1. Tại sao lại phải cung cấp thông tin?
Bạn muốn cho người khác biết điều gì đó => hãy cung cấp thông tin thôi.
- Cung cấp thông tin bao quát nhiều tình huống khác nhau như truyền đạt thông tin, giải thích lý do, than phiền và cũng có thể thông báo một điều gì đó. Điều quan trọng là bạn phải nghĩ ra được những ý tưởng tương ứng thích hợp với từng tình huống trong email đượcc cho trước.
- Bạn có thể sử dụng hai cấu trúc “give information” và “ I want you to know about …” để diễn đạt mong muốn cung cấp thông tin.
a. Ting Ting !! Bạn vừa nhận được một email, hãy mở ra xem nào From: C. Davis, Customers Affairs Manager, Plus Airlines
To: V. Miller
Subject: Your complaint Sent: September 4, 2:52 P.M.
Dear Ms. Miller:
I understand you had a problem on the Plus Airlines flight from Moscow to L.A last Wednesday.
Please email me back with more information about the problem you encoutered so that we can handle this issue effectively.
Yours sincerely, C. Davis
39
Cùng nhau phân tích bức email này bằng việc trả lời các câu hỏi sau nhé:
- Người gửi email là ai, công việc người gửi là gì?
- Bạn là người nhận email, nhưng bạn là ai?
- Chuyến bay của bạn từ Moscow tới L.A có suôn sẻ không?
- Người gửi muốn bạn làm gì?
b. Bạn phải viết email trả lời như thế nào đây?
Directions: Respond to the email as if you are V. Miller. In your email, provide TWO pieces of information about the flight.
Chuyến bay vào hôm thứ 4 vừa rồi thật là một trải nghiệm tồi tệ. Bạn cảm thấy bực mình dã man vì không hài lòng với chất lượng phục vụ. Đã thế bạn còn gặp một loạt vấn đề không vui: Tiếp viên hàng không làm đổ nước lên người bạn, bạn bị mất điện thoại di động trên chuyến bay, hành khách ngồi bên quá bất lịch sự và có hành vi quấy rối tình dục, toilet trên máy bay có mùi mắm tôm thật kinh khủng … Đang điên tiết chẳng biết xả đi đâu thì tay giám đốc dịch vụ khách hàng của hãng hàng không gửi tin đến hỏi han. Ối giời ơi, còn chờ gì nữa, hãy kể tất cả phiền toái của bạn cho hắn ta nghe xem. Vì biết đâu nghe xong hắn sẽ hoàn lại tiền vé cho bạn ^^
Dear Mr. Davis.
I’m writing to tell you about two separate incidents that occurred on the flight PO328. Firstly, the flight itself was delayed by 2 hours. This caused me great inconvenience. The second incident occurred mid-flight, when I had to repeatedly push the call button in order to get the attention of a flight attendant. I expect much better service from your company next time.
Yours, V. Miller
- 2 điều phàn nàn trong email chuyển đi của bạn là gì?
- Bạn có yêu cầu gì đối với hãng hàng không?
Lưu ý: Các hãng hàng không, nhà hàng, khách sạn là những chủ đề thường xuất hiện trong các email than phiền vì đây là những dịch vụ mà khách hàng thường sử dụng nhiều lần và dễ xảy ra sự cố.
2. Những cách diễn đạt để cung cấp thông tin a. Khi bắt đầu email cung cấp thông tin
- I am writing to tell you that … - I’ll give you information on …
- I’d like to give you some information on … - I want you to know about …
- I want you to know that … b. Nhắc nhở một cách tế nhị
- Please make sure/ certain that …
40 - Bear in mind that …
3. Mẹo tìm ý với dạng cung cấp thông tin
Lưu ý rằng hệ thống mẹo triển khai ý của dạng email “cung cấp thông tin” gần giống với hệ thống mẹo triển khai ý của dạng email “hỏi thông tin”.
a. Thời gian (Time)
- Cuộc họp/ hội nghị sẽ diễn ra khi nào?
- Khi nào thì sẽ bắt đầu vị trí mới?
- Khi nào là hạn cuối nộp đơn ứng tuyển?
- Khi nào thì đợt khuyến mãi sẽ kết thúc?
b. Địa điểm (Location)
- Làm việc ở đâu/ chi nhánh nào?
- Trong trường hợp hàng bị lỗi, phải tới đâu để đổi hàng?
- Hội nghị diễn ra ở đâu?
- Có thể xem lịch trình làm việc của công ty ở đâu?
c. Quyền lợi (Benefit)
- Tiền lương một tháng có thể nhận được là bao nhiêu?
- Khoảng thời gian nghỉ lễ của trong một năm là bao lâu?
- Có nhận được bảo hiểm sức khỏe/ nhân thọ không?
- Điều kiện để nhận được khoản tiền thưởng hàng quý của công ty là gì?
- Có thể quy đổi sản phẩm tặng kèm ra tiền mặt được không?
d. Kế hoạch (Plan)
- Có khoảng bao nhiêu người sẽ tham gia hội nghị?
- Cuộc họp dự kiến diễn ra trong bao nhiêu lâu?
- Cần chuẩn bị gì khi tham gia sự kiện?
- Ai sẽ chủ trì cuộc họp?
- Hội nghị dự kiến có bao nhiêu phần, phần nào quan trọng nhất?
- Diễn giả khách mời của hội nghị là ai?
- Hội nghị sẽ có chương trình gì đặc biệt?
41