CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG TÀI SẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VIỆT – HÀN
3.3. Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Đầu tư thương mại Việt – Hàn
3.3.1. Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn tại Công ty
Quản lý khoản phải thu khách hàng là một vấn đề rất quan trọng và phức tạp trong công tác quản lý tài chính doanh nghiệp của tất cả các doanh nghiệp. Đặc biệt với Công ty Cổ phần Xây dựng và Đầu tư thương mại Việt – Hàn khi các khoản phải thu luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản ngắn hạn (trên 30%). Việc tăng khoản phải thu từ khách hàng kéo theo việc gia tăng các khoản chi phí quản lý nợ, chi phí thu hồi nợ, chi phí trả lãi tiền vay để đáp ứng nhu cầu vốn thiếu do vốn của doanh nghiệp bị khách hàng chiếm dụng. Hơn nữa, tăng khoản phải thu làm tăng rủi ro đối với doanh nghiệp dẫn đến tình trạng nợ quá hạn khó đòi hoặc không thu hồi được do khách hàng vỡ nợ, gây mất vốn của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu có một chính sách tín dụng hợp lý doanh nghiệp sẽ thu hút được khách hàng, làm tăng doanh thu và lợi nhuận. Vì vậy, để quản lý khoản phải thu từ khách hàng, Công ty cần thực hiện một số biện pháp sau:
Đối với công tác thu hồi nợ: Thường xuyên theo dõi khoản phải thu và đôn đốc, ghi nhận thời hạn trả nợ của khách hàng, gửi thư thông báo thời hạn trả nợ hoặc điện thoại với khách hàng xác nhận thời hạn trả nợ. Muốn thế, công ty nên chủ động liên hệ với khách hàng sớm, thay vì chờ đến ngày hoá đơn hết hạn thanh toán. Điều này không chỉ giúp công ty quản lý tốt các khoản phải thu, mà còn giúp công ty giữ được
61
mối quan hệ tốt với khách hàng. Công ty có thể đầu tư phần mềm quản lý công nợ, giúp việc theo dõi khoản nợ nhanh chóng, chính xác, hiệu quả và giảm bớt nhân sự trong công tác quản lý công nợ.
Đối với công tác quản trị các khoản phải thu: Công ty cần xác định xác đáng tỷ lệ các khoản phải thu hưởng chiết khấu thanh toán, tỷ lệ các khoản trả đúng hạn của chính sách tín dụng và tỷ lệ khoản phải thu trả chậm so với qui định của chính sách, công ty phải tiến hành đánh giá tuổi nợ của khoản phải thu, từ đó nắm bắt những thông tin tín dụng tổng quát về khách hàng và điều chỉnh các yếu tố của chính sách tín dụng cho phù hợp. Để làm được điều này, cần phải theo dõi các khoản phải thu sắp tới hạn có chính sách thu tiền thích ứng.
Đánh giá hiệu quả quản trị khoản phải thu: Nhằm xác định xác đáng tỷ lệ các khoản phải thu hưởng chiết khấu thanh toán, tỷ lệ các khoản trả đúng hạn của chính sách tín dụng và tỷ lệ khoản phải thu trả chậm so với qui định của chính sách, công ty phải tiến hành đánh giá tuổi nợ của khoản phải thu, từ đó nắm bắt những thông tin tín dụng tổng quát về khách hàng và điều chỉnh các yếu tố của chính sách tín dụng cho phù hợp. Để làm được điều này, cần phải theo dõi các khoản phải thu sắp tới hạn có chính sách thu tiền thích ứng.
Một chính sách tín dụng thương mại được xây dựng cẩn thận dựa trên việc so sánh lợi ích tăng thêm từ doanh thu tăng, giá bán cao với các chi phí liên quan đến thực hiện chính sách tín dụng tăng tương ứng, sẽ làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp.
Sử dụng mô hình điểm tín dụng cũng là một các quản trị tốt các khoản phải thu, để doanh nghiệp có cơ hội xoay nhanh đồng vốn hiện có và giảm áp lực vốn vay.
Dựa vào các tiêu chí thu thập và tổng hợp lại trong hệ thống thông tin về tín dụng của khách hàng để Công ty đưa ra quyết định có cấp tín dụng hay chính sách thương mại cho khách hàng hay không. Để thực hiện được điều này, Công ty nên sử dụng phương pháp phân nhóm khách hàng theo mức độ rủi ro.
Để phân nhóm rủi ro, doanh nghiệp có thể sử dụng mô hình cho điểm tín dụng như sau:
Điểm tín dụng = 4 * Khả năng thanh toán lãi + 11 * Khả năng thanh toán nhanh + 1 * Số năm hoạt động
Trong công thức trên, với số năm hoạt động càng lâu thì khả năng quản lý tài chính càng cao và theo đó, công ty cũng có khả năng trả nợ nhanh hơn.
Sau khi tính được điểm tín dụng như trên, ta có thể xếp loại theo các nhóm rủi ro như sau:
Bảng 3.1. Mô hình tính điểm tín dụng
Biến số Trọng số Điểm tín dụng Nhóm rủi ro
Khả năng thanh toán lãi 4 >47 1
Khả năng thanh toán nhanh 11 40-47 2
Số năm hoạt động 1 32-39 3
24-31 4
<24 5
Như vậy, các khách hàng thuộc nhóm 1 có thể được mở tín dụng mà không cần phải xem xét nhiều, gần như tự động và vị thế của các khách hàng này có thể được xem xét lại mỗi năm một lần. Các khách hàng thuộc nhóm 2 có thể được cung cấp tín dụng trong một thời hạn nhất định và vị thế của các khách hàng này có thể được xem xét lại mỗi năm hai lần. Và cứ tương tự như vậy, Công ty xem xét đến các nhóm khách hàng 3, 4, 5. Để giảm tiểu tổn thất có thể xảy ra, có thể Công ty sẽ phải yêu cầu khách hàng nhóm 5 thanh toán tiền ngay khi nhận hàng hóa, dịch vụ. Yêu cầu tín dụng khác nhau đối với các khách hàng ở những nhóm rủi ro khác nhau là hoàn toàn hợp lý. Tuy nhiên, phải làm thế nào đó để việc phân nhóm là chính xác, không bị nhầm lẫn khi phân nhóm.
Ví dụ cụ thể cho Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây lắp Sông Đà, là một trong những khách hàng của Công ty Cổ phần Xây dựng và Đầu tư thương mại Việt – Hàn.
Năm 2013, Công ty Cổ phần Xây dựng và Đầu tư thương mại Việt – Hàn có cung cấp bê tông tươi cho công trình nhà ở cho cán bộ công nhân viên viện bỏng Lê Hữu Trác do Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây lắp Sông Đà làm chủ thầu. Dựa trên báo cáo tài chính quý 2/2014 của Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây lắp Sông Đà, áp dụng phương pháp tính điểm tín dụng ta có bảng số liệu sau đây:
Bảng 3.2. Đánh giá điểm tín dụng của Công ty Cổ phần Đâu tƣ và Xây lắp Sông Đà
Chỉ tiêu Công thức ĐVT Trọng số Giá trị
Tài sản ngắn hạn Triệu đồng 154.697
Hàng tồn kho Triệu đồng 17.352
Nợ ngắn hạn Triệu đồng 93.695
EBT Triệu đồng 130
Chi phí lãi vay Triệu đồng 754
EBIT Triệu đồng 822
63
Khả năng trả lãi EBIT
Chi phí lãi vay Lần 4 1,09
Khả năng thanh toán nhanh
TSNH - Hàng tồn kho
Nợ ngắn hạn Lần 11 1,47
Số năm hoạt động Năm 1 18
Điểm tín dụng 38,53
(Nguồn: Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây lắp Sông Đà (SDD) - S.Cafef.vn) Với số điểm tín dụng đạt 38,53 điểm thì khách hàng này được xếp vào nhóm rủi ro số 3. Tức là mức độ rủi ro trung bình. Với khách hàng này, Công ty có thể yêu cầu thanh toán trả ngay hoặc mở tín dụng với điều khoản tín dụng “2/15 net30”.
Định kỳ công ty nên xem xét, đánh giá hiệu quả quản trị các khoản phải thu qua các chỉ tiêu sau:
Doanh thu thuần được lấy từ báo cáo kết quả kinh doanh, khoản phải thu bình quân là số bình quân đầu kỳ và cuối kỳ được lấy từ bảng cân đối kế toán của công ty.
Kết quả là, số lần trong năm doanh thu tồn tại dưới khoản phải thu. Vòng quay khoản phải thu cao là một điều tốt, có nghĩa là khách hàng thanh toán tiền đúng hoặc ngắn hơn thời hạn của chính sách tín dụng thương mại. Tuy nhiên, nếu vòng quay khoản phải thu quá cao, có nghĩa là công ty có chính sách tín dụng thương mại thắt chặt (thời hạn bán chịu ngắn) và không mở rộng đủ tín dụng cho khách hàng. Do đó, công ty cần đánh giá mức độ hợp lý vòng quay các khoản phải thu của mình qua việc so sánh với vòng quay các khoản phải thu của các công ty cùng ngành hoặc trung bình của ngành.
Kỳ thu tiền bình quân cho biết trung bình mất bao nhiêu ngày để một khoản phải thu được thanh toán. Để có thể đánh giá hiệu quả thu tiền qua kỳ thu tiền bình quân, công ty có thể so sánh với kỳ thu tiền bình quân của các năm trong quá khứ. Nếu kỳ thu tiền ngày càng tăng, có nghĩa là các khoản phải thu không được chuyển đổi thành tiền mặt nhanh chóng; ngược lại kỳ thu tiền bình quân có xu hướng giảm, cho thấy hiệu quả của công tác quản trị khoản phải thu mà công ty đang thực hiện là khả quan. Ngoài ra, công ty cũng cần so sánh kỳ thu tiền bình quân với thời hạn của chính sách tin dụng thương mại. Nếu kỳ thu tiền bình quân, ví dụ là 50 ngày, nhưng chính sách tín dụng của công ty cho phép thời hạn nợ 30 ngày (net 30). Điều này cho thấy, công ty cần xem lại công tác quản trị khoản phải thu của mình.
3.3.1.2. Quản lý chặt chẽ hàng tồn kho
Để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của Công ty được diễn ra liên tục, việc dự trữ nguyên vật liệu là hết sức cần thiết. Lượng hàng tồn kho này liên quan đến các chi phí như: chi phí bốc xếp, bảo hiểm, chi phí do giảm giá trị hàng hoá trong quá trình dữ trữ, chi phí hao hụt, mất mát, chi phí bảo quản, chi phí trả lãi tiền vay,…
Hiện tại, Công ty chưa áp dụng một mô hình hay phương pháp quản lý việc cung cấp hay dự trữ nguyên vật liệu cụ thể nào mà chỉ quản lý theo kinh nghiệm, việc đặt hàng với khối lượng như thế nào, lượng dự trữ trong kho bao nhiêu chưa được quản lý một cách khoa học và bài bản. Vì vậy, Công ty cần nghiên cứu, lựa chọn phương pháp quản lý tồn kho một cách thích hợp.
Để quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, Công ty cần quản lý thông qua định mức tiêu hao nguyên vật liệu, định mức tồn kho nguyên vật liệu và công tác mua sắm nguyên vật liệu.
- Xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu
Công ty cần xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng lĩnh vực hoạt động kinh doanh của Công ty, từ đó xác định định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho toàn Công ty nhằm kiểm soát được định mức tiêu hao một cách toàn diện, đồng thời kiểm soát được chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản của Công ty. Việc đưa ra định mức tiêu hao nguyên vật liệu cần đi kèm với cơ chế tiền lương phù hợp để thúc đẩy cán bộ công nhân viên trong Công ty tăng cường tiết kiệm, nỗ lực tìm tòi và phát huy sáng kiến kỹ thuật, nâng cao hiệu quả quản lý.
Định mức tiêu hao nguyên vât liệu cần được thường xuyên kiểm tra, điều chỉnh cho phù hợp đảm bảo vừa tiết kiệm chi phí mà vẫn cung cấp cho khách hàng sản phẩm, dịch vụ chất lượng.
- Xác định mức tồn kho nguyên vật liệu
Đây là việc xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục và không gây tồn đọng vốn cho Công ty. Công ty cần xác định rõ danh mục các loại nguyên vật liệu cần dự trữ, nhu cầu số lượng, thời gian cung cấp.
Mỗi một doanh nghiệp khi đi vào sản xuất kinh doanh cũng cố gắng tìm cho mình một mô hình quản lý hàng tồn kho phù hợp. Với một doanh nghiệp sản xuất trong ngành vật liệu xây dựng như Việt - Hàn, điều này lại càng quan trọng vì nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm...đều đóng những vai trò nhất định trong hoạt động sản xuất. Tuy nhiên, không phải loại hàng tồn kho nào cũng áp dụng mô hình EOQ hay mô hình JIT một cách cứng nhắc mà tùy vào đặc điểm của loại hàng tồn kho đó, mối quan hệ của doanh nghiệp với bên ngoài, nhu cầu của thị trường mà doanh nghiệp tìm những mô hình phù hợp cho riêng mình.
- Công tác mua sắm nguyên vật liệu
Trên cơ sở kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu, phòng kế hoạch đầu tư sẽ nghiên cứu, lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán, ký kết hợp đồng, quản lý việc cung cấp và kiểm tra chất lượng. Yêu cầu trong quá trình mua sắm nguyên vật liệu này là phải tăng cường quản lý nhằm hạn chế đến mức thấp nhất các hiện tượng tiêu cực. Với nguồn
65
cung ứng ngày càng đa dạng, Công ty cần luôn cập nhật thông tin về thị trường để lựa chọn được nguồn cung cấp với chi phí thấp nhất, chất lượng cao nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản của Công ty.
- Kiểm kê, phân loại nguyên vật liệu
Để nâng cao hiệu quả trong việc quản lý hàng tồn kho, hoạt động kiểm kê, phân loại nguyên vật liệu là hết sức cần thiết. Công ty cần quan tâm hơn trong hoạt động này. Cụ thể, công ty cần có sự phân loại nguyên vật liệu thành nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, các chất phụ gia để tiện bảo quản và kiểm soát số lượng. Những nguyên vật liệu nào thì để ở đâu, số lượng bao nhiêu, quy chuẩn, quy cách nguyên vật liệu ra sao. Năm được những thông tin này sẽ giúp công ty quản lý hàng tồn kho một cách linh hoạt hơn.
- Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải căn cứ vào sự đánh giá nguyên vật liệu khi kiểm kê và giá cả thực tế trên thị trường.
Để hoạt động quản lý nguyên vật liệu đạt hiệu quả đòi hỏi phải có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ giữa các bộ phận trọng Công ty. Bộ phận lập kế hoạch sử dụng phải sát với nhu cầu thực tế, xác định lượng dự trữ an toàn, chính xác. Bộ phận cung ứng phải cung cấp, đúng, đủ và kịp thời đồng thời quản lý chặt chẽ, kiểm kê thường xuyên.
Như vậy, quản lý chặt chẽ việc mua sắm, sử dụng cũng như dự trữ hợp lý nguyên vật liệu sẽ giúp Công ty giảm được chi phí tồn kho, tránh tình trạng ứ đọng vốn, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn.
3.3.1.3. Xây dựng mô hình quản lý tiền mặt
Tiền mặt là loại tài sản không sinh lãi, do vậy trong quản lý tiền mặt thì việc tối thiểu hoá lượng tiền mặt phải giữ là mục tiêu quan trọng nhất. Tuy nhiên, việc giữ tiền mặt trong kinh doanh cũng là vấn đề cần thiết, bởi nó đảm bảo giao dịch kinh doanh hàng ngày, tạo lợi thế cho việc mua hàng của công ty.
Quản lý tiền mặt là quản lý tiền giấy, tiền gửi ngân hàng và các loại tài sản gắn với tiền mặt như các loại chứng khoán có khả năng thanh khoản cao. Các loại chứng khoán gần như tiền mặt giữ vai trò như một “bước đệm” cho tiền mặt, vì nếu số dư tiền mặt nhiều Công ty có thể đầu tư vào chứng khoán có khả năng thanh khoản cao, nhưng khi cần thiết cũng có thể chuyển đổi chúng sang tiền mặt một cách dễ dàng và ít tốn kém chi phí. Do đó, căn cứ vào nhu cầu sử dụng tiền mặt, Công ty cần cân nhắc lượng tiền mặt dự trữ và lượng tiền đầu tư cho các chứng khoán này một cách hợp lý nhằm tối ưu hoá lượng tiền nắm giữ.
Ngoài mô hình EOQ, để xác định lượng tiền tồn quỹ tối ưu, Công ty có thể áp dụng mô hình quản lý tiền mặt của Miller Orr:
Mô hình không xác định điểm dự trữ tiền mặt tối ưu mà xác định khoảng cách giữa giới hạn trên và giới hạn dưới của dự trữ tiền mặt. Nếu lượng tiền mặt nhỏ hơn giới hạn dưới thì Công ty phải bán chứng khoán để có lượng tiền mặt ở mức dự kiến, ngược lại tại giới hạn trên Công ty sử dụng số tiền vượt quá mức giới hạn mua chứng khoán để đưa lượng tiền mặt về mức dự kiến.
Khoảng dao động tiền mặt được xác định bằng công thức sau:
D = 3
13
4
3
i
V Cb b
Trong đó:
D: Khoảng cách của giới hạn trên và giới hạn dưới của lượng tiền mặt dự trữ Cb: Chi phí của mỗi lần giao dịch mua bán chứng khoán
Vb: Phương sai của thu chi ngân quỹ i: Lãi suất
Ví dụ cụ thể với công ty Việt – Hàn: Công ty có mức dư tối thiểu của tiền là 200 triệu đồng; phương sai luồng tiền hàng ngày trung bình 470 triệu đồng (ứng dụng với độ lệch chuẩn 22 triệu đồng một ngày), lãi suất 0,25%/ngày, chi phí giao dịch mỗi lần bán chứng khoán là 0,4 triệu đồng. Từ đó, ta tính được khoảng cách giữa các đường giới hạn là:
D = 3 82,6 00025
, 0
470 4 , 0 4
3 13
Giới hạn trên = 200 + 82,6 = 282,6 (triệu đồng) Giới hạn dưới = 200 + 82,6/3 = 227,5 (triệu đồng)
Như vậy, nếu lượng tiền mặt nhỏ hơn 227,5 triệu đồng thì Công ty phải bán chứng khoán để có lượng tiền mặt ở mức dự kiến, ngược lại tại mức 282,6 triệu đồng, Công ty sử dụng số tiền vượt quá mức giới hạn mua chứng khoán để đưa lượng tiền mặt về mức dự kiến.
Đây là mô hình mà thực tế được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng. Khi áp dụng mô hình này, mức tiền mặt giới hạn dưới thường được lấy là mức tiền mặt tối thiểu.
Phương sai của thu chi ngân quỹ được xác định bằng cách dựa vào số liệu thực tế của một quỹ trước đó để tính toán.