2.2.1. Các chính sách kế toán chung.
- Công tác kế toán của Công ty TNHH PR và phát triển đô thị Phú Quý là một công tác được doanh nghiệp chú trọng, do sự năng động của kế toán nên hầu hết các công tác được thực hiện theo chế độ quy định hiện hành của pháp luât.
- Công ty TNHH PR và phát triển đô thị Phú Quý thực hiện theo Quyết định số 48/2006/ QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính về chế độ kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Công ty sử dụng đơn vị tiền tệ trong ghi chép là: Việt Nam Đồng
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 hàng năm và kết thúc ngày 31 tháng 12 cùng năm.
- Hình thức sổ kế toán được áp dụng : Nhật ký Chung
- Phương pháp tính thuế GTGT: được áp dụng theo phương pháp khấu trừ
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
TSCĐ trong doanh nghiệp được trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng như sau:
Xác định mức tính khấu hao trung bình hàng năm cho TSCĐ theo công thức dưới đây:
Mức trích khâu hao trung Nguyên giá của TSCĐ bình hàng năm của TSCĐ Thời gian sử dụng
Mức trích khấu hao TSCĐ hàng tháng bằng số khấu hao trích cả năm chia cho 12 tháng.
Trường hợp thời gian sử dụng hay nguyên giá của TSCĐ thay đổi, doanh nghiệp phải xác định lại mức tính khấu hao trung binhg của TSCĐ bằng cách lấy giá trị còn lại trong sổ kế toán chia cho thời gian sử dụng xác định lại hoặc thời gian sử dụng còn lại của TSCĐ.
Mức trích khấu hao cho năm cuối cùng của thời gian sử dụng TSCĐ được xác định là hiệu số giữa nguyên giá TSCĐ của số khấu hao TSCĐ lũy kế đã thực hiện đến năm trước năm cuối cùng của TSCĐ đó.
- Phương pháp tính giá thành: được sử dụng phương pháp giản đơn - trực tiếp.
Đối tượng chi phí kế toán là các loại dịch vụ và trùng với đối tượng tính giá thành.
Để tìm hiểu rõ về tổ chức công tác kế toán của công ty, chúng ta tìm hiểu các vấn đề liên quan đến tổ chức chứng từ, tổ chức tài khoản, tổ chức sổ kế toán và hệ thống BCTC.
2.2.2.Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán.
Mỗi một nội dung kinh tế, kế toán bộ phận trực tiếp lập chứng từ, mỗi một chứng từ mà kế toán Công ty lập thường có 3 liên và được đưa đến từng bộ phận liên quan. Liên gốc luôn được giữ lại, những liên còn lại sẽ được luân chuyển đến từng bộ phận cần thiết. Chứng từ mà kế toán lập phải có đầy đủ các yếu tố cơ bản sau:
- Tên chứng từ
- Số hiệu, ngày, tháng, năm của chứng từ
- Tên địa chỉ của đơn vị các nhân liên quan
- Nội dung của nghiệp vụ
- Quy mô của nghiệp vụ về số lượng, giá trị
- Chữ ký và có dấu của đơn vị
Sau đó chứng từ được chuyển chi cho từng bộ phận liên quan để dựa vào đó lập các giấy tờ liên quan như: Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho,…Từ đó, kế toán từng bộ phận phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ. Sau khi hoàn tất toàn bộ trình tự kế toán bao gồm việc ghi sổ, kiểm tra, đối chiếu khóa sổ và cung cấp BCTC của Công ty, Công ty sẽ sắp xếp, phân loại, lập danh mục sổ kế toán, lưu trữ ở bộ phận kế toán và kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm tổ chức việc bảo quản, lưu trữ. Những chứng từ chính được Công ty áp dụng trong hệ thống danh mục chứng từ như là:
• Tiền mặt : Các chứng từ liên quan như: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tạm ứng do kế toán tổng hợp lập, thủ quỹ theo dõi trên sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi do kế toán ngân hàng theo dõi trên sổ tiền gửi ngân hàng.
- Phiếu thu –Mẫu số 01- TT
- Phiếu chi – Mẫu số 02- TT
- Giấy đề nghị tạm ứng – Mẫu số 03- TT
- Giấy thanh toán tạm ứng – Mẫu 04- TT
• Bán hàng: chứng từ là hóa đơn thuế GTGT ( thuế suất 10%)
• Chứng từ lao động, tiền lương: Do Công ty thực hiện theo chế độ giao khoán quỹ lương đơn vị chủ quản theo từng năm kế hoạch có sự phê duyệt của cơ quan chức năng. Căn cứ vào bảng chấn công của các bộ phận, kế toán tiền lương dựa trên cơ sở doanh thu, chi phí thực tế tính ra tiền lương của từng bộ phận. Kế toán tiền lương lập Bảng lương của từng bộ phận.
• Chứng từ TSCĐ: Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, thẻ TSCĐ do kế toán TSCĐ theo dõi thông qua thẻ tài sản.
- Biên bản giao nhận TSCĐ – Mẫu 01- TSCD
- Biên bản thanh lý TSCĐ – Mẫu 02- TSCĐ
Các chứng từ sau khi được ghi sổ và luân chuyển sẽ được bảo quản tại phòng kế toán của Công ty. Chứng từ sau khi lưu trữ có thể được sử dụng lại.
Nếu sử dụng lại phục vụ cho người trong Công ty thì phải được sự đồng ý của kế toán trưởng, nếu sử dụng lại để phục vụ cho cá nhân, tổ chức bên ngoài Công ty thì phải được sự đồng ý của kế toán trưởng và Giám đốc Công ty.
2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.
Tài khoản kế toán là phương tiện để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đối tượng kế toán riêng biệt. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh là hoạt động liên quan đến quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Có thể là việc mua hàng, bán hàng, thu tiền và chi tiền,… Vì vậy, TKKT là phương tiện trợ giúp cho người kế toán thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được nhanh hơn, không dài dòng mà vẫn phản ánh chi tiết về nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Công ty đã vận dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp Việt Nam ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính về Chế độ Kế toán đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Công ty TNHH PR và phát triển đô thị Phú Quý là doanh nghiệp chuyên kinh doanh về BĐS, hoạt động chủ yếu là tư vấn, môi giới, đấu giá các hoạt động liên quan tới BĐS. Hệ thống tài khoản của Công ty được mở trên cơ sở hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành và phù hợp với loại hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cụ thể:
- Tài khoản loại 1: Tài sản ngắn hạn
Loại tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động tăng, giảm tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp. TSNH của doanh nghiệp là những tài sản thuộc quyền sở hữu và quản lý của doanh nghiệp, có thời gian sử dụng, luân chuyển, thu hồi vốn trong một kỳ kinh doanh hoặc trong một năm.
TSNH của doanh nghiệp có thể tồn tại dưới hình thái tiền, hiện vật (vật tư, hàng hoá), dưới dạng đầu tư ngắn hạn và các khoản nợ phải thu. TSNH của doanh nghiệp bao gồm: Vốn bằng tiền; Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn;
Các khoản phải thu; Hàng tồn kho và các tài sản ngắn hạn khác. Khi hạch toán kế toán TSNH đơn vị sử dụng các tài khoản: TK111, 112, 121, 131, 133, 138, 141, 142, 153, 154.
Tại đơn vị, vốn bằng tiền chủ yếu sử dụng tiền Việt Nam đồng, do đó TK vốn bằng tiền được mở rộng chi tiết thành TK1111 và TK1121.
Riêng TK154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang: dùng để tập hợp các khoản mục chi phí phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm về BĐS nên TK này được mở chi tiết thành các tài khoản cấp 2 và cấp 3 theo từng đối tượng hạch toán chi phí phù hợp.
- Tài khoản loại 2: Tài sản dài hạn gồm TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình, TSCĐ thuê TC, BĐS đầu tư, XDCB dở dang, chi phí trả trước dài hạn.
Kế toán TSCĐ phải phản ánh được 3 chỉ tiêu giá trị của TSCĐ: Nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại của TSCĐ.
Giá trị còn lại = Nguyên giá - Giá trị đã hao mòn của TSCĐ Kế toán phải phân loại TSCĐ theo đúng phương pháp phân loại đã được quy định trong các báo cáo kế toán, thống kê và phục vụ cho công tác quản lý, tổng hợp chỉ tiêu của Nhà nước. Khi hạch toán kế toán TSDH đơn vị sử dụng các TK: TK211, 214, 221, 241, 242.
- Tài khoản loại 3: Nợ phải trả
Loại tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải trả phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh mà doanh nghiệp phải trả, phải thanh toán cho các chủ nợ, bao gồm các khoản nợ tiền vay, các khoản nợ phải trả cho người bán, cho Nhà nước, cho công nhân viên và các khoản phải trả
khác. Nợ phải trả của doanh nghiệp gồm: Nợ ngắn hạn và nợ dài hạn. Khi hạch toán kế toán NPT kế toán sử dụng các TK: TK311, 331, 333, 334, 338, 341.
- Tài khoản loại 4: Vốn chủ sở hữu
Loại tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm các loại nguồn vốn thuộc sở hữu của chủ doanh nghiệp, của các thành viên góp vốn trong công ty liên doanh, công ty TNHH, doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh hoặc các cổ đông trong công ty cổ phần,... Nguồn vốn CSH là số vốn của các chủ sở hữu mà doanh nghiệp không phải cam kết thanh toán. Nguồn vốn CSH do chủ doanh nghiệp và các nhà đầu tư góp vốn hoặc hình thành từ kết quả kinh doanh, do đó nguồn vốn chủ sở hữu không phải là một khoản nợ. Khi hạch toán nguốn vốn CSH kế toán sử dụng các tài khoản: TK411, 421, 431.
- Tài khoản loại 5: Doanh thu
Loại Tài khoản này dùng để phản ánh toàn bộ doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá bất động sản đầu tư, dịch vụ, tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận được chia, các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại. Doanh thu là tổng giá trị của các lợi ích kinh tế doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ hoạt động SXKD thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. Các khoản thu hộ bên thứ ba không phải là nguồn lợi ích kinh tế, không làm tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp sẽ không được coi là doanh thu. Tài khoản được sử dụng trong DN là TK511, 515.
- Tài khoản loại 6: Chi phí
Các tài khoản thuộc loại 6 dùng để phản ánh chi phí sản xuất, kinh doanh, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ (Trường hợp doanh nghiệp áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ);
phản ánh giá trị hàng hoá, vật tư mua vào, trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ bán ra; phản ánh chi phí tài chính; phản ánh chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp của các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh thuộc các ngành và các thành phần kinh tế. Các tài khoản loại 6 bao gồm:
TK632, 635, 642.
Ngoài ra, Công ty sử dụng TK 711, 811, 821 để phản ánh các thu nhập và chi phí khác phát sinh như: thu nhập hoặc chi phí phát sinh từ nhượng bán, thanh lý TSCĐ, chi phí thuế TNDN, các khoản truy nộp thuế,…
Cuối kỳ, kế toán kết chuyển các khoản doanh thu và chi phí vào TK911 để xác định KQKD.
2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán.
Công ty TNHH PR và phát triển đô thị Phú Quý đang áp dụng hình thức sổ Nhật Ký Chung. Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung tại Công ty được thực hiện như sau:
Ghi chú:
- Ghi hàng ngày:
- Ghi cuối tháng, hoặc ghi định kỳ:
- Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật Ký Chung Chứng từ kế toán
Sổ Nhật Ký đặc biệt
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi
tiết Bảng cân đối số
phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Trình tự ghi sổ:
- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, đây là hình thức kế toán giản đơn, dễ làm rất phù hợp với việc áp dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán. Hiện nay Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting 10.2 R1
Fast Accounting là phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Fast Accounting được phát triển và liên tục hoàn thiện từ năm 1997, hiện có hơn 8.500 khách hàng và đạt nhiều giải thưởng khác nhau như Sao Khuê, BIT CUP, sản phẩm được nhiều người sử dụng, CUP CNTT…
Fast Accounting với 4 phiên bản đáp ứng cho các loại hình doanh nghiệp: dịch vụ, thương mại, xây lắp, sản xuất.
Fast Accounting được phát triển trên công nghệ của Microsoft, ngôn ngữ lập trình là C#.NET, cơ sở dữ liệu là SQL Server, có thể chạy trên máy đơn lẻ, mạng nội bộ hoặc làm việc từ xa qua Internet. Đặc biệt, Fast Accounting có thể chạy đồng thời dưới dạng ứng dụng Windowns hoặc ứng dụng Web thông qua các trình duyệt phổ biến như : Internet Exploner, Fire Fox, Chrome,…
Phần mềm kế toán Fast Accounting được thiết kế xây dựng theo chế độ kế toán Việt Nam và được chia thành các phân hệ với giao diện phân mềm Fast Accounting 10.2 R1 như sau:
Hình 2.1: Phần mềm Fast Accounting 10.2 R1
2.2.5. Tổ chức hệ thống Báo cáo kế toán.
Hệ thống báo cáo kê toán là một bộ phận cấu thành trong hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp. Báo cáo tài chính kế toán là những báo cáo tổng hợp được lập dựa vào phương pháp kế toán tổng hợp số liệu từ các sổ sách kế toán, theo các chỉ tiêu tài chính phát sinh tại những thời điểm hoặc thời kỳ nhất định.
Các báo cáo tài chính kế toán phản ánh một cách có hệ thống tình hình tài sản, công nợ, tình hình sử dụng vốn và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong những thời kỳ nhất định, đồng thời chúng được giải trình giúp cho các đối tượng sử dụng thông tin tài chính nhận biết được thực trạng tài chính và tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị để đề ra các quyết định cho phù hợp.
Căn cứ vào Luật kế toán, chuẩn mực kế toán số 21 – “ trình bày BCTC”
và Quyết định số 48/2006/ QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính về chế độ kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hệ thống báo cáo tài chính kế toán của doanh nghiệp ở bất kỳ quốc gia nào trên thế giới đều cũng phải trình bày 4 báo cáo chủ yếu sau:
- Bảng cân đối kế toán, mẫu số B01-DN.
- Báo cáo kết quả kinh doanh, mẫu số B02-DN.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, mẫu số B03-DN.
- Bản thuyết minh báo cáo tài chính, mẫu số B04-DN.
Nhìn chung, BCTC kế toán là sản phẩm cuối cùng của quá trình hạch toán của doanh nghiệp. Tất cả các phần hành kế toán đều có mục đích chung là phản ánh các giao dịch và sự kiện phát sinh trong kỳ để lập và trình bầy BCTC kế toán.Vì vậy, việc trình bầy thông tin trên hệ thống BCTC kế toán của doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc chung sau :
+ Nguyên tắc thước đo tiền tệ: yêu cầu thông tin trình bầy trên BCTC kế toán phải tuân thủ các quy định về đơn vị tiền tệ và đơn vị tính một cách thống nhất khi trình bầy các chỉ tiêu trong một niên độ kế toán.