CHAPTER 4 SUMMARY OF FINDINGS, CONCLUSION AND RECOMMENDATIONS
4.3.5. Creating exit interviews and focused-group meeting aims to reduce
Exit interview is important in knowing and understanding reasons former employees leave company. An organization can use the information gathered from exit interview to evaluate what should be improved, changed, or remained intact.
Different companies can have different exit interview procedure. In Setech’s case, as the number of employees at Setech is not high, Setech should emphasize on using personal exit -interview, which is one – on – one conversation between departments or head of the company with the employee planning to leave. The advantage of this method is to get an detailed and personal suggestion on what the company needs to improve on. On another hand, the direct conversation may limit some advice that the employees may feel uncomfortable talking personally. The best time to take an exit interview is the time an employee becomes disengaged because that is the time employees’ opinions regarding his or her departure are strongest. Based on information gathered from former employees, the company will develop a suitable solution for improvement.
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
For current employee, each month, the company will organize focused-group meeting in order to employees to talk about their dissatisfaction and what the company needs to work on. However, this meeting will not be an open meeting, in which ever employees can talk about their problems. It will be a meeting where amorously employee can write down their dissatisfaction on a paper for managers to read and understand the ongoing problems that the company might not recognize.
The reason opinions should be written down anonymously is because many employees may not feel comfortable talking about their opinions in an open meeting with the presence of all members. Moreover, if the problems are presented for everyone to hear, many employees will realize problems that they might not notice before, decreasing the level of their satisfaction.
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
CONCLUSION
Employee turnover is a very important concept that companies must understand if they want to remain competitive and growing. In today’s competitive environment retaining experienced employees as well as reducing the level of employee turnover at companies is the key for a sustainable competitive advantage.
The primary focus of this dissertation is to systemize the previous studies and researches on employee turnover and factors influencing employee turnover in the past, to create a suitable model that can be applied to Setech. The study also aimed to find out factors influencing employee turnover at Setech, and based on that, propose recommendations to improve employee turnover at Setech.
The study found that lack of job training and career development, unclear promotion process and lack of participation in decision making process are significantly reasoned for employee turnover… It was revealed that all of these reasons increased employee dissatisfaction, lack of commitment, embedding turnover intention in employees’ minds, resulting with resignation.
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
REFERENCES
Ahlrichs, N.S. (2000). Competing for talent. Key recruitment and retention strategies for becoming an employer of choice: Palo Alto, CA: Davies-Black Publishing
Ajzen, I. (1991). The theory of planned behavior. Organizational Behavior and Human Decision Processes, 50(2), 179-211.
Brown S P, Peterson R A (1994), Antecedents and Consequences of Salesperson Job Satisfaction: Meta Analysis and Assessment of Causal Effects, Journal of Marketing Research, vol.30, pp. 63-77.
Griffeth, R. and Hom (2001)., P. Retaining Valued Employees Thousand Oaks, CA: Sage
Hay, D. and Fouri, M. 2002. Preparing the way for mergers in South African higher and further education institution: An investigation into staff perceptions.
Higher Education, 44:115 – 131.
Heneman III, H. G. 1998. The determinants of organizations’ usage of employee dismissal: Evidence from Australia. Journal of Labor Research
Hom, P., & Griffeth, R. (1995), Employee turnover. Cincinnati, OH:
Southwestern
Ivancevich, John M. William F. Glueck. (1989). Foundations of Personnel/Human Management.
Kossen, Stan. (1991). The Human side of Organisation, 5'h Ed, Harper- Collins, 588 p.
Lee T. W. & Mitchell T. R. (1991), The Unfolding Effects of Organizational Commitment and Anticipated Job Satisfaction on Voluntary Employee Turnover.
Motivation and Emotion, 15 (1): 99-121.
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
Loquercio David, (2005), Staff turnover: how it affects humanitarian aid agencies, what can be done about it unpublished MSc dissertation, University of Manchester
Mobley, W.H. (1977). Intermediate linkages in the relationship between job satisfaction and employee turnover. Journal of Applied Psychology, 62, 237–240.
Mobley, W. H., R. W. Griffeth, H. H. Hand, and B. M. Meglino (1979)., Review and Conceptual Analysis of the Employee Turnover Process, Psychological Bulletin, 86: 493-522
Netemeyer, RG , Boles, JS , McKee, DO & Mc Murrian, R (1997), An investigation into the antecedents of organisational citizenship behaviours in a personal selling context, Journal of Marketing, vol.61, no.3, pp. 85-98
Pihelo, Moffat. (2014) Study of High Manpower Turnover at Lawyers at Attorney General Chambers (n.d.): n. pag.. Web.
Rust, R.T., Stewart, G.L., Miller, H., & Pielack, D. (1996). The satisfaction and retention of frontline employees: a customer satisfaction measurement approach. International Journal of Service Industry Management, 7(5), 62-80.
Saifuddin, Hongkrailert, N., Sermsri, S. (2008), Job Satisfaction among nurses in Aceh Timer district Nanggroe Aceh Darussalam province Indonesia
Singh J.; Goolsby, J.R.; Rhoads, G.K., (1994), Behavioral and psychological consequences of boundary spanning burnout for customer service representatives, Journal of Marketing Research, Vol. 31, [November], pp.558- 569. Sk
Shaw, J. D., J. E. Delery, G. D. Jenkins, and N. Gupta. (1998): "An Organization-Level Analysis Of Voluntary And Involuntary Turnover." Academy of Management Journal 41.5 511-25. Web.
Wobeser, Lorena Hernandez Von, Graciela Ramirez Escamilla, and Irmgard Von Wobeser. (2013) Case Study Of Employee Turnover At Ice Cream Deli In Mexico." Journal of Business Case Studies (JBCS) 9.3): 193. Web.
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
Appendix A: Questionnaire for Current Employees
This Questionnaire will be filled by Employees of Setech
The questionnaire is designed to prepare a thesis on the title of “Studying factors influencing employee turnover at Setech”. The outcome of the study will be used for suggesting possible solutions to problems identified while conducting this study. Therefore, I would kindly request you to share your precious time to fill in the questionnaire. I would like to confirm that the information you provide will only be used for academic purposes. Your genuine, frank and timely responses are extremely determinant for the success of this study. Hence, I would once more kindly request your contribution in filling this questionnaire honesty and responsibly.
A. General Background 1. Age:
a) Below 25 years b) 26-30 c) 31-35 d) 36-40 e) Above 40 2. Sex: a) Male b) Female
3. Marital Status: a) Married b) Single 4. Academic qualification:
a) High school b) High school graduate c) Community college d) BA/BSc/BTh e) MA/MBA/MTh f) PhD
5. Year of Working in Setech:
a) Less than 1 year b) 1-2 years c) 3-5 year d) 6-10 years 6. Position:
a) Head of company b) Department head c) Technician/project staff d) Accountant e) Procurement specialist f) Other please specify……
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
B. Individual and Job Factors
Please indicate the extent to which you agree with each statement below by putting a “”mark in the appropriate column in the table below against each of the response scales:
5 = Strongly agree; 4 = Agree; 3 = Agree somewhat; 2 = Disagree; 1 = Strongly disagree
N o
Statement 5 4 3 2 1
Work environment
1 I like the working environment at my company
2 Good working environment is the major driver that would make me not think of leaving my company
3 I have good relationship with managers 4 I have good relationship with other
employees
Compensation policy
5 I am satisfied with my current salary 6 There is a clear reward system based on
performance in my organization
7 Attractive salary and benefits are the major drivers that would make me not think of leaving my company
8 I receive additional bonuses when I work more
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
9 Salary scale and other benefits would make me not think of leaving my company Job training and Career advancement
10 Career development program is available in my company
11 Job training and career advancement are given in a fair manner at my company 12 There is promotion and appraisal
procedure in my company Management behavior
13 I am satisfied with the current work load 14 The work load is divided equally among
all the organization employees 15 My organization is fair in general
16 My immediate boss/administration arrange flexible working conditions
17 Organization’s higher officials allows me to participate in decision making
18 I am provided with necessary tool/resources to complete my job 19 My manager encourages team work 20 There is a high moral among members of
my company
21 At my company, I believe that
management tries their best to ensure that
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
employees will not leave the organization 22 At my company, I believe that
management addresses the work related issues to the dissatisfied employees Alternative job
23 I rarely think about finding another job 24 Better job offers would not drive me to
leave my curent job
Thank you very much for your kind co-operation.
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
Appendix B: Questionnaire for Ex-Employees
This Questionnaire will be filled by ex-employees of Setech
This questionnaire is designed to prepare a thesis on the title of “Studying factors influencing employee turnover at Setech”. The outcome of the study will be used in order to suggest possible solution for problems identified while conducting this study. Therefore, I kindly request you to spend your precious time to fill the questionnaire. I confirm you that the information you provide will be fully used for academic purpose only. Your genuine, frank and timely responses are extremely determinant factor for the success of this study. Hence, again I kindly request your contribution in filling this questionnaire honestly and responsibly.
A. General Background 1. Age:
a) Below 25 years b) 26-30 c) 31-35 d) 36-40 e) Above 40 2. Sex: a) Male b) Female
3. Marital Status: a) Married b) Single 4. Academic qualification:
a) High school b) High school graduate c) Community college d) BA/BSc/BTh e) MA/MBA/MTh f) PhD
5. Year of Working in Setech:
a) Less than 1 year b) 1-2 years c) 3-5 year d) 6-10 years 6. Position:
a) Head of company b) Department head c) Technician/project staff d) Accountant e) Procurement specialist f) Other please specify……
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
B. Job and management related questions
Please indicate the extent to which you agree with each statement below by putting a “” mark in the appropriate column in the table below against each of the response scales:
SA = Strongly agree; A = Agree; ASW = Agree somewhat; D = Disagree; SD = Strongly disagree
No Statement SA A ASW D SD
1 I decided to resign from Setech due to unfair management
2 I was treated fairly
3 My salary compensated my workload 4 I had goof relationship with managers 5 I had good relationship with other
employees
6 I believed that employees performed jobs without training
7 There was clear career development system at Setech
8 Promotion was based on job performance 9 On employee promotion and transfer
procedures qualification and work experience were fairly considered.
10 Career development program was available at Setech
11 Working environment had an impact on my resignation
12 I were allowed to participate in the decision making process
13 I got knowledge or skills at Setech
Thank you very much for your co-operation
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
Appendix C: Interview guide questions for administration and department heads
Interview guide questions for administration and department heads at Setech 1. In your understanding, what is employee turnover?
2. Do you feel that employee turnover is a serious problem at Setech?
3. Do you have exit interview?
4. In your point of view, what are the reasons that influence turnover intention and employee turnover at Setech?
5. Are promotion and transfer process at Setech clear and fair?
6. Do employees participate in organization decision making process?
7. Do you have training and development program/plan?
8. What do you think of relationship among members of Setech?
9. How do you characterize communication system between management and employees?
10. What do you think of current compensation system at Setech?
Thank you very much for your response
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
Appendix D: Questionnaire for Current Employees in Vietnamese
Bộ câu hỏi này đã được trả lời bởi nhân viên của Công ty Setech
Bộ câu hỏi này được thiết kế để phục vụ cho công tác chuẩn bị, nghiên cứu của đề tài “Nghiên cứu các tác động dẫn tới sự thôi việc của nhân viên tại Setech. Kết quả của đề tài này sẽ được sử dụng để đề xuất các cách giải quyết đối với vấn đề được nêu ra.
Tất cả các thông tin anh/chị cung cấp chỉ sử dụng cho mục đích nghiên cứu đề tài.
Câu trả lời của anh/chị sẽ đóng vai trò rất lớn cho thành công của nghiên cứu. Vì vậy, rất mong các anh/chị sẽ dành thời gian hoàn thành bộ câu hỏi này một cách trung thực nhất.
A. Thông tin cá nhân 1. Tuổi:
a) Dưới 25 b) 26-30 c) 31-35 d) 36-40 e) Trên 40 2. Giới tính: a) Nam b) Nữ
3. Tình trạng hôn nhân: a) Đã kết hôn b) Độc thân 4. Trình độ học vấn:
a) Trung học phổ thông b) Tốt nghiệp trung học phổ thông c) Cao đẳng d) Tốt nghiệp đại học
e) Cao học f) Tiến sỹ/Phó giáo sư/Giáo sư 5. Số năm làm việc tại Setech:
a) Dưới 1 năm b) 1-2 năm c) 3-5 năm d) 6-10 năm 6. Vị trí:
a) Giám đốc b) Trưởng phòng
c) Nhân viên phòng kỹ thuật/dự án d) Nhân viên kế toán e) Nhân viên chuyên trách đấu thầu f) Other Vị trí khác, cụ thể là…….
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
B. Các yếu tố cá nhân và công việc
Anh/chị xin cho biết mức độ đồng ý của anh/chị đối với các nội dung sau bằng cách đánh dấu “” tại các ô phù hợp, dựa trên thanh chấm như sau:
5 = Rất đồng tình; 4 = Đồng tình; 3 = Có phần đồng tình; 2 = Không đồng tình; 1 = Rất không đồng tình
STT Nội dung 5 4 3 2 1
Môi trường làm việc và mối quan hệ trong cơ quan 1 Tôi thích môi trường làm việc tại công ty
2 Môi trường làm việc tốt là yếu tố chính khiến tôi không nghĩ đến chuyện rời khỏi công ty
3 Tôi có mối quan hệ tốt với các quản lý 4 Tôi có mối quan hệ tốt với những nhân viên
khác
Chính sách lương và thưởng
5 Tôi cảm thấy hài lòng với mức lương hiện tại
6 Công ty tôi có hệ thống thưởng và bổng lộc rõ ràng dựa trên năng suất làm việc của từng nhân viên trong công ty
7 Lương và thưởng cao là yếu tố chính khiến tôi không nghĩ đến chuyện rời khỏi công ty 8 Tôi nhận được nhiều thưởng hơn nếu tôi
làm thêm việc
10 Mức lương và các lợi ích khác khiển tôi không nghĩ đến chuyện rời khỏi công ty Đào tạo và phát triển nghề nghiệp
10 Công ty tôi có chương trình phát triển nghề nghiệp
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
11 Mọi nhân viên đều được tham gia chương trình đào tạo và phát triển nghề một cách công bằng tại công ty tôi
12 Công ty tôi có trình tự bổ nhiệm và khen thưởng rõ ràng.
Thiếu kỹ năng quản lý
13 Tôi hài lòng với khối lượng công việc được giao
14 Khối lượng công việc được chia đều giữa các nhân viên trong công ty
15 Công ty tôi công bằng trong mọi vấn đề 16 Quản lý trực tiếp của tôi cho phép làm việc
một cách linh hoạt
17 Quản lý cấp cao của công ty cho phép tôi được tham gia vào việc quyết định các vấn đề liên quan
18 Tôi được cung cấp đầy đủ các vật dụng, kỹ năng cần thiết để làm việc
19 Quản lý của tôi khuyến khích việc làm nhóm
20 Các nhân viên trong công ty tôi có tinh thần làm việc tốt
21 Tại công ty tôi, quản lý thường đảm bảo rằng không có nhân viên nào rời công ty 22 Tại công ty tôi, quản lý sẽ cố gắng giải thich
và giải quyết các vấn đề liên quan đến công việc với nhân viên có sự hài lòng thấp Đề nghị công việc khác
23 Tôi ít khi nghĩ đến chuyện rời khỏi công ty 24 Các lời đề nghị cho công việc tốt hơn cũng
không khiến tôi rời công ty
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
Cảm ơn sự hợp tác của anh/chị.
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
Appendix E: Questionnaire for Ex-Employees in Vietnamese
Bộ câu hỏi này đã được trả lời bởi nhân viên cũ của Công ty Setech
Bộ câu hỏi này được thiết kế để phục vụ cho công tác chuẩn bị, nghiên cứu của đề tài “Nghiên cứu các tác động dẫn tới sự thôi việc của nhân viên tại Setech.
Kết quả của đề tài này sẽ được sử dụng để đề xuất các cách giải quyết đối với vấn đề được nêu ra.
Tất cả các thông tin anh/chị cung cấp chỉ sử dụng cho mục đích nghiên cứu đề tài. Câu trả lời của anh/chị sẽ đóng vai trò rất lớn cho thành công của nghiên cứu.
Vì vậy, rất mong các anh/chị sẽ dành thời gian hoàn thành bộ câu hỏi này một cách trung thực nhất.
A. Thông tin cá nhân 1. Tuổi:
a) Dưới 25 b) 26-30 c) 31-35 d) 36-40 e) Trên 40 2. Giới tính: a) Nam b) Nữ
3. Tình trạng hôn nhân: a) Đã kết hôn b) Độc thân 4. Trình độ học vấn:
a) Trung học phổ thông b) Tốt nghiệp trung học phổ thông c) Cao đẳng d) Tốt nghiệp đại học
e) Cao học f) Tiến sỹ/Phó giáo sư/Giáo sư 5. Số năm làm việc tại Setech:
a) Dưới 1 năm b) 1-2 năm c) 3-5 năm d) 6-10 năm 6. Vị trí:
a) Giám đốc b) Trưởng phòng
c) Nhân viên phòng kỹ thuật/dự án d) Nhân viên kế toán e) Nhân viên chuyên trách đấu thầu f) Other Vị trí khác, cụ thể là…….
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
B. Các câu hỏi liên quan đến công việc và quản lý
Anh/chị xin cho biết mức độ đồng ý của anh/chị đối với các nội dung sau bằng cách đánh dấu “” tại các ô phù hợp, dựa trên thanh chấm như sau:
SA = Rất đồng tình; A = Đồng tình; ASW = Có phần đồng tình; D = Không đồng tình; SD = Rất không đồng tình
N o
Statement SA A ASW D SD
9 Anh/chị thôi việc vì hệ thống quản lý không công bằng
10 Nhân viên đối xử công bằng
11 Lương anh/chị nhận phù hợp với khối lượng công việc được giao
12 Có mối quan hệ tốt giữa quàn lý và nhân viên 13 Nhân viên có mối quan hệ tốt
14 Anh/chị tin rằng nhân viên được anh/chị chuyển giao công việc thực hiện, hoàn thành khối lượng công việc mà không cần thêm đào tạo, bồi dưỡng
15 Có hệ thống phát triển nghệ nghiệp trong công ty
16 Cơ quan có hệ thống thăng chức dựa trên năng suất làm việc của nhân viên.
17 Trong quá trình thăng chức và thuyên chuyển, kỹ năng và kinh nghiệm làm việc là căn cứ để xét duyệt.
18 Công ty có chương trình đào tạo và phát triển nghề nghiệp.
19 Môi trường làm việc có ảnh hưởng lớn đến quyết định thôi việc của anh/chị.
20 Anh/chị được tham gia vào quá trình đi đến quyết định về các vấn đề liên quan đến công việc.
21 Anh/chị học được kỹ năng và kiến thức mới
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
tại Setech.
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
Appendix F: Successful partnership and projects
Successful partnership:
A – OUR NATIONAL PARTNERS
NATIONAL CENTER FOR TECHNOLOGY PROCESS - MINISTRY OF SCIENCE &
TECHNOLOGY
MINISTRY OF SCIENCE & TECHNOLOGY
MILITARY INSTITUTE OF SCIENCE AND TECHNOLOGY - MINISTRY OF DEFENCE
THE NATIONAL ASSEMBLY OFFICE OF VIET NAM
GENERAL DEPARTERMANT OF LOGISTICS ENGINEERING - MINISTRY OF PUBLIC SECURITY
MINISTRY OF DEFENCE
COAST GUARD COMMAND
GENERAL DEPARTMENT OF CUSTOMS
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp