Sau khi được sự ủy thác của công ty TNHH THƯƠNG MẠI PHÚC LỘC, công ty TNHH DỊCH VỤ HÀNG HẢI nhanh chóng thực hiện các thủ tục cần thiết để hoàn tất công việc ủy thác
3.2.1 Sơ đồ thực hiện quy trình 3.2.2
Thuê tàu
Chuẩn bị chứng từ
3.2.2 Giải thích trình tự công việc 3.2.2.1. Thuê tàu
Lô hàng nhập khẩu của công ty có số lượng nhỏ nên ta lựa chọn hình thức thuê tàu chợ để vận chuyển hàng hóa. Khối lượng và thể tích hàng đóng vừa đủ trong 1cont 40’HC
Công ty tìm hiểu lịch trình và giá cước của các hãng tàu đã quyết định thuê tàu của công ty WORLDWIDE LINK LTD mà công ty vẫn hợp tác.
Cụ thể:
Cảng xếp hàng Melbourne port Tên tàu:
AKAKI
Số chuyến:
V.1422S
ETD 01/10/2014
Cảng dỡ hàng Hải Phòng, Việt ETA 07/07/2014
Lấy lệnh giao hàng tại hãng tàu
Làm thủ tục hải quan
Lấy hàng tại bãi của cảng
Vận chuyển hàng cho khách hàng
Trả vỏ cont rỗng, lấy lại tiền cược.
Nam
Lựa chọn tàu và gửi đăng ký lưu khoang lưu cước tàu
Với số lượng hàng hóa ký kết trong hợp đồng cùng những thông tin do người xuất khẩu cung cấp công ty tính toán xác định loại cont và số cont cần thiết cho việc đóng hàng.
Đăng ký lưu khoang hay còn gọi là booking note yêu cầu hãng tàu dành cho mình một chỗ trên tàu để vận chuyển hàng hóa.
Thuê vỏ
Sau khi gửi booking note cho hãng tàu và nhận được xác nhận lưu khoang lưu cước hãng tàu điều một số vỏ cont cho đến địa điểm mà người nhập khẩu yêu cầu để người xuất khẩu nhận và đóng hàng vào cont.
Cung cấp thông tin cho người xuất khẩu
Sau kho nhận được xác nhận lưu khoang của hãng tàu, người nhập khẩu thông tin cho người xuất khẩu biết về con tàu đã thuê, lịch trình tàu chạy, thời gian giao cont để người nhập khẩu chuẩn bị hàng, nhận cont của hãng tàu, đóng hàng, làm các thủ tục cần thiết sau đó giửi cont tới bãi CY tại cảng đi theo đúng quy định. Người xuất khẩu sau khi giao hàng sẽ nhận vận đơn và tiến hành lập bộ chứng từ hàng hóa gửi cho người nhập khẩu
3.2.2.2 Chuẩn bị chứng từ
Nhận hồ sơ từ khách hàng
Sau khi hoàn thành việc giao hàng lên tàu, công ty TONY SMITH (AUST) PTY CO., LTD có nghĩa vụ gửi trực tiếp hoặc chuyển fax nhanh cho công ty TNHH THƯƠNG MẠI PHÚC LỘC các chứng từ gồm: vận tải đơn (Bill of lading), hóa đơn thương mại (commercial invoice), phiếu đóng gói (packing list) trên đó có ghi chú rõ
danh mục hàng hóa, số lượng hàng hóa, số vận tải đơn, số cont, số seal, số kiện, ngày dự kiến tàu rời cảng bốc, ngày dự kiến tàu đến cảng bốc…
Sau khi kiểm tra tính hợp lệ và tính phù hợp của các chứng từ này so với hợp đồng mà hai bên đã ký kết, công ty TNHH THƯƠNG MẠI PHÚC LỘC sẽ giao cho nhân viên giao nhận của SEATRAN các chứng từ cần thiết sau đây, làm cơ sở cho nhân viên giao nhận có thể lên tờ khai một cách chính xác và rõ ràng.
- Giấy thông báo hàng đến của hãng tàu:1 bản - Hợp đồng mua bán hàng hóa(contract):1 bản chính - Hóa đơn thương mại. (Commercial Invoice):1 bản chính - Vận tải đơn. (Bill of Lading):1 bản chính,1 bản sao - Phiếu đóng gói (packing list):1 bản chính,1 bản sao
- Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of quanlity): 1 bản chính,1 bản sao - Giấy chứng nhận xuất cứ(C/O):1 bản chính, 1 bản sao
- Giấy ủy quyền của doanh nghiệp
- Giấy giới thiệu của công ty có chữ ký, đóng dấu của Giám Đốc:3 bản .Công ty TNHH THƯƠNG MẠI PHÚC LỘC gửi giấy giới thiệu thì sẽ gửi 3 giấy giới thiệu: 1 tờ để đi lấy lệnh, 1 tờ khai Hải quan, 1 tờ đi lấy hàng.
Trong đó, Invoice và Packing list là những chứng từ quan trọng và cần thiết để nhận được hàng. Vì vậy nên khi lên tờ khai nhân viên giao nhận sẽ phải kiểm tra thật kỹ, thật chính xác chứng từ này. Nếu có sai sót thì yêu cầu tu chỉnh ngay để đảm bảo tính chính xác của chứng từ, cũng như đảm bảo tiến độ của việc làm hàng.
Kiểm tra hồ sơ, chứng từ
Sau khi nhận được bộ chứng từ từ công ty TNHH THƯƠNG MẠI PHÚC LỘC , (chứng từ này đã được công ty kiểm tra tính hợp lệ và phù hợp so với hợp đồng hai bên đã ký kết). Trên cơ sở các chứng từ nhận được,nhân viên giao nhận của công ty TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HÀNG HẢI SETRAN sẽ phải kiểm tra thật kỹ bộ chứng từ bằng cách kiểm tra cả về nội dung và hình thức( trên cơ sở kiểm tra hợp đồng, nhân viên tiếp tục kiểm tra các giấy tờ khác như hóa đơn, phiếu đóng gói, B/L xem có logic hay
không. Nếu có sai sót nhân viên sẽ thông báo ngay cho phía công ty TNHH THƯƠNG MẠI PHÚC LỘC để công ty thông báo lại cho công ty TONY SMITH (AUST) PTY CO., LTD chỉnh sửa các chứng từ cho phù hợp. Tất cả các chứng từ trên nếu là bản sao phải có dấu sao y và đóng dấu ký tên của Giám đốc công ty TNHH THƯƠNG MẠI PHÚC LỘC thì chứng từ mới được xem là hợp lệ.Nếu không có sai sót gì thì nhân viên sẽ dùng bộ chứng từ đó để tiến hành lên tờ khai Hải quan.
Nhân viên của SEATRAN sẽ sử dụng toàn bộ chứng từ đã được ký trên để thực hiện quá trình làm hàng.
Đồng thời nhân viên sẽ tính toán các chi phí để làm thủ tục lô hàng, làm tạm ứng với phòng Kế toán đường bộ. Nhân viên giao nhận sẽ viết giấy tạm ứng với công ty để tạm ứng một số tiền đáp ứng cho việc làm hàng ( tùy theo giá trị lô hàng, các chi phí cần đóng, các chi phí có thể phát sinh mà nhân viên giao nhận sẽ ước lượng tiền ứng trước một khoản phí. Việc kiểm tra chi tiết các chứng từ rất cần thiết, nó giúp người giao nhận hình dung rõ hơn về lô hàng mình đang làm, tránh được những sai sót và bảo vệ quyền lợi khách hàng khi có những tình huống phát sinh không may xảy ra).
3.2.2.3 Lấy lệnh giao hàng tại hãng tàu
Sau khi tàu chở hàng đã đến cảng đích, đại lý hãng tàu WORKWIDE LINK sẽ tiến hành thông báo cho bên yêu cầu được thông báo thể hiện trên vận đơn hay giấy gửi hàng.
Theo đó đại lý hãng tàu WORKWIDE LINK sẽ fax giấy báo hàng đến (Arrival Notice / Notice of Arrival - thể hiện tên tàu, ngày tàu đến và các chi phí) cho phía công ty giao nhận – là đại diện cho người nhập khẩu nhận hàng( có giấy uỷ quyền).
Tuy nhiên, tùy từng trường hợp mà có thể có giấy báo hàng đến, công ty làm dịch vụ giao nhận sẽ phải chủ động thường xuyên liên lạc với bộ phận hàng nhập của hãng tàu WORKWIDE LINK tại Việt Nam để hỏi lịch tàu về, các thông tin được đối chiếu là tên tàu, số chuyến, cũng có thể là số B/L…
Sau khi nhận được bộ chứng từ gốc do Công ty khách hàng gửi qua, nhân viên giao nhận phụ trách lô hàng này sẽ đến hãng tàu theo địa chỉ ghi trên giấy
thông báo hàng đến,chi nhánh tại Hải Phòng là phòng 4-5, tầng 4, tòa nhà Khánh
Hội,2/3C Lê Hồng Phong,phường Đông Khê, quận Ngô Quyền,Hải Phòng để làm thủ tục nhận D/O,đến gặp bộ phậnhàng nhập, nhân viên xuất trình các chứng từ cần thiết
Bộ chứng từ đi hãng tàu lấy lệnh gồm:
- Giấy ủy quyền của Công ty TNHH THƯƠNG MẠI PHÚC LỘC (có dấu của công ty).
- Giấy giới thiệu Công ty TNHH THƯƠNG MẠI PHÚC LỘC (có dấu của công ty) có tên nhân viên đi nhận lệnh của công ty giao nhận, giấy giới thiệu có thể là bằng chứng chứng nhận tư cách pháp nhân của nhân viên đi nhận lệnh.
- Vận đơn gốc Bill gốc có ký hậu ngân hàng: Vận đơn sẽ phải có 2 bản 1 bản photo và một bản chính.
- Thông báo hàng đến-Notice Of Arrival (nếu có)
- Bản foto chứng minh nhân dân
Đến hãng tàu, tại đây hãng tàu sẽ thu các giấy tờ trên.Nhân viên hãng nhập kiểm tra các thông tin trên lệnh giao hàng khớp với các thông tin đã có, gửi giấy báo hàng đến của lô hàng cho khách hàng, và chuẩn bị bộ lệnh đầy đủ để giao cho các khách hàng.
Lệ Phí:
Khi phát D/O hãng tàu WORKWIDE LINK chưa kí xác nhận vào D/O mà chỉ đóng dấu của hãng tàu vào khi người này đã nộp phí D/O, là hàng container và các phí được yêu cầu, bao gồm một số loại phí chủ yếu như Phụ phí cước biển( OF), phí D/O, phí vệ sinh container (CCF), phụ phí xếp dỡ cảng(THC).…nhân viên ghi ra giấy thông tin về Công ty khách hàng như mã số thuế, địa chỉ để nhân viên kế toán hàng tàu tiến hành xuất hóa đơn thu các phí Riêng đối với trường hợp này cụ thể như sau:
- Phí D/O: 38.5 USD - Phí THC:143USD - Phí H/C: 33 USD - Phí CIC: 66 USD
- Phí vệ sinh cont: 11 USD
Nhân viên giao nhận nhận lấy hóa đơn giá trị gia tăng hoặc phiếu thu ghi theo các thông tin về công ty, địa chỉ, mã số thuế do bộ phận chứng từ cung cấp.
Các chứng từ do hãng tàu cấp:
Hãng tàu WORLDWIDE LINK sau khi nhận các giấy tờ trên sẽ kiểm tra xem đầu bên kia Hãng tàu có ra thông báo giao hàng hay chưa. Sau đó nhân viên hãng tàu sẽ thu B/L bản gốc, trả lại B/L bản photo có đóng dấu của hãng tàu và 3 lệnh giao hàng
-Trên B/L: căn cứ vào giấy báo hàng đến, hoặc sự kiểm tra trực tiếp, tên tàu chặng đầu và chặng cuối khác nhau thì nhân viên hãng tàu gạch tên tàu chặng đầu ghi tên tàu chặng cuối và đóng dấu correct.
- Cấp cho người giao nhận 03 tờ D/O :1 tờ D/O lưu tại hãng tàu còn 2 bản D/O còn lại giao cho người đựơc ủy quyền :1 bản để làm thủ tục hải quan, 1 bản ra cáng lấy hàng .Trên lệnh giao hàng của hãng tàu phải có dấu ký nhận của đại diện hãng tàu nghĩa là đã thu đủ phí. Cuối D/O có dấu, chữ ký của hãng tàu.
Sau khi đổi lệnh ở hãng tàu, nhân viên thủ tục của công ty phải kiểm tra kỹ mọi thông tin trên D/O đặc biệt là thời hạn lấy hàng. Nếu công ty chưa có kế hoạch lấy hàng thì công ty sẽ xin hãng tàu gia hạn thêm thời gian. Nếu quá thời gian gia hạn lấy hàng thì công ty phải chịu thêm những chi phí phát sinh trong thời gian quá hạn. chi phí lưu cont ,lưu bãi, lưu kho và các chi phí phát sinh.
Cược container
Do hàng sẽ được vận chuyển từ cảng dỡ đến kho của công ty mới dỡ hàng khỏi container nên người nhập khẩu cần phải làm thủ tục mượn vỏ container. Thủ tục mượn vỏ container của hãng tàu để đưa về kho của công ty tiến hành bằng cách người nhập khẩu điền vào phiếu mượn vỏ container của hãng tàu và nộp tiền cược vỏ. Chú ý việc mượn vỏ container này được hãng tàu miễn phí trong 5 ngày. Ngoài thời hạn này phải trả phí lưu container theo ngày cho hãng tàu. Hãng container sẽ đưa cho người được ủy thác 01 giấy cược vỏ, người này sẽ căn cứ vào D/O vừa nhận để ghi các thông tin cần thiết đăc biệt là số cont.
Hãng tàu sẽ cấp cho nhân viên giao nhận giấy cam kết mượn vỏ cont (để kéo về kho riêng ) có 3 liên: 1 liên trắng lưu lại hãng tàu, 1 liên vàng để mang đi đổi lệnh cho cảng sau khi hồ sơ đã thông quan, 1 liên hồng giữ lại để sau khi kéo cont đi trả hàng và hạ vỏ về bãi sẽ lấy lại tiền đặt cược. Hãng container sẽ đưa cho người được ủy thác 01 giấy
cược vỏ, người này sẽ căn cứ vào D/O vừa nhận để ghi các thông tin cần thiết đăc biệt là số cont. Sau đó sẽ đặt cọc 1 số tiền nhất định (hãng tàu này thu phí cược vỏ là 2000.000 VNĐ)
3.2.2.4:Làm thủ tục hải quan
Nhân viên giao nhận lập tờ khai Hải quan điện tử.
Đây có thể được coi là bước quan trọng nhất trong quá trình giao nhận hàng hóa vì nếu tờ khai không phù hợp thì các bước tiếp theo trong quy trình giao nhận sẽ không được thực hiện.
Để lên được tờ khai đầy đủ và chính xác nhân viên giao nhận cần có sự kết hợp linh động giữa các chứng từ: vận tải đơn, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và hợp đồng nhập khẩu.
Nhân viên chứng từ dùng phần mềm khai báo Hải quan điện tử ECUS5VNACCS đăng nhập bằng tài khoản do công ty khách hàng cung cấp để truyền dữ liệu lên cơ quan Hải quan. Ngoài việc khai đầy đủ thông tin trên tờ khai, bắt buộc nhân viên chứng từ phải khai thêm những chứng từ kèm theo như: Vận đơn đường biển, Phiếu đóng gói hàng hóa, Hợp đồng thương mại, Hóa đơn thương mại, Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa và các giấy tờ cần thiết khác mà lô hàng cần có… Để lên được tờ khai đầy đủ và chính xác nhân viên giao nhận cần có sự kết hợp linh động giữa các chứng từ: vận tải đơn, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và hợp đồng nhập khẩu.
Khi truyền thành công lên hệ thống mạng, việc phân luồng tờ khai sẽ được hệ thống VNACCS thực hiện tự động. Lô hàng trên có mã phân loại kiểm tra 2 tương đương với luồng vàng chỉ kiểm tra hồ sơ giấy
Làm thủ tục thông quan
Nhân viên giao nhận sắp xếp chứng từ gồm:
- Tờ khai hải quan (kết quả phân luồng): 2 bản chính - Lệnh giao hàng ( D/O )
- Hợp đồng: 1 bản sao
- Invoice: 1 bản chính - Packing list: 1 bản chính
- Certificate of quality: 1 bản chính - Vận tải đơn: 1 bản sao
- Giaays chứng nhận xuất xứ :1 bản chính - Giấy giới thiệu
- Giấy ủy quyền
Sau đó, nhân viên giao nhận mang toàn bộ giấy tờ cần thiết đến Hải quan. Địa điểm làm thủ tục hải quan là tại Chi cục Hải quan cảng Đình Vũ quản lý hàng nhập khẩu kinh doanh tiêu dùng Hải Phòng ,địa chỉ tại 189 Đình Vũ,phường Đông Hải 2,quận Hải An, Hải Phòng để làm thủ tục và đăng ký vào Sổ tiếp nhận hồ sơ HQ. Cán bộ sẽ phân HQ viên tiếp nhận và xem xét hồ sơ. Lấy lại bộ hồ sơ đã được phân đến HQ viên tiếp nhận theo tên HQ viên tiếp nhận ghi trên hồ sơ.Công chức HQ kiểm tra bộ hồ sơ HQ và khai báo của chủ hàng, đăng kí tờ khai và nhập dữ liệu vào máy, lãnh đạo chi cục sẽ ra quyết định hình thức và tỉ lệ kiểm tra.Sau khi HQ viên tiếp nhận kiểm tra hồ sơ nếu có sai sót sẽ trả lại để bổ sung, sửa chữa,còn nếu bộ hồ sơ hợp lệ thì sẽ xác nhận đã làm thủ tục HQ và nộp lệ phí HQ và nhận lại tờ khai HQ
Từ ngày 30/7/2013, bắt đầu áp dụng hình thức nộp thuế trước khi thông quan hoặc thực hiện bảo lãnh thuế theo sửa đổi Điều 42 Luật quản lý thuế. Vì vậy nên trước khi thông quan nhân viên Hải Quan sẽ kiểm tra xem doanh nghiệp đã nộp thuế chưa trên hệ thống của cơ quan Hải Quan.
Sau khi kiểm tra hồ sơ giấy và trên hệ thống, mọi giấy tờ đều hợp lệ cũng như Công ty TNHH THƯƠNG MẠI PHÚC LỘC đã nộp thuế vào ngân sách,cơ quan hải quanquyết định đóng dấu thông quan cho lô hàng và cấp phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ giấy có xác nhận của cán bộ kiểm tra.
Sau đó nhân viên giao nhận đến ô thu phí Hải Quan để nộp phí Hải Quan, mức phí này là 20.000 VNĐ. Biên lai gồm 3 liên: liên màu trắng, màu tím, màu đỏ. Công chức Hải Quan lưu lại liên màu trắng, trả lại liên màu đỏ và màu tím cho nhân viên giao nhận.
Liên màu tím dùng để xuất trình khi thanh lý tờ khai, liên màu đỏ dùng để quyết toán với doanh nghiệp.
Sau khi theo dõi thấy tờ khai của mình đã được đóng dấu thông quan. Nhân viên giao nhận cầm biên lai thu lệ phí Hải Quan (liên màu tím) nộp vào ô cửa trả tờ khai để lấy tờ khai. Khi lấy tờ khai nhân viên giao nhận phải ghi số tờ khai, tên doanh nghiệp của mình vào sổ trả tờ khai và ký nhận đã lấy tờ khai. Đến đây hoạt động làm thủ tục hải quan được thực hiện xong.
Sau khi hoàn thành thủ tục thông qua trên hồ sơ giấy, nhân viên giao nhận tiếp tục xuống cảng để thực hiện các thủ tục giao nhận dưới cảng để đưa hàng ra khỏi cảng.
3.2.2.5 Lấy hàng tại bãi của cảng
Việc lấy hàng tại bãi của cảng càng sớm càng tốt vì giảm được chi phí lưu kho bãi, phí thuê container.
Nhân viên giao nhận liên hệ với tài xế để điều xe ra bãi cont và vào phòng thương vụ cảng đóng tiền lấy phiếu giao nhận cont( EIR).
Nhân viên giao nhận liên hệ với lái xe để điều xe của công ty ra cảng Đình Vũ chở cont về địa điểm giao hàng.
- Vào phòng thương vụ của cảng,xuất trình các chứng từ gồm :
+ Lệnh giao hàng D/O
+ Giấy mượn vỏ cont
- Nộp lệ phí nâng/ hạ container
- Sau khi thu phí, nhân viên của công ty sẽ nhận hóa đơn giá trị gia tăng. Số hóa đơn ứng với từng bộ chứng từ.
Phòng Thương vụ cảng giao cho nhân viên lệnh của cảng -phiếu giao nhận Container ( EIR – equipment interchange receipt).
- Số lượng phiếu giao nhận hàng được phòng Thương vụ cảng lập, căn cứ vào số lượng hàng ghi trong lệnh giao hàng.
Phiếu giao nhận container do phòng Thương vụ cảng lập có 4 liên: trắng, xanh, hồng, vàng. Phòng thương vụ cảng giữ lại liên trắng, giao 3 liên còn lại cho người giao nhận. Người giao nhận đem phiếu EIR xin xác nhận của hải quan giám sát tại cảng. Nhân