấp BHXH là một phần trong thu nhập của người lao động với các trường hợp sau:
* Chế độ BHXH khi ốm đau: Khi CNV chức ốm đau phải tạm nghỉ để chữa bệnh được hưởng một khoản trợ cấp tính theo lương thời gian công tác liên tục của từng người. Thời gian được hưởng trợ cấp là thời gian tạm nghỉ cho đến khi khỏi bệnh. Tuỳ theo thời gian công tác liên tục của từng người, tuỳ theo thời gian nghỉ dài hay ngắn mà tính theo những tỉ lệ khác nhau. Thủ tục để thanh toán trợ cấp ốm đau phải do bác sĩ chứng nhận, ghi rõ ngày nghỉ, có chữ kí của bác sĩ và dấu của bệnh viện.
* Chế độ BHXH khi CNV chức có thai nghỉ đẻ: Trong trường hợp nếu sau khi khám được thầy thuốc đề nghị cho hưởng nghỉ để điều trị, thì thời gian này được đãi ngộ theo chế độ ốm đau, thời gian nghỉ đẻ được quy địnhcho từng loại lao động. Trong thời gian này được hưởng trợ cấp BHXH bằng 100% mức lương đóng BHXH.
* Chế độ BHXH về tai nạn lao động: Trong trường hợp tai nạn lao động xảy ra tại nơi làm việc do yêu cầu của công tác sản xuất thì không được hưởng chế độ đãi ngộ, tuy nhiên có những trường hợp do nhu cầu sinh hoạt đã được chế độ quy định thì vẫn được hưởng chế độ trợ cấp. Vì vậy tuỳ từng trường hợp tai nạn lao động trong các điều kiện cụ thể để xác định cho được mức hưởng trợ cấp. Trong thời gian điều trị được hưởng tỷ lệ trợ cấp quy định của lương tối thiểu. Chế độ trợ cấp đảm bảo quyền lợi cho người lao động khi gặp rủi ro, thể hiện sự quan tâm của Nhà nước đối với người lao động trong các doanh nghiệp, giúp người lao động yên tâm trong công tác.
Để tính BHXH thực tế phải trả cho công nhân viên: Căn cứ vao thời gian nghỉ hưỏng BHXH, mức lương hưởng BHXH và tỷ lệ hưởng BHXH để tính và ghi vào mặt sau của giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH ( Mẫu số C03- BH ). Danh sách người lao động được hưởng trợ cấp BHXH ( Mẫu số C04- BH ).
Bảng này được lập cho từng tổ sản xuất, từng phòng ban, bộ phận kinh doanh … các bảng thanh toán này là căn cứ để trả lương và khấu trừ các khoản khác như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn… đối với người lao động.
Căn cứ vào bảng tính lương tháng 03 năm 2009 ta tính được tiền lương của một số cá nhân, bộ phận như sau:
Ví dụ: Tính lương của Ông Nguyễn Văn Phong – Giám đốc Xí nghiệp Cơ khí Sửa chữa Điện nước có hệ số lương là 4,51; số ngày làm việc thực tế là 26 ngày, lương phụ cấp trách nhiệm 50.000đ như sau:
Tiền lương chính = lương thời gian + phụ cấp
Trong đó: Lương thời gian = (4.51 x 540000 x 26)/ 26 = 2435400đ Không có lương sản phẩm, do vậy tổng lương của Ông Phong là:
Tổng thu nhập = 2435400 + 50000 = 2485400đ/tháng.
Các khoản khấu trừ vào lương:
5% BHXH tính theo lương cơ bản = 2430000 x 5% = 121500đ 1% BHYT tính theo lương cơ bản = 2430000 x 1% = 24300đ Tổng cộng = 121500 + 24300 = 145800đ
Tổng số tiền thực lĩnh = 2485400 – 145800 – 7000 = 2332600đ/tháng.
Ví dụ: Tính lương cho nhân viên Nguyễn Mạnh Cường tổ gò 1 anh có HSL là 3,74;
số ngày làm việc thực tế là 26 ngày, lương phụ cấp trách nhiệm là: 85.000 (đ) như sau:
Tiền lương chính = lương thời gian + lương sản phẩm + phụ cấp Trong đó: Lương thời gian = (3.74 x 540000 x 4)/ 26 = 310708đ.
Lương sản phẩm được phân phối làm 2 lần:
Lần 1: Lương sản phẩm = (288306 x 3.74 x 18)/ 26 = 746491đ.
Lần 2: Lương sản phẩm = (912446 x 3.74 x 4)/ 26 = 525007đ.
Phụ cấp trách nhiệm trong tháng của Anh Cường là 85000đ.
Như vậy tổng lương của Anh Cường là:
Tổng thu nhập = 310708 + 746491 + 525007 + 85000 = 1667206đ/tháng.
Các khoản khấu trừ vào lương:
5% BHXH tính theo lương cơ bản = 2019600 x 5% = 100980đ 1% BHYT tính theo lương cơ bản = 2019600 x 1% = 20196đ Tổng cộng = 100980 + 20196 = 121176đ
Tổng số tiền thực lĩnh = 1667206 – 121176 – 300000 = 1246030đ/tháng.
* Hình thức trả lương:
Xí nghiệp Cơ khí sửa chữa Điện nước tiến hành trả lương cho nhân viên và công
26
Sinh viên: Nguyễn Thị Ngọc Yến THKT1-K4
nhân vào ngày 26 hàng tháng và trong tháng thường ứng trước một khoản tiền là 300000đ cho công nhân viên vay, sau đó cuối tháng trừ vào lương của công nhân.
Tiền
lĩnh = Tổng
lương - BHXH - Các khoản khấu trừ lương khác trong đó: BHXH = 6% x Lương.
Khi lĩnh mỗi cán bộ công nhân viên phải ký xác nhận vào cột ký nhận ở bảng thanh toán lương, để đảm bảo lợi ích của người lao động cũng như sự chính xác trong hạch toán chi phí kinh doanh.
Khi đã tính toán xong kế toán căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương của từng bộ phận trong Xí nghiệp.
STT
Đơn vị
Tổng tiền lương (đồng)
Tạm ứng
Khấu trừ 6%
(đồng)
Tổng số tiền được lĩnh (đồng) 1 Ban lãnh đạo 8,520,860 3,200,000 823,400 4,497,460 2 Bộ phận Sản xuất 53,036,712 10,200,000 3,183,400 39,653,312 3 Bộ phận phục vụ 1,466,140 500,000 103,400 862,740
Tổng cộng 63,023,712 13,900,000 4,110,200 45,013,513 BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG (Bảng 4)
Ngày tháng năm 2009.
Người lập bảng (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Giám đốc (Ký, họ tên)
Căn cứ vào bảng thanh toán lương kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp tiền lương cho từng bộ phận.
Bảng 5: Bảng tổng hợp lương bộ phận sản xuất Tên bộ phận Tiền lương
thực tế (đồng)
Tạm ứng (đồng)
Khấu trừ 6%
(đồng)
Kỳ 2 được lĩnh (đồng) Tổ gò 1 7,792,871 1,800,000 530,700 5,462,171 Tổ gò 2 11,275,120 2,100,000 645,400 8,529,720 Tổ sửa khuôn 8,351,936 2,100,000 669,100 5,582,836
Tổ điện 3,569,815 900,000 253,200 2,416,615 Tổ Tiện nguội 7,637,377 1,200,000 488,400 5,948,977
Tổ nước 5,337,868 900,000 284,000 4,153,868
Tổ máy 9,071,725 1,200,000 312,600 7,559,125
Tổng cộng 53,036,712 10,200,000 3,183,400 39,653,312 Bảng 6: Bảng tổng hợp lương toàn Xí nghiệp
Tên bộ phận Tiền lương thực tế
(đồng)
Tạm ứng (đồng)
Khấu trừ 6%
(đồng)
Kỳ 2 được lĩnh (đồng) Bộ phận Văn phòng 8,520,860 3,200,000 823,400 4,497,460 Bộ phận SX 53,036,712 10,200,000 3,183,400 39,653,312 Bộ phận Phục vụ SX 1,466,140 500,000 103,400 862,740
Tổng cộng 63,023,712 13,900,000 4,110,200 45,013,513 Sau khi được kế toán trưởng và giám đốc duyệt, kế toán tiền lương gửi bảng thanh toán tiền lương của từng bộ phận và bảng tổng hợp cho kế toán thanh toán viết phiếu chi cho thủ quỹ xuất tiền trả lương cho CBCNV. Tiến hành chia lương cho từng bộ phận.
Đơn vị: XN Cơ khí sửa chữa Điện nước Địa chỉ: Từ Liêm – Hà Nội
PHIẾU CHI
Ngày 26 tháng 03 năm 2009
Mẫu số: 02-TT Quyển số: 01
Số:7
Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Thành Nam Địa chỉ: Bộ phận sản xuất
Lý do chi: Chi thanh toán lương tháng 03/2009.
Số tiền: 39,653,312đồng (Viết bằng chữ): Ba mươi chín triệu sáu trăm lăm mươi ba ngàn ba trăm mười hai đồng.
Kèm theo: 01 chứng từ gốc.
Đã nhận đủ tiền (Viết bằng chữ): Ba mươi chín triệu sáu trăm lăm mươi ba ngàn ba trăm mười hai đồng.
Ngày 26 tháng 03 năm 2009.
28
Sinh viên: Nguyễn Thị Ngọc Yến THKT1-K4
Giám đốc (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Thủ quỹ (Ký, họ tên)
Người lập phiếu (Ký, họ tên)
Người nhận tiền (Ký, họ tên)
Đơn vị:XN Cơ khí Sửa chữa Điện nước Địa chỉ: Từliêm – Hà nội
PHIẾU CHI
Ngày 26 tháng 03 năm 2009 Nợ: TK 334
Có: TK 111
Mẫu số: 02-TT Quyển số: 01
Số: 8
Họ và tên người nhận tiền: Đinh Thị Minh Khương Địa chỉ: Bộ phận Văn phòng
Lý do chi: Chi thanh toán lương tháng 03/2009.
Số tiền: 4,497,460đồng (Viết bằng chữ): Bốn triệu bốn trăm chín mươi bảy ngà bốn trăm sáu mươi đồng.
Kèm theo: 01 chứng từ gốc.
Đã nhận đủ tiền (Viết bằng chữ):………
Ngày 26 tháng 03 năm 2009.
Giám đốc (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Thủ quỹ (Ký, họ tên)
Người lập phiếu (Ký, họ tên)
Người nhận tiền (Ký, họ tên) Đơn vị:XN Cơ khí Sửa chữa Điện nước
Địa chỉ: Từliêm – Hà nội
PHIẾU CHI
Ngày 26 tháng 03 năm 2009 Nợ: TK 334/ Có: TK 111
Mẫu số: 02-TT Quyển số: 01
Số: 9
Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Đắc Yên Địa chỉ: Bộ phận Phục vụ Sản xuất.
Lý do chi: Chi thanh toán lương tháng 03/2009.
Số tiền: 862,740đồng (Viết bằng chữ): Tám trăm sáu mươi hai ngàn bảy trăm bốn mươi đồng.
Kèm theo: 01 chứng từ gốc.
Đã nhận đủ tiền (Viết bằng chữ):………
Ngày 26 tháng 03 năm 2009.
Giám đốc (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Thủ quỹ (Ký, họ tên)
Người lập phiếu (Ký, họ tên)
Người nhận tiền (Ký, họ tên) Căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương của các bộ phận, Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương, Kế toán tiến hành lập Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương cho toàn Xí nghiệp.
Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương được lập theo từng tháng và được dùng để tập hợp chi phí tiền lương và BHXH.
Trích bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương trong tháng 03/2009 như sau:
30
Sinh viên: Nguyễn Thị Ngọc Yến THKT1-K4