- Sau khi viết phiếu xuất kho kế toán kho cầm lên cho kế toán tổng hợp
ký (Lệnh xuất) nh sau:
Công ty CP XS – XNK hoàng long Mẫu số 02 VT – (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ - BTC
ngày 14/09/2006 của Bộ trởng BCT) Phiếu xuất kho Số: 012
Ngày 05 tháng 11 năm 2011 Nợ TK 632 Có TK 156 Họ và tên ngời nhận hàng: Nguyễn Thị Hoa
Lý do xuất: xuất bán Xuất tại kho: kho Công ty STT Tên, nhãn hiệu,
quy cách vật t (sản Mã số ĐVT Yêu Số lợng Đơn giá Thành tiền cầu Thực xuất
A B C D 1 2 3 4
01 Hộp cói Hộp 45.000 45.000 7.402 333.090.000
Cộng x x x x 333.090.000
Tổng số tiền viết bằng chữ: Ba trăm ba mơi ba triệu không trăm chín mơi nghìn
đồng.
Ngày 05 tháng 11 năm 2011
Ngời lập phiếu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng Giám đốc
Biểu 2.4 :
Công ty CP XS XNK–
hoàng long Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt namđộc lập Tự do Hạnh phúc– –
Lệnh xuất
Ngày 05 tháng 11 năm 2011 Ngời nhận: Bảo vệ công ty
Ngời mua hàng: Nguyễn Thị Hoa Lý do xuất: xuất bán
STT Tên hàng xuất ĐVT Số lợng Ghi chú
01 Hộp cói Hộp 45.000
Ghi chú: Yêu cầu đồng chí kiểm tra toàn bộ hàng hóa và giấy tờ kèm theo để hàng
đợc ngời mua đa ra.
Bảo vệ Ký duyệt
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
- Khi hàng hoá đã giao cho khách hàng (sau khi khách hàng đã kiểm tra chất lợng, qui cách, mẫu mã, số lợng đạt yêu cầu), khách hàng thanh toán hay chấp nhận thanh toán, Phòng kế toán sẽ lập Hoá đơn GTGT. Hoá đơn này gồm 3 liên: liên 1 lu tại Phòng kế toán, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 nội bộ dùng để hạch toán.
Nếu theo phơng thức bán buôn, kế toán căn cứ vào giá bán đợc ghi trên hợp đồng ký kết giữa Công ty và khách hàng.
Nếu theo phơng thức bán lẻ, thì kế toán căn cứ vào giá bán quy định của công ty trong cụ thể trong tháng cho từng loại mặt hàng.
Ví dụ: Căn cứ vào Phiếu xuất kho số 012 ngày 05 tháng 11 năm 2011 của Công ty Cổ phần SX – XNK Hoàng Long với Công ty XNK Tổng hợp Hà Nội, kế toán lập Hóa đơn GTGT xuất bán 45.000 Hộp cói với đơn giá bán cha thuế là 8.500đ/hộp (thuế suất 10%) nh sau:
Biểu 2.5:
Hóa đơn Giá trị gia tăng
Liên 1 (Lu)
Ngày 05 tháng 11 năm 2011
Mẫu số 01GTKT/001
Ký hiệu: AA/10P Số: 0000009 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần SX – XNK Hoàng Long
Mã số thuế: 2800854678
Địa chỉ: Khu công nghiệp làng nghề, Thị trấn Nga Sơn, huyện Nga Sơn, Tỉnh Thanh Hóa Điện thoại: 037 3 627 503 Fax: 037 3 628 555
Số tài khoản:……… Họ tên ngời bán hàng: Nguyễn Thị Hoa
Tên đơn vị: Công ty XNK tổng hợp Hà Nội
Địa chỉ: Số 22 Hàng Lợc – Hà Nội
Số tài khoản:……… Hình thức thanh toán: Tiền mặt/ Chuyển khoản
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
01 Hộp cói Hộp 4.500 8.500 382.500.000
Cộng tiền hàng: 382.500.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 19.125.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 401.625.000
Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm lẻ một triệu sáu trăm hai mơi lăm ngàn đồng chẵn.
Hiện nay Công ty đang sử dụng các phơng thức bán hàng sau:
* Bán buôn qua kho theo phơng thức trực tiếp: Công ty giao hàng trực tiếp cho khách hàng tại kho. Hàng đợc coi là bán khi khách hàng đã nhận hàng và ký xác nhận vào chứng từ bán hàng. Khi đó hàng hóa chính thức đợc xác định là tiêu thụ và Công ty mất quyền sở hữu về số hàng này. Việc thanh toán tiền hàng với khách hàng tùy thuộc vào hợp đồng đã ký giữa hai bên.
Ví dụ: Ngày 05 tháng 11 năm 2011 Công ty bán trực tiếp tại kho cho Công ty XNK tổng hợp Hà Nội 45.000 hộp cói. Giá vốn 333.090.000đồng, giá bán cha thuế 382.500.000 đồng, thuế GTGT 5%. Khách hàng thanh toán 50% bằng tiền mặt, số còn lại khách hàng sẽ thanh toán vào quý sau.
Việc hạch toán đợc tiến hành nh sau:
- Khi xuất kho sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng, kế toán xác định giá vốn hàng hóa nh sau: Nợ TK 632 333.090.000 Có TK 156 333.090.000 - Phản ánh doanh thu bán hàng: * Bán hàng vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: Công ty mua và bán thẳng giao nhận hàng trực tiếp tay ba với nhà cung cấp và ngời mua.
Ví dụ: Ngày 17 tháng 11 năm 2011 Công ty cổ phần SX – XNK Hoàng
Long mua 25.000 hộp cói của Công ty Cổ phần Bình Minh và bán thẳng giao nhận trực tiếp tay ba cho Công ty TNHH ánh Dơng. Trị giá của lô hàng (cả thuế GTGT 5%) là 217.875.000đ. Theo hóa đơn GTGT của Công ty Cổ phần Bình Minh thì trị giá bán của lô hàng (cả thuế GTGT 5%) là 194.075.000 đồng.
Nợ TK 111 200.182.500
Nợ TK 131 200.182.500
Có TK 511 382.500.000 Có TK 3331 19.125.000
Theo hợp đồng kinh tế thì Công ty thanh toán tiền hàng cho Công ty Cổ phần Bình Minh bằng tiền gửi ngân hàng.
Công ty XNK tổng hợp Hà Nội thanh toán cho Công ty 30% bằng tiền mặt, 40% bằng tiền gửi ngân hàng, số còn lại thanh toán sau 15 ngày.
Kế toán tiến hành hạch toán nh sau:
- Phản ánh giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632 185.075.000 Nợ TK 133 9.253.800
Có TK 331 194.328.800 (Cty CP Bình Minh)
- Phản ánh doanh thu của lô hàng: Nợ TK 111 65.362.500 Nợ TK 112 87.150.000
Nợ TK 131 65.362.500 (Cty XNK tổng hợp Hà Nội) Có TK 511 207.500.000
Có TK 3331 10.375.000
- Thanh toán tiền mua lô hàng cho Công ty CP Bình Minh:
* Bán buôn vận chuyển
thẳng không tham gia thanh toán:
Thực chất là hình thức môi giới trung gian trong quan hê mua bán do đó, Công ty không phải tổ chức quá trình mua bán hàng hóa và hạch toán tiền hàng mà chỉ phản ánh tiền hoa hồng đợc hởng từ việc mô giới cho nhà cung cấp hoặc cho khách hàng để tính vào doanh thu bán hàng.
Ví dụ: Ngày 08 tháng 11 năm 2011 Công ty mô giới cho Công ty CP XNK HaproSimex Hồ Chí Minh mua một lô hàng của Công ty cổ phần SX – XNK Hoàng Long theo hóa đơn GTGT thì trị giá của lô hàng (cả thuế GTGT 5 %) là 273.000.000. Hoa hồng đợc hởng là 1,5% trả bằng tiền mặt.
Kế toán tiến hành hạch toán nh sau:
Nợ TK 331 194.328.800
- Khi nhận tiền hoa hồng đợc hởng từ việc mô giới hàng cho khách hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 111 4.095.000
Có TK 511 3.900.000
Có TK 3331 195.000
- Trong trờng hợp bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán nếu phát sinh chi phí mô giới bán hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 1331 Thuế GTGT đợc khấu trừ
Nợ TK 641 Chi phí bán hàng
Có TK 111, 112 Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
* Xuất kho hàng hóa giao cho các đơn vị trực thuộc để bán.
Căn cứ vào yêu cầu của các trạm, cửa hàng, phòng kinh doanh lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thành 3 liên (kèm theo lệnh xuất kho). Sau khi xuất kho, thủ kho ghi ngày, tháng, năm xuất kho và ký vào các liên của phiếu. Bên nhận hàng khi nhận hàng xong ghi số thực nhập và ngày, tháng, năm nhập và các liên phiếu và giữ lại một liên làm căn cứ tại đơn vị nhập hai liên còn lại chuyển cho phòng kinh doanh, một liên lu còn một liên chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán.
Ví dụ: Ngày 08 tháng 11 năm 2011 xuất kho hàng hóa từ kho Công ty
xuống trạm Hói Đào 10.000 hộp cói đơn giá xuất 7.402 đồng/hộp, toàn bộ số tiền bán lô hàng đã đợc thanh toán bằng tiền mặt.
Trình tự lập chứng từ và hạch toán đợc tiến hành nh sau:
Phòng kinh doanh viết phiếu xuất kho (Lệnh điều vận chuyển vật t kiêm báo giá) nh sau:
Biểu 2.6:
Công ty CP XS XNK–
hoàng long
Số: 35/VTNN
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam đ
Lệnh điều chuyển vật t
(Kiêm báo giá)
Kính gửi: Tổ giao nhận phòng kinh doanh.
Công ty đồng ý điều cho trạm Hói Đào do ông Nguyễn Văn Thanh nhận tại kho Công ty.
Tên vật t Đơn vị tính Đơn giá xuất Số lợng
Hộp cói Hộp 7.402 10.000
Cộng 10.000
Bằng chữ: Mời ngàn hộp.
Ngày 08 tháng 11 năm 2011 Ngời lập phiếu Giám đốc công ty
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
Căn cứ vào lệnh điều chuyển vật t trên, Phòng kinh doanh làm thủ tục lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ nh sau:
Biểu 2.7: Công ty CP XS XNK– hoàng long Mẫu số: 03 PXK-3LL Ký hiệu: AA/02 Số: 0000008
Phiếu xuất kho Kiêm vận chuyển nội bộ
Liên 1 (Lu)
Ngày 08 tháng 11 năm 2011
Căn cứ vào lệnh điều động số 05 ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Giám đốc Công ty về việc “Xuất hàng cho trạm Hói Đào”
Họ tên ngời vận chuyển: Anh Tuấn Phơng tiện vận chuyển: Xe 36 L 2970 Xuất tại kho: Công ty
Nhập tại kho: Hói Đào
Số lợng
Thực xuất Thực nhập
1 Hộp cói Hộp 10.000 10.000 7.402 74.020.000
Tổng cộng 10.000 10.000 74.020.000
Xuất ngày 08 tháng 11 năm 2011 Ngày08 tháng 11 năm 2011 Ngời lập phiếu Thủ kho Ngời vận chuyển Thủ kho nhập
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
Căn cứ vào các chứng từ phản ánh doanh thu, Kế toán ghi:
- Xuất sang kho nội bộ:
Nợ TK 157 74.020.000
Có TK 156 74.020.000
- Khi xác định hàng đã đợc tiêu thụ kế toán phản ánh nh sau: + Xác định giá vốn hàng bán:
N ợ TK 632 74.020.000
Có TK 157 74.020.000 + Xác định doanh thu bán hàng:
Nợ TK 111 89.250.000 Có TK 511 85.000.000
Có 3331 4.250.000
* Bán hàng qua các đại lý:
Do công ty kinh doanh nhiều mặt hàng với địa b n hoạt động rộng nênà Công ty tiêu thụ sản phẩm hàng hóa với nhiều phơng thức trong đó có cả tiêu thụ hàng hóa theo phơng thức bán hàng qua các đại lý. Khi áp dụng phơng thức này giữa Công ty và đơn vị nhận đại lý phải ký hợp đồng đại lý. Trong đó ghi rõ các nội dung: Mặt hàng đại lý, địa điểm giao nhận, phơng thức thanh toán tiền hàng, giá bán theo hợp đồng đợc hởng.
Ví dụ: Ngày 18 tháng 11 năm 2011 Công ty ký hợp đồng đại lý với Công ty TNHH ánh Dơng giao hàng tại kho của Công ty TNHH ánh dơng, giá bán (cha thuế GTGT) là 97.000.000 đồng, Công ty TNHH ánh Dơng đồng ý cho Công ty ứng trớc 40.000.000 đồng bằng tiền mặt số tiền hàng còn lại sẽ thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng sau khi bán đợc hàng. Hoa hồng đợc hởng là 8%. Ngày 28 tháng 11 năm 2011 Công ty TNHH ánh Dơng đã bán xong lô hàng và chuyển trả tiền cho Công ty.
- Khi giao hàng cho đại lý, căn cứ chứng từ xuất bán hàng hoặc mua hàng giao thẳng đại lý, kế toán ghi nhận giá vốn hàng gửi bán nh sau:
Nợ TK 157 68.000.000
Có TK 156 68.000.000
- Khi nhận tiền ứng trớc của ngời đại lý, kế toán ghi:
Nợ TK 111 40.000.000
Có TK 131 40.000.000
- Khi thanh lý hợp đồng và thanh toán tiền hàng giao đại lý đã bán, kế toán ghi nhận nh sau:
Nợ TK 131 101.850.000 Có TK 511 97.000.000 Có TK 3331 4.850.000
+ Phản ánh số tiền hoa hồng phải trả và số tiền còn lại thực nhận: Nợ TK 641 8.148.000
Nợ TK 1331 407.400 (Thuế GTGT 5% hoa hồng) Nợ TK 112 53.294.600
Có TK 131 61.850.000
- Kết chuyển giá vốn của lô hàng giao đại lý đã bán:
Nợ TK 632 68.000.000
Có TK 157 68.000.000
Trờng hợp hàng giao đại lý không bán đợc cần xem xét hàng ứ đọng theo tình trạng thực của hàng. Nếu xử lý để thu hồi giá trị có ích hoặc nhập lại kho chờ xử lý, kế toán ghi:
Nợ TK 156 Có TK 157
* Bán hàng theo phơng thức hàng đổi hàng: Theo phơng thức này hàng
xuất kho đem đi đổi coi nh mua.
Ví dụ: Ngày 19 tháng 11 năm 2011 Công ty đã ký hợp đồng trao đổi hàng hóa với Công ty CP thơng mại Nga Sơn. Trong hợp đồng có ghi: Công ty CP SX – XNK Hoàng Long đổi 10.000 kg cói chẻ giá 7.000đ/kg lấy 10.000 kg lõi cói xuôi giá 8.000 đ/kg. Số tiền chênh lệch đợc hai bên thanh toán bằng tiền mặt. Trình tự hạch toán nh sau:
- Xác định doanh thu do đổi hàng:
Nợ TK 131 73.500.000
Có TK 3331 3.500.000 - Kết chuyển giá vốn: Nợ TK 632 62.000.000 Có TK 156 62.000.000 - Khi nhận hàng do đổi hàng: Nợ TK 156 80.000.000 Nợ TK 133 4.000.000 Có TK 131 84.000.000 - Xử lý số chênh lệch: Nợ TK 131 10.500.000 Có TK 111 10.500.000
* Bán lẻ trực tiếp tại các cửa hàng, quấy hàng:
Bán lẻ tại các quầy hàng đợc thực hiện dới hai phơng thức đó là: Bán lẻ thu tiền tại chỗ và bán lẻ thu tiền tập trung.
Công ty áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền tại chỗ. Nhân viên bán hàng của Công ty trực tiếp chịu trách nhiệm vật chất về số lợng hàng đã nhận để bán nh sản phẩm chiếu lá, thảm cói... tại cửa hàng, quầy hàng của Công ty. Nhân viên bán hàng tực tiếp giao hàng cho khách hàng và thu tiền hàng. Thông thờng không cần lập chứng từ cho từng nghiệp vụ bán hàng. Cuối mỗi ca (ngày) nhân viên bán hàng phải kiểm kê tiền và nộp toàn bộ số tiền bán hàng cho thủ quỹ Công ty kiểm kê hàng và lập báo cáo bán hàng, báo cáo thu ngân chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. Nhân viên bán hàng tại các quầy hàng hoặc cửa hàng cần mở sổ theo dõi hàng nhập và bán ra trong ca, trong ngày. Sổ quầy dới dạng thẻ quầy hàng tại cửa hàng, quầy hàng là cơ sở lập bảng báo cáo hàng bán sau ca (ngày) bán hàng.
Biểu 2.8:
Công ty CP XS XNK–
hoàng long
Mẫu số: 02-BH
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trởng BTC)
thẻ quầy hàng
Ngày lập thẻ 01 tháng 11 năm 2011 Tờ số: 01 Tên hàng: Làn bèo Quy cách:
Đơn vị tính: CáI Đơn giá: 21.000 đồng/chiếc Ngày tháng Tên ngời Tồn đầu ca Nhập từ kho Nhập khác Cộng tồn và nhập Xuất bán Xuất khác Tồn ca Số l- ợng Thành tiền Số l- ợng Thành tiền A B 1 2 3 4 =1+2+3 5 6 7 8 9 02/11 Thu 50 1.000 1.050 1.000 21.000.000 50 03/11 Minh 30 1.100 1.130 1.100 23.100.000 30 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 60 9.800 9.860 9.820 207.060.000 40 Ngời lập (Ký, họ tên)
Thẻ quầy có thể theo dõi chỉ tiêu giá trị và mở chung cho các loại hàng bán tại quầy theo giá bán.
Ví dụ: Ngày 02 tháng 11 bán mặt hàng làn bèo tại quầy số 01 của Công ty.
- Khi xuất hàng hóa cho các cửa hàng, quầy hàng:
Nợ TK 156 18.198.000 (chi tiết quầy hàng số 01) Có TK 156 18.198.000 (chi tiết kho Công ty)
- Khi nhận đợc báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền sau ca, sau ngày thì kế toán ghi nhận bút toán phản ánh doanh thu nh sau:
Nợ TK 111 22.050.000
Có TK 511 21.000.000 Có TK 3331 1.050.000
Trong trờng hợp bán lẻ tại quầy hàng, cửa hàng nếu phát sinh thừa tiền hàng thì kế toán căn cứ vào biên bản lập ghi số tiền thừa:
Nợ TK 111 Số tiền thừa
Có TK 3381 Tiền thừa so với doanh số bán Trờng hợp thiếu tiền cha biết nguyên nhân, kế toán ghi:
Nợ TK 111 Số tiền thừa
Nợ TK 1381 Tiền thiếu chờ xử lý Có TK 511 Doanh thu bán hàng
Có TK3331 Thuế GTGT đầu ra phải nộp
- Xác định trị giá vốn của hàng bán và kết chuyển: Số lợng HH xuất bán tại cửa hàng, quầy hàng = Số lợng HH tồn ca (ngày) trớc + Số lợng HH nhập trong ca (ngày) – Số lợng HH tồn cuối ca (ngày) Nh vậy ta có:
cửa hàng, quầy hàng
Trị giá vốn của hàng hóa xuất