CHƯƠNG 2: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 2.1. Tổ chức hệ thống kế toán tại công ty
2.2. Tổ chức kế toán các phần hành cụ thể
2.2.1.Tổ chức hoạch toán kế toán nguyên vật liệu 2.2.1.1.Chứng từ
Để theo dõi sự biến động của hàng hóa công ty sử dụng chứng từ - Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho - Hóa đơn GTGT - Biên bản nhiệm thu - Thẻ kho…
2.2.1.2.Tài khoản
-Tài khoản 152-nguyên vật liệu: Dùng để theo dõi sự biến động của các nguyên vật liệu. TK 152 có 4 TK cấp 2:
+TK 1521: nguyên vật liệu chính +TK 1522: nguyên vật liệu phụ +TK 1523: nhiên liệu
+TK 1524: vật liệu thuê ngoài chế biến
-Tài khoản 153- công cụ dụng cụ: tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng giảm của các công cụ dụng cụ trong kho của doanh nghiệp. TK 153 có 4 tài khoản cấp 2:
+TK 1531 - công cụ dụng cụ: phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động các loại công cụ, dụng cụ.
+TK 1532- bao bì luân chuyển: phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động các loại bao bì luân chuyển sử dụng cho sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
+TK 1533- đò dùng cho thuê: phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động các loại công cụ dụng cụ doanh nghiệp chuyên dùng để cho thuê
+TK 1534- thiết bị phụ tùng thay thế: phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động các loại thiết bị, phụ tùng thay thế không đủ tiên chuẩn của TSCĐ sử dụng cho sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
2.2.1.3.Hạch toán chi tiết
-Phương pháp hạch toán chi tiết:
Sơ đồ 2.2:Sơ đồ hoạch toán theo phương pháp thẻ song song (Nguồn:Phòng tài chính kế toán)
Về nguyên tắc:
Ở kho theo dõi vật liệu về mặt số lượng trên thẻ kho, ở bộ phận kế toán theo dõi NVL – CCDC về mặt số lượng và giá trị trên sổ kế toán chi tiết NVL – CCDC.
- Trình tự ghi chép:
Ở kho:
Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép, hàng ngày căn cứ chứng từ nhập và xuấtkho vật liệu thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho có liên quan.
Sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất lại tính ra số tồn kho trên thẻ kho.
Mỗi chứng từ ghi vào thẻ kho một dòng.
Cuối mỗi ngày hoặc định kỳ thủ kho tiến hành phân loại chứng từ sau khi ghivào thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán.
Thủ kho luôn đối chiếu số tồn kho trên thẻ kho và thực tế tồn kho trong kho.
Cuối tháng tiến hành khóa thẻ kho, xác định số tồn kho của từng loại vật liệu để đối chiếu với sổ kế toán. Nếu có sai sót thì phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời.
Nhật ký chung
Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,biên bản nghiệm thu, thẻkho…..
Phần mềm kế toán
Báo cáo tài chính Báo cáo quản trị
Thẻ kho
Sổ chi tiết nguyên vật liệu, tiền mặt
Sổ cái 152, 111 Ở phòng kế toán:
Phải mở sổ kế toán chi tiết cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Sổ kế toán chi tiết vật liệu có nội dung giống thẻ kho nhưng chỉ khác là theo dõi cả giá trị và số lượng vật liệu.
Hàng ngày (hoặc định kỳ) khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho đưa lên, kế toán tổng hợp phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ có liên quan như: hóa đơn mua hàng, hợp đồng vận chuyển, ... Ghi đơn giá vào phiếu và tính thành tiền trên từng chứng từ.
Đến cuối kỳ kế toán cộng sổ hoặc thẻ chi tiết kế toán vật liệu, tính ra tổng số nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật liệu. Số liệu này được đối chiếu với số liệu tồn 2.2.1.4.Hoạch toán tổng hợp
Sơ đồ 2.3:sơ đồ hoạch toán tổng hợp nguyên vật liệu (Nguồn:Phòng tài chính kế toán)
Nhập số liệu hàng ngày : Đối chiếu kiểm tra
In số, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Khi phát sinh nghiệp vụ tăng, giảm nguyên vật liệu, kế toán sẽ tiến hành khai báo vào sổ hàng hóa được thiết kế sẵn trên phần mềm về tên, loại, xuất xứ, nguyên giá.theo đó mỗi tháng, phần mềm máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu lên các sổ chi tiết, nhật ký chung, sổ cái TK 152,111.Các sổ chi tiết được in ra hàng tháng, sổ tổng hợp tiền mặt được in vào cuối năm.
Sổ chi tiết tài khoản 152 (phụ lục số 06)
VD: ngày 18/01/2016 mua khung vách ngăn VTV 75E công ty TNHH phát triển thương mại và xây dựng Đức Cường theo HĐ 0000974 số lượng 200 khung vách ngăn VTV 75E đơn giá 34.100đ / chiếc, 140 khung vách ngăn VTV 76E giá 28.640đ /chiếc đơn giá trên chưa bao gồm 10% thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Công ty thanh toán bằng tiền mặt. Hàng và hóa đơn đã về đến kho, kiểm kê nhập kho đủ
(có chứng từ hóa đơn GTGT kèm theo phụ lục số 07) Kế toán hoạch toán :
Nợ TK 152 : 10.829.600
- Nợ TK 1521(75E ) : 6.820.000 - Nợ TK 1522(76E): 4.009.600 Nợ TK 133 :1.062.960
Có TK 111 :11.912.560
2.2.2.Tổ chức hoạch toán kế toán tài khoản cố định 2.2.2.1.Chứng từ
Để theo dõi sự biến động tăng giảm của tài sản cố định kế toán sử dụng các chứng từ như:
-Biên bản giao nhận TSCĐ:biên bản này dùng để phản ánh các tài sản cố định tăng do mua sắm.
-biên bản thanh lý TSCĐ: biên bản này dùng để phản ánh tài sản cố định giảm do thanh lý, nhượng bán.
-Thẻ TSCĐ
- Biên bản đánh giá lại TSCĐ 2.2.2.2.tài khoản sử dụng:
-TK 211-tài sản cố định
-TK 211-tài sản cố định trong đó tài khoản này được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 3 dể phản ánh các nhóm tài sản cố định cụ thể:
+TK 2111-nhà cửa và kiến trúc: tài khoản này dùng để theo dõi một số tài sản cố định sử dụng cho các cửa hàng như cụm linh kiện
+TK 2112: máy móc, thiết bị: tài khoản này dùng để theo dõi các tài sản cố định dùng để sản xuất ra các sản phẩm mẫu.
+TK 2114- thiết bị dụng cụ quản lý: tài khoản này dùng để theo dõi các tài sản cố định phục vụ chủ yếu cho quản lý như máy tính…
-TK 214:Hao mòn TSCĐ
-TK 214-Hao mòn TSCĐ có các tài khoản cấp 2 sau:
+TK 2141-Hao mòn TSCĐ hữu hình +TK 2142-Hao mòn TSCĐ vô hình 2.2.2.3.hoạch toán chi tiết
-Phương pháp hoạch toán chi tiết TK 211
Khi phát sinh TSCĐ nghiệp vụ tăng giảm TSCĐ, căn cứ vào các chứng từ tài sản cố định(được lưu trong hồ sơ của từng TSCĐ), kế toán tiến hành lập thẻ TSCĐ(trường hợp tăng) hoặc hủy thẻ TSCĐ(trường hợp giảm TSCĐ) và phản ánh vào các sổ chi tiết TSCĐ. Sổ chi tiết tài sản cố định trong doanh nghiệp dùng để theo dõi từng loại, từng nhóm TSCĐ và theo từng đơn vị sử dụng trên cả 2 chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị. Bộ tài chính sẽ đưa ra hai mẫu sổ chi tiết TSCĐ bao gồm:
Mấu 1:sổ TSCĐ (dùng chung cho toàn doanh nghiệp). Sổ được mở cho cả năm và phải phản ánh các thông tin chủ yếu như các chỉ tiêu chung, các chỉ tiêu tăng nguyên giá, khấu hao và chỉ tiêu giảm nguyên giá TSCĐ
Mẫu 2:sổ tài sản theo đơn vị sử dụng. Sổ này dùng để theo dõi TSCĐ và công cụ lao động nhỏ của từng bộ phận, từng đơn vị trong doanh nghiệp
Chứng từ TSCĐ
Lập hoặc hủy thẻ
Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính Sơ đồ 2.4: sơ đồ hoạch toán chi tiết TSCĐ
Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ
Quy trình luân chuyển chứng từ:
Chủ sở hữu
Ban giao nhận(Ban thanh lý)
Kế toán TSCĐ
(1) (2) (3) (4)
Quyết định tăng, giảm TSCĐ
Giao nhận(hoặ c thanh lý) TSCĐ và lập biên bản
Lập hoặc hủy thẻ TSCĐ, ghi sổ chi tiết, tổng hợp
Sơ đồ 2.5:sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ TSCĐ Trình tự luân chuyển chứng từ TSCĐ
Khi có nhu cầu đầu tư đổi mới hoặc thanh lý, nhượng bán cũng như các nghiệp vụ khác liên quan đến TSCĐ, chủ sở hữu sẽ ra các quyết định tăng, giảm đánh giá lại TSCĐ… khi đó doanh nghiệp phải thành lập ban giao nhận TSCĐ với trường hợp tăng tài sản(hoặc ban thanh lý với trường hợp giảm TSCĐ, ban kiểm nghiệm kỹ thuật các công trình sữa chữa lớn). Ban này có nhiệm vụ nghiệm thu, giao nhận(hoặc tiến hành thanh lý) TSCĐ và lập biên bản giao nhận(hoặc biên bản thanh lý, biên bản giao nhận TSCĐ sữa chữa lớn hoàn thành) tùy từng trường hợp công việc cụ thể. Lúc này, kế toán mới tiến hành lập thẻ TSCĐ(nếu mua sắm, đầu tư mới TSCĐ) ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp, tính và phân bổ khấu hao, lập kế hoạch và theo dõi quá trình sữa chữa TSCĐ…Cuối cùng là lưu chứng từ theo quy định.
2.2.1.4.Hạch toán tổng hợp
Sơ đồ tổng hợp tài sản cố định: (phụ lục số 08)
-Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán TSCĐ kế toán nhập vào phần mềm kế toán các bút toán liên quan. Phần mềm kế toán sẽ tự động đưa ra các số liệu lên sổ chi tiết TSCĐ và sổ Nhật ký chung.
-Cuối tháng, từ sổ chi tiết TSCĐ phần mềm kế toán sẽ xử lý và tổng hợp lên bảng tổng hợp chi tiết, đồng thời từ sổ Nhật ký chung số liệu sẽ được lên Sổ Cái các TK 211, 212, 213, 214 vừ từ sổ Cái lên bảng cân đối số phát sinh.
Sơ đồ tài khoản 211( phụ lục số 09) Nghiệp
vụ TSCĐ
Lưu hồ sơ kế
toán
VD:trong tháng 4/2013 có tài liệu về tài sản cố định như sau:(có chứng từ kèm theophụ lục số 10)
1.Ngày 11/4 công ty mua 1 bộ máy tính nguyên chiếc với giá mua chưa thuế 18.805.000đ, thuế giá trị gia tăng 10%. Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt. Thời gian sử dụng theo quy định là 3 năm. Tài sản được đầu tư bằng nguồn vốn kinh doanh.
Kế toán hạch toán:
+ Nợ TK 211: 18.805.000 Nợ TK 133: 1.880.500 Có TK 111: 20.685.500
+ Trích khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng: là phương pháp khấu hao mà mức khấu hao hàng năm không thay đổi trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐ
Nguyên giá TSCĐ 18.805.000
Mức khấu hao bình quân năm = =
Thời gian sử dụng 3
Nợ TK 627: 6.268.333 Có TK 214: 6.268.333
2.2.3.Tổ chức hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương:
Công ty cổ phần TDC và các cộng sự hiện đang áp dụng hình thức trả lương theo thời gian và làm việc thực tế ( lương tháng) , việc trả lương căn cứ vào thời gian làm việc thực tế và hệ số cấp bậc và mức lương làm việc thực tế, hệ số cấp bậc và mức lương cơ bản theo chế độ. Hàng tháng kế toán tập hợp chấm công của toàn công ty, căn cứ vào hệ số cấp bậc để trả lương cho từng người. Kế toán căn cứ vào thời gian lao động và hệ số lương theo quy định của người lao động để tính lương phải trả
- lương tháng = số công đạt tiêu chuẩn * đơn giá mọt công -lương trách nhiệm = hệ số* mức lương tối thiểu
-Tổng lương = lương tháng + lương trách nhiệm -Khoản phụ cấp:
+phụ cấp làm đêm 10.000đ/ ca +phụ cấp làm thêm giờ 10.000đ/ ca
-ngày lễ tết được công ty trả 100% lương cấp bậc của bản thân -Nghĩ thai sản ốm đau được trả theo BHXH.
2.2.3.1.Chứng từ sử dụng - Bảng chấm công
- Bảng thanh toán tiền lương
- Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH - Bảng thanh toán tiền lương
2.2.3.2.Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 334 – Phải trả người lao động. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của Công ty về tiền lương, tiền công, tiền thưởng,bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động.
- Tài khoản 338 - Phải trả, phải nộp khác.Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình trích và thanh toán các khoản trích theo lương ở Công ty. TK 338 có 6 tài khoản cấp 2
+ TK 3381: Tài sản thừa chờ giải quyết
+TK 3382: kinh phí công đoàn +TK 3383: bảo hiểm xã hội +TK 3384: bảo hiểm y tế
+TK 335: phải trả về cổ phần hóa +TK 336: bảo hiểm thất nghiệp +TK 3387: doanh thu chưa thực hiện +TK 3388: phải nộp khác
2.2.3.3.Hoạch toán chi tiết
Khi tiền lương thời gian được duyệt lập bảng thanh toán lương cho từng người nộp phòng tổ chức lao động. Các khoản làm thêm bổ sung và khấu trừ cũng được thực hiện trên bảng lương. Trừ trợ cấp BHXH theo quy định, các khoản lương và thu nhập của người lao động đều thể hiện trên sổ lương (bảng thanh toán lương).
BHXH, BHYT, BHTN chính là khoản mà doanh nghiệp tính vào chi phí sản xuất và trừ vào lương của cán bộ công nhân viên. Hàng tháng doanh nghiệp tiến hành trích và tính vào chi phí với tỷ lệ là 24% trên lương cơ bản. Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng tiến hàng trích 10,5% BHXH, BHYT, BHTN trừ vào lương của người lao động. Cụ thể như sau:
* Quỹ bảo hiểm xã hội:
Quỹ BHXH được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp (chức vụ, khu vực ...) của công nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích BHXH là 26%, cụ thể:
+ 18% cho đơn vị hoặc chủ sử dụng lao động nộp và được tính vào chi phí kinh doanh.
+ 8% còn lại do người lao động đóng góp và được trừ vào lương tháng.
*) Quỹ bảo hiểm y tế:
Bảo hiểm y tế thực chất là trợ cấp về y tế cho người tham gia bảo hiểm nhằm giúp họ một phần nào đó trang trải tiền khám chữa bệnh, tiền viện phí và tiền thuốc thang, mục đích chính của BHYT là tạo một mạng lưới bảo vệ sức khoẻ cho toàn cộng đồng.
+ Quỹ BHYT được hình thành từ sự đóng góp của người tham gia bảo hiểm và một phần hỗ trợ của Nhà nước, quỹ này được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định của chế độ tài chính hiện hành trên tổng số tiền lương cơ bản của CNV trong tháng. Hiện nay, tỷ lệ này là 4.5% tổng quỹ lương cơ bản của doanh nghiệp, trong đó 3% doanh nghiệp được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, 1.5% còn lại tính trừ vào thu nhập của người lao động.
+ Quỹ BHYT được nộp toàn bộ cho cơ quan chuyên môn chuyên trách (dưới hình thức mua thẻ bảo hiểm y tế cho người lao động) để thanh toán các khoản tiền khám chữa bệnh, viện phí, thuốc thang … cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ …
*) Quỹ bảo hiểm thất nghiệp:
Thị trường lao động ở Việt Nam chưa ổn định, nguy cơ rủi ro về nghề nghiệp như: người lao động bị mất việc làm hoặc bị chấm dứt hợp đồng nhưng chưa tìm được việc mới còn nhiều vì vậy quỹ BHTN được hình thành nhằm:
+ Trợ cấp thất nghiệp + Hỗ trợ học nghề
+ Tìm việc làm cho người lao động.
2.2.3.4.Hoạch toán tổng hợp.
-Trình tự ghi sổ kế toán tiền lương theo hình thức nhật ký chung(phụ lục số 11) Đây là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ nhật ký gọi là Nhật ký chung. Sau đó, căn cứ vào nhật ký chung lấy số liệu để ghi vào Sổ cái. Ngoài ra để thuận tiện cho việc ghi chép Nhật ký chung có thể mở các nhật ký phụ cho các tài khoản chủ yếu. Định kỳ cộng các nhật ký phụ lấy số liệu vào nhật ký chung rồi vào sổ cái. Đối với các đối tượng cần theo dõi chi tiết thì kế toán mở các sổ, thẻ chi tiết, lấy số liệu so sánh đối chiếu với sổ nhật ký và sổ cái.
Phần hành kế toán tiền lương theo hình thức sổ này được tổ chức như mọi phần hành khác nghĩa là khi nghiệp vụ phát sinh, kế toán sẽ ghi vào sổ nhật ký chung, cuối tháng hay định kỳ kế toán sẽ căn cứ vào nhật ký chung, loại bỏ các số liệu trùng rồi phản ánh vào sổ cái. Nếu cần thiết có thể tổ chức sổ kế toán chi tiết về tiền lương.
Cuối kỳ lập các báo cáo.
Hình thức nhật ký chung đơn giản, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp nhưng lại có nhược điểm hay ghi trùng, mỗi chứng từ thường được vào ít nhất 2 sổ nhật ký trở lên. Bởi vậy, cuối tháng sau khi cộng số liệu từ các sổ nhật ký, kế toán phải loại bỏ các số liệu trùng lắp rồi mới ghi vào sổ cái
-Sơ đồ kế toán : (phụ lục số 12)
(1)Tạm ứng chi không hết trừ vào lương phải trả công nhân viên hoặc BHXH, KPCĐ, BHYT phải trả trừ vào tiền tạm ứng.
(2)Trừ thuế thu nhập cá nhân phải nộp vào tiền lương phải trả công nhân viên.
(3)Tính tiền lương phải trả công nhân viên trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh.
(4)Tính tiền lương, phụ cấp phải trả cho nhân viên xây dựng cơ bản.
(5)Tính BHXH, BHYT, KPCĐ phải trả công nhân viên