Kiểm soát công tác tài chính bao gồm:
- Chu trình tổ chức thu và theo dõi h c phí
Biên lai thu h c phí c c mộ ộc l p ki c khi gửi cho h c viên, phòng k toán phân công hai nhân viên th c hi n thu h c phí bằng ti n m t, k toán thanh toán và th quỹ toán thanh toán sẽ l p biên lai thu ti n, th quỹ sẽ ki m tra thông tin s ti n, nội dung nộp h c phí. Từ n ch nhi u sai sót và h c viên không m t nhi u th i gian ch i khi nộp ti n m t m và h n chót nộp h c phí.
Danh sách thu ti n h c l y từ s hàng tu n phòng k toán tổng h p rà soát l i ch ký và s ti c cho kh p v i nhau, ng th i lên danh sách nh ng h c viên ch m nộp h c phí gử o ch ộng nh c nhở c t o s ph i h p nh p nhàng gi a hai phòng ban.
Sau khi h t h n nộp h c phí, k toán thanh toán và th quỹ sẽ ki m tra l i danh sách xem có kh p v i s ti c hay không, r i tổng h p báo cáo tình c khi trình Ban giám hi u.
T s nh k i v i vi c tuân th các quy trình tổ ch c thu và theo dõi h i chi u s ản ti n v i báo cáo nộp h c phí.
Nhân viên phòng k toán ở các v trí ch ch ng có th i gian gi ch c v hi n t nh k nên th c hi n luân phiên gi a k toán ngân hàng, k toán thanh toán, k toán tài sản và th quỹ v i nhau, tránh tình tr ng một nhân viên th c hi n một nhi m v trong th i gian dài.
- Chu trình thanh quyết toán
B o c n yêu c u bộ ph n k toán xây d ng quy trình luân chuy n ch ng từ c th , rõ ràng, thi t l p h th ng m u, bi u có liên quan từ ổ bi n, ng d n chi ti h n c quy trình, cách th c thanh toán tránh tình tr ng thi t xót gi y t (Xem phụ lục 13)
h n ch n m c t nh ng sai sót v m t ch ng từ thì bộ ph n k toán c ng ki i v i t t cả các lo i nghi p v s c bi t là các khoản thu- ng. Ch ng từ k n bộ ph n nào thì bộ ph ải ch u trách nhi m ki m tra và vi c ki m tra phả c tiên hành mộ ng xuyên, liên t c, phả ột quy trình b t buộc trong khi l p và ti n hành nh n ch ng từ S toán tổng h p sẽ rà soát l i một l n n a r i chuy n cho k ởng.
B ả nh rõ ràng nh ng ai có quy c y quy n phê duy t toàn bộ hay một vài ch ng từ B n quy t c b t ki m nhi cho các ch c t p trung ở một T e nh k tổ ch c luân chuy ảm bảo rằng mộ i không xử lý mội m t nghi p v trong th B o phải nh n bi t c r sử d ng nh ng bi n pháp ki m soát khác nhau.
Th c hi N ng c n thành l p Ban thanh tra chuyên mảng tài chính làm nhi m v tổ ch c các cuộc thanh tra, ki m tra v công tác xử lý, ghi chép các nghi p v s ch ng từ; ki i chi ng xuyên s sổ k toán ti n m t và trên sổ quỹ. Làm t t công tác này sẽ góp ph n giảm thi u các sai sót, gian l n trong quá trình th c hi n.
Kiểm soát chu trình s a chữa, mua sắm tài sản, thiết bị v t t L p bảng mô tả công vi c v quá trình mua s m, sửa ch a.
L p k ho ch mua s m tài sản, thi t b , d ng c th c hành từ c m i thay vì nhu c u mua s m phát sinh tr c ti .
Xây d ng quy trình mua s m thi t b , v e dễ dàng quả V u m c, các khoa, phòng, bộ môn nên khảo sát nhu c u t i chính phòng làm vi c c s xu t mua s m thi t b , v H u c n khảo sát l i, tổng h p k ho i chi u v i sổ tài sản và Quyết địn 58/2015/QĐ-TTg của Thủ tướng chính phủ về “Qu định tiêu chuẩn, định m c, chế độ quản lý, sử dụng máy móc, thiết bị củ cơ qu n n nước, tổ ch c đơn vị sự nghiệp công lập i trình BGH. Giúp h n ch vi c mua s ột xu t các tài sản có giá tr l n nhằm giúp quá trình quản lý mua s m t u sử d ng k p th ảm bả ng b ộng.
Khi mua tài sản v phải có s tham gia c a cán bộ thẩm nh v s ng, ch ng. Phi ngh mua hàng phả ởng bộ ph n phê duy ng h p nhân viên t duy t.
Q nh các bi n pháp kỷ lu c nhở cảnh cáo ho c thuyên chuy n công tác và ngừng giao d ch v i nhà cung c ng h p nhân viên mua hàng nh n b t k l i ích nào từ nhà cung c p gây thi t h i cho ng.
nh k ng nên luân chuy n nhân s t i v T ng xuyên tìm ch n báo giá c a các nhà cung c p ti khảo sát và so sánh giá cả, ch e é ổi nhà cung c p , tránh tình tr ng gian l n, l i d ng m i quan h gi a nhân viên và nhà cung c p.
Kiểm soát chu trình quản lý tài sản, công cụ dụng cụ
Tài sả u chuy n từ bộ ph n này sang bộ ph n khác phải có phi u u chuy ởng phòng h u c n ký duy t.
nh k , máy móc thi t b phả c bảo trì, sau m i buổi th c hành, yêu c u các khoa, bộ môn cho h c viên v sinh thi t b c hành.(Xem phụ lục 14)
K toán tài sản ph i h p cùng tổ doanh tr i phòng H u c n ti n hành ki m nh k ột xu t tình hình sử d ng tài sản, v c bi t là các thi t b giảng d y. Tài sản ki m kê c n có ch ký nh n c i tr c ti p sử d i quản
xử lý sai ph m sau này, nâng cao tinh th n trách nhi m c a CBGV.
Khi có m t mát xảy ra, c n phải quy rõ trách nhi m và xử ph p th i.
i v i nh n d y h c có giá tr nhỏ i trà thì công tác nghi g c n phả c th c hi u, N s i l có th ki m tra thông qua ch n m u và phả ảm bảo hàng mua v có th c các tiêu chuẩn v kỹ thu t. Micro và máy chi u nên c t p trung l i và bàn giao cho một phòng chuyên quản lý. Trên m i tài sả c dán tem c nh ghi thông tin chi ti t.
Kiểm soát công tác doanh tr i
V c: bộ ph c ti m tra t t các thi t b c bao g m khu h c viên, khu giáo viên, khu làm vi c c a các bộ hằ 6 s s p th i báo cáo v o v tình tr ng hỏng hóc hay sử d có bi n pháp xử lý, giải quy t k p th i. Vào 10h t i ti n hành ki m tra các phòng h c, phòng làm vi c và l p biên bản v ng h p sử d c quá m c ho c không t t sau khi sử d ng gây lãng phí.
V i công tác xây d ng: phải ki m tra v t li t, thi t b , c u ki c khi n vi c nghi m thu công vi c xây d ng, nghi m thu n hoàn thành xây l sử d ng
3 2 4 n t n v tru ền t n Mục tiêu:
- Xây d ng h th ng thông tin t ảm bảo h tr cho chi c phát tri n c a ng.
- G o ti p c n v i các thông tin một cách nhanh chóng, dễ , chính xác nhằ o ra các quy nh k p th i và phù h p.
- Giúp toàn th cán bộ nhân viên, giả ng ti p c n v i các thông tin ch ng nhằm th c hi n t t công vi c c a mình một cách hi u quả,t ừ é e ộ các ho ộng c u v n hành suôn sẻ.
Giải pháp:
H th ng thông tin phả ảm bả c truy n thông su t kh p trong Nhà ng. i v CBGV ải có hình th c truy t riêng i n tr c ti p.
N n, nghiêm c m b t c hành vi nào làm thông tin b chia c t. Bởi vì chỉ c n một cá nhân không nh thông tin sẽ d n sai sót và làm ả ở n toàn bộ h th ng.
- ổi m i ho ộng c T n tử ph c v o, NCKH; cải ti n và nâng cao ch ng xu t bản T p chí PC&CC.
- H th ng truy n thông c N ảm bảo cho nhân viên ở m i c p ộ và h u có th hi u và n m rõ các nội quy, chuẩn m c c ng, thông tin phải c cung c p k p th n các c p thẩm quy n theo quy nh.
- Báo cáo c p nh ng xuyên thông tin quan tr B o và nh i có thẩm quy n giúp h u hành k p th c ho t ộng c th .
- Phát tri n website c ng bằ ng xuyên c p nh t thông tin từ các phòng ban, giao di n b t m t, nh ng bài vi ải qua s ki m duy t c a tổ t p chí website c B o.
- C n bảo v t t h th ng thông tin, l p t h th ng bảo v s li u phòng ngừa s truy c p, ti p c n c a nh i không có thẩm quy n. Thi t l p các ột nhóm thành viên nằm trong ban quản tr m ng thông tin chuyên ti p nh n thông tin từ nh i truy c p bao g m h c viên, cán bộ, giáo viên và nh giả c m c ho c phát hi n k p th i nh ng hành vi b ng có khả t h .
- Xây d ho ch phòng ngừ mã hóa s li u ho c các bi n pháp xử lý k p th i khi xảy ra s c m t thông tin s li u.
3 2 5 o t độn m s t
Mục tiêu: G ộng thông qua vi c giám sát s nh k nhằ ảm bảo h th ng ki m soát nội bộ c a ng luôn ho ộng h u hi u.
Giải pháp:
- Xây d c k ho ch ki m tra giáo viên giảng d y, h c t p c a h c viên một cách lâu dài cùng quy trình th c hi n. C th :
+ P o k t h p v i khoa, bộ môn có bi n pháp theo dõi, ki m tra, i chi ng xuyên gi a l ch trình giảng d y, th i khóa bi u, sổ theo dõi giáo viên, sổ u bài...v i nhau nhằm phát hi n giáo viên không nghiêm túc th c hi n e nh c ng v ảm bảo gi lên l p, bằng c p chuyên môn, giáo án giáo trình giảng d y, có bi n pháp xử i v ng h p giáo viên t ý bỏ gi , ho c d y d n d p làm h c viên không k p ti p thu bài giảng...
+ Yêu c u giả v nh ổi trong chính sách, ch ộ n h c ph n giảng d y c ảm bảo bài giả c ng xuyên c p nh t và có s nh k , h p toàn bộ khoa và bộ rút kinh nghi m v công tác giảng d y và xử ng h p không hoàn thành nhi m v .
+ P ng xuyên d gi ột xu th c tr ng ch ng giảng d y c a giáo viên, ti n hành khảo sát v ch ng giáo bằng hình th c phát phi u cho h c viên.
+ Xây d ng c a giảng viên thỉnh giảng, xem xét lý l ch khoa h c, tổ ch c d giảng,rà soát l có nh u chỉnh phù h p v i tình hình phát tri n ngành ngh môn h c m i, c p nh t hay c t giảm nội dung c a một s môn h c...Xây d ng quy nh v th i h n ch m và nộp bài, nộp bả nh các hình th c kỷ lu t n u vi ph nh k ki m tra công tác giảng d y t sở liên k o
- N ng c n l p thêm phòng thanh tra pháp ch phát tri n bộ ph n ki m soát nội bộ. Phòng thanh tra pháp ch có nhi m v nh ng khi m khuy t c a h th ng ki m soát nội bộ k p th ng có trách nhi ởng phòng ban, khoa, tổ có bi n pháp kh c ph c.
- Phòng khảo thí và phòng thanh tra pháp ch nên ph i h p v ng xuyên v nh k (hàng tháng) các ho ộng c a nhà c bi t là ho ộng d y và h c vì m c tiêu ho ộng c ng là giáo d c.
- C s nh k phả c th c hi n nghiêm túc tuy i không c và th ng tay xử i v ng h p vi ph N phả ng vi s sở liên k N ng c nh một cách rõ ràng, minh b ch các bi n pháp xử lý nh ng hành vi vi ph m nội quy, u l c i v s CBGV c bi t phân chia nhi m v rõ ràng cho các khoa v vi c quản lý sinh viên trong h c t p và rèn luy n.