IV. CÁC YÊU CẦU VỀ TRÁCH NHIỆM XÃ HỘI
9. HỆ THỐNG QUẢN LÝ
Chính sách
9.1 Lãnh đạo cao nhất phải xác định chính sách của công ty nhằm đảm bảo trách nhiệm xã hội và các điều kiện lao động, bao gồm:
a) sự cam kết tuân thủ toàn bộ các yêu cầu của tiêu chuẩn này;
b) sự cam kết tuân thủ luật pháp quốc gia và luật có liên quan khác, các yêu cầu khác mà công ty tán thành nhằm để tôn trọng các văn kiện quốc tế và giải thích văn kiện này (được liệt kê trong Phần II);
c) sự cam kết đối với việc cải tiến thường xuyên;
d) lập tài liệu, thực hiện, duy trì, thông tin một cách hiệu lực và theo thể thức làm cho mọi nhân viên dễ dàng thấu hiểu, kể cả các giám đốc, người điều hành, người quản lý, tổ trưởng và nhân viên được thuê mướn trực tiếp hoặc hợp đồng hay đại diện công ty;
e) có sẵn và được thông báo rộng rãi.
Xem xét của lãnh đạo
9.2 Định kỳ lãnh đạo cao nhất phải xem xét sự thỏa đáng, thích hợp và luôn hiệu lực của chính sách, thủ tục và kết quả hoạt động của công ty so với các yêu cầu của tiêu chuẩn này và các yêu cầu khác mà công ty tán thành. Việc sửa đổi và cải tiến hệ thống phải được thực hiện khi thích hợp.
Các đại diện của công ty
9.3 Công ty phải chỉ định một đại diện của ban lãnh đạo, ngoài các trách nhiệm khác, phải đảm bảo đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn này.
9.4 Công ty phải tạo điều kiện cho nhân viên không thuộc diện người quản lý chọn một đại diện của họ để thông đạt với ban lãnh đạo về các vấn đề liên quan đến tiêu chuẩn này.
Hoạch định và thực hiện
9.5 Công ty phải đảm bảo các yêu cầu của tiêu chuẩn này được thấu hiểu và thực hiện ở mỗi cấp trong tổ chức; các phương pháp thực hiện không hạn chế, nhưng phải bao gồm:
a) xác định rõ vai trò, trách nhiệm và quyền hạn;
b) huấn luyện nhân viên mới và/hoặc nhân viên thuê theo thời vụ;
c) các chương trình huấn luyện định kỳ và nâng cao nhận thức cho nhân viên đang làm việc
d) theo dõi thường xuyên các hoạt động và kết quả để chứng minh hiệu lực của hệ thống được thực hiện đáp ứng với chính sách của công ty và các yêu cầu của tiêu chuẩn này.
Kiểm soát nhà cung cấp/ nhà thầu phụ và người cung cấp phụ:
9.6 Công ty phải thiết lập và duy trì các thủ tục thích hợp để đánh giá và chọn các nhà cung cấp/nhà thầu phụ (và nhà cung cấp phụ, khi thích hợp) dựa trên khả năng đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn này của họ.
9.7 Công ty phải duy trì các hồ sơ cam kết thích hợp của nhà cung cấp/ nhà thầu phụ(và nhà cung cấp phụ, khi thích hợp) đối với trách nhiệm xã hội, không giới hạn, nhưng việc cam kết bằng văn bản của các tổ chức đó để:
a) tuân thủ toàn bộ các yêu cầu của tiêu chuẩn này (kể cả điều này);
b) tham gia vào các hoạt động giám sát của công ty khi được yêu cầu;
c) thực hiện không chậm trễ hành động sửa chữa và hành động khắc phục để giải quyết bất kỳ sư không phù hợp được xác định dựa trên các yêu cầu của tiêu chuẩn này;
d) thông báo không chậm trễ và đầy đủ cho công ty về bất kỳ và tất cả các mối quan hệ kinh doanh với các nhà cung cấp/nhà thầu phụ và nhà cung cấp phụ khác.
9.8 Công ty phải duy trì bằng chứng hợp lý rằng các nhà cung cấp và nhà thầu phụ đang đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn này.
9.9 Ngoài các yêu cầu của phần 9.6 và phần 9.7 nói trên, khi công ty tiếp nhận, xử lý hoặc khuếch trương sản phẩm và/hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp/ nhà thầu phụ hay nhà cung cấp phụ thuộc diện người lao động tại nhà, công ty phải tiến hành các bước đặc biệt để đảm bảo người lao động tại nhà phải thực hiện mức độ bảo vệ tương tự đối với nhân viên được thuê mướn trực tiếp đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn này. Các bước đặc biệt như vậy không hạn chế, nhưng phải bao gồm:
a) thiết lập việc ràng buộc về pháp lý trong hợp đồng mua hàng ở dạng văn bản có đòi hỏi sự phù hợp với các chuẩn mực tối thiểu ( theo các yêu cầu của tiêu chuẩn này);
b) đảm bảo các yêu cầu của hợp đồng mua hàng ở dạng văn bản được người lao động tại nhà và các bên có liên quan trong hợp đồng mua hàng thấu hiểu và thực hiện;
c) duy trì, tại các cơ sở của công ty, các hồ sơ đầy đủ có các chi tiết nhận biết về người làm việc tại nhà; số lượng hàng hóa/dịch vụ đã cung cấp và/hoặc số giờ làm việc cho từng người lao động tại nhà;
d) các hoạt động giám sát thường xuyên được thông báo hay không thông báo để kiểm tra xác nhận sự phù hợp với các điều khoản của văn bản hợp đồng mua hàng.
Xử lý các mối quan tâm và hành động khắc phục
9.10 Công ty phải điều tra, xử lý và đáp ứng các mối quan tâm của nhân viên và các bên hữu quan khác đối với sự phù hợp/không phù hợp với chính sách của công ty và/hoặc các yêu cầu của tiêu chuẩn này ; công ty phải kiềm chế để không kỷ luật, sa thải hoặc có bất kỳ phân biệt đối xử nào khác đối với bất kỳ nhân viên nào cung cấp thông tin liên quan đến việc tuân thủ tiêu chuẩn .
9.11 Công ty phải thực hiện hành động sửa chữa và khắc phục và bố trí các nguồn lực thích hợp tương xứng với tính chất và mức độ nghiêm trong của bất kỳ sự không phù hợp được xác định dựa trên chính sách của công ty và các yêu cầu của tiêu chuẩn.
Thông tin bên ngoài
9.12 Công ty phải thiết lập và duy trì các thủ tục để thông tin đều đặn đến các bên hữu quan các số liệu và các thông tin khác đối với các hoạt động dựa trên các yêu cầu của tài liệu này, không hạn chế, nhưng bao gồm các kết quả xem xét của lãnh đạo và các hoạt động theo dõi.
Việc tiếp cận để kiểm tra các nhân viên
9.13 Khi được yêu cầu theo hợp đồng, công ty phải cung cấp thông tin hợp lý và để cho các bên hữu quan tiếp cận tìm kiếm và kiểm tra xác nhận sư phù hợp với các yêu cầu của tiêu
chuẩn này trường hợp hợp đồng có yêu cầu thêm thì nhà cung cấp và nhà thầu phụ của công ty cũng phải cung cấp các thông tin tương tự và cho phép tiếp cận thông qua việc thành lập một yêu cầu như thế trong các hợp đồng mua hàng của công ty.
Hồ sơ
9.14 Công ty phải duy trì các hồ sơ thích hợp để chứng minh sự phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn này.
PHỤ CHƯƠNG 2
HỆ THỐNG CHẤT LƯỢNG Q.BASE.
Cùng với sự phát triển nhanh chóng của việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO9000, một vấn đề nảy sinh là các doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp khá nhiều khó khăn trong việc áp dụng tiêu chuẩn này, đặc biệt là về mặt chi phí.
Để giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ của nước ta xây dựng và áp dụng hệ thống chất lượng phù hợp với qui mô và trình độ sản xuất của mình đồng thời tạo ra tiền đề cơ bản để tiếp cận với ISO 9000, tiến tới áp dụng hoàn toàn bộ tiêu chuẩn nầy, Tổng cục TC-ĐL-CL đã triển khai các biện pháp áp dụng hệ thống chất lượng Q-Base do Hội đồng đăng ký Phòng thử nghiệm của NewZealand (TELARC - The Testing Laboratory Registration Council). Việt Nam đã được Telare cho phép sử dụng hệ thống Q.Base từ tháng 11/95 và ngày 7/6/96, ban lãnh đạo 2 cơ quan Telara New Zealand và Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng Việt Nam đã chính thức ký văn bản về việc này. Ngoài ra, Telare cũng đang xem xét cho phép Philippines, Inđonesia và Bruney sử dụng tiêu chuẩn Q.Base.
Hệ thống Q.Base là tập hợp các kinh nghiệm quản lý chất lượng đã được thực thi tại New Zealand và một số quốc gia khác như Đanmạch, Australia, Canada, Thụy Điển.
Q-Base cũng sử dụng chính các nguyên tắc cơ bản qui định trong các tiêu chuẩn của ISO 9000 nhưng chú trọng hơn đến các yếu tố thực hành. Q-Base đưa ra 7 yêu cầu mà nếu được thực hiện đúng sẽ giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ loại bỏ được hầu hết các yếu tố có ẩnh hưởng xấu đến chất lượng sản phẩm
Trong một số vấn đề, hệ thống Q.Base không đi sâu như ISO9000, mà đòi hỏi những yêu cầu tối thiểu cần có, từng doanh nghiệp có thể phát triển từ hệ thống Q.Base lên cho phù hợp với yêu cầu của ISO9000. Hệ thống Q.Base rất linh hoạt, từng doanh nghiệp có thể vận dụng theo điều kiện cụ thể của mình và là công cụ rất cần thiết cho lãnh đạo các doanh nghiệp nhỏ và vừa không chỉ trong công tác quản lý chất lượng.
Q.Base đề cập đến các lĩnh vực chủ yếu trong quản trị chất lượng, chính sách chỉ đạo về chất lượng, xem xét hợp đồng với khách hàng, quá trình cung ứng, kiểm soát nguyên vật liệu, kiểm soát quá trình, kiểm soát thành phẩm, xem xét đánh giá nội bộ, kiểm soát tài liệu, đào tạo, cải tiến chất lượng. Sau đây là những yêu cầu chủ yếu của Q-Base :
1. Quản lý hệ thống chất lượng:
- Doanh nghiệp chỉ định người chịu trách nhiệm về đảm bảo chất lượng trong công việc hằng ngày, gọi là người điều phối chất lượng.
- Người điều phối chất lượng phải là người có uy tín và quyền hạn để có thể đảm bảo rằng tất cả mọi người khác trong doanh nghiệp đều tin tưởng và tuân thủ chương trình đảm bảo chất lượng do người nầy đề xuất.
- Trách nhiệm và quyền hạn của người điều phối chất lượng phải được nêu rõ trong văn bản mô tả công việc, Giám đóc doanh nghiệp phải xem xét và ký văn bản nầy để chính thức hoá và chứng minh sự cam kết về một chương trình đảm bảo chất lượng trong toàn doanh nghiệp.
2. Kiểm soát các văn bản và hồ sơ chủ yếu:
- Doanh nghiệp có một hệ thống phân định thống nhất và kiểm soát tất cả các văn bản và hồ sơ chủ yếu để đảm bảo rằng, cỉ có các văn bản hiện hành mới được sử dụng và không được tự tiện thay thế và sửa đổi.
- Hệ thống kiểm soát tài liệu phải đảm bảo rằng, các văn bản được gởi đến tất cả những bộ phận, cá nhân có liên quan.
- Phải có đủ hồ sơ chất lượng để chứng tỏ rằng, mọi quá trình công nghệ cũng như mọi quá trình kiểm tra, thử nghiệm thiết yếu đã được tiến hành.
- Hồ sơ chất lượng phải được lưu giữ trong thời hạn thích hợp tuỳ thuộc vào bản chất sản phẩm được sử dụng và các vấn đề chất lượng có thể phải giải quyết.
3. Yêu cầu của khách hàng:
- Doanh nghiệp phải lập văn bản xem xét mọi hợp đồng (bao gồm cả các thoả thuận miệng) về hàng hoá/dịch vụ cung cấp cho khách hàng để đảm bảo rằng, doanh nghiệp hoàn toàn hiểu rõ và có khả năng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.
- Mọi sửa đổi trong hợp đồng phải được lưu giữ, được thông báo và được sự đồng ý của các bên hữu quan.
4. Mua sản phẩm :
- Doanh nghiệp phải có một hệ thoóng kiểm soát nguyên vật liệu, các chi tiết, các bộ phận, dịch vụ thầu phụ mà doanh nghiệp mua vào.
- Người cung ứng và người thầu phị phải được lựa chọn trên cơ sở chất lượng sản phẩm hay công việc chớ không chỉ dựa vào giá cả.
- Bản đăng ký danh sách người cung ứng và thầu phụ được chấp thuận phải có các thông tin liên quan về lý do được lựa chọn và chất lượng công việc mà họ đang thực hiện.
- Doanh nghiệp phải có những biện pháp để kiểm tra, giám sát việc thực hiện hợp đồng của người cung ứng theo các qui định trong hợp đồng hay đơn hàng.
5. Đào tạo và huấn luyện:
- Doanh nghiệp phải đảm bảo rằng, mọi nhân viên đều phải được đào tạo, huấn luyện về công việc mà họ đang làm. Nếu cần thiết, họ phải được cung cấp các bản chỉ dẫn công việc và nhiệm vụ.
- Doanh nghiệp phải lưu giữ các hồ sơ đào tạo, huấn luyện và thường xuyên xem xét đánh giá năng lực của các nhân viên để xác định nhu cầu đào tạo.
6. Kiểm tra và kiểm soát các công việc không phù hợp tiêu chuẩn:
- Doanh nghiệp phải soạn thảo các kế hoạch về kiểm tra nguyên vật liệu, các chi tiết, bộ phận và công việc đang tiến hành và thành phẩm.
- Doanh nghiệp phải có đầy đủ các thiết bị đo lường, thử nghiệm, kiểm tra. Các thiết bị nầy phải được kiểm định và hiệu chuẩn định kỳ, thường xuyên để đảm bảo độ chính xác thích hợp.
- Mọi phép hiệu chuẩn phải được dẫn xuất từ chuẩn đo lường quốc gia.
- Đảm bảo việc kiểm tra nguyên vật liệu và bán thành phẩm trong quá trình sản xuất . - Doanh nghiệp phải có thủ tục thanh lý các nguyên vật liệu và sản phẩm không đạt tiêu chuẩn.
- Mọi quyết định đưa ra phải được kiểm soát chặt chẽ bởi những người người có thẩm quyền và phải được lưu giữ hồ sơ.
7. Cải tiến chất lượng :
- Doanh nghiệp phải có những biện pháp kiểm tra và xác định lý do và những nguyên nhân chính dẫn đến việc sản phẩm không phù hợp tiêu chuẩn.
- Thực hiện các hành động khắc phục và đánh giá hiệu quả.
Hệ thống Q.Base tuy chưa phải là tiêu chuẩn quốc tế như ISO9000, nhưng đang được thừa nhận rộng rãi làm chuẩn mực để chứng nhận các hệ thống đảm bảo chất lượng. Q.Base sử dụng chính các nguyên tắc của ISO9000 nhưng đơn giản và dễ áp dụng hơn, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa đang bước đầu hình thành hệ thống quản lý chất lượng.
Q.Base có đầy đủ những yếu tố cơ bản của một hệ thống chất lượng, giúp doanh nghiệp kiểm soát được các lĩnh vực chủ chốt trong hoạt động của mình. Nó tập trung vào việc phân công trách nhiệm và giao quyền hạn, khiến cho mọi thành viên chịu trách nhiệm về hành động của mình.
Sau khi đã thực hiện các yêu cầu của hệ thống Q.Base, doanh nghiệp có thể thêm các qui định mà doanh nghiệp cần thiết và có thể mở rộng dần dần đến thỏa mãn mọi yêu cầu của ISO9000. Hệ thống Q.Base rất linh hoạt và không mâu thuẫn với các hệ thống quản trị chất lượng khác như ISO9000 hay TQM và rất có ích cho những doanh nghiệp cung ứng cho các công ty lớn hơn đã có giấy công nhận ISO9000.
Một cách tổng quát, hệ thống Q.Base được áp dụng trong các trường hợp:
Hướng dẫn để quản lý chất lượng trong công ty, nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh của mình, thực hiện các yêu cầu đối với chất lượng sản phẩm một cách tiết kiệm nhất.
Theo hợp đồng giữa công ty và khách hàng (bên thứ nhất và bên thứ hai) khi khách hàng đòi hỏi. Doanh nghiệp phải áp dụng mô hình đảm bảo chất lượng theo Q.Base để có thể cung cấp sản phẩm đáp ứng.
Chứng nhận của bên thức 3: Hệ thống đảm bảo chất lượng của công ty được tổ chức chứng nhận đánh giá và cấp chính thức.