KẾ TOÁN TỔNG HỢP
Chương 2: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Minh Châu
2.2: Tổ chức kế toán các phần hành cụ thể tại công ty
2.2.1: Tổ chức hạch toán kế toán.
* Chứng từ công ty đang sử dụng:
- Kế toán vốn bằng tiền: + Phiếu thu, phiếu chi + Giấy tạm ứng
+ Giấy báo có, giấy báo nợ + Hóa đơn thu tiền
+ Giấy thanh toán tạm ứng + Biên bản kiểm kê quỹ - Kế toán Tài Sản Cố Định:
+ Biên bản giao nhận TSCĐ.
+ Biên bản thanh lý TSCĐ.
+ Biên bản đánh giá lại TSCĐ.
+ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.
- Kế toán tiền lương:
+ Bảng chấm công.
+ Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành.
+ Phiếu nghỉ hưởng BHXH.
+ Bảng thanh toán lương.
+ Bảng phân bổ tiền lương.
+ Bảng thanh toán tiền thưởng và bảng thanh toán bảo hiểm xã hội.
- Tài khoản
Bảng 2: Hệ thống tài khoản
23
GVHD: Hoàng Đình Hương
SV: Trần Thị Thủy Lớp: CĐ9KE1 1 23
11
Tiền mặt
11
11 Tiền Việt Nam
11
12 Ngoại tệ
1
12 Tiền gửi ngân hàng
11
21 Tiền Việt Nam
11
22 Ngoại tệ
1
13 Tiền đang chuyển
11
31 Tiền Việt Nam
11
32 Ngoại tệ
1
31 Phải thu khách hàng
1 33
Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
1
38 Phải thu khác
13
88 Phải thu khác
1
41 Tạm ứng
1
51 Hàng mua đang đi đường
1
52 Nguyên vật liệu
1
53 Công cụ, dụng cụ
1 54
Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
1
55 Thành phẩm
• Hạch toán chi tiết:
∗ Sổ chi tiết:
- Bảng kê chi tiền mặt.
- Bảng kê chi tiền gửi Ngân hàng.
- Bảng kê khai TSCĐ.
- Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ.
- Sổ chi tiết các tài khoản.
• Hạch toán tổng hợp:
- Sổ nhật ký chung.
- Sổ quỹ.
- Sổ cái các tài khoản.
2.2.2: Tổ chức hạch toán kế toán 2.2.2.1: Kế toán vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thuộc tài sản lưu động được hình thành chủ yếu trong quá trình bán hàng và trong các quan hệ thanh toán.
Vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm: Tiền mặt tồn quỹ, tiền gửi ngân hang, tiền đang chuyển.
* Hạch toán tiền mặt tại quỹ
Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm: tiền Việt nam, ngoại tệ.
Trong mỗi doanh nghiệp đều có một lượng tiền nhất định tại quỹ để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của mình. Số tiền thường xuyên tồn quỹ phỉa được tính toán, định mức hợp lý, mức tồn quỹ này tùy thuộc vào quy mô, tính chất hoạt động, ngoài số tiền trên doanh nghiệp phải gửi tiền vào ngân hàng và các tổ chức tài chính khác.
Các chứng từ sử dụng:
- Chứng từ gốc:
+ Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng + Giấy đề nghị tạm ứng
+ Giấy thanh toán tạm ứng + Bảng thanh toán tiền lương
+ Bảng kê vàng bạc đá quý + Bảng kiểm kê quỹ
- Chứng từ dùng để ghi sổ : + Phiếu thu
+ Phiếu chi
Khi tiến hành nhập, xuấtquỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi hoặc chứng từ nhập, xuất vàng, bạc, đá quý và có đủ chũ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định.
Tài khoản sử dụng
Kế toán tổng hợp sử dụng tài khoản 111 “ Tiền mặt ” để phản ánh số hiện có và tình hình thu, chi tại quỹ.
Tài Khoản 111 có 3 Tài khoản cấp 2 gồm:
+ TK 1111: Tiền Việt Nam + TK 1112: Ngoại tệ
+ TK 1113: Vàng, Bạc, Đá quý, Kim khí quý.
- Kết cấu và nội dung phản ánh TK 111 “Tiền mặt”
+ Bên nợ: Phản ánh các khoản Tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý nhập quỹ. Số tiền mặt thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê.
+ Bên có: Phản ánh các khoản Tiền mặt, ngân phiếu, Ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý xuất quỹ. Số tiền thiếu ở quỹ phát hiện khi kiểm kê.
+ Số dư cuối kỳ: Các khoản tiền Tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý tồn quỹ
Sổ kế toán và quy trình ghi sổ kế toán.
Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chếp hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm.
Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt.
Quy trình ghi sổ kế toán tiền mặt: (Không sử dụng nhật ký đặc biệt)
TK 111
……….
H2.3: Quy trình ghi sổ kế toán tiền mặt
Thủ tục chi tiền: Bộ phận có nhu cầu thanh toán sẽ lập Giấy đề nghị và sau đó trình Tổng giám đốc ký duyệt. Căn cứ vào Giấy đề nghị đã được sự đồng ý của Tổng giám đốc, kế toán thanh toán sẽ kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ rồi lập Phiếu Chi và chuyển cho kế toán trưởng hay giám đốc ký duyệt. Khi Phiếu Chi đã được ký duyệt sẽ chuyển đến cho thủ quỹ để thủ quỹ làm thủ tục chi tiền. Sau đó kế toán thanh toán lưu Phiếu Chi này.
Thủ tục thu tiền: Dựa vào Hóa đơn bán hàng. Khi nhận tiền từ khách hàng, kế toán tiền mặt lập Phiếu Thu (2 liên) hợp lệ, kiểm tra, sau đó chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ nhận đủ số tiền. Phiếu Thu sẽ được trình kế toán trưởng ký rồi được lưu ở kế toán tiền mặt 1 liên và khách hàng sẽ giữ 1 liên.
Hằng ngày, căn cứ vào Phiếu Thu, Phiếu Chi đã lập trong ngày Báo Cáo quỹ tiền mặt, thủ quỹ kiểm tra số tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán và báo quỹ. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và xử lý. Cuối ngày thủ quỹ chuyển toàn bộ Phiếu Thu, Phiếu Chi kèm theo Báo Cáo quỹ tiên mặt cho kế toán tiền mặt. Kế toán kiểm tra lại và ký vào báo cáo quỹ, sau đó chuyển cho kế toán trưởng và tổng giám đốc ký. Căn cứ vào đó hàng quý sẽ lập bảng kê chi tiết. Báo cáo quỹ được chuyển lại cho thủ quỹ ký.
• Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu:
- Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, kế toán ghi:
Sổ cái Nhật ký
chung Chứng từ gốc
Sổ quỹ ( thủ quỹ)
Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng - Thu hồi các khoản nợ phải thu:
Nợ TK 111: Tiền mặt
Có TK 131: Phải thu khách hàng Có TK 136: Phải thu nội bộ Có TK 138: Phải thu khác Có TK 141: Tạm ứng - Nhận vốn ngân sách cấp trên cấp:
Nợ TK 111: Tiền mặt
Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh - Thu tiền từ hoạt động bán hang:
Nợ TK 111: Tiền mặt
Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra - Chi tiền mua vật tư, hang hóa, tài sản cố định:
Nợ TK 152,153, 156, 211(giá chưa thuế GTGT) Nợ TK 133
Có TK 111
- Chi tiền mặt gửi vào ngân hàng, gửi qua bưu điện, tạm ứng cho công nhân viên Nợ TK 112,113, 141
Có TK 111
- Chi tiền mặt thanh toán các khoản nợ phải trả:
Nợ TK 331- Phải trả người bán
Nợ TK 333- Thuế và các khoản phải trả nhà nước Nợ TK334- Phải trả người lao động
Nợ TK 338- Phải trả phải nộp khác Có TK 111- Tiền mặt
* Hạch toán tiền gửi ngân hàng
Tiền gửi là số tiền mà doanh nghiệp gửi tại các ngân hang, kho bạc nhà nước, các công ty tài chính bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc….
Căn cứ để ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi của doanh nghiệp là các giấy báo Có, giấy báo Nợ, các bản sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc như ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc chuyển khoản,…Khi nhận được các chứng từ do ngân hàng gửi đến, kế toán phải tiến hành kiểm tra
đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Trường hợp có sự chênh lệch giữa số liệu kế toán của đơn vị với ngân hàng thì vẫn phải ghi theo chứng từ của ngân hàng, số chênh lệch được theo dõi riêng ở tài khoản phải thu hoặc phải trả khác và thông báo cho ngân hàng đối chiếu, xác minh lại.
Kế toán tiền gửi ngân hang phải theo dõi chi tiết theo từng loại tiền gửi (VNĐ, Ngoại tệ, …) và phải chi tiết theo từng ngân hàng để tiện việc kiểm tra, đối chiếu.
Kế toán sử dụng tài khoản 112 “ tiền gửi ngân hang” để phản ánh tình hình tăng giảm và số hiện có về các khoản tiền gửi của doanh nghiệp.
- Tài khoản 112 có kết cấu như sau:
Bên Nợ: Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc… đã gửi vào ngân hàng.
Bên Có: Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc… rút ra từ ngân hàng.
Số dư bên Nợ: Số tiền gửi hiện còn gửi ở các ngân hàng.
- Tk 112 có 3 tài khoản cấp 2:
TK 1121: Tiền Việt Nam TK 1122: Ngoại tệ
TK 1123: Vàng bạc, kim khí quý, đá quý.
• Hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu:
- Xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài khoản tại ngân hàng, ghi:
Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng Có TK 111: Tiền mặt
- Nhận được giấy báo có của ngân hang về số tiền đang chuyển đã vào tài khoản của doanh nghiệp:
Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hang Có TK 113: Tiền đang chuyển
- Nhận được tiền do khách hàng trả nợ hoặc ứng trước bằng chuyển khoản, căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng, ghi:
Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng
Có TK 131: Phải thu của khách hàng
Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hang Có TK 144, 244
- Nhận vốn góp liên doanh, vốn góp cổ phần bằng chuyển khoản Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hang
Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh
- Thu tiền bán hàng từ các hoạt động tài chính và các hoạt động khác Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hang
Có TK 511, 515:DT bán hàng và DT hoạt động TC Có TK 711: Thu nhập khác
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
- Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt Nợ TK 111: Tiền mặt
Có TK 112: Tiền gửi ngân hang
- Trả tiền mua vật liệu, công cụ,tài sản cố định, hang hóa nhập kho hoặc gửi bán thẳng bằng chuyển khoản, ủy nhiệm chi, bằng séc, …
Nợ TK 152, 153,211, 156: Gía mua chưa có thuế GTGT Có TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 112: Tiền gửi ngân hang
- Thanh toán các khoản nợ phải trả bằng chuyến khoản Nợ TK 311, 331, 333, 334, 338…
Có TK 112: Tiền gửi ngân hang
- Các khoản chiết khấu thanh toán cho người mua bằng chuyển khoản Nợ TK 635: Chi phí tài chính
Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng
- Thanh toán các khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại cho người mua bằng chuyển khoản:
Nợ TK 531: Hàng bán bị trả lại Nợ TK 532: Giam giá hàng bán Nợ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng 2.2.2.2: Kế toán tài sản cố định
a. Kế toán chi tiết tài sản cố định
Tài sản cố định (TSCĐ) là những tư liệu lao động chủ yếu do con người sang tạo ra, là biểu hiện vật chất của vốn cố định, có giá trị lớn và thời gian sử dụng lâu dài phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định.
Đối với một doanh nghiệp thì TSCĐ thể hiện năng lực, trình độ công nghệ, cơ sở vật chất kỹ thuật cũng như thế mạnh của doanh nghiệp trong việc phát triển sản xuất, nó là điều kiện cần thiết để tiết kiệm sức lao động của doanh
nghiệp nói riêng và của nền kinh tế đất nước nói chung. Đứng trên góc độ kế toán thì việc phản ánh đầy đủ, tính khấu hao và quản lý chặt chẽ TSCĐ là một tiền đề quan trọng để các doanh nghiệp tiến hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả, nó khẳng định vai trò, vị trí của doanh nghiệp trước nền kinh tế nhiều thành phần hiện nay.
Theo quy định hiện hành ( theo chuẩn mực kế toán Việt Nam- chuẩn mực 03 và quy định 206/2003), tài sản nếu thỏa mãn đồng thời 3 điều kiện sau thì được coi là tài sản cố định:
- Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó.
- Có thời gian sử dụng 1 năm trở lên.
- Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy và có giá trị từ 10.000.000 đồng ( mười triệu đồng) trở lên.
* TSCĐ có 3 đặc điểm chủ yếu sau:
+ Tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất.
+ Khi tham gia vào nhiều quá trinh sản xuất kinh doanh, tài sản cố định bị hao mòn dần và giá trị của nó được chuyển dich từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh.
+ Tài sản cố định giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc hư hỏng.
* Chứng từ, sổ kế toán tài sản cố định:
- Chứng từ sử dụng:
+ Biên bản giao nhận TSCĐ Mẫu 01- TSCĐ/HD + Biên bản thanh lý TSCĐ Mẫu 02- TSCĐ/HD + Biên bản sữa chữa lớn TSCĐ hoàn thành Mẫu 03-TSCĐ/HD + Biên bản đánh giá lại TSCĐ Mẫu 04- TSCĐ/HD + Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Mẫu 05- TSCĐ/HD + Hóa đơn giá trị gia tăng
- Sổ kế toán sử dụng ghi sổ:
+ Sổ tài sản cố định Mẫu S21-DN + Sổ theo dõi TSCĐ Mẫu S22-DN + Thẻ tài sản cố định
Sơ đồ luân chuyển chứng từ TSCĐ:
H2.4: Sơ đồ luân chuyển chứng từ tài sản cố định
∗ Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi hàng tháng Đối chiếu kiểm tra
Sổ cái TK 211, TK 214
Thẻ TSCĐ Biên bản giao nhận TSCĐ,
Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ
Sổ TSCĐ, Sổ theo dõi
TSCĐ
Bảng tổng hợp chi tiết TK 211, Tk
214 Báo cáo tài
chính Sổ nhật ký
chung
- Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hợp pháp hợp lệ, ghi vào nhật ký chung, sau đó phản ánh vào sổ cái các tài khoản có liên quan. Đối với đối tượng cần theo dõi chi tiết thì ngoài phản ánh vào nhật ký chung, kế toán còn phản ánh vào sổ kế toán chi tiết, định kỳ tổng hợp số lượng để ghi vào sổ cái.
- Cuối tháng, cuối quý tiến hành kiểm tra, đối chiếu sổ thẻ kế toán chi tiết và lập báo cáo tổng hợp chi tiết.
- Sau đó tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu ghi trên bảng tổng hợp chi tiết vào sổ cái của tài khoản, kế toán tiến hành lập báo cáo tài chính.
b. Kế toán tổng hợp tăng, giảm tài sản cố định - Tài khoản sử dụng:
Theo chế độ hiện hành để hạch toán tình hình hiện có, biến động tăng, giảm của TSCĐ cả về nguyên giá và giá trị hao mòn, kế toán sử dụng các tài khoản sau:
+ Tài khoản 211”tài sản cố định hữu hình”: Tài khoản này được dùng để phản ánh nguyên giá của toàn bộ TSCĐ hữu hình thuộc quyền sỡ hữu của doanh nghiệp hiện có, biến động tăng, giảm trong kỳ.
Kết cấu tài khoản 211:
Bên Nợ: - Nguyên giá tài sản cố định hữu hình tăng do mua sắm , xây dựng mới, được cấp, được biếu tặng, nhận vốn góp liên doanh…
- Điều chỉnh tăng nguyên giá tài sản cố định do xây lắp, trang bị thêm, do cải tạo, nâng cấp…
Bên Có: - Nguyên giá tài sản cố định giảm do nhượng bán, thanh lý, do góp vốn liên doanh hoặc điều chuyển cho đơn vị khác.
- Điều chỉnh giảm nguyên giá do đánh giá lại, do tháo dỡ bớt một số bộ phận.
Số dư Nợ: Nguyên giá tài sản cố định hữu hình hiện có của doanh nghiệp.
+ Tài khoản 213” tài sản cố định vô hình”: Tài khoản này sử dụng để phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm của TSCĐ vô hình thuộc sở hữu của doanh nghiệp.
Kết cấu tài khoản 213:
Bên Nợ: Nguyên giá TSCĐ vô hình tăng Bên Có: Nguyên giá TSCĐ vô hình giảm Số dư Nợ: Nguyên giá TSCĐ vô hình hiện có
- Kế toán tăng TSCĐ hữu hình
TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp tăng do rất nhiều nguyên nhân như được cấp vốn, mua sắm, xây dựng, được viện trợ biếu tặng…
TK 411, 711 TK 211- TSCĐHH
Nhận vốn góp được cấp, tặng, bằng TSCĐ TK 111,112,331,341
Mua sắm tài sản cố định TK 133 Nếu có
TK 221,222,228,
Nhận lại TSCĐ đã góp vốn TK 241, 154,155
Xây dựng cơ bản hoàn thành, bàn giao TK 412
Đánh giá tăng tài sản cố định
H2.5: sơ đồ hạch toán tăng TSCĐ hữu hình
- Kế toán giảm tài sản cố định hữu hình
Tài sản cố định hữu hình của doanh nghiệp giảm do nhiều nguyên nhân khác nhau như nhượng bán, thanh lý, đem góp vốn liên doanh, điều chuyển cho đơn vị khác, kiểm kê phát hiện thiếu,…
Chứng từ sử dụng chủ yếu là “ biên bản thanh lý TSCĐ” mẫu 02- TSCĐ ban hành theo quy định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài Chính.
TK 214 TK211
Giảm TSCĐ do khấu hao hết
TK221,222 Góp vốn đầu tư bằng TSCĐ
TK 811
Nhượng bán, thanh lý bằng TSCĐ
TK 411 TSCĐ hữu
hình tăng theo
nguyên giá
TSCĐ hữu hình
giảm theo nguyên
giá
Trả lại TSCĐ cho các bên góp vốn đầu tư
H2.6: Hạch toán giảm TSCĐ hữu hình * Hạch toán tài sản cố định vô hình
- Kế toán giảm TSCĐ vô hình + giảm do nhượng bán:
Xóa sổ TSCĐ vô hình nhượng bán:
Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐ vô hình ( số khấu hao đã trích) Nợ TK 811: Giá trị còn lại
Có TK 213: Nguyên giá TSCĐ vô hình
Các bút toán phản ánh chi phí, doanh thu về nhượng bán TSCĐ vô hình cũng tương tự như quy định đối với TSCĐ hữu hình.
+ Các trường hợp giảm khác như góp vốn đầu tư, trả lại vốn góp đầu tư…
được phản ánh tương tự như TSCĐ hữu hình.
+ Giảm TSCĐ vô hình đã trích đủ khấu hao:
Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐ vô hình Có TK 213: TSCĐ vô hình
- Kế toán tăng TSCĐ vô hình
TK 411, 711 TK 213-TSCĐ vô hình Nhận vốn góp, được cấp tặng,tặng, biếu bằng
TSCĐ vô hình TK 111,112,331,341
Mua sắm tài sản cố định vô hình
TK 133 Nếu có
TK 221,222…
Nhận lại TSCĐ vô hình đã góp vốn TK 111,112 TK 241
Tập hợp chi phí TSCĐ vô hình là chi phí triển khai
H2.7: Hạch toán tăng tài sản cố định vô hình TSCĐ vô hình tăng theo nguyên giá