Nói trước công chúng là quá trình truyền đạt những thông điệp đã được xác định trước một cách có hệ thống cho một nhóm người nghe nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể. Nói trước công chúng là một kỹ năng quan trọng mà nhà lãnh đạo cần rèn luyện để có thể gây ảnh hưởng đến nhiều người, để truyền cảm hứng về tầm nhìn, để thuyết phục người khác.
Người lãnh đạo có tầm nhìn, có khát vọng theo đuổi những ước mơ và tạo ra sự thay đổi. Nhưng việc chỉ có một tầm nhìn, có một quan điểm và tin tưởng sâu sắc vào quan điểm đó là chưa đủ. Để hiện thực hoá tầm nhìn, người lãnh đạo cần phải truyền đạt nó cho người khác một cách hiệu quả và thuyết phục để họ hiểu và sau đó là đi theo. Các kỹ năng thuyết phục đóng vai trò quan trọng giúp các nhà lãnh đạo truyền động lực và hướng dẫn người khác hướng đến những mục tiêu mong muốn.
Kỹ năng nói trước công chúng là một nhân tố đặc biệt quan trọng giúp các nhà lãnh đạo toàn cầu bày tỏ quan điểm, đóng góp tiếng nói và định hướng nhiều vấn đề trong cuộc sống. Những sự đổi thay nhỏ bé trong suy nghĩ hay những bước ngoặt lịch sử đến từ những bài diễn văn xúc động, hài hước, hào hùng, hoặc cực kỳ giản đơn đã đi thẳng vào lòng người… Tổng thống Barack Obama khi còn là một thượng nghị sĩ phát biểu tranh cử tại bang Wisconsin năm 2008 đã nói, đừng ai nói với tôi rằng lời nói không có tác dụng gì. Trong suốt 8 năm giữ cương vị lãnh đạo nước Mỹ, ông đã chứng minh cho quan điểm này bằng nghệ thuật nói trước công chúng để truyền cảm hứng, giải quyết xung đột, đặt ra vấn đề và kêu gọi hành động của thế giới.
Người lãnh đạo càng ở vị trí cao càng cần kỹ năng nói trước công chúng để gây ảnh hưởng rộng rãi. Đúng như Peter Drucker đã nói, nếu bạn là người pha rượu, bạn không cần nhiều khéo léo để phát biểu. Nếu bạn làm việc với một cỗ máy, khả năng phát biểu của bạn không quan trọng lắm. Nhưng khi bạn tiến được một bước, sự thành công của bạn tuỳ thuộc vào khả năng sử dụng ngôn ngữ và chữ viết để trao đổi với người khác .
* Chuẩn bị nói trước công chúng
Xác định mục đích rõ ràng: Cần xác định rõ bài nói định cung cấp thông tin gì, thuyết phục điều gì hay đơn thuần chỉ là giải trí; mục tiêu cụ thể cần đạt được sau buổi trình bày là gì.
Hiểu bản thân và hiểu khán giả: Nói trước công chúng là quá trình giao tiếp hai chiều (chứ không phải độc thoại một chiều); do đó phải thường xuyên quan tâm đến đặc điểm tâm lý, trạng thái tâm lý của người nghe và của cả chính bản thân mình để thiết kế bài nói, lựa chọn phong cách nói, điều chỉnh hành vi khi nói sao cho quá trình giao tiếp hai chiều đạt hiệu quả cao nhất, đáp ứng nhu cầu, lợi ích của cả người nói và người nghe. Cần quan tâm giải mã ý nghĩa của một số hành vi phi ngôn ngữ để hiểu được phản ứng của người nghe.
Tìm hiểu địa điểm, không gian và thời gian: Cần đến xem nơi sẽ thực hiện bài nói để có thể chuẩn bị tốt các yếu tố kỹ thuật như âm thanh, máy chiếu… và chọn cho mình một vị trí thích hợp khi trình bày. Không gian thực hiện sẽ có tác động đến việc điều chỉnh âm lượng giọng nói cũng như phong cách. Thời gian rất quan trọng, thời điểm phù hợp sẽ nâng cao hiệu quả của bài nói. Cần chú ý kiểm soát thời gian, không làm người nghe mệt mỏi vì bài nói quá dài.
Xây dựng cấu trúc và nội dung bài nói: Bài diễn văn cần được chuẩn bị kỹ, đi vào trọng tâm, tức phải có thông điệp rõ ràng bao gồm rõ mục đích cũng như luận điểm. Bài nói chuyện phải tạo ra hiệu ứng tích cực, ít nhiều tác động đến suy nghĩ và hành vi của người nghe. Một bài nói thường gồm ba phần.
Phần mở đầu: Cung cấp các luận điểm cần thiết và phải mang tính khái quát cao.
Phần chính: Cung cấp các nội dung chi tiết, hỗ trợ cho các luận điểm. Nội dung cần tuân theo cấu trúc rõ ràng.
Kết luận: Liên kết các ý tưởng, nhấn mạnh các điểm mấu chốt.
* Các yếu tố tạo nên một bài nói tốt + Tạo ấn tượng ban đầu
Người diễn thuyết cần chú ý tạo ấn tượng “tích cực” ban đầu bằng sự xuất hiện phù hợp với bối cảnh. Từ thần thái khuôn mặt, dáng đi, đứng, trang phục, lời mở đầu... nếu gây được sức thu hút càng tốt, còn nếu không thì tối thiểu là không gây phản cảm. Bởi vì nếu ở phút đầu tiên mà có bất kỳ điều gì gây phản cảm thì công chúng thường chỉ tập trung chú ý vào điều đó, bàn tán về điều đó. “Ấn
tượng ban đầu” thường tạo cho khán giả một cảm xúc nhất định và cảm xúc đó chi phối suốt cả quá trình nghe của họ.
Phần mở đầu hấp dẫn sẽ lôi cuốn, thu hút được sự tập trung chú ý của người nghe ngay lập tức. Các diễn giả kinh nghiệm thường chuẩn bị trước hầu hết những từ ngữ đắt giá nhất cho cả phần mở đầu và phần kết thúc. Có thể thu hút sự chú ý của khán giả ngay từ những phút giây ban đầu bằng một câu chuyện, một minh hoạ cụ thể, một câu hỏi, một câu nói nổi tiếng, sự liên hệ giữa chủ đề bài nói với mối quan tâm của người nghe, những chi tiết, sự kiện gây ngạc nhiên…
+ Ngôn từ súc tích và cô đọng
Cách sử dụng ngôn từ giúp cho người nghe hiểu rõ vấn đề mới liên quan như thế nào với những gì đã nói. Việc sử dụng các cấu trúc từ khi trình bày một bài phát biểu có thể làm rõ sự lô gic qua sự liên hệ giữa các ý chính và các lập luận. Nhờ đó thể hiện rõ cấu trúc của bài phát biểu giúp người nghe nắm bắt dễ dàng các ý tứ.
+ Phong cách biểu cảm qua ngôn ngữ cơ thể
Là những thông điệp được gửi đi ngoài sự thể hiện bằng ngôn từ. Đó là cách đi đứng, nói năng, dáng vẻ của người nói. Peter Drucker từng nói, “điều quan trọng nhất trong giao tiếp là nghe thấy những gì đang không được nói ra”.
Thu hút người nghe bằng phong cách biểu cảm qua giọng nói và ngôn ngữ cơ thể: Giọng nói, ngữ điệu, hành vi phi ngôn ngữ đi kèm trong quá trình nói (ánh mắt, nụ cười, nét mặt, động tác, dáng đứng,….) sẽ làm tăng hoặc giảm sự chú ý của người nghe gấp nhiều lần bởi vì nó tác động vào cảm xúc của họ. Chỉ khi người ta có cảm xúc tích cực, hứng thú với bài nói thì mới tập trung chú ý nghe.
Cảm xúc cũng đóng vai trò mạnh mẽ hơn trong việc ra quyết định, thúc đẩy hành vi của con người so với sự kiện, số liệu và tư duy logic của họ. Vì vậy, tạo ra cảm xúc tích cực ở người nghe phải là mối quan tâm đầu tiên của diễn giả khi nói trước công chúng và thuyết phục họ.
+ Lập luận chặt chẽ
Bên cạnh việc tác động vào cảm xúc thì diễn giả cần phải thuyết phục người nghe bằng nội dung bài nói, nếu không người nghe sẽ có cảm giác mình “bị đánh
lừa”. Nội dung phải rõ ràng, có cấu trúc hợp lý, có lập luận chặt chẽ, nhưng cũng không tham quá nhiều nội dung trong một buổi diễn thuyết vì khi quá tải thông tin thì trí não chúng ta sẽ tự thải loại bớt thông tin đi. Chỉ những lập luận chặt chẽ, có cơ sở khoa học, có bằng chứng xác đáng mới đủ sức làm thay đổi nhận thức, gây dựng niềm tin ở họ. Thường một bài nói chỉ nên có 3 đến 4 luận điểm chính. Cần giúp người nghe khắc sâu, lưu giữ các luận điểm, quan điểm của diễn giả bằng các câu nói có hình ảnh, có nhạc điệu (thông qua kỹ thuật sử dụng ngôn từ) hoặc các minh họa bằng hình ảnh ấn tượng. Thông tin có hình ảnh bao giờ cũng dễ gây chú ý, dễ nhớ hơn thông tin không có hình ảnh.
Thuyết phục người khác là trọng tâm của nhà lãnh đạo giỏi, đó là tác động gây ảnh hưởng lên ai đó để buộc họ làm theo ý mình. Ngoài mục đích trao đổi thông tin, kỹ năng thuyết phục còn là một hình thức chuyển tải thông điệp khiến người nghe đồng tình, chấp nhận một nhận thức, một quan điểm của người thuyết phục.
+ Tương tác với người nghe bằng việc hiểu mình và hiểu người.
- Hiểu các yếu tố văn hoáViệt Nam trong sử dụng ngôn từ để có sự lựa chọn từ ngữ phù hợp.
- Nói những vấn đề thiết thực đối với người nghe.
- Thể hiện sự say mê, quan tâm sâu sắc đến những điều mình nói.
- Chấp nhận những khác biệt với thái độ chân thành; tìm kiếm cái chung và thận trọng hướng khán giả vào cái chung đó.
- Mỗi kiểu tính cách có những xu hướng tiếp nhận, đánh giá thông tin khác nhau, do vậy cần có cách thuyết phục phù hợp.
* Một số cấu trúc câu gây ấn tượng đối với người nghe
- Cấu trúc câu so sánh ẩn dụ: Là cấu trúc câu so sánh một sự vật dưới hình ảnh một sự vật khác. Ví dụ: Tri thức là vũ khí. Ba mẹ là quê hương. Im lặng là vàng.
Chủ tịch Hồ Chí Minh thường dùng những hình ảnh so sánh ẩn dụ rất quen thuộc, nhất là các hình ảnh tự nhiên để người nghe dễ nhớ; ví dụ: Trời có bốn mùa Xuân, Hạ, Thu, Đông; Người có bốn đức Cần, Kiệm, Liêm Chính; Thiếu một mùa thì không thành Trời, thiếu một đức thì không thành Người .
- Phép loại suy: Vấn đề mới, tình huống mới, ý tưởng mới… được so sánh với một điều đã diễn ra trước đây (bằng cụm từ “giống như”). Cách nói này khiến người nghe liên tưởng đến những điều đã nghe, đã biết, đã quen thuộc, đã được chấp nhận và dễ chấp nhận tình huống mới, ý tưởng mới. Ví dụ: người lãnh đạo, quản lý ngày nay không học để biết các kỹ năng lãnh đạo, quản lý thiết yếu trước khi thực hiện vai trò lãnh đạo, quản lý tổ chức/nhóm thì cũng giống nhưngười nông dân ngày xưa không học để biết kỹ năng cày ruộng trước khi xuống ruộng cày; kết quả là làm hỏng đám ruộng mà thôi.
- Cấu trúc câu song song: Sử dụng các thành phần câu giống nhau, lặp đi lặp lại để gây ấn tượng và dễ lưu vào trí nhớ người nghe.
Ví dụ, lời phát biểu của Churchillvề trận Dunkirk trước Hạ viện Anh vào tháng 6 năm 1940: Chúng ta sẽ không đầu hàng hay thất bại. Chúng ta sẽ đi đến tận cùng. Chúng ta sẽ chiến đấu ở Pháp. Chúng ta sẽ chiến đấu trên các vùng biển và đại dương. Chúng ta sẽ…, và chúng ta sẽ không bao giờ đầu hàng.
- Cấu trúc câu tam đoạn luận: Cấu trúc “bộ ba câu” để dẫn dắt đến ý chính cuối cùng mà người nói muốn thuyết phục (nằm ở nội dung câu thứ ba) được dùng phổ biến trong diễn thuyết, lập luận của người Hy lạp cổ và đến nay vẫn chứng tỏ sức mạnh của cấu trúc đơn giản này. Ví dụ, trong bài nói kêu gọi toàn dân kháng chiến chống Pháp, chủ tịch Hồ Chí Minh đã nói:
“Chúng ta muốn hòa bình, chúng ta đã nhân nhượng. Nhưng chúng ta càng nhân nhượng, thực dân Pháp càng lấn tới, vì chúng quyết tâm cướp nước ta lần nữa!.
Không! Chúng ta thà hy sinh tất cả, chứ nhất định không chịu mất nước, nhất định không chịu làm nô lệ”.
- Cấu trúc câu phản đề: Đặt hai vế đối lập nhau trong một câu. Hoặc đặt hai câu đối lập cạnh nhau để làm tăng sức mạnh cảm xúc, quan điểm của người nói. Ví dụ, “Ta thà làm quỷ nước Nam chứ không thèm làm vương đất Bắc” (Danh tướng Trần Bình Trọng). “Sông có thể cạn, núi có thể mòn nhưng chân lý ấy không bao giờ thay đổi” (Hồ Chí Minh). Sống tự do hay là chết. Đổi mới để phát triển hay bảo thủ để chết?...
- Câu hỏi tu từ: Những câu hỏi tu từ được sử dụng trong bài nói với mục đích duy nhất là thu hút sự chú ý của người nghe. Dù bài nói có hay thì người nghe vẫn sao lãng vì khả năng tập trung chú ý của não trong bối cảnh bình thường chỉ
có hạn, vì vậy, cách diễn giả dừng lại một lúc, không nói nữa và đặt câu hỏi tu từ (câu hỏi không cần người nghe trả lời) thì chính khoảng lặng dừng lại và ngữ điệu cao lên của câu hỏi cùng với nội dung câu hỏi kích thích trí tò mò sẽ cuốn hút người nghe trở lại với vấn đề.
* Cấu trúc bài diễn thuyết Phần mở đầu
(1). Chào cử tọa: Nên có những câu nói thể hiện thái độ khen ngợi hoặc ngưỡng mộ người nghe về một thành công, thành tích hay ưu điểm có thật nào đó của họ.
(2). Giới thiệu bản thân: Tôi là ai? Tôi đến từ đâu? Năng lực của bản thân.
(3). Lý do: Tại sao chúng ta lại gặp nhau ở đây?
Phần chính
Việc kết cấu phần chính của bài nói theo khuôn mẫu cấu trúc nào là còn tùy thuộc vào chủ đề diễn thuyết hoặc tùy thuộc vào đặc điểm của đối tượng cần thuyết phục, nhưng cấu trúc “Vấn đề - giải pháp” được dùng khá phổ biến, nhất là đối với người nghe đang ít quan tâm hoặc thiếu thông tin về chủ đề. Thứ tự trình bày như sau:
(1). Vấn đề là gì?
Hãy mô tả một vấn đề bức thiết. Mô tả hiện trạng bằng cách đưa ra các luận điểm. Mỗi luận điểm đều phải có các bằng chứng cụ thể để chứng minh. Diễn giả có thể dùng cách nói diễn dịch, hoặc cách nói qui nạp để chứng minh luận điểm.
Diễn giả cũng có thể làm nổi bật luận điểm của mình bằng cách đưa ra luận điểm đối lập.
Ví dụ, trong bài báo “Mục dành cho phụ nữ: Về sự bất công” đăng trên báo Thanh niên, số 40 (bản tiếng Pháp), chủ tịch Hồ Chí Minh lúc đó lấy bút danh Mộng Liên đã viết như sau :
“Đại Đức Khổng tử nói: Chồng phải dạy vợ.
Đức Mạnh tử lại lưu ý rằng: Đàn bà và trẻ con khó dạy bảo: nếu cho họ gần thì họ khinh nhờn; nếu bỏ mặc họ thì họ thù oán.
Người Trung Quốc thường so sánh phụ nữ với con gà mái: “Gà mái gáy báo sáng là điểm gở cho cả gia đình”.
Ở An Nam, chúng ta nói: Đàn bà phải quanh quẩn trong bếp.
Trong xã hội và gia đình, người phụ nữ bị hạ thấp tột bậc và không được hưởng chút quyền gì.”
Như vậy, tác giả bài báo đã dùng lối nói qui nạp để chứng minh luận điểm: Trong xã hội và gia đình, người phụ nữ bị hạ thấp tột bậc và không được hưởng chút quyền gì.
(2). Tương lai của nó phải như thế nào?
Mô tả triển vọng của hiện trạng theo cách nhìn của diễn giả (cũng bằng cách đưa ra các luận điểm). Chú ý nhấn mạnh các “lợi ích” mà người nghe sẽ được hưởng khi tương lai đó trở thành hiện thực, hoặc vẽ ra trước các “mất mát”, “hiểm họa”
của họ nếu vấn đề vẫn tiếp tục tồn tại như cũ (cũng chứng minh bằng các dẫn chứng, con số cụ thể bằng tư duy logic).
(3). Làm thế nào để đạt được triển vọng đó?
Với mỗi hiện trạng được nêu ra và mỗi triển vọng được mô tả thì có thể kết nối với nhau bằng giải pháp gì, nêu lý do tại sao diễn giả tin rằng giải pháp đó có thể thực thi được (chứng minh bằng các luận điểm logic, các số liệu, các chứng cứ về kinh nghiệm thực thi mà diễn giả đã nhìn thấy, nghe thấy).
Tuy nhiên, tùy tính chất từng bài nói mà có thể xem trọng phần nào trong 3 phần trên, cũng có bài nói không có phần 3 mà để cho người nghe thảo luận.
Phần kết
Khẳng định lại một lần nữa mong muốn của diễn giả. Kêu gọi mọi người cùng hành động. Có thể kết thúc bài diễn thuyết bằng câu cầu khiến khơi gợi cảm xúc người nghe, hoặc câu khẩu hiệu hành động thể hiện ý chí, sự dứt khoát, kiên quyết của người nói, hoặc câu hỏi khiến người nghe phải tự suy nghĩ sau khi đã được nghe các luận điểm của diễn giả.
Ví dụ, trong bài báo trên, tác giả đã kết thúc bằng câu: “Hỡi chị em! Vì sao chị em lại phải chịu sự áp bức bất công này?”.