CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ TICO 13 3.1. Giới thiệu về Công ty cổ phần quốc tế TICO
3.4. Đánh giá thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty cổ phần quốc tế TICO
3.4.1. Thành công
Sau những nỗ lực của toàn thể công ty, công ty cổ phần quốc tế TICO đã dần khẳng định được thương hiệu của mình trong lĩnh vực giao nhận vận chuyển hàng hoá. Đặc biệt, công ty đã đạt được một số thành công nhất định trong công tác quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển như sau:
-Công ty đã ứng dụng hiệu quả công nghệ thông tin: Công ty đã có những chuyển biến tích cực trong công tác quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển khi bắt đầu sử dụng phần mềm Base để quản lý các nghiệp vụ. Đến nay, tất cả nhân viên trong công ty đều đã biết cách sử dụng phần mềm Base để theo dõi, cập nhật tiến trình các lô hàng của công ty. Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển được xây dựng trên phần mềm đã đáp ứng được nhu cầu quản trị thực tế của công ty.
-Xây dựng được kế hoạch nhận hàng nhập khẩu cụ thể, hợp lý với tình hình thực tế công ty: Việc lập kế hoạch tốt đã giúp công ty tạo tiền đề tốt cho các khâu sau được hoàn thiện. Đặc biệt, việc phân công công việc cho các bộ phận trong các bản kế hoạch được tiến hành rất rõ rãng, rành mạch giúp toàn thể nhân viên công ty nắm được nhiệm vụ của mình thông qua bản kế hoạch đó. Với nhiều năm trong nghề, Giám đốc và các trưởng phòng đã có kinh nghiệm trong việc lập kế hoạch giao nhận, nắm rõ tình hình thực tế công ty như về nhân lực, cơ sở vật chất-kỹ thuật, v.v. Chính vì thế, việc lập và tiến hành triển khai kế hoạch dễ dàng, hợp lý hơn.
-Tổ chức quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển nhanh chóng và chuyên nghiệp: Do có những sửa đổi linh hoạt trong quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu, việc thực hiện hoạt động nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển cho khách hàng tương đối hoàn thiện và đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng. Phần lớn các lô hàng được xử lí, khai báo chính xác và được thông quan thành công. Các thủ tục mang vận đơn đổi lấy lệnh giao hàng của hãng tàu, thanh toán phiếu xuất kho tại kho hàng ở cảng được tiến hành nhanh chóng góp phần làm tăng tiến độ nhận hàng.
-Tạo được sự tin cậy cho khách hàng: Nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của TICO nhìn chung có những chuyển biến tích cực nhờ uy tín thương hiệu. Số lượng khách hàng biết đến thương hiệu và tin cậy sử dụng dịch vụ của công ty ngày một tăng cao. Cùng với đó công ty đã thực hiện được cam kết chất lượng dịch vụ với khách hàng, đảm bảo về cả mặt an toàn, chất lượng và giá cả, khiến khách hàng tương đối hài lòng khi sử dụng dịch vụ của công ty
-Xây dựng đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp tham gia vào hoạt động quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu: Nhân sự của công ty đều là những người trẻ, năng động, sẵn sàng hết mình trong công việc và dễ dàng tiếp cận các thiết bị công nghệ khoa học hiện đại phục vụ cho công việc. Bên cạnh đó nhân viên của TICO cũng có chuyên môn nghiệp vụ tốt, giỏi ngoại ngữ giúp cho hoạt động quản trị đạt hiệu quả hơn.
3.4.2. Hạn chế
-Một số kế hoạch nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển chưa sát với thực tế và khả thi: Do đặc điểm của mỗi lô hàng là khác nhau nên đôi khi kế hoạch nhận hàng nhập khẩu do trưởng phòng chứng từ lập chưa phù hợp với điều kiện thực tế, khó triển khai khi hành động thực tế dẫn đến việc tổ chức gặp nhiều sai sót.
Bên cạnh đó việc lên kế hoạch về thời gian, chi phí cho từng lô hàng thường chưa chính xác dẫn đến các nghiệp vụ bị chồng chéo hoặc thiếu nguồn tài chính cho hoạt động nhập hàng.
-Công tác chuẩn bị chứng từ và khai báo hải quan còn sai sót: Qua báo cáo của phòng chứng từ, số lượng hợp đồng sai sót và 17% lô hàng rơi vào luồng đỏ vẫn là một con số đáng kể và cần phải khắc phục. Việc chuẩn bị sai chứng từ hoặc khai
báo hải quan sai gây ảnh hưởng cho quá trình thông quan hàng hóa bị chậm trễ, bị phát sinh thêm chi phí. Thực trạng công ty hiện nay vẫn còn một bộ phận nhỏ nhân viên mới đi làm, chưa được tham gia các khóa học đào tạo nghiệp vụ thực tế một cách bài bản nên trong quá trình làm việc đã gây ra nhiều sai sót.
-Công tác nhận hàng nhập khẩu chưa linh hoạt và nhanh nhạy: Khi tiến hành nhận hàng và kiểm hàng do nhân viên giao nhận đôi khi không hiểu biết tường tận về hàng hóa nên việc giải thích cho cán bộ hải quan còn vướng mắc. Ngoài ra, trường hợp hàng bị hư hỏng, đổ vỡ, tiến độ nhận hàng bị chậm lại so với thời gian quy định, nhân viên hiện trường vẫn chưa có khả năng ứng biến nhanh chóng, kịp thời để giảm thiểu rủi ro, chi phí. Cuối cùng là sai sót trong công tác chuẩn bị chứng từ chưa đáp ứng được những yêu cầu và thay đổi trong quy định làm thủ tục hải quan khi nhận hàng tại cảng.
-Công tác giám sát hành trình vận chuyển hàng hoá chưa kịp thời: Đặc thù của vận chuyển đường biển là hành trình vận chuyển dài, nhiều thay đổi, nhiều rủi ro nên việc công ty cập nhật thông tin chậm dẫn đến việc nắm bắt tình hình thực tế từng giai đoạn bị hạn chế và làm ảnh hưởng trực tiếp tới kế hoạch nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty. Đặc biệt vào mùa hàng cao điểm, công tác giám sát hành trình vận chuyển của TICO chưa chặt chẽ, chưa phối hợp nhuần nhuyễn các bộ phận và chưa có mạng lưới thông tin liên hệ trực tiếp với các hãng tàu.
-Thiếu các phương án giải quyết phù hợp trong điều hành quy trình nhận hàng nhập khẩu: Với những vấn đề phát sinh không tính trước được trong quá trình nhận hàng nhập khẩu, các cách xử lý của công ty mới chỉ phần nào khắc phục được rủi ro chứ chưa thực sự là những phương án hiệu quả. Đặc biệt với vấn đề khan hiếm phương tiện vận tải trong mùa cao điểm, số lượng hợp đồng có bao gồm khâu vận chuyển quốc tế tăng cao và trên thực tế doanh thu từ vận chuyển quốc tế đóng góp rất lớn vào doanh thu của một hợp đồng nhận hàng nhập khẩu. Tuy nhiên công ty chưa xây dựng được mạng lưới đối tác và mối quan hệ với các hãng tàu đủ mạnh để đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.
-Chưa chủ động về phương tiện vận tải: Công ty không có phương tiện vận tải, hoàn toàn phụ thuộc vào phương tiện thuê ngoài nên khó chủ động về giá cả, thu xếp phương tiện cho khách hàng nên thường bị động khi thực hiện các dịch vụ.
Mặc dù đã hợp tác với một số đối tác vận chuyển nội địa nhưng chất lượng và thời gian chưa được đảm bảo nhận hàng và giao hàng đến khách hàng sớm nhất.
3.4.3. Nguyên nhân của tồn tại
Nguyên nhân chủ quan
Thứ nhất, bộ máy thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu đường biển còn tương đối cồng kềnh, lắm khâu kỹ thuật. Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của từng bộ phận tham gia hoạt động còn chưa rõ ràng và cụ thể cũng như phân công nhiệm vụ chưa logic, hợp lý. Do đó ban quản lý công ty cần chú trọng cải thiện vấn đề này.
Thứ hai, do sự hạn chế về trình độ cũng như kỹ năng nghiệp vụ nhận hàng của đội ngũ nhân viên mới: Có nhiều trường hợp nhân viên không kiểm tra kỹ bộ chứng từ hàng hóa, gây ra sự thiếu sót, sai thông tin trên bộ chứng từ hay áp sai mã thuế cho hàng nhập khẩu. Đồng thời, trong khâu nhận hàng, nhân viên công ty còn thiếu cẩn thận, chưa thực sự chú ý kiểm tra xem số lượng hàng, chất lượng hàng, quy cách bao gói có đúng như trên hợp đồng và phiếu đóng gói hàng hóa quy định hay không. Mặc dù đội ngũ nhân viên luôn được bồi dưỡng, đào tạo ở cả trong và ngoài nước tuy là cao so với một số công ty trong nước, song so với trình độ giao nhận trong khu vực và trong nước vẫn còn nhiều thiếu sót, trình độ chuyên môn và ngoại ngữ vẫn còn hạn chế.
Thứ ba, cơ sở vật chất của công ty còn hạn chế, nguồn vốn tuy lớn nhưng chưa ổn định, thị trường còn nhiều cạnh tranh nên công ty chưa dám mạnh dạn đầu tư lâu dài và bỏ số vốn lớn. Hệ thống mạng lưới internet tại công ty đôi lúc còn xảy ra tình trạng nghẽn mạng, tốc độ mạng còn hạn chế ảnh hưởng tới hoạt động hoạt động khai báo hải quan hàng nhập khẩu. Nhiều máy móc thiết bị đã cũ và cần được nâng cấp.
Thứ tư, công ty chưa chú trọng mở rộng mối quan hệ với các đối tác trong và ngoài nước. Công ty TICO mới chỉ hợp tác với những hãng tàu, đơn vị vận chuyển nội địa quen, chưa thực sự chủ động tìm kiếm thêm nhiều đối tác tiềm năng mới để phục vụ khách hàng trong mùa hàng cao điểm.
Nguyên nhân khách quan
Thứ nhất, do ảnh hưởng của thị trường, nền kinh tế thế giới giai đoạn 2020- 2022 có sự biến động khó lường do ảnh hưởng của Covid 19, do nhiều nhà máy phải tạm ngưng hoạt động nên lượng hàng hóa cần lưu chuyển ít đi dẫn đến việc vận chuyển và giao nhận hàng hóa trong chuỗi cung ứng cũng giảm, ảnh hưởng lớn đến hoạt động của các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải logistics. Ngoài ra, các hãng tàu đều giảm tàu nối tất cả các tuyến, ảnh hưởng đến lịch nhập hàng và chất lượng dịch vụ.
Thứ hai, do ảnh hưởng của các yếu tố tự nhiên: Loại hình vận tải đường biển chịu ảnh hưởng nặng nề về yếu tố thời tiết, không thể di chuyển được khi bão lũ, mưa lớn, sóng thần… dễ gây tổn thất về hàng hóa, gây tốn kém thời gian và chi phí, tổn thất về doanh thu và lợi nhuận, làm giảm uy tín công ty.
Thứ ba, đến nay vẫn chưa có văn bản pháp luật hướng dẫn cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận, đặc biệt là logistics. Bên cạnh đó thì các văn bản luật hiện hành lại có hiện tượng chồng chéo gây khó khăn rất lớn cho doanh nghiệp. Thủ tục hành chính rườm rà cũng có những tác động xấu đến lợi ích của doanh nghiệp. Ngoài ra các chính sách của Nhà nước về nhập khẩu và thuế quan còn chưa đồng bộ.
Thứ tư, cơ sở hạ tầng phục vụ cho hoạt động giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển của Việt Nam nói chung và cảng Hải Phòng nói riêng còn nhiều hạn chế, thiếu sự đồng bộ và đảm bảo về mặt kỹ thuật. Hệ thống cầu cảng còn nhỏ hẹp gây ùn tắc hàng. Cảng biển chưa được trang bị các thiết bị xếp dỡ container hiện đại, thiếu kinh nghiệm trong điều hành xếp dỡ container.
Thứ năm, do các yếu tố từ khách hàng: Việc khách hàng không giao đúng và đủ các chứng từ cần thiết của lô hàng cho nhân viên công ty dẫn đến công ty mất nhiều thời gian để bổ sung, chỉnh sửa bộ chứng từ để có thể tiến hành làm thủ tục thông quan cho hàng hoá. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp (khách hàng) nợ thuế nên công ty cũng không thể nhanh chóng làm các thủ tục thông quan cho hàng hóa.