I. Đặc điểm của hạch toán bán hàng và xác định kết quả của Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT
1. Tổ chức hạch toán hàng hóa xuất kho và phương pháp xác định kết quả kinh
& ĐẦU TƯ HUY PHÁT
I. Đặc điểm của hạch toán bán hàng và xác định kết quả của Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT
1. Tổ chức hạch toán hàng hóa xuất kho và phương pháp xác định kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT
1.1 Đặc điểm kinh doanh hàng hóa của Công ty TNHH Thương Mại &
Đầu Tư HUY PHÁT
Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT là Công ty thương mại hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực nhập khẩu hàng hóa. Hàng hóa của Công ty là các loại vật tư sản phẩm nhựa nguyên sinh phục vụ cho các doanh nghiệp sản xuất các mặt hàng đồ nhựa cao cấp. Có thể kể một số mặt hàng chủ yếu sau:
Mặt hàng kinh doanh: + Hạt nhựa HDPE.
+ Hạt nhựa LDPE.
+ Hạt nhựa LLDPE.
+ Hạt nhựa PP.
+ Hạt nhựa GPPS.
+ Hạt nhựa ABS.
+ Hạt nhựa HIPS.
1.2 Tổ chức công tác hạch toán hàng hoá tại công ty a. Phương pháp xác định trị giá vốn thực tế hàng mua vào.
- Hàng mua vào giao bán thẳng (hàng nhập khẩu): hàng nhập khẩu tính theo giá CIF ( cost insurance feight ), giao bán ngay tại cảng (cửa khẩu) Việt Nam.
Trị giá vốn thực tế
hàng mua vào giao thẳng = Giá CIF + Thuế nhập khẩu (nếu có)
Hiện tại Công ty chưa có phát sinh hàng hóa nhập khẩu nên không có số liệu minh họa.
- Hàng mua vào nhập kho (hàng nhập khẩu hoặc mua vào trong nước): trị giá vốn thực tế hàng mua vào nhập kho được xác định theo trị giá thực tế mua vào và chi phí mua. Theo số liệu phiếu nhập kho số 08/ 156.1, ngày 10/01/2009 nhập theo HĐ số 296415 ngày 10/01/2009. Nhập hạt nhựa PP số lượng 10 tấn, đơn giá 15.000.000, tổng tiền 150.000.000. Chi phí vận chuyển cho lô hàng 4.000.000
Trị giá thực tế mua vào của
hàng hoá
=
Tiền phải trả cho người bán
+
Thuế nhập khẩu thuế khác
(nếu có) -
Giảm giá hàng bán hàng bán bị
trả lại (nếu có)
Trị giá thực tế mua
vào của hàng hoá = 150.000.000 + 0 - 0 = 150.000.000(đ)
Chi phí mua = Chi phí vận
chuyển + Phí bảo
hiểm + Phí mở
L/C + Phí kiểm định Chi phí mua = 4.000.000(đ)
Trị giá vốn thức tế hàng mua vào = trị giá thực tế mua vào của hàng hoá + chi phí mua
Trị giá vốn thực tế của hạt nhựa PP = 15.000.000 + 4.000.000 = 15.400.000
Chi phí mua thường chiếm khoảng 2 - 5% trị giá thực tế mua vào của hàng hoá, chi phí mua được theo dõi từng loại hàng, từng lần nhập. Tuy nhiên không phải công ty lúc nào cũng xuất bán một lần toàn bộ lô hàng đã nhập mà lô hàng ấy có thể xuất bán nhiều lần. Do đó chi phí mua có liên quan đến cả hàng đã tiêu thụ và hàng còn lại.
b. Phương pháp xác định trị giá vốn thực tế hàng xuất bán Trị giá vốn thực
tế hàng xuất bán trong kỳ
=
Trị giá thực tế mua vào của hàng xuất bán
trong kỳ
+
Chi phí mua phân bổ cho hàng xuất
bán trong kỳ
Theo phiếu xuất kho số 16/156.1. xuất bán cho Công ty VIỆT HƯƠNG hạt nhựa PP, số lượng 10 tấn
Trị giá vốn thực tế
hàng xuất bán trong kỳ = 15.000.000 + 4.000.000 = 15.400.000 + Trình tự nhập xuất kho hàng hoá:
- Phòng kinh doanh mua hàng về có đầy đủ hoá đơn, khi hàng về phòng kinh doanh phát lệnh nhập kho, ghi thẻ kho làm 3 liên phòng kế toán theo dõi 1 liên, phòng kinh doanh 1 liên, thủ kho theo dõi 1 liên. Sau khi nhập kho căn cứ vào việc lập hiệu quả lỗ - lãi phòng kinh doanh ký lệnh xuất hàng (bán ra), khách hàng nhận hàng, nhận hoá đơn và thanh toán tiền. Hàng bán tháng nào thì nộp thuế và tính hiệu quả (KQKD) vào tháng đó.
VD: Ngày 10/01/2009 Công ty mua hạt nhựa PP hoá đơn GTGT Số 296415 - của công ty thương mại Hà Linh số lượng 10tấn. Đơn giá 15.000.000.thuế xuất 10%. Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt.
Ngày 14/01/2009 Công ty mua hạt nhựa ABS của công ty Gia Anh có hoá đơn GTGT - Số lượng 11 tấn. Công ty thanh toán bằng tiền mặt.
Số 359618 thuế suất : 10%
đơn giá : 15.000.000
Ngày 15/01/2009 Công ty mua Hạt nhựa LLDPE của công ty HOA VIỆT có hoá đơn GTGT - số 46981 với số lượng 15 tấn. Công ty đã thanh toán bằng chuyển khoản
thuế suất: 10%
đơn giá: 14.500.000
Các hóa đơn GTGT Công ty mua hàng
- Công ty mua hàng của Công ty thương mại Hà Linh có hóa đơn:
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2
Ngày 10/01/2009 Đơn vị bán hàng : Công ty TM Hà Linh
Địa chỉ : Nguyễn Công Hoan – Hà Nội
Số tài khoản: 15010000172072 - NHBIDVN Điện thoại 043.7719919 Mã số: 0100100336-1
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thanh Vân
Tên đơn vị: Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT Địa chỉ: Vương Thừa Vũ- Thanh Xuân- Hà Nội
Số tài khoản: 15010000198579 - NHBIDVN Hình thức thanh toán: TM / CK Mã số: 0102116892
STT Tên hàng hoá, dịch vụ
Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1×2
1 Hạt nhựa PP Tấn 10 15.000.000 150.000.000
Cộng tiền hàng: 150.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 15.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 165.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm sáu lăm triệu đồng chẵn
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn)
Mẫu sổ:01 GTKT- 3LL Số 296415
- Công ty mua hàng của Công ty Gia Anh có hóa đơn:
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2
Ngày 14/01/2009 Đơn vị bán hàng : Công ty Gia Anh
Địa chỉ : Nguyễn Đức Cảnh – Hà Nội
Số tài khoản: 15010000090385 - NHBIDVN Điện thoại 043.6640533 Mã số: 0100109379-1
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thanh Vân
Tên đơn vị: Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT Địa chỉ: Vương Thừa Vũ- Thanh Xuân- Hà Nội
Số tài khoản: 15010000198579 - NHBIDVN Hình thức thanh toán: TM / CK Mã số: 0102116892
STT Tên hàng hoá, dịch vụ
Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1×2
1 Hạt nhựa ABS Tấn 11 15.000.000 165.000.000
Cộng tiền hàng: 165.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 16.500.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 181.500.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm tám mốt triệu năm trăm nghìn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn)
Mẫu sổ:01 GTKT- 3LL Số 359618
Công ty mua hàng của Công ty HOA VIỆT có hóa đơn:
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2
Ngày 15/01/2009 Đơn vị bán hàng : Công ty HOA VIỆT
Địa chỉ : Thanh Trì – Hà Nội
Số tài khoản: 15010000180897 Điện thoại 043.3789147 Mã số: 0100100368-1 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thanh Vân
Tên đơn vị: Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT Địa chỉ: Vương Thừa Vũ- Thanh Xuân- Hà Nội
Số tài khoản: 15010000198579 Hình thức thanh toán: TM / CK Mã số: 0102116892
STT Tên hàng hoá, dịch vụ
Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1×2
1 Hạt nhựa LLDPE Tấn 15 14.500.000 217.500.000
Cộng tiền hàng: 217.500.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 21.750.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 239.250.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm ba chín triệu hai trăm năm mươi triệu đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn)
Mẫu sổ:01 GTKT- 3LL Số 46981
Việc nhập kho đánh giá lô hàng như sau:
- Tại kho, thủ kho căn cứ vào hoá đơn GTGT và kết quả kiểm nhận, ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho và thẻ kho. Sau đó chuyển phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT cho phòng kế toán.
- Tại phòng kế toán: Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán xác định trị giá mua thực tế của hàng nhập kho là: tiền hàng (chưa có thuế GTGT) ghi trên hoá đơn : 150.000.000d
Chi phí vận chuyển (ghi trên hoá đơn cước vận chuyển) được theo dõi trên sổ theo dõi chi phí mua vào, số tiền là: 4.000.000 đồng
Bảng 1A: PHIẾU NHẬP KHO Số 08/156.1 Đơn vị : Công ty TNHH thương mại & đầu tư HUY PHÁT Nhập của : Công ty TM Hà Linh
Địa chỉ : Nguyễn Công Hoan- Hà Nội Ngày 10/01/2009
Nhập theo hoá đơn: số 296415 ngày 10/01/2009
Nhập vào kho: Công ty TNHH Thương Mại & Đầu Tư HUY PHÁT
TT
Tên hàng và quy cách phẩm chất
ĐVT
Số lượng theo chứng
từ
Số lượng theo thực
tế
Đơn giá Thành tiền 1 Hạt nhựa PP Tấn 10
10 15.000.000 150.000.000
Cộng Tấn 10 10 150.000.000
Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên )
Khi bán toàn bộ 10 tấn hạt nhựa PP. Kế toán xác định trị giá vốn thực tế hàng xuất bán là : 150.000.000 + 4.000.000 = 154.000.000
Chi phí phân bổ cho hàng đã bán: 4.000.000 đồng
Bảng 1B: PHIẾU NHẬP KHO Số 10/156.1 Đơn vị : Công ty TNHH thương mại & đầu tư HUY PHÁT Nhập của : Công ty Gia Anh
Địa chỉ : Nguyễn Đức Cảnh - Hà Nội
Ngày : 14/01/2009
Nhập theo : Hoá đơn GTGT số: 359618 ngày 14/01/2009 Nhập vào : Công ty TNHH thương mại & đầu tư HUY PHÁT ST
T
Tên hàng và quy cách phẩm chất
ĐVT
Số lượng theo chứng từ
Số lượng theo thực
tế
Đơn giá Thành tiền
1 Hạt nhựa ABS Tấn 11 11 15.000.000 165.000.000
Cộng 11 11 165.000.000
Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) Với chi phí vận chuyển ghi trên hoá đơn “ cước phí vận chuyển” được theo dõi cho hàng mua vào là 3.400.000 đồng. Kế toán xác định trị giá vốn thực tế hàng xuất bán, khi công ty bán 11 tấn hạt nhựa ABS:
3.400.000 + 165.000.000 = 168.400.000 đồng
Bảng 1C: PHIẾU NHẬP KHO Số 15/156.1 Đơn vị : Công ty TNHH thương mại & đầu tư HUY PHÁT Nhập của : Công ty HOA VIỆT
Địa chỉ : Thanh Trì - Hà Nội Ngày 15/01/2009
Nhập theo: Hoá đơn GTGT - số 46981 ngày 15/01/2009
Nhập vào kho: Công ty TNHH thương mại & đầu tư HUY PHÁT ST
T
Tên hàng và quy
cách phẩm chất ĐVT
Số lượng theo chứng từ
Số lượng theo thực
tế
Đơn giá Thành tiền
1 Hạt nhựa LLDPE Tấn 15 15 14.500.000 217.500.000
Cộng 15 15 14.500.000 217.500.000
Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Khi xuất 15 tấn hạt nhựa LLDPE, kế toán xác định trị giá vốn thực tế hàng xuất bán là : 217.500.000 đồng + 2.500.000 đồng = 220.000.000 đồng, 2.500.000 đồng là chi phí phân bổ cho hàng đã bán ( ghi trên sổ theo dõi cước phí hàng mua vào ).
Đến ngày 20/01/2009 xuất bán toàn bộ 10 tấn hạt nhựa PP cho Công ty TNHH VIỆT HƯƠNG.
25/01/2009 xuất bán toàn bộ 11 tấn hạt nhựa ABS cho Công ty Thuận Phát.
25/01/2009 xuất bán toàn bộ 15 tấn hạt nhựa LLDPE cho Công ty Thuận Phát.
Trích phiếu xuất kho ngày 20/01/2009 và ngày 25/01/2009:
Bảng 1D: PHIẾU XUẤT KHO Số 16/1561 Ngày 20/01/2009
Tên người nhận hàng: LÊ VIỆT HÀ
Đơn vị : Công ty TNHH VIỆT HƯƠNG Lý do xuất : Xuất bán
Xuất tại kho: Công ty TNHH thương mại & đầu tư HUY PHÁT T
T
Tên và quy cách phẩm chất
ĐV T
Số lượng theo chứng
từ
Số lượng theo thực
tế
Thành tiền
1 Hạt nhựa PP Tấn 10 10 154.000.000
Cộng Tấn 10 10 154.000.000
Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký, họ tên)
Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên)
Người nhận (Ký, họ tên)
Thủ kho (Ký, họ tên)
Bảng 1E1 PHIẾU XUẤT KHO Số 17/1561 Ngày 25/01/2009
Tên người nhận hàng: Đỗ Quốc Hùng Đơn vị : Công ty Thuận Phát Lý do xuất : Xuất bán
Xuất tại kho : Công ty TNHH thương mại & đầu tư HUY PHÁT T
T
Tên và quy cách Phẩm chất
ĐV T
Số lượng theo chứng
từ
Số lượng theo thực
tế
Thành tiền
1 2
Hạt nhựa ABS Hạt nhựa LLDPE
Tấn Tấn
11 15
11 15
168.400.000 220.000.000
Cộng Tấn 26 26 388.400.000
Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký, họ tên)
Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên)
Người nhận (Ký, họ tên)
Thủ kho (Ký, họ tên)
Các phiếu xuất kho ghi căn cứ vào hoá đơn GTGT (liên 3 dùng để thanh toán).
Bảng 1G:
SỔ CÁI Tên TK: Giá vốn hàng bán
Số hiệu: TK 632
Tháng 01/2009 Đơn vị: đồng
Ngày ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải TK
ĐU
Số tiền
S N Nợ Có
31/01
31/01 31/01
31/01 08
10 15
10/01
14/01 15/01
Hàng hạt nhựa PP đã bán
Hàng hạt nhựa ABS đã bán Hàng hạt nhựa LLDPE đã bán
Kết chuyển giá vốn để xác định kết quả
Cộng số phát sinh
1561
1561 1561
911
154.000.000
168.400.000 220.000.000
542.400.000
542.400.000
542.400.000
Người lập sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) c. Hạch toán chi tiết hàng hoá
Công ty thực hiện chi tiết kế toán hàng hoá theo phương pháp ghi thẻ song song, phục vụ phương pháp này công ty sử dụng các mẫu sổ chi tiết như sau: thẻ kho, sổ chi tiết hàng hoá,bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn hàng hoá và sử dụng TK chi tiết: TK 1561A - gt - Hàng giao thẳng.
TK 1561A - xk - Hàng xuất kho.
Phương pháp này có ưu điểm là cách ghi đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho và khá phù hợp với đặc điểm của công ty ( các nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá không nhiều nên không sử dụng giá hạch toán) việc hạch toán chi tiết hàng hoá ở kho và phòng kế toán như sau:
- Ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn hàng ngày của từng loại hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng (thẻ kho được mở cho từng loại hàng ). Hàng ngày thủ kho thực hiện nhập-xuất hàng hoá lập các chứng từ nhập xuất sau đó căn cứ vào các chứng từ đó để ghi váo thẻ kho.
Ngoài ra thủ kho còn có nhiệm vụ sắp xếp, phân loại hợp lý các chứng từ nhập xuất để giao cho kế toán.
- Ở phòng kế toán: định kỳ 10 ngày, kế toán xuống kho để kiểm tra, ký xác nhận vào thẻ kho và nhận các chứng từ nhập xuất mang về phòng kế toán.
Tại phòng kế toán, kế toán kiểm tra các chứng từ nhập, xuất, căn cừ vào đó để ghi vào sổ chi tiết hàng hoá, mỗi chứng từ một dòng. Sổ chi tiết hàng hoá theo dõi cả hiện vật (số lượng), giá trị (số tiền) của hàng hoá. Cuối tháng, kế toán cộng số liệu trên sổ chi tiết hàng hoá và lập bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn.
Trình tự hạch toán chi tiết hàng tồn kho tại công ty diễn ra theo sơ đồ sau:
Sơ đồ :
Trình tự hạch toán chi tiết hàng tồn kho.
VD: Tháng 01/2009 phiếu xuất kho số 16 ngày 20/01/2009 (xuất hạt nhựa PP. Việc hạch toán chi tiết hạt nhựa PP như sau: phiếu xuất kho ghi số thực xuất vào thẻ kho.
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Thẻ kho
Tập hợp phân loại PNK, PXK
Sổ chi tiết hàng hoá
Bảng kê tổng hợp N - X - T
THẺ KHO
Ngày lập thẻ: 20/01/2009
Kho: Công ty TNHH thương mại & đầu tư HUY PHÁT Tổ số 1: Tên hàng: Hạt nhựa PP
Mã số: TK01 Đơn vị tính: Tấn
Chứng từ
Diễn giải Ngày N-X
Số lượng Chữ ký của kế
toán
Số Ngày Nhập Xuất Tồn
08 10
10/01/09 20/01/09
Tồn đầu tháng Nhập
Xuất
10/01 20/01
0 10
10 . Cộng phát sinh
Tồncuối tháng 01/09
10 10 10 0
Ở phòng kế toán: Căn cứ phiếu nhập, xuất kho (hoá đơn GTGT) kế toán ghi vào sổ chi tiết hàng hoá. Hạt nhựa PP xếp vào loại hàng hoá
Cuối tháng thủ kho ghi số lượng nhập-xuất- tồn vào bảng kê nhập - xuất - tồn hàng hoá (lấy dòng tổng cộng phát sinh và tồn cuối tháng trên các sổ chi tiết hàng hoá.
d.Hạch toán tổng hợp hàng hoá
Hạch toán chứng từ ban đầu: Sổ cái TK156, sổ theo dõi TK156. Tổng hợp, chứng từ, hoá đơn cước phí vận chuyển...
SỔ CÁI Tên TK: Hàng hóa
Số hiệu: TK 156
Tháng 01/2009 Đơn vị: đồng
Ngày ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải TK
ĐU
Số tiền
S N Nợ Có
31/01
31/01 31/01
31/01 31/01
31/01 08
10
15
10/01
20/01 14/01
25/01 15/01
25/01
Nhập hạt nhựa PP.
Chi phí vận chuyển hạt nhựa PP- phân bổ cho HĐ 296415.
Xuất bán hạt nhựa PP.
Nhập hạt nhựa ABS.
Chi phí vận chuyển hạt nhựa ABS- phân bổ cho HĐ 359618.
Xuất bán hạt nhựa ABS.
Nhập hạt nhựa LLDPE.
Chi phí vận chuyển hạt nhựa LLDPE- phân bổ cho HĐ 46981.
Xuất bán hạt nhựa LLDPE Cộng số phát sinh
111 111
632 111 111
632 112 112
632
150.000.000 4.000.000
165.000.000 3.400.000
217.500.000 2.500.000
542.400.000
154.000.000
168.400.000
220.000.000 542.400.000 Người lập sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Bảng kê hàng hoá tồn kho cuối tháng, sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc.
Kế toán hàng hoá sử dụng TK156 - Hàng hoá TK111 - Tiền mặt TK112 - TGNH
Hàng ngày các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hàng hoá, kế toán tập hợp ghi vào sổ chi tiết TK156 sau đó cuối tháng ghi vào phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc.