Chương II THỰC TRẠNG MỐI QUAN HỆ GIỮA BAN QUẢN LÝ VÀ
2.2. Thực trạng về mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên Công ty thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu GIPPRO
2.2.1. Tình hình chung về đội ngũ quản lý và nhân viên Công ty thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu GIPPRO.
Như đã khái quát, Công ty hiện nay có hơn 200 nhân viên, tính về đội ngũ quản lý thì có 15 người gồm 1 Giám đốc, 2 Phó Giám đốc, 3 Trưởng phòng, 6 Phó phòng và 3 Giám sát.
Tình hình nhân sự của Công ty được thể hiện qua bảng sau:
Biểu đồ 2.1: Cơ cấu lao động theo trình đối với từng nhóm đối tượng
(Đơn vị %)
Cao đẳng Đại học Trên đại học
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
0%
80%
28% 20%
70%
2%
Quản lý Nhân viên (Nguồn điều tra)
Có thể nhận thấy rằng cơ cấu lao động theo trình độ học vấn của Công ty là khá đồng đều, đều được đào tạo khá chuyên nghiệp, tổng mẫu là 105 nhưng trình độ từ Đại học trở lên chiếm tới 76.2% trong đó 100% đội ngũ quản lý có trình độ như vậy, còn đội ngũ nhân viên lên đến 72.2%. Với một đội ngũ cán bộ, nhân viên có trình độ chuyên nghiệp như vậy cơ bản việc vận hành Công ty sẽ khá thuận lợi.
Biểu đồ 2.2: Cơ cấu lao động theo trình độ đối với toàn mẫu
(Đơn vị %)
Cao đẳng Đại học Trên đại học
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
24%
71%
5%
Toàn mẫu (Nguồn điều tra)
Với trình độ học vấn tương đối cao như vậy thì văn hóa công ty cũng được
cải thiện rất nhiều, sự am hiểu, khả năng nhận thức cao thì có thể văn hóa, lối sống lành mạnh, tạo một môi trường làm việc chuyên nghiệp, việc trao đổi thông tin cũng như bày tỏ quan điểm sẽ văn minh hơn.
Ngoài ra với trình độ học vấn đều được đào tạo cơ bản cho thấy rằng đầu vào của Công ty tương đối cao, chất lượng nguồn lực bước đầu có thể khẳng định so với mặt bằng chung các đơn vị cùng hạng mục là hơn hẳn, cho thấy tiềm năng cạnh tranh chất xám là rất triển vọng, đồng nghĩa rằng tương lai Công ty phát triển bền vững là không hề khó khăn.
Đó là về trình độ học vấn còn về cơ cấu theo giới tính, công ty có một đặc điểm khá thú vị khi nhóm quản lý có mức độ giới tính nữ chiếm phần hơn, đây có thể xem là xu thế nền kinh tế hiện nay, phụ nữ tham gia lãnh đạo trong mọi mặt trận:
Biểu đồ 2.3: Cơ cấu lao động theo giới tính đối với nhóm quản lý
53.30%; 53.30%
46.70%; 46.70%
Quản lý nữ Quản lý nam
(Đơn vị
%)
(Nguồn điều tra)
Nhóm quản lý có giới tính nữ chiếm 53.3% cho thấy sự bình đẳng trong tuyển dụng của Công ty cũng như sự tín nhiệm, và trong đề tài này thì khi xem xét mối quan hệ giữa nhóm quản lý và nhân viên thì liệu với tỷ lệ nữ đóng góp trong việc lãnh đạo có thể có nhiều thuận lợi hơn không?
Như vậy có thể khái quát rằngCông ty thương mại dịch vụ - kỹ thuật và xuất nhập khẩu GIPPRO đang có xu hướng tiến bộ trong công tác tuyển dụng với mặt bằng chung trình độ học vấn của đội ngũ nhân viên khá cao, nhà quản lý có phép toán đúng đắn ngay từ khâu đầu tiên, sàng lọc nguồn nhân lực, đòi hỏi kiến thức và tay nghề đã qua đào tạo cơ bản, từ đó tính bền vững trong sự phát triển với nền kinh tế thị trường không ngừng cạnh tranh có tính bảo hiểm hơn, khả năng tránh rủi do cao hơn. Bên cạnh đó Công ty tận dụng nguồn tri thức đúng người, đúng việc sẵn sàng đề bạt mà không quan tâm đến giới tính, sự bình đẳng như vậy sẽ khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên hơn, hoặc cũng có thể đây là sự thông minh trong quản lý của Giám đốc Công ty với cái nhìn sâu sắc về vai trò của phụ nữ trong quản lý, người ta thường nói nạt mềm buộc chặt, khi người phụ nữ cũng đóng vai trò trong công tác quản lý thì họ luôn vận dụng khả năng nhạy bén, mềm mỏng, làm việc nhẹ nhàng nhưng lại vô cùng hiệu quả.
2.2.2 Phong cách lãnh đạo của nhóm quản lý tại Công ty thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu GIPPRO.
Công tác quản lý chưa bao giờ là bài toán dễ cho nhà lãnh đạo, phải làm như thế nào, làm ra sao để vừa có thể thể hiện được quyền uy của người đứng đầu lại vừa có thể hài hòa được các mối quan hệ. Với vai trò là người quản lý thì còn phải cân đối các nguồn lực về tài chính, về con người sao cho lợi ích cao nhất, không bỏ phí giá trị lao động nhưng cũng phải đảm báo tính phù hợp với nhân viên, không chỉ vì lợi ích mà lạm dụng sức lao động, hay không chỉ vì muốn bảo toàn nhân lực mà chịu đi sau thời đại, quả thật đó là một bài toán luôn thường trực làm đau đầu nhà quản lý. Tại Công ty Thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu GIPPRO các nhà quản lý nhận thấy rằng mức độ khó khan là khá đa dạng, độ phức tạp cũng tùy vào thời điểm với những diễn biến trong công tác quản lý.
Biểu đồ 2.4: Đánh giá mức độ khó khăn trong công việc của nhà quản lý (Đơn vị %)
33.3
33.3 33.3
Khó khăn Bình thường Tùy thời điểm
(Nguồn điều tra)
Nhà quản lý tại công ty, họ có cách nhìn nhận về mức độ khó khăn của công tác quản lý với ba mức độ đều ở 33.3%. Vậy phong cách làm việc của họ sẽ như thế nào đề khắc phục những vấn đề trong công tác quản lý.
Đầu tiên cần phải lý giải phong cách lãnh đạo là gì. Ở trong phạm vi bài khóa luận này, phong cách lãnh đạo là dạng hành vi mà nhà quản lý thể hiện khi thực hiện các nỗ lực ảnh hưởng của nhân viên theo nhận thức của đối tượng. Phong cách lãnh đạo được xem như là một nhân tố hết sức quan trọng trong quản lý, nó đồng thời thể hiện tính khoa học tổ chức và tài năng, nghệ thuật chỉ huy của người lãnh đạo. Một nhà quản lý giỏi, có phong cách lãnh đạo khoa học sẽ góp phần thực hiện có hiệu quả các mục tiêu và nhiệm vụ được đặt ra, còn ngược lại thì sẽ gây cản trở quá trình đạt đến mục tiêu và hiệu quả của công việc.
Ở công ty thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu GIPPRO, tồn tại 2 phong cách lãnh đạo khác nhau đó là: phong cách lãnh đạo dân chủ, và sự phối hợp của 2 phong cách độc đoán và dân chủ.
Biểu đồ 2.5: Đánh giá về phong cách lãnh đạo
(Đơn vị %)
53.30%
46.70%
Độc đoán Dân chủ Phối hơp
(Nguồn điều tra)
Phong cách lãnh đạo độc đoán là phong cách mà nhà quản lý sử dụng quyền lực tối thượng hay uy tín chức vụ của mình một cách triệt để theo đó tác động lên những người dưới quyền làm theo sắp xếp của lãnh đạo. Người theo phong cách lãnh đạo này thường sử dụng mệnh lệnh để cấp dưới phục tùng theo. Ưu điểm của phong cách này là giải quyết các công việc một cách nhanh chóng, không có tranh luận nhiều. Tuy nhiên, nhược điểm của nó là những người theo phong cách laxnhd dạo độc đoán chuyên quyền này thường có thái độ ứng xử lạnh nhạt, quan cách, hay can thiệp nhiều vào công việc của người khác cho nên không khai thác được hết sức sang tại, năng lực cá nhân của cấp dưới. Ở công ty này có 0% quản lý theo phong cách độc đoán.
Phong cách lãnh đạo dân chủ là phong cách mà theo đó nhà quản lý chủ yếu sử dụng uy tín cá nhân đưa ra những tác động đến người dưới quyền, họ ít khi sung quyền lực để ra mệnh lệnh. ở phong cách này nhà quản lý không yêu cầu nhân viên dưới quyền phải tuyệt đối phục tùng mệnh lệnh, họ thường sử dụng hình thwusc động viên khuyến khích nhân viên của mình làm việc có hiệu quả, lắng nghe ý kiến của nhân viên. Với phong cách lãnh đạo này nhà quản lý có thể kịp thời điều chỉnh công việc và các mối quan hệ trong công ty, các cá nhân đuợc khích lệ đưa ra ý kiến tranh luận, ai c ng có cơ hội nói lên quan điểm của mình. Nhưng cùng với đó
thì phong cách này tốn khá nhiều thời gian, khó thống nhất ý kiến, đôi khi khiến công ty bỏ qua cơ hội, thời cơ trong kinh doanh. Đây là phong cách đang được các nhà quản lý trong công ty thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu GIPPRO sử dụng nhiều nhất chiếm 53% nhà quản lý sử dụng phong cách này để quản lý nhân viên.
Cuối cùng là sự kết hợp cả 2 phong cách quản lý nói trên, đây là phong cách lãnh đạo có tính chiến lược cao, là sự phối hợp hài hòa giữa độc đoán và dân chủ.
Người lãnh đạo vừa là người quyết định cuối cùng cho mọi vấn đề của công ty mà cấp dưới phải phục tùng, vừa là người biết lắng nghe ý kiến của nhân viên cấp dưới sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả hơn. Ở đây đôi lúc nhà quản lý sẽ để cấp dưới nên ý kiến quan điểm của mình, cho cấp dưới quyền tranh luận để tìm phương án tối ưu, cũng có lúc cần thiết thì nhà quản lý sẽ đưa ra mệnh lệnh xuống. Phương pháp này đòi hỏi nhà quản lý phải thật sự am hiểu kiến thức, có đủ uy tín quyền lực, tính trách nhiệm cao, là một người tâm lý và quyết đoán. Hiện nay ở công ty có 47% quản lý theo phương pháp này.
Chính vì tính ôn hòa trong phong cách lãnh đạo mà 100% nhà quản lý tại công ty thấy rằng việc lãnh đạo của mình là hiệu quả. Xem xét về giới tính của nhóm quản lý thì thấy rằng:
Bảng 2.1: Mức độ quản lý hiệu qủa theo giới tính
(Đơn vị %) Đánh giá việc quản lý là có hiệu quả
Giới tính của đối tượng
Nam 7 7
100,0% 100,0%
Nữ 8 8
100,0% 100,0%
Tổng 15 15
100,0% 100,0%
(Nguồn điều tra)
Họ cho rằng quyết sách của mình phù hợp và 100% họ mong muốn tiếp tục công việc của mình trong thời gian tới
Tổng quát lại phong cách lãnh đạo của nhà quản lý tại Công ty thương mại – kỹ thuật dịch vụ và xuất nhập khẩu GIPPRO tính đến thời điểm hiện tại hiệu quả, họ hoàn toàn chuyên quyền độc đoán là điều không hề xảy ra đối với nhóm quản lý, cơ bản họ đều thân thiện và đề cao tính dân chủ hoawcjkeets hợp cả tính dân chủ và tính chuyên quyền để thể hiện tốt vai trò người lãnh đạo cùng để đồng thuận với nhân viên, hướng tất cả về một mục đích chung nhất bằng cách nhẹ nhàng, tình cảm nhất. chính bởi phong cách lãnh đạo thấu tình đạt lý đó mà tính hiệu quả trong công tác quản lý tại đây được đánh giá rất cao, hiệu quả trên mong đợi, đây cũng là một điều đáng mừng, là nguồn động lức khích lệ nhà quản lý tiếp tục giữ vững vai trò của mình, không ngừng nỗ lực cho sự phát triển bền vững của công ty.
2.2.3. Mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên tại Công ty thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu GIPPRO.
Với phong cách lãnh đại khá hài hòa như đã nêu ở trên thì liệu rằng mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên tại công ty có chiều hướng tích cực hay không?
Theo cách nhìn nhận từ phía nhà quản lý thì họ thấy rằng mói quan hệ giữa họ và nhân viên là khá thân thiện.
Thân thiện thể hiện cho sự tương tác tốt. Cho dù các nhà lãnh đạo có biết điều này hay không nhưng lời nói và hành động của họ luôn được những người mà họ lãnh đạo quan sát một cách cẩn thận. Người ta có một nhu cầu bản năng là làm theo lời nói và hành động của người mà họ đi theo hoặc nếu họ không đồng ý, họ sẽ nói và hành động theo cách đối lập. Bằng việc thể hiện sự thân thiện, họ cũng sẽ có được sự thân thiện trở lại
Biểu đồ 2.6: Đánh giá về mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên
(Đơn vị %)
33.33%
66.67%
Bình thường Thân thiện
(Nguồn điều tra)
Trong việc lãnh đạo, sự thân thiện không chỉ là một tính cách tốt mà còn là một đòi hỏi cần thiết để có được kết quả lớn. Có thái độ thân thiện nghĩa là bạn lịch thiệp, tốt bụng, hữu ích và thân mật trong các mối quan hệ. Vì thế nhân viên sẽ đáp lại một cách cởi mở và tích cực với sự thân thiện. Con người luôn mưu cầu hạnh phúc và thân thiện là cách tốt nhất để mở rộng hạnh phúc. Sự thân thiện sẽ khuyến khích người quản lý truyền đạt một cách hiệu quả hơn.
Minh chứng cho nhận định này, nhà quản lý đưa ra mức độ tiếp xúc với nhân viên của mình là khá thường xuyên, tương tác thường xuyên nếu được nói sẽ nảy sinh sự nhàm chán hay xung đột trong các mối quan hệ xã hội, tuy nhiên trong mối quan hệ giữa nhân viên và quản lý trong Công ty lại là điều hết sức cần thiết, sự tương tác giúp quá trình thấu hiểu và chia sẻ nhiều hơn, nhà quản lý sẽ nắm bắt được nhu cầu của nhân viên cũng như có thể chia sẻ kinh nghiệm hay hướng dẫn tỉ mỉ công việc, và ngược lại nhân viên sẽ tích cực trao đổi những vướng mắc trong công việc hơn
Biểu đồ 2.7: Mức độ làm việc trực tiếp với nhân viên
(Đơn vị %)
Hằng ngày Một tuần hai lần
42 44 46 48 50 52 54
46.7
53.3
Mức độ tiếp xúc
(Nguồn điều tra)
Trong công việc, nhà quản lý tiếp xúc nhiều với nhân viên, tăng tính tương tác thì hiệu quả trao đổi sẽ cao hơn, tuy nhiên trong nhóm quản lý thì việc tiếp xúc có mức độ như thế nào lại do đặc thù vị trí quản lý quyết định. Đối với quản lý ở mức Giám đốc thì việc gặp trực tiếp sẽ hạn chế hơn là quản lý cấp văn phòng.
Việc nhà quản lý tiếp cận thông tin với nhân viên đó cũng là một nghệ thuật, cũng như việc đọc báo phải có tính chắt lọc, đọc những trang tin cậy, nguồn rõ ràng và quan trọng là thông tin phải chuẩn. Với nhà quản lý thì việc nắm bắt thông tin từ nhân viên rất đa dạng: nắm bắt tâm tư tình cảm, nắm bắt nguyện vọng, mưu cầu thăng tiến, nắm bắt những khó khan trong công việc để từ đó xây dựng hoạch định làm thế nào để có thể hòa hợp tất cả các yếu tố, ngoài ra việc tiếp nhận thông tin như vậy thúc đẩy giác quan nhạy bén của nhà quản lý để có thể xử lý mọi tình huống, cũng như tâm lý sẵn sang lắng nghe cũng giúp cho mối quan hệ giữa họ và nhân viên tốt đẹp hơn, giúp nhân viên cảm thấy tin tưởng vào người lãnh đạo của mình
Bảng 2.2 Cách thức lấy ý kiến của nhân viên
(Đơn vị %)
Cách thức lấy ý kiên Tần suất Tỷ lệ%
Gặp trực tiếp lấy ý kiến 5 33,3
Lấy ý kiến tổng hợp từ quản lý cấp dưới 8 53,3
Tự động quan sát 2 13,3
Tổng 15 100,0
(Nguồn điều tra)
Và khi nhận được ý kiến đóng góp thì 100% quản lý đều tiếp thu tuy nhiên tùy vào mức độ công việc mà quản lý sẽ có cách giải quyết khác nhau, có 40 % nhà quản lý sẽ giải quyết ngay và 60% chờ tổng hợp nhiều ý kiến rồi giải quyết.
(Nguồn điều tra)
Với sự tích cực từ phía nhà quản lý như vậy, nhân viên liệu có đánh giá cao mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên trong công ty.
Chúng ta xem xét về các yếu tố xung quanh mối quan hệ này, thứ nhất là môi trường làm việc: Nhân viên được làm việc trong môi trường sạch sẽ, an toàn.
Phòng làm việc rộng rãi, thoáng mát.
(Tư liệu công ty)
Nhân viên không được phép hút thuốc lá trong phòng làm việc, có khu vực riêng dành cho những người hút thuốc.
Tiếp đếnlà điều kiện làm việc: Mọi nhân viên đều có bàn làm việc riêng, độc lập. Được trang bị đầy đủ các dụng cụ cần thiết phục vụ công việc như máy vi tính, giấy bút, sổ sách, giá để tài liệu,…
Công ty trang bị đầy đủ các thiết bị máy móc hiện đại phục vụ công việc bao gồm hệ thông mạng vi tính nội bộ, điện thoại, quạt, đèn điện chiếu sáng máy in, máy photo copy tài liệu, tủ lưu trữ hồ sơ, giấy tờ.
Ngoài ra Công ty còn có tủ cứu thương y tế để có thể sẵn sàng hỗ trợ các tình huống xảy ra tai nạn nhẹ, có thể sơ cứu ngay tại công ty.
=>Công ty đã rất chú ý đến việc trang bị đầy đủ thiết bị nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho nhân viên làm việc thuận tiện, nhanh chóng ngay tại đơn vị.
Không chỉ chú ý đến việc hoàn thành công việc mà còn quan tâm đến cả sức khỏe của nhân viên.
Chính vì vậy đa phần nhân viên trong công ty đều cảm thấy thoải mái trong công việc, con số lên đến 44%, trong khi đó chỉ 8% là cảm thấy nhàm chán.
Biểu đồ 2.8: Mức độ yêu thích công việc của nhân viên
(Đơn vị %)
15.60%
44 .4 0%
32.20%
7.80%
Gò bó, nhàm chán, không có động lực làm việc
Thoải mái, phù hợp Áp lực, có quá nhiều thách thức
Công việc rất thú vị (Nguồn điều tra)
Và tất nhiên tỉ lệ nhân viên hứng thú với công việc hay cảm thấy công việc đạt mức bình thường cũng chiếm 93%
Việc tạo hứng thú trong công việc là khá quan trọng, người lãnh đạo phải có khả năng thu phục được sự kính trọng của nhân viên, sự cống hiến hết mình vào