Phần II. Kế toán hàng tồn kho trong các doanh nghiệp sản xuất
4. Kế toán quá trình mua hàng
a. Theo phương pháp kê khai thường xuyên
Tài khoản sử dụng: 151, 156, 331
- TK 151 “Hàng mua đang đi đường”: TK này phản ánh các trị giá các loại hàng hóa đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho, còn đang trên đường vận chuyển…
- TK 156 “Hàng hóa”: TK này có 2 TK cấp II là 1561 “Giá mua hàng hóa” và 1562 “Chi phí thu mua”. Chi phí thu mua hàng hóa hạch toán vào TK này chỉ bao gồm các chi phí liên quan trực tiếp tới quá trình thu mua hàng hóa như:
Chi phí bảo hiểm hàng hóa, tiền thuê kho, thuê bãi, chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản đưa hàng hóa từ nơi mua về đến kho doanh nghiệp, các khoản hao hụt tự nhiên (trong định mức) phát sinh trong quá trình thu mua hàng hóa.
Kết cấu của TK 1561:
Bên nợ: + trị giá hàng mua vào nhập kho theo hóa đơn.
+ thuế nhập khẩu phải nộp
+ trị giá hàng hóa giao gia công chế biến nhập lại kho (gồm giá mua vào + chi phí gia công, chế biến).
+ trị giá hàng hóa phát hiện thừa khi kiểm kê Bên có: + trị giá hàng hóa thực tế xuất kho
+ khoản giảm giá được hưởng vì hàng hóa cung cấp không đúng hợp đồng đã ký.
+ trị giá hàng hóa phát hiện thiếu khi kiểm kê.
Số dư bên nợ: trị giá mua hàng hóa tồn kho cuối kỳ.
Kết cấu của TK 1562
Bên nợ: chi phí thu mua hàng hóa thực tế phát sinh liên quan tới khối lượng hàng hóa mua vào đã nhập kho trong kỳ.
Bên có: phân bổ chi phí mua cho hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ.
Số dư bên nợ: chi phí thu mua liên quan đến hàng tồn kho cuối kỳ.
Phương pháp kế toán:
(1) Trong kỳ, khi mua hàng hóa nhập kho, căn cứ vào hóa đơn mua hàng và phiếu nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 156(1561): Trị giá mua hàng theo hóa đơn ( giá chưa thuế) Nợ TK 133: thuế GTGT đầu vào
Có TK 111, 112, 311, 141, 311: tổng giá thanh toán
Nếu hàng hóa mua về có thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhập khẩu…thì toàn bộ thuế không được khấu trừ này được tính vào giá mua hàng và ghi vào TK 1561.
Có TK 111, 112, 141, 331: tổng giá thanh toán theo hóa đơn - Trường hợp mua hàng nhưng đến cuối kỳ chưa về nhập kho Nợ TK 151: trị giá mua theo hóa đơn
Nợ TK 133: thuế GTGT đầu vào
Có TK 111, 112, 141, 331: tổng giá thanh toán Sau khi hàng về nhập kho:
Nợ TK 156 (1561):
Có TK 151:
(2) Phản ánh chi phí mua hàng hóa phát sinh Nợ TK 156 (1562): chi phí theo giá chưa thuế Nợ TK 133: thuế GTGT đầu vào
Có TK 111, 112…: tổng giá thanh toán
(3) Trường hợp doanh nghiệp xuất kho hàng hóa để sơ chế làm tăng giá trị và khả năng tiêu thụ của hàng hóa.
Trị giá mua thực tế hàng hóa xuất kho:
Nợ TK 154:
Có TK 156 (1561):
Phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình sơ chế Nợ TK 154:
Có TK 111, 112, 331, 338…:
Phản ánh trị giá thực tế hàng hóa sau khi sơ chế nhập lại kho = trị giá mua thực tế xuất kho + chi phí sơ chế
Nợ TK 156 (1561):
Có TK 154:
(4) Trường hợp được người bán giảm giá về lô hàng đã nhập kho:
Nợ TK 331, 111, 112:
Có TK 156 (1561):
+ Trường hợp mua hàng về mà thiếu so với hóa đơn:
Nợ TK 156 (1561): trị giá hàng hóa thực nhập kho theo giá hóa đơn Nợ TK 133: thuế GTGT đầu vào
Nợ TK 138 (1381): trị giá hàng hóa thiếu chờ xử lý Có TK 331: tổng số tiền phải thanh toán
Khi có kết quả xử lý:
- Nếu lỗi là do bên bán và được giao thêm số hàng thiếu:
Nợ TK 156 (1561):
Có TK 138 (1381):
- Nếu lỗi do người vận tải và bắt phải bồi:
Nợ TK 138 (1388):
Có TK 138 (1381):
- Nếu số hàng thiếu doanh nghiệp phải chịu và coi như tổn thất thì hạch toán vào giá vốn:
Có TK 138 (1381):
+ Trường hợp mua hàng về thừa so với hóa đơn
Trường hợp 1: doanh nghiệp chỉ nhập kho theo số lượng ghi trên hóa đơn, số hàng thừa doanh nghiệp trả lại cho người bán:
Nợ TK 156 (1561): trị giá hàng mua thực nhập kho Nợ TK 133: thuế GTGT đầu vào
Có TK 331: tổng giá thanh toán
Đồng thời kế toán ghi hàng nhận giữ hộ: Nợ TK 002 Khi xuất trả bên bán ghi: Có TK 002
Trường hợp 2: nhập kho toàn bộ Căn cứ vào phiếu nhập kho
Nợ TK 156 (1561): trị giá hàng thực tế nhập kho
Nợ TK 133: thuế GTGT đầu vào đối với số hàng ghi trong hóa đơn Có TK 331: tổng giá thanh toán
Có TK 338 (3381): trị giá hàng thừa chờ xử lý Căn cứ hóa đơn bên bán lập bổ sung cho số hàng thừa Nợ TK 338(3381):
Nợ TK 133: thuế GTGT số hàng thừa Có TK 331:
Trường hợp bên bán không đồng ý bán mà nhận lại số hàng thừa:
Nợ TK 3381:
Có TK 1561:
b. Phương pháp kiểm kê định kỳ TK sử dụng: 151, 156, 157, 611(6112)
Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối cùng của hàng hóa trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng hóa đã xuất trong kỳ theo công thức:
Trị giá hàng hóa trị giá hàng trị giá hàng trị giá hàng Xuất trong kỳ = tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ - tồn cuối kỳ Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của hàng hóa không phản ánh trên TK 156. Giá trị của hàng hóa mua vào nhập kho trong kỳ được theo dõi phản ánh trên TK 611 (6112) “mua hàng hóa”.
Khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản kế toán hàng hóa chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ kế toán (để phản ánh giá trị thực hàng hóa tồn kho cuối kỳ).
Phương pháp kiểm kê định kỳ thường áp dụng ở các đơn vị có nhiều chủng
Phương pháp đơn giản, giảm nhẹ được khối lượng ghi chép kế toán, nhưng tốc độ chính xác về giá trị hàng hóa xuất kho bị ảnh hưởng chất lượng, công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi…
Kết cấu và nội dung của TK 611 (6112) Bên Nợ: Trị giá hàng hóa tồn đầu kỳ.
Trị giá thực tế gửi đi bán nhưng chưa xác định tiêu thụ.
Trị giá thực tế hàng mua đi đường đầu kỳ.
Trị giá thực tế hàng hóa mua vào trong kỳ, hoặc hàng hóa đã bán bị trả lại trong kỳ.
Bên Có: Kết chuyển hàng hóa thực tế tồn kho cuối kỳ.
Kết chuyển trị giá thực tế gửi đi bán nhưng chưa xác định tiêu thụ cuối kỳ.
Kết chuyển trị giá thực tế hàng mua đi đường cuối kỳ.
Trị giá hàng hóa xuất trong kỳ
Số tiền được giảm giá về số hàng hóa đã mua không đúng quy cách, phẩm chất như hợp đồng đã ký.
TK 611 (6112): không có số dư. TK có 2 TK 3: 61121 “Giá mua hàng hóa”, 61122 “Chi phí mua hàng”.
Sơ đồ kế toán:
1561 6112(61121) 1561
xxx K/C trị giá hàng tồn đầu kỳ K/C trị giá hàng tồn CK xxx
151 151
xxx K/C trị giá hàng đi đường K/C trị giá hàng đi đường Đầu kỳ cuối kỳ xxx
157 157
xxx K/C trị giá hàng gửi đi bán ĐK K/C trị giá hàng gửi đi Bán cuối kỳ xxx
111,112,331 111,112,331 Trị giá hàng mua gồm có thuế
Giảm giá hàng mua Trị giá hàng mua không có thuế
VAT Trị giá hàng xuất trong kỳ 3332,3333
Thuế NK, thuế TTĐB
1562 6112(61122) 632
K/C chi phí tồn đầu kỳ phân bổ chi phí cho số 133 hàng tiêu thụ VAT
(nếu có)
111,112,141,331 1562 Chi phí mua hàng trong kỳ K/C chi phí mua tồn
133 phân bổ cho hàng tồn CK VAT xxx (nếu có)