CHƯƠNG 2. KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ HTTT QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SOTA TEK
2.2. Thực trạng về hệ thống quản lí nhân sự công ty cổ phần công nghệ
2.2.1.Chính sách nhân sự
Công ty luôn xem nguồn lực là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành bại của công ty. Chính vì thế, chính sách nhân sự tại đây được xây dựng với một tập thể đoàn kết, hòa đồng trong sinh hoạt, giỏi về nghiệp vụ, có được sự thân thiết giữa các đồng nghiệp, cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Công ty
luôn tạo ra một môi trường làm việc thoải mải nhất cho các nhân viên.
Nguyên tắc tuyển chọn nhân sự của công ty là luôn chọn những ứng cử viên phù hợp dựa trên phẩm chất, khả năng, thái độ, năng lực và kinh nghiệm công việc.
Tạo ra sự công bằng và hợp lý cho tất cả các nhân viên.
2.2.2.Nguồn nhân lực
Tính đến năm 2013, trong công ty đã có 108 nhân viên. Qua việc điều tra mẫu khảo sát tại công ty, hiện tại công ty đang có đội ngũ nhân viên rất tốt, với trình độ đại học chiếm tới 86%, cao đẳng chiếm 11.2 % và trung cấp chỉ chiếm 2.8 %.
Chính vì mục tiêu đưa phương thức bán hàng trực tuyến qua mạng trở thành phương thức bán hàng chính, nên đội ngũ cán bộ nhân viên của công ty hầu hết có thể thành thạo sử dụng tin học văn phòng cùng các phần mềm chuyên phục vụ cho mục đích kinh doanh.
Công ty đang ngày càng chú trọng đầu tư vào nguồn nhân lực. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, công ty sẽ ngày càng có nhiều điều kiện thuận lợi hơn để phát triển kinh doanh.
2.2.3.Thực trạng hoạt động của HTTT quản lý nhân sự tại công ty cổ phần công nghệ Sota Tek
Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương hiện nay của công ty liên quan đến ba đối tượng chủ yếu là: cán bộ nhân viên công ty, các phòng ban liên quan đến quản lý nhân sự và tiền lương, lãnh đạo công ty. Việc quản lý nhân sự và tiền lương được thể hiện qua sơ đồ sau:
Hình 2.1. Chi tiết quy trình quản lý nhân sự và tiền lương (nguồn: kbis.vn) Công ty cổ phầncổ phần xây dựng và sản xuất nội thất KB được thành lập từ năm 2007 đến nay, từ khi đi vào hoạt động đến nay tuy số lượng nhân sự tương đối lớn . Việc quản lý nhân sự và tiền lương cũng được đội ngũ nhân viên chuyên trách xử lý chuyên nghiệp và đơn giản hơn so với ban đầu. Được sử dụng các trang thiết bị, phần mềm chuyên dụng ngay từ những ngày đầu làm việc giúp cho hiệu quả công việc tiến triển tốt hơn. Từ việc thực hiện trả lương nhân viên theo phương pháp thông thường, hiện nay công ty đã tiến hành chi trả lương cho nhân viên qua ATM. Tuy nhiên, những thuận lợi luôn đi kèm với những khó khăn không nhìn trước được, vấn đề quản lý nhân sự và tiền lương luôn là vấn đề phức tạp, khó tránh những sai sót cần phải được quam tâm hơn.
Do vậy, với những yêu cầu và đặc điểm riêng của công ty. Việc quản lý nhân sự và tiền lương của công ty phải đươc thực hiện theo một hệ thống phù hợp với hoạt động của công ty. Hệ thống quản lý cần phải nắm được chiến lược phát triển chung của đơn vị quản lí, không để những thay đổi nhỏ về tổ chức cũng như về quản lý làm sai lệch thông tin tập hợp.
Quá trình phát triển hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương tại công ty đã kiểm chứng được tính đúng đắn, tính khoa học, đồng thời chu trình dần được hoàn thiện, điều chỉnh sao cho phù hợp hơn với thực tế tại công ty.
Hệ thống quản lý nhân sự của công ty là hệ thống được mua từ các đơn vị cung cấp khác, nên trong nhiều trường hợp thực tế phát sinh không đúng với như chức năng cũng mà hệ thống có thể đảm nhận. Chính vì vậy, hàng năm mỗi phòng ban, bộ phận của công ty luôn phải định hướng trước các mục tiêu công việc, các nguồn lực, tài nguyên,…để phù hợp với khả năng của hệ thống cung cấp. Các mục tiêu này phải đáp ứng các tiêu chí: Cụ thể, đo lường được, đúng trọng tâm và phù hợp mục tiêu chung của bộ phận, của công ty, thực tế và có tính thách thức, đảm bảo thời gian thực hiện. Đây cũng chính là nhược điểm tồn tại lớn nhất của hệ thống mà đang dần được công ty thay mới bằng hệ thống mới đang xây dựng của mình.
Trách nhiệm quản lí nhân sự và tiền lương thuộc về 2 phòng ban : phòng hành chính nhân sự (HC-NS) và phòng tài chính kế toán. Trong đó :
Nhân viên phòng hành chính nhân sự sẽ quản lí các vấn đề về nhân sự như : tạo danh sách các nhân viên của công ty và các phòng ban trực thuộc, các thông tin về nhân viện ( thông tin cá nhân, chức vụ….)
Nhân viên phòng tài chính kế toán sẽ quản lí tiền lương bằng cách tạo các bảng lương, khung lương đối với từng bộ phận và từng chức vụ
Mức lương của nhân viên tùy thuộc vào chức vụ . Nhân viên ở chức vụ nào sẽ nhận được mức lương ứng với từng chức vụ đó
Những việc được khen thưởng ( lí do khen thưởng ) và hình thức khen thưởng tương ứng do giám đốc công ty định ra. Bộ phận quản lí lương có trách nhiệm tạo ra bảng khen thưởng trong đó có tên loại khen thưởng và hình thức khen thưởng tương ứng. Quản lí nhân sự dựa vào bảng đó mà thực hiện khen thưởng cho nhân viên theo bảng trên.
Những việc được kỉ luật( lí do kỉ luật ) và hình thức kỉ luật tương ứng do giám đốc công ty định ra. Bộ phận quản lí lương có trách nhiệm tạo ra bảng kỉ luật trong đó có tên loại kỉ luật và hình thức kỷ luật tương ứng.
Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu cho thấy hệ thống của công ty đang thực hiện được các chức năng như sau:
Thực hiện được các chức năng quản lý nhân viên như: tuyển nhân viên, hỗ trợ quản lý, đào tạo nhân viên mới.
Hỗ trợ chức năng lập và quản lí danh sách nhân viên : cho phép lập danh sách nhân viên một cách dễ dàng, quản lí danh sách nhân viên theo từng phòng ban cụ thể hoặc theo toàn bộ công ty , có khả năng thêm-xóa-sửa thông tin nhân viên trong danh sách.Có khả năng thêm một phòng ban mới và tạo danh sách nhên viên cho phòng ban đó
Hỗ trợ các công cụ lập và quản lí bảng lương : hỗ trợ nhập-sửa các thông tin trong bảng lương.
Hỗ trợ quản lí mức lương theo từng phòng ban và từng chức vụ của công ty
Hỗ trợ tạo bảng lương.
2.3.Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần công nghệ Sota Tek
Trong quá trình tìm hiểu và thực tế thực tập tại công ty cùng với nguồn tài liều thu thập được từ phiếu điều tra cho thấy, hiện nay chu trình quản lý nhân sự tại công ty cổ phần xây dựng và sản xuất nội thất KB bên cạnh những ưu điểm vẫn còn tồn tại những khuyết điểm được bộc lộ trong quá trình thực hiện.
2.3.1 Ưu điểm Về phần cứng
Trong 2 năm trở lại đây công ty có những đầu tư mạnh mẽ về trang thiết bị phần cứng cho nhân viên.Điển hình là việc đầu tư them Laptop cho các nhân viên văn phòng và việc đầu tư thêm 1 máy chủ nữa nhằm tạo điều kiện phát triển và quản lý các thiết bị và quản lý dữ liệu trong công ty.
Nhìn chung so với quy mô công ty chỉ dừng lại là một công ty vừa và nhỏ thì việc đầu tư các trang thiết bị về phần cứng như vậy là đáp ứng được những nhu cầu mà công ty đặt ra, giải quyết nhanh các khó khăn vướng mắc trong công ty.
Về phần mềm
Ưu điểm mạnh mẽ nhất của công ty đó là tất cả các phần mềm mà công ty đang sử dụng đều là các phần mềm có bản quyền, không phải là phần mềm lậu hay phần mềm crack.Chính nhờ điều này mà công ty luôn nhận được sự hỗ trợ tối ưu từ các công ty phát hành phần mềm, giảm thiểu tối đa rủi ro về bảo mật trong quá trình sử dụng phần mềm.
Công ty đã ứng dụng được phần mềm Fast Accouting trong việc quản lý các công việc liên quan đến kế toán.Chính nhờ việc ứng dụng phần mềm này mà giảm thiểu những rủi ro, đẩy mạnh việc xử lý các công việc liên quan đến các hoạt động kế toán của công ty.
Bên cạnh đó công ty còn trang bị bộ nhớ khủng cho các máy tính giúp cho dữ liệu lưu trữ lớn, thuận tiện cho việc quản lý thông tin của công ty
Về cơ sở dữ liệu và hệ thống mạng
Ưu điểm nổi bật của công ty về cơ sở dữ liệu và hệ thống mạng đó là công ty đã đầu tư đường truyền internet tốc độ cao giúp cho việc tìm kiếm và xử lý thông tin của công ty vô cùng thuận lợi. Bên cạnh đó các phương thức thu thập và xử lý thông tin của công ty đều thông qua các phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu giúp cho công ty luôn có được nguồn dữ liệu đáng tin cậy và nhanh chóng.
Nhân sự
Ưu điểm của công ty đó là tỉ lệ nhân viên có bằng cử nhân và trên cử nhân đạt trên 75%, điều này đảm bảo được chất lượng về nguồn nhân sự của công ty.bên cạnh đó công ty luôn luôn chú trọng đến việc đào tạo đội ngũ công nhân viên của mình về kỹ năng tin học văn phòng, giúp nâng cao trình độ xử lý CNTT của công
2.3.2. Nhược điểm Về phần cứng
Nhược điểm về phần cứng đó là công ty chưa khai thác triệt để được tất cả các trang thiết bị
Về phần mềm
Nhược điểm của công ty về phần mềm đó là vấn đề bảo mật và quản lý thông tin và dữ liệu của công ty.Các hoạt động truyền tải thông tin trong công ty chủ yếu là giữa các phòng ban với nhau nhưng mà công ty chưa có được sự bảo vệ tốt cho công tác truyền tin này, thông tin có thể dễ dàng lấy cắp từ trong nội bố công ty.
Hiện tại công ty mới chỉ ứng dụng được công tác bảo mật bằng Fire Wall và phần mềm Kapersky, sắp tới để đảm bảo tính bảo mật của thông tin được tốt hơn công ty cần nâng cấp them các biện pháp bảo vệ tốt hơn nữa.
Về cơ sở dữ liệu và hệ thống mạng
Hạ tầng kỹ thuật CNTT của đơn vị vẫn chưa đảm bảo được tính đồng bộ, chưa đáp ứng được yêu cầu trao đổi thông tin giữa các phòng ban với nhau, việc đầu tư cho mạng nội bộ được triển khai chậm, các cơ sở dữ liệu, các hệ thống bảo đảm an toàn, bảo mật đang trong quá trình hình thành.
Hệ thống thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành, quản lý đang trong giai đoạn đầu áp dụng, mức độ, hiệu quả ứng dụng CNTT trong đơn vị còn thấp, các chức năng hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định quản lý, hỗ trợ nhân viên làm việc vẫn còn đang ở giai đoạn khởi động.
2.3.3. Nguyên nhân
Công ty chưa thực sự chú trọng đến vấn đề phát triển HTTT và đồng bộ HTTT. Công ty luôn phải đối mặt với thách thức về đổi mới tổ chức, phương thức quản lý, quy trình điều hành, đồng bộ với thực hiện ứng dụng CNTT để hoạt động hiệu lực, hiệu quả và minh bạch. Công ty cần tối ưu hóa nguồn lực (bao gồm nhân lực, tài lực) và yêu cầu phải gắn kết, phối hợp đồng bộ ứng dụng CNTT với chương trình hoạt động phát triển của công ty.
2.3.4. Giải pháp
- Nhằm nâng cao chất lượng nhân sự của công ty, cần phải nâng cao chât lượng nhân sự thông qua các chương trình đào cho nhân viên.
- Công ty cần đầu tư cho các phần quản lý nhiều hơn. Trước mắt công ty cần đầu tư phần mềm quản lý nhân sự nhằm giải quyết các khó khăn đang xảy ra trong phòng nhân sự của công ty
- Công ty cần phải tiến hành triển khai xây dựng một website để tiến hành quảng bá hình ảnh của mình đến với người tiêu dùng và các đối tác làm ăn.
- Công ty cần phải thành lập một phòng ban chuyên trách về các vấn đề CNTT ví dụ như nâng cấp, quản lý, sửa chữa các chương trình phần mềm. Điều này sẽ tạo đà cho việc phát triển và mở rộng quy mô công ty.
- Tiếp tục phát triển những thế mạnh mà công ty đã đạt được.
Bài học kinh nghiệm
- Phải hoàn thiện hệ thống quản lý nhân sự để hệ thống đạt được hiệu quả tốt nhất.
- Hệ thống quản lý nhân sự phải tích hợp được với phần cứng và phần mềm tính lương để dễ dàng tính lương mà không cần chuyển giao giữa các phòng ban liên quan, và tránh để việc lặp thông tin trong cùng một hệ thống.
- Nên đào tạo thường xuyên đội ngũ cán bộ nhân viên theo một quy trình nhằm nâng cao nhận thức và nắm bắt kịp các thay đổi về hệ thống theo thời gian.
- Nên sử dụng các phần mềm bảo mật, các phần mềm diệt virus có bản quyền, tránh bị kẻ xấu tấn công phá hủy phần mềm hay đánh cắp thông tin.