CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU, CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỂN VỀ QUẢN LÝ NHÂN LỰC TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
1.2. Những vấn đề lý luận cơ bản về nhân lực và quản lý nhân lực
1.2.2. Nội dung quản lý nhân lực trong doanh nghiệp
a. Phân tích công việc
Phân tích công việc được hiểu là một quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc.
Kết quả của phân tích công việc thể hiện trong bản mô tả công việc (job Description) (phần việc, nhiệm vụ và trách nhiệm) và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc (job Specification) bao gồm các kiến thức và khả năng của nhân viên.
Bản mô tả công việc (job Description): Đó là kết quả căn bản của quá trình phân tích công việc, nó mô tả một cách tóm tắt công việc. Bản mô tả công việc liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc. Bản mô tả công việc giúp cho chúng ta hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc (job Specification): Là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp cho công việc. Bản tiêu chuẩn công việc giúp chúng ta hiểu được tổ chức cần loại nhân viên như thế nào để thực hiện công việc đó một cách tốt nhất.
b. Hoạch định nguồn nhân lực
Trước hết hoạch định được hiểu là sự tiên liệu, dự đoán những thay đổi, biến thiên, phòng ngừa các rủi ro trong tương lai. Hoạch định là một quá trình mang tính khoa học đồng thời mang tính nghệ thuật cao.
Để tồn tại và phát triển một tổ chức phải giải quyết hiệu quả các vấn đề liên quan đến bốn lĩnh vực cơ bản đó là: Tài chính, quản lý sản xuất, marketing và quản lý nhân lực. Việc giải quyết không chỉ tập trung vào những vấn đề đã và đang phát sinh đòi hỏi sự giải quyết mà phải hướng tới tương lai nhằm dự đoán và đối phó với
những vấn đề sẽ xảy ra trong tương lai. Do vậy, công tác hoạch định nguồn nhân lực là cần thiết mang lại tính chủ động, giảm thiểu rủi ro và tăng hiệu quả của hoạt động của một tổ chức.
Tuy nhiên, hoạch định nguồn nhân lực không chỉ đơn thuần chú ý đến việc dự báo và tuyển đủ số lượng nhân viên cần thiết cho một tổ chức. Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình, hoạt động bảo đảm cho tổ chức có đủ nguồn nhân lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao.
c. Tuyển dụng
Tuyển dụng nhân lực là một quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhân sự để thoả mãn nhu cầu sử dụng của một tổ chức và bổ sung lực lượng lao động cần thiết nhằm thực hiện các mục tiêu của tổ chức.
Tuyển dụng nhân lực có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, tác động trực tiếp đến tổ chức, đến người lao động và xa hơn còn tác động đến sự phát triển kinh tế xã hội của đất nước.
Thứ nhất, việc tuyển dụng có hiệu quả sẽ cung cấp cho tổ chức một đội ngũ lao động lành nghề, năng động, sáng tạo, bổ sung nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu hoạt động của tổ chức.
Thứ hai, tuyển dụng tốt giúp tổ chức thực hiện tốt các nhiệm vụ chính trị được giao, bởi vì tuyển dụng tốt tức là tìm ra người thực hiện công việc có năng lực, phẩm chất để hoàn thành công việc được giao.
Thứ ba, chất lượng của đội ngũ nhân lực tạo ra năng lực cạnh tranh bền vững cho tổ chức, tuyển dụng nhân lực tốt góp phần quan trọng vào việc tạo ra “đầu vào”
của nguồn nhân lực, nó quyết định đến chất lượng, năng lực, trình độ nhân viên, đáp ứng đòi hỏi nhân lực của tổ chức.
Thứ tư, tuyển dụng nhân lực tốt giúp tổ chức giảm gánh nặng chi phí thường xuyên và sử dụng có hiệu quả nguồn ngân sách của tổ chức.
Như vậy tuyển dụng nhân sự có vai trò rất lớn đối với một tổ chức. Đây là quá trình “đãi cát tìm vàng”, nếu một tổ chức tuyển dụng nhân viên không đủ năng
lực cần thiết, những sản phẩm cá nhân không theo đúng yêu cầu công việc thì chắc chắn sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của tổ chức. Từ đó dẫn đến tình trạng không ổn định về mặt tổ chức, thậm chí còn là nguồn gốc gây mất đoàn kết, chia rẽ nội bộ, gây xáo trộn trong tổ chức, lãng phí chi phí thường xuyên.
Tuyển dụng nhân lực cần phải tuân theo các nguyên tắc chính sau:
Một là, bảo đảm công khai, minh bạch, khách quan và đúng pháp luật; Các thông tin về tuyển dụng cần rõ ràng, dễ hiểu và được công bố rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng để tạo điều kiện cho mọi đối tượng đủ điều kiện có cơ hội tham gia thi tuyển.
Hai là, bảo đảm tính cạnh tranh: Quy trình tuyển dụng tuân thủ đúng các quy định của Nhà nước đảm bảo sự công bằng giữa các thí sinh, giúp các thí sinh thể hiện được năng lực thực sự của mình, từ đó lựa chọn được những người có trình độ chuyên môn vững vàng.
Ba là, tuyển dụng đúng người đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ và vị trí việc làm, thực sự có năng lực, trình độ đạo đức để bổ sung nhân lực vào các vị trí việc làm còn thiếu.
Tuyển dụng nhân lực được tiến hành theo các bước sau:
- Thông báo tuyển dụng - Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ.
- Tổ chức thi tuyển hoặc xét tuyển - Khám sức khoẻ.
- Quyết định tuyển dụng nhân viên.
d. Sử dụng nhân lực
Đối với nhân viên, viên chức: Sử dụng nhân viênbao gồm các nội dung như:
bổ nhiệm, thay đổi chức danh nghề nghiệp, thăng hạng chức danh nghề, nâng bậc lương, thay đổi vị trí việc làm, biệt phái, bổ nhiệm, miễn nhiệm.
Bổ nhiệm chức danh nghề nghiệp đối với nhân viênlà nhân viênlàm việc ở vị trí việc làm nào thì bổ nhiệm vào chức danh nghề nghiệp tương ứng với vị trí việc làm đó trên cơ sở người được bổ nhiệm chức danh nghề nghiệp đó thì phải có đủ tiêu chuẩn của chức danh nghề nghiệp đó.
Việc thay đổi chức danh nghề nghiệp đối với nhân viênđược thực hiện thông qua thi hoặc xét theo nguyên tắc bình đẳng, công khai, minh bạch, khách quan và đúng pháp luật.
Thăng hạng chức danh nghề là thăng hạng từ hạng thấp lên hạng cao hơn liền kề trong cùng ngành, lĩnh vực thông qua việc thi hoặc xét thăng hạng chức danh nghề nghiệp.
Nâng bậc lương: là việc tăng lương ngạch bậc cho nhân viênđủ thâm niên giữ bậc, hoàn thành nhiệm vụ, không vi phạm kỷ luật theo quy định tại Nghị định 204/NĐ-CP và Thông tư 08/TT-BNV.
Thay đổi vị trí việc làm là: việc người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập hoặc cơ quan có thẩm quyền quản lý đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện chuyển nhân viênsang vị trí việc làm mới nếu có đủ tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ của vị trí việc làm đó khi đơn vị sự nghiệp công lập có nhu cầu.
Biệt phái nhân viênlà việc nhân viêncủa đơn vị sự nghiệp công lập này được cử đi làm việc tại cơ quan, tổ chức, đơn vị khác theo yêu cầu nhiệm vụ trong một thời hạn nhất định. Người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập hoặc cơ quan có thẩm quyền quản lý đơn vị sự nghiệp công lập quyết định việc biệt phái viên chức.
Bổ nhiệm nhân viênquản lý viên chức: Căn cứ vào nhu cầu của đơn vị sự nghiệp công lập, người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập bổ nhiệm nhân viêngiữ chức vụ quản lý có thời hạn không quá 05 năm trên cơ sở tiêu chuẩn, điều kiện của chức vụ quản lý theo đúng trình tự thủ tục quy định của Nhà nước. Trong thời gian giữ chức vụ quản lý, nhân viênđược hưởng phụ cấp chức vụ quản lý; được tham gia hoạt động nghề nghiệp theo chức danh nghề nghiệp đã được bổ nhiệm.
Xin thôi giữ chức vụ quản lý hoặc miễn nhiệm đối với nhân viênquản lý:
Viên chức quản lý có thể xin thôi giữ chức vụ quản lý hoặc được miễn nhiệm nếu thuộc một trong các trường hợp sau:
+ Không đủ sức khoẻ;
+ Không đủ năng lực, uy tín;
+ Theo yêu cầu nhiệm vụ;
+ Vì lý do khác.
Đối với người lao động: Sử dụng người lao động bao gồm các nội dung như:
bố trí, phân công công tác, chuyển ngạch, nâng ngạch, nâng bậc lương, thuyên chuyển, bổ nhiệm, miễn nhiệm
Bố trí, phân công công tác cho người lao động phải dựa trên cơ sở giữa nhu cầu công tác và chuyên môn đồng thời khuyến khích người lao động tích cực học tập, tự đào tạo để hoàn thành tốt công tác được giao
Chuyển ngạch người lao động được bố trí sang nhiệm vụ mới mà nhiệm vụ đó không phù hợp với ngạch đang được giữ thì phải chuyển sang ngạch tương đương phù hợp với chuyên môn nghiệp vụ được giao theo quy định hiện hành.
Nâng ngạch, nâng từ ngạch thấp lên ngạch cao hơn liền kề trong cùng ngành, lĩnh vực thông qua thi hoặc xét nâng ngạch.
Nâng bậc lương là việc tăng lương ngạch bậc cho nhân viên đủ thâm niên giữ bậc, hoàn thành nhiệm vụ, không vi phạm kỷ luật theo quy định tại Nghị định 204/NĐ-CP và Thông tư 08/TT-BNV.
Thuyên chuyển công tác là việc chuyển người lao động từ công việc này sang công việc khác hoặc từ địa dư này sang địa dư khác nhưng đảm bảo sự phù hợp giữa trình độ của người lao động với vị trí việc làm mới đồng thời thực hiện các hoạt động đào tạo và phát triển để cung cấp các kiến thức và kỹ năng cần thiết cho người lao động.
Bổ nhiệm chức vụ quản lý: Căn cứ vào nhu cầu của đơn vị sự nghiệp công lập, người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập bổ nhiệm người lao động giữ chức vụ quản lý có thời hạn không quá 05 năm trên cơ sở tiêu chuẩn, điều kiện của chức vụ quản lý theo đúng trình tự thủ tục quy định của Nhà nước.
Miễn nhiệm là việc người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền ra quyết định thôi giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý đối với người đang giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý khi chưa hết thời hạn bổ nhiệm.
e. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Đào tạo là các hoạt động học tập để nâng cao trình độ, kỹ năng của người lao động để thực hiện có hiệu quả hơn chức năng và nhiệm vụ của mình.
Phát triển là các hoạt động học tập vượt ra khỏi phạm vi công việc trước mắt của người lao động, nhằm mở cho họ những công việc mới dựa trên cơ sở những định hướng phát triển tương lai của tổ chức.
Mục tiêu chung của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là nhằm sử dụng tối đa nguồn nhân lực hiện có và nâng cao tính hiệu quả của tổ chức thông qua việc giúp cho người lao động hiểu rõ hơn về công việc, nắm vững hơn về nghề nghiệp của mình và thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình một cách tự giác hơn, với thái độ tốt hơn, cũng như nâng cao khả năng thích ứng của họ với các công việc tương lai.
Có nhiều lý do để nói rằng công tác đào tạo và phát triển là quan trọng và cần được quan tâm đúng mức trong các tổ chức. Trong đó có ba lý do là:
Một là, để đáp ứng yêu cầu công việc của tổ chức hay nói cách khác là để đáp ứng nhu cầu tồn tại và phát triển tổ chức.
Hai là, để đáp ứng nhu cầu học tập, phát triển của người lao động.
Ba là, đào tạo và phát triển là những giải pháp có tính chiến lược tạo ra lợi thế cạnh tranh của một tổ chức.
+ Các hình thức đào tạo
Đào tạo chính quy: Phương thức đào tạo này người lao động sẽ được cử đi học tại các trường đại học ở trong nước hoặc ở các trường đại học nước ngoài theo khung thời gian quy định phù hợp với chương tình đào tạo. Chương trình học được thiết kế sẵn theo khung chương trình với lượng thời gian tương ứng, thời gian đào tạo dài, kinh phí đào tạo lớn.
Đào tạo không chính quy: Phương thức đào tạo này không đòi hỏi thời gian đào tạo dài, chi phí đào tạo thấp, người tham gia học tập vẫn có thể theo học và duy trì công việc bình thường, có các hình thức đào tạo sau:
Đào tạo tại chỗ (cầm tay chỉ việc): Nhân viên mới học cách thực hiện công việc của người có kinh nghiệm được phân công hướng dẫn kèm cặp hoặc cấp dưới thực hiện công việc theo hướng dẫn của cấp trên. Trong quá trình thực hiện công việc, nhân viên mới sẽ quan sát, ghi nhớ, học tập và thực hiện công việc theo cách người hướng dẫn đã chỉ dẫn.
Luân chuyển và thuyên chuyển công việc là phương pháp chuyển người nhân viên hoặc quản lý từ công việc này sang công việc khác để nhằm cung cấp cho họ những kinh nghiệm làm việc ở nhiều lĩnh vực khác nhau trong tổ chức. Những kinh nghiệm và kiến thức thu được qua quá trình đó sẽ giúp cho họ có khả năng thực hiện được công việc cao trong tương lai.
Các bài giảng, các hội nghị hoặc các hội thảo: Là cách tổ chức hoặc cử nhân viên tham gia các hội nghị hoặc hội thảo ở trong nước hoặc nước ngoài. Người học sẽ tham gia thảo luận và chia sẻ các kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết. Những kinh nghiệm và kiến thức thu được qua quá trình đó sẽ giúp cho họ có khả năng thực hiện được công việc cao trong tương lai.
Đào tạo theo kiểu chương trình hóa, với sự trợ giúp của máy tính: Đây là phương pháp đào tạo hiện đại được sử dụng rộng rãi trên thế giới. Theo phương pháp này, chương trình đào tạo được viết sẵn trên đĩa mềm của máy tính. Phương pháp này có thể sử dụng để đào tạo rất nhiều kỹ năng mà không cần có người dạy.
Các phương pháp khác bao gồm mô hình hóa hành vi, trò chơi quản lý, thảo luận các bài tập tình huống, đóng vai và diễn kịch, đào tạo kỹ năng xử ký công văn, giấy tờ. Đào tạo từ xa là phương thức đào tạo mà giữa người dạy và người học chỉ gặp nhau tại một địa điểm và cùng thời gian rất ngắn để hướng dẫn cách học và cung cấp tài liệu như đĩa CD, DVD, giáo trình, internet...
f. Duy trì nguồn nhân lực
Đánh giá nhân lực là sự đánh giá có hệ thống và chính thức kết quả thực hiện công việc của nhân viên, đánh giá năng lực chuyên môn nghiệp vụ, đánh giá tiềm năng và đánh giá động cơ làm việc của nhân viên, trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng, hoặc so sánh với các mục tiêu đã đặt ra, hoặc so sánh với các nhân viên khác cùng thực hiện công việc đó trong điều kiện tương tự và có sự thảo luận với người lao động về kết quả đánh giá đó.
Đánh giá nhân lực trong một tổ chức là công việc rất cần thiết trong quản lý nhân lực vì những lý do sau:
Một là, cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên biết được mức độ thực hiện công việc của họ so với các tiêu chuẩn, các nhân viên khác từ đó giúp nhân viên sửa chữa, điều chỉnh các sai lầm trong quá trình thực hiện công việc.
Hai là, kích thích động viên nhân viên có những ý tưởng sáng tạo, phát triển nhận thức về trách nhiệm, và thúc đẩy nỗ lực trong thực hiện công việc tốt hơn thông qua các điều khoản về đánh giá, ghi nhận, hỗ trợ.
Ba là, cung cấp thông tin cho tổ chức để lập kế hoạch về nhân lực như: đào tạo, trả lương, khen thưởng, thuyên chuyển nhân viên, cải tiến cơ cấu.
Bốn là, đây là cơ sở khách quan, công bằng cho việc bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật.
Năm là, các thông tin về đánh giá năng lực và kết quả thực hiện công việc của nhân viên giúp cho tổ chức kiểm tra lại hoạt động quản lý nhân lực: tuyển dụng, định hướng, đào tạo, tiền lương.
+ Tiền lương là số tiền trả cho người lao động một cách cố định và thường xuyên theo một đơn vị thời gian (tháng, năm).
Tiền lương của người lao động làm việc trong đơn vị sự nghiệp được xác định trên cơ sở mức lương tối thiểu và thang bảng lương cho các ngạch nhân viên, viên chức.
+ Tiền thưởng là một dạng khuyến khích tài chính được chi trả một lần (thường vào cuối quý hoặc cuối năm) để thù lao cho sự thực hiện công việc của người lao động. Tiền thưởng cũng có thể được chi trả đột xuất để ghi nhận những thành tích xuất sắc như hoàn thành dự án công việc trước thời hạn, hoàn thành chương trình đào tạo trình độ tiến sỹ hoặc thạc sỹ, có sang kiến cải tiến
Tiền thưởng là công cụ rất hữu hiệu để kích thích sự hăng say gắn bó tích cực tinh thần trách nhiệm của người lao động đối với tổ chức. Tiền thưởng được trả theo quy chế của đơn vị, tuy nhiên tiền thưởng có thể là sự thoả thuận trực tiếp của hai bên ký kết hợp đồng lao động. Tiền thưởng ngoài việc tạo ra một phần thu nhập của người lao động nó còn tạo ra động lực làm việc cho họ. Tuy nhiên, không phải lúc nào tiền thưởng cũng tạo ra thu nhập cho người lao động, tiền thưởng chỉ có giá trị kích thích được người lao động khi nó thoả mãn các yêu cầu sau:
Tiền thưởng phải gắn trực tiếp với những thành tích của người lao động.
Người lao động chỉ thực sự phấn khởi khi đạt được thành tích trong công việc, khi