Sapharco là công ty có hệ thống kho đạt tiêu chuẩn GSP: Thực hành tốt bảo quản thuốc - Good Storage Practices (viết tắt : GSP) là các biện pháp đặc biệt, phù hợp cho việc bảo quản và vận chuyển nguyên liệu, sản phẩm ở tất cả các giai đoạn sản xuất, bảo quản, tồn trữ, vận chuyển và phân phối thuốc để đảm bảo cho thành phẩm thuốc có chất lượng đã định khi đến tay người tiêu dùng.
1. Hệ thống kho :
Kho thuốc là nơi tiếp nhận, xuất/nhập theo kế hoạch, bảo quản các loại thuốc, hóa chất, dụng cụ, đồng thời là nơi tồn trữ, xử lý, đóng gói lại…các hàng hóa kém phẩm chất, hàng trả về, hàng thu hồi,… Kho thuốc là nơi diển ra hầu hết các hoạt động chuyên môn của người làm công tác bảo quản.
• Về mặt xây dựng :
- Kho khô ráo, thoáng mát,đảm bảo nhiệt độ, độ ẩm và dễ vận chuyển, bảo quản , thuận tiện cho việc cung cấp điện, nước.
- Nền kho tuyệt đối bằng phẳng, chịu lực tốt.
- Tường kho xây bằng vật liệu chắc chắn, nếu là kho lạnh hay kho mát thì phải xây tường 2 lớp và tuyệt đối kho không có cửa sổ để tránh ánh sáng và trộm cắp.
- Cửa được thiết kế cánh mở ra ngoài.
- Nhà kho được thiết kế đáp ứng yêu cầu về đường đi, lối thoát hiểm, hệ thống phòng cháy, chữa cháy.
- Trong kho, khu vực bảo quản phải đủ rộng, có sự phân cách giữa các khu vực để đảm bảo quá trình bảo quản cách ly từng loại thuốc, từng lô hàng .
• Về mặt trang thiết bị:
- Trang bị phương tiện, thiết bị phù hợp để đảm bảo các điều kiện bảo quản:
Quạt thông gió, hệ thống điều hòa không khí, nhiệt kế, ẩm kế,..
- Trang thiết bị để vận chuyển, sắp xếp hàng hóa: Bao gồm giá, kệ, tủ để xếp hàng( khoảng cách giữa giá kệ với nền kho phải đủ rộng đảm bảo cho việc làm vệ sinh kho, kiểm tra và bốc/xếp hàng), xe xúc, xe nâng, xe đẩy, thang chữ A và quan trọng nhất là các palet là phương tiện xếp hàng hóa thông dụng nhất( palet nhựa là sự lựa chọn tốt nhất vì palet nhựa có tính bền và chịu lưc tốt hơn palet gỗ, đồng thời ngăn ngừa được mối, mọt từ gỗ).
- Có thiết bị về phòng cháy chữa cháy: Hệ thống phòng cháy chữa cháy tự động hoặc hệ thống phun nước và bình khí chữa cháy…
• Về mặt nhân sự :
Trưởng kho và thủ kho là những người có trình độ chuyên môn.
Trưởng kho : Dược sỹ Đại Học
Thủ kho : Dược sỹ Trung Học trở lên, có sức khỏe tốt .
• Đối với thủ kho :
- Không để người không có nhiệm vụ vào kho
- Khi xuất/nhập hang phải kiểm tra đầy đủ thủ tục, đối chiếu mới cho xuất/nhập hàng.
- Hàng nhập kho phải kiểm tra kỹ bao bì , để hạn chế trường hợp hư hao, đổ vỡ khi vận chuyển, báo lên trưởng kho giải quyết .
- Khi hàng nhập kho phải dán thêm nhãn phụ tiếng Việt, khi dán chú ý không dán trùng lên nhãn hàng, kiểm tra nhãn ( số lô, hạn dùng, tên…) phù hợp với nhãn hàng thì mới tiến hành dán nhãn phụ
- Thường xuyên kiểm tra hàng hóa, xếp gọn gàng, cao ráo dễ quan sát, vệ sinh kho sạch sẽ, chống ẩm mốc, ảnh hưởng tới chất lượng thuốc.
- Chấp hành nghiêm chỉnh nhiệm vụ và chức năng của mình trong chuyên môn.
- Khi tan ca phải kiểm tra hệ thống đèn – điện , dán băng đảm bảo ở cửa.
- Trường hợp hàng hư hỏng, hết hạn phải đưa vào khu biệt trữ chờ giải quyết .
• Gồm có các kho riêng biệt : - Kho nguyên liệu:
Kho nguyên liệu chứa các
nguyên vật liệu dược, hóa chất dùng để sử dụng trong quá trình sản xuất thuốc, gồm : Hoạt chất, tá dược,…
- Kho lạnh:
-
Kho lạnh dùng đế bảo
quản các
nguyên liệu, sản phẩm thuốc cần điều kiện bảo quản lạnh.
- Kho thành phẩm:
Kho thành phẩm là kho dùng để bảo quản những sản phẩm dược đã trải qua tất cả các giai đoạn của quá trình sản xuất, bao gồm cả giai đoạn đóng gói.
Có các loại thuốc: Ngoại nhập và thuốc nội chia làm 2 dãy 2. Bảo quản:
Nội dung bảo quản :
Theo dõi nhiệt độ, độ ẩm trong kho để và có những biện pháp khắc phục kịp thời.
Kho luôn luôn có nhiệt kế, ẩm kế đặt ở những nơi cần thiết đồng thời ghi chép, cập nhật hàng ngày.
Áp dụng phương pháp thông hơn thoáng gió bằng máy hút ẩm, máy điều hòa.
Có biện pháp ngăn ánh sáng làm hư hỏng thuốc, dược liệu … Có chế độ vệ sinh kho, nơi làm việc
Tuyệt đối không dung bao bì của loại thuốc này cho loại thuốc khác.
Thuốc phải có nhãn đúng qui định, quy chế, có nhãn tiếng Việt kèm theo.
Thuốc kém chất lượng , hết hạn dung, hư hỏng … lưu trữ ở khu riêng và có biện pháp xử lý.
Có hệ thống sổ sách cho công tác bảo quản và kiểm soát, theo dõi việc xuất, nhập, chất lượng thuốc.
Có phiếu theo dõi xuất, nhập thuốc riêng cho từng loại sản phẩm cũng như cho từng loại qui cách sản phẩm , đặc biệt là các loại thuốc độc, gây nghiện,
hướng tâm thần phải tuân thủ đúng các quy chế.
Điều kiện bảo quản:
Nhiệt độ :
- Kho lạnh : Nhiệt độ không vượt quá 80C ( phòng dán tem nhiệt độ 200C)
- Kho mát : Nhiệt trong khoảng từ 8 – 150C
- Kho nhiệt độ phòng : Nhiệt độ trong khoảng 15- 250C
Độ ẩm :
Không vượt quá 70%
Ánh sáng:
Tránh ánh sáng gay gắt làm hư hỏng thuốc, dược liệu…
Bao bì và nhãn:
- Bao bì thích hợp, không gây ảnh hưởng đến thuốc, đồng thời bảo vệ thuốc khỏi các ảnh hưởng của môi trường ( chống nhiễm khuẩn)
- Bao bì phải được giữ nguyên vẹn trong suốt quá trình bảo quản. Không dùng lẫn lộn bao bì của loại này cho loại khác.
- Nhãn thuốc phải rõ rang, dễ đọc, không sử dụng các từ viết tắt.
- Có khu vực riêng bảo quản nhãn và bao bì .
Vận chuyển hàng :
- Việc cấp phát và xếp hàng lên phương tiện vận chuyển chỉ được thực hiện sau khi có lệnh bằng văn bản. Các nguyên tắc, qui định về qui trình vận chuyển phải được thiết lập tùy theo bản chất của sản phẩm sau khi đã cân nhắc các biện pháp phòng ngừa
- Đối với những sản phẩm có điều kiện bảo quản đặc biệt, trong thời gian vận chuyển phải đảm bảo các điều kiện đó
VD : Sản phẩm bảo quản lạnh sử dụng xe có máy điều hòa , container lạnh hay túi đá khô.
Điều kiện đặc biệt:
- Các thuốc, hóa chất có mùi như tinh dầu các loại ammoniac, cồn thuốc…
bảo quản trong bao bì kín, tại khu vực riêng, tránh để mùi hấp thụ vào thuốc khác.
- Đối với thuốc độc, gây nghiện, hướng tâm thần bảo quản riêng đúng qui định và các quy chế.
- Các thuốc có điều kiện bảo quản được yêu cầu như : Bảo quản lạnh,mát hay nhiệt độ thường… thì nhiệt độ và độ ẩm cần lưu ý kiểm tra và duy trì trong suốt quá trình bảo quản. Khu vực dán tem, đóng gói tách biệt khỏi khu vực bảo quản khác, trang bị các thiết bị cần thiết để tiến hàng công việc.
- Thuốc bị hư hỏng, hết hạn hay bị loại bỏ được bảo quản ở khu biệt trữ, cách ly hợp lý để ngăn ngừa việc nhầm lần và dùng chúng vào sản xuất, lưu thông, sử dụng.
Kiểm tra định kỳ:
- Định kỳ tiến hành đối chiếu thuốc trong kho theo cách so sánh thuốc còn và lượng hàng còn tồn dựa trên phiếu theo dõi xuất, nhập thuốc. Việc đối chiếu được tiến hành khi lô hàng được sử dụng hết.
- Thường xuyên kiểm tra số lô, hạn dùng để đảm bảo nguyên tắc FIFO và
FEFO và để phát hiện hàng gần hết hoặc hết hạn dùng.
- Định kỳ kiểm tra chất lượng của hàng lưu kho để phát hiện biến chất, hư hỏng trong quá trình bảo quản do điều kiện nhiệt độ , độ ẩm hoặc các yếu tố khác ảnh hưởng đến thuốc.
- Các thiết bị để theo dõi quá trình bảo quản như nhiệt kế, ẩm kế.. định kỳ được kiểm tra, hiệu chỉnh và kết quả kiểm tra, hiệu chỉnh được ghi chép, lưu trữ.
Nguyên tắc bảo quản:
Thực hiện tốt nguyên tắc 5 chống:
- Chống nhầm lẫn - Chống quá hạn
- Chống mối, mọt, chuột gián - Chống trộm cắp
- Chống thảm họa ( cháy, nổ, ngập, lụt)
Cách sắp xếp:
Thực hiện nguyên tắc 3 dễ:
- Dễ thấy : Thuốc sắp xếp nhãn quay ra ngoài, mỗi khối hàng có thể ghi thêm một nhãn lớn
- Dễ lấy: Thuốc xếp thành từng dãy, khối hảng riêng biệt, mỗi khối chỉ chưa từ 2-4 mặt hàng. Khối hàng có chiều cao vừa phải, hàng nặng xếp ở dưới, hàng nhẹ xếp ở trên. Thuốc thường xuyên xuất, nhập để bên ngoài, nơi dễ lấy.
- Dễ kiểm tra: Dễ kiểm tra hàng và phát hiện sự xâm nhập, phá hoại của mối mọt…
Bảo hộ lao động : Có các nội quy sau:
- Nội quy sử dụng an toàn điện trong kho - Nội quy sử dụng máy móc, trang thiết bị
- Nội quy an toàn lao động khi tiếp xúc với chất độc, nguy hiểm, dễ cháy, nổ và cấp cứu phòng ngừa tai nạn
- Trang bị đầy đủ các phương tiện bảo hộ lao động để đảm bảo an toàn, sức khỏe cho cán bộ, nhân viên kho.
Hệ thống sổ sách:
- Có hệ thống sổ sách thích hợp cho việc ghi chép, theo dõi xuất, nhập các thuốc bao gồm tên thuốc, số lô, hạn dùng, số lượng, chất lượng, nhà cung cấp, nhà sản xuất…
- Có biện pháp phòng ngừa sự xâm nhập, sử dụng, sữa chữa một cách bất hợp pháp với các số liệu lưu trữ.
- Các loại phiếu cần lưu trữ như :
Phiếu theo dõi xuất nhập thuốc
Phiếu theo dõi chất lượng thuốc
Các biểu mẫu khác theo qui định