CHƯƠNG II: KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
2.1 Khảo sát hệ thống
2.1.1 Khảo sát hiện trạng a. Thông tin cửa hàng
Tên cửa hàng: Daisy shop
Địa chỉ:131 Kim Mã, Q. Ba Đình, Hà Nội.
Hiện tại cửa hàng chuyên kinh doanh thời trang sinh viên – công sở. Do công nghệ thông tin ngày càng tiên tiến, internet ngày càng phát triển vì vậy Daisy tạo website kết hợp bán hàng Truyền Thống và bán hàng qua Mạng để đáp ứng được nhu cầu của thị trường.
b. Các hoạt động mua bán kinh doanh của cửa hàng Hoạt động của khách hàng
+ Một khách hàng khi tham quan cửa hàng, họ sẽ đặt vấn đề cửa hàngbán những gì, thông tin gì về những mặt hàng được bán, giá cả và hình thức thanh toán. Do đó để đáp ứng những nhu cầu tối thiểu trên, cửa hàngtrên Internet phải đảm bảo cung cấp những thông tin cần thiết, có giá trị và hơn thế nữa là dễ thao tác. Mặt hàng khi bán phải có hìnhảnh,giá cả,thông tin liên quan đến mặt hàng đó.
+ Khách hàng có thể vào cửa hàng ảo (Web Site) để tìm kiếm các sản phẩm cần mua và đặt hàng với cửa hàng. Khách hàng có thể tìm mặt hàng mà mình cần theo tên mặt hàng.
+ Mỗi khách hàng được cung cấp một giỏ mua hàng tương ứng. Khi khách hàng thêm những mặt hàng vào giỏ mua hàng của mình thì một trang đăng ký sẽ xuất hiện yêu cầu khách hàng đăng nhập. Nếu đây là lần đầu tiên khách hàng tới cửa hàng thì khách hàng được yêu cầu nhập vào thông tin đăng ký trong đó có họ tên, thông tin địa chỉ, username và password của khách hàng. Nếu khách hàng đã đăng ký rồi thì họ có thể truy xuất giỏ mua hàng của mình chỉ bằng cách nhập vào username và password của khách hàng.
+ Khi khách hàng đã sẳn sàng hoàn thành đơn đặt hàng của mình thì các mặt hàng mà khách hàng hiện có trong giỏ mua hàng của mình sẽ chuyển vào đơn đặt hàng thực hiện đặt hàng với cửa hàng, giỏ mua hàng của khách hàng sẽ rỗng.
+ Sau khi khách hàng đã đặt hàng tại cửa hàng rồi, họ có thể theo dõi đơn đặt hàng của mình để trực tiếp kiểm tra đơn đặt hàng tại trang Web của cửa hàng khi có những băn khoăn.
Hoạt động của người quản trị
Người quản trị ngoài việc nhận thông tin từ khách hàng còn phải đưa thông tin về loại mặt hàng mà mình bán trên Internet. Hoạt động của người quản trị có thể phân ra những nhiệm vụ sau:
+ Hướng dẫn, giới thiệu mặt hàng. Phải nhanh chóng đưa khách hàng tới nơi có mặt hàng mà họ cần, đó là nhiệm vụ của nhà quản lý. Việc lưu trữ các thông tin về mặt hàng trong một cơ sở dữ liệu trực tuyến, cơ sở dữ liệu này chứa những thông tin về mặt hàng như: tên mặt hàng, loại mặt hàng, thông tin mô tả, tên tập tin chứa hình ảnh của mặt hàng đó.
+ Quản lý mặt hàng: người quản trị có thể bổ sung, loại bỏ và cập nhật mặt hàng để phù hợp với tình hình hoạt động của cửa hàng và nhu cầu thị hiếu của khách hàng,…
+ Cung cấp giỏ mua hàng cho khách hàng +Theo dõi khách hàng
+ Nhận đơn đặt hàng: Sau khi khách hàng kết thúc giao dịch, đơn đặt hàng được tổng hợp lại và gởi qua cho các bộ phận khác như thống kê kế toán, kinh doanh,... ngoài ra sau một thời gian nhất định, nhà quản lý có thể xử lý đơn đặt hàng mới và cũ nếu cần.
+ Bán hàng và xúc tiến khuyến mãi: Có hàng trong kho là một chuyện và bày bán như thế nào mới là vấn đề. Ở đây chúng ta chỉ bày bán đơn giản, các mặt hàng sẽ được bày bán thông qua loại mặt hàng trên trang web. Việc ưu đãi khách hàng thường xuyên và đặt mua với số lượng nhiều là một việc cần thiết đồng thời các thông tin khuyến mãi cũng kèm theo mặt hàng để cho khách hàng biết.
+ Quản lý và xử lý đơn đặt hàng:
- Hiển thị danh sách các đơn đặt hàng đã giao hay chưa giao.
- Đánh dấu tình trạng giao hàng ứng với đơn đặt hàng đã giao.
- Xóa đơn đặt hàng.
- Thành lập hóa đơn cho khách hàng khi giao hàng,…
c. Hiện trạng lưu trữ của cửa hàng
Hiện tại cửa hàng đang luu trữ những thông tin sau:
+ Thông tin về hàng hóa.
+ Thông tin về nhân viên.
+ Thông tin về khách hàng.
+ Thông tin về kho hàng.
+ Thông tin về đơn hàng.
+ Thông tin về hóa đơn bán hàng.
2.1.2 Phân tích yêu cầu bài toán a. Phân tích bài toán
Với sự phát triển của công nghệ thông tin và đặc biệt là sự ra đời của Internet đã làm thay đổi rất nhiều trong việc hoạch định và phát triển kinh tế của từng doanh nghiệp, quốc gia. Cùng với những sự quảng bá đó, mỗi doanh nghiệp có thể giới thiệu sản phẩm tới khách hàng thông qua Internet. Đó là hình thức trao đổi mua bán thông qua website của doanh nghiệp đó mà không phải in giấy tờ trong các công đoạn giao dịch.
Mỗi hệ thống bán hàng thường gồm 2 thành phần chính:
+ Phần thứ nhất là phần giao dịch với khách hàng trên Internet.
+ Phần thứ hai dành cho nhân viên quản trị hệ thống.
Mỗi phần có các chức năng con khác nhau phục vụ cho mục địch kinh doanh và quản lý của cửa hàng.
Mục tiêu của bài toán là xây dựng một website với mục đích là bán hàng qua mạng thông qua website điện tử của cửa hàng. Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng họ sẽ truy cập vào website và thực hiện theo các hướng dẫn như trên trang web.
Việc quản lý website dự trên một số nhiệm vụ sau:
+ Đảm bảo tính thống nhất, mỗi dữ liệu chỉ cập nhật duy nhất một lần, không được lặp lại. Nếu lặp lại hệ thống sẽ báo lỗi, khách hàng phải nhập lại.
+ Khi người dùng muốn tìm hiểu thông tin về sản phẩm thì người quản lý phải luôn luôn cập nhật thông tin để phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng nhất.
+ Tự điều chính thông tin có trong cơ sở dữ liệu mỗi khi có sự cập nhật mới nhưng vẫn đảm bảo tính toàn diện và tổng thể của chương trình.
+ Phải luôn làm mới, cập nhật website về giao diện, về thông tin để website đẹp hơn.
Thông qua hệ thống, cửa hàng không mất nhiều thời gian cho việc giới thiệu sản phẩm, dịch vụ vì khách hàng có thể tìm hiểu trên web bất cứ lúc nào. Website có dịch vụ chăm sóc khách hàng chu đáo tin cậy, đo là một trong những yếu tố quan trọng trong việc thu hút và giữ khách lâu dài.
Khách hàng có thể tìm kiếm thông tin về các mặt hàng, cách thức lựa chọn thanh toán, hình thức vận chuyển theo yêu cầu của mình.
Khách hàng có thể xem các thông tin giới thiệu về cửa hàng, thông tin liên hệ, thông tin khuyến mại. Nếu khách hàng mới ghé thăm website lần đầu chưa có kinh nghiệm mua hàng thì cửa hàng sẽ có hướng dẫn mua hàng cho khách hàng.
Khách hàng có thể gửi ý kiến góp ý tới cửa hàng để website ngày càng hoàn thiện hơn. Ban quản trị sẽ ghi nhận ý kiến của khách hàng và điều chỉnh để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Nếu khách hàng có nhu cầu đổi hàng hay trả lại hàng thì liên hệ với cửa hàng thông qua số điện thoại của cửa hàng. Cửa hàng sẽ xem xét và xử lý nếu yêu cầu của khách hàng là hợp lý và đúng với quy định mà cửa hàng đã đưa ra thì cửa hàng sẽ đáp ứng đầy đử theo yêu cầu của khách hàng một cách nhanh nhất và hợp lý.
b. Mô tả hệ thống Các thông tin đầu vào
Người quản trị nhập thông tin về sản phẩm, loại sản phẩm mà cửa hàng đang bán, các tin tức cập nhật thường xuyên. Còn khách hàng cung cấp thông tin cá nhân, gửi bài viết góp ý cho cửa hàng giúp cửa hàng ngày càng hoàn thiện hơn. Cụ thể gồm các thông tin sau:
- Các thông tin về sản phẩm - Các thông tin về khách hàng
- Thông tin về đơn đặt hàng - Liên hệ (góp ý)
Các thông tin đầu ra
Đưa ra các thông tin cần thiết cho khách hàng ở mọi khía cạnh mà khách hàng quan tâm đến sản phẩm của cửa hàng, đồng thời kiểm soát được hoạt động của cửa hàng. Đưa ra sản phẩm, tin tức khách hàng yêu cầu tìm kiếm, đưa ra sản phẩm mới. Cụ thể bao gồm:
- Cho phép tra cứu, xem thông tin về các sản phẩm.
- Cho phép khách hàng đóng góp ý kiến, bình luận, đánh giá chất lượng của sản phẩm bằng trang liên hệ.
- Cho phép ban quản trị cập nhật các dịch vụ khuyến mại.
- Cho phép ban quản trị cập nhật thông tin về sản phẩm.
Một số chức năng chính của hệ thống
- Chức năng tìm kiếm: Cho phép khách hàng tra cứu thông tin về mặt hàng, đặc điểm của mặt hàng cần tìm, khách hàng có thể tìm kiếm bằng tên mặt hàng, loại sản phẩm.
- Chức năng quản trị hệ thống: Chức năng này chỉ dành cho người quản trị hệ thống. Người quản trị có quyền thay đổi về mặt hệ thống như:
+ Quản lý sản phẩm + Cập nhật loại sản phẩm + Cập nhật giá cả...
Chi tiết quản trị hệ thống
Để truy cập vào chức năng quản trị hệ thống, quản trị viên cần một tài khoản để truy nhâp. Sau khi truy nhập quản trị viên có thể thực hiện các chức năng sau:
- Quản trị loại sản phẩm: bao gồm các công việc thêm, xóa, sửa thông tin về các nhóm sản phẩm
- Quản trị sản phẩm: bao gồm các công việc thêm, xóa, sửa thông tin về các sản nhóm phẩm, sản phẩm
- Quản trị dịch vụ: bao gồm các công việc thêm, xóa, sửa thông tin về các nhóm sản phẩm
- Quản trị tin khuyến mại: thêm, sửa, xóa thông tin về khuyến mại.
- Quản trị phần liên hệ: thêm, xóa, sửa thông tin về liên hệ.
- Lập các thống kê báo cáo.