CỦA TỔ CHỨC TIẾNG NÓI THANH NIÊN
8. Đảm bảo rằng tổ chức phi chính phủ đáp
khác với mức lương đã ghi trong bản dự toán ngân sách. Nếu một tổ chức phi chính phủ cho phép những thông lệ đó diễn ra, thì nó sẽ bị coi là phi đạo đức.
Để ngăn ngừa những hành vi phi đạo đức và tham nhũng, các nhà lãnh đạo của tổ chức phi chính phủ phải coi cách cư xử chân thực và
công khai như là một giá trị cốt lõi của tổ chức.
Cần đưa ra các quy định về kỷ luật hoặc xử phạt người nào vi phạm. Nếu hội đồng quản trị nhận thấy giám đốc điều hành có dính líu đến hành vi tham nhũng thì phải bãi nhiệm người ấy ngay lập tức. Nếu một thành viên hội đồng thấy thành viên khác có hành động phi đạo đức, thành viên đó phải báo cáo sự việc với chủ tịch hội đồng để có hành động tức thì. Tất cả các thành viên hội đồng phải chịu trách nhiệm đảm bảo cho toàn thể hội đồng xử sự một cách có đạo lý.
Vai trò của hội đồng quản trị khi một tổ chức phi chính phủ mới được thành lập
Trong các tổ chức phi chính phủ mới mà chưa có nhân viên, các thành viên hội đồng quản trị sẽ phải đảm nhận các vai trò và nhiệm vụ mà lẽ ra phải do các nhân viên thực hiện, bao gồm:
• Lập các dự án đầu tiên của tổ chức phi chính phủ và đưa các dự án ấy vào thực hiện;
KHÁI NIỆM QUAN TRỌNG Tư lợi
Tư lợi là khi một thành viên hội đồng quản trị hành động vì quyền lợi bản thân hơn là vì quyền lợi của tổ chức. Ví dụ, một thành viên hội đồng vận động để tổ chức phi chính phủ sử dụng nhà in của em gái vợ mình, mặc dù như vậy tổ chức này sẽ phải chi phí nhiều hơn. Thành viên hội đồng này đã có hành vi tư lợi. Việc tư lợi, nếu đi quá đà, có thể kéo theo những hành vi phạm pháp, như việc biển thủ hoặc điều chuyển ngân quỹ cho người khác để đổi lấy một khoản “lại quả”. Hội đồng quản trị phải xây dựng các chính sách để ngăn ngừa tình trạng tư lợi và phải có hành động tức thời khi sự việc này xảy ra.
• Tham gia các cuộc họp với các bên liên quan để tạo dựng các mối quan hệ;
• Tạo ra cơ sở hạ tầng quản lý cho tổ chức – chẳng hạn như thiết lập một hệ thống kế toán hay một hệ thống để tổ chức các tình nguyện viên;
• Thực hiện dự án – như dạy một lớp vi tính hoặc chủ trì một hội thảo về giáo dục công dân.
Các thành viên hội đồng quản trị của tổ chức phi chính phủ mới thành lập cần nhớ rằng, ngoài việc thực hiện các công việc của tổ chức và điều hành tổ chức, họ vẫn phải chú ý đến trách nhiệm quản trị của mình và phải dành một khoảng thời gian trong các cuộc họp hội đồng cho các hoạt động giám sát.
Sau khi tổ chức phi chính phủ nhận được khoản tài trợ đầu tiên và thuê được nhân viên thì vai trò của hội đồng sẽ bắt đầu thay đổi. Hội đồng không chỉ sẽ ít tham gia hơn vào công việc thường ngày của tổ chức, mà nó còn có những trách nhiệm quản trị mới, chẳng hạn hội đồng còn phải đề xuất các chính sách về nhân lực và
giám sát giám đốc điều hành. Việc chuyển đổi tổ chức từ chỗ tất cả là tình nguyện viên thành một tổ chức có ngân quỹ và có một đội ngũ nhân viên có thể là một thách thức lớn đối với hội đồng quản trị. Khi các thành viên hội đồng
hiểu rõ được vai trò của mình thay đổi ra sao, họ sẽ tiến hành việc chuyển đổi tốt hơn.
Hội đồng quản trị thực thi trách nhiệm của mình như thế nào?
Các cuộc họp thường kỳ là một việc cần thiết để
hội đồng thực hiện trách nhiệm giám sát của mình. Một số hội đồng họp hằng tháng – đặc biệt trong các trường hợp tổ chức mới thành lập, tăng trưởng nhanh hay đang phải vượt qua một cuộc khủng hoảng. Đối với các tổ chức đang hoạt động ổn định và không gặp những nguy cơ hay thời cơ đặc biệt thì mỗi quý họp một lần là thích hợp. Các thành viên hội đồng phải xem xét các thông tin cập nhật về dự án và
tài chính trong các cuộc họp hội đồng, cũng như thảo luận bất cứ vấn đề gì mới nảy sinh mà đòi hỏi phải có một quyết định. Trong một cuộc họp điển hình, bà giám đốc điều hành của Đường phố Sạch, Trẻ em Khỏe có thể báo cáo với hội đồng rằng bà ta đã tình cờ gặp một nhà tài trợ tiềm năng cho chiến dịch nâng cao nhận thức cộng đồng của tổ chức. Bà giám đốc điều hành chia sẻ mối lo ngại rằng để đổi lấy khoản tiền tài trợ, nhà tài trợ này muốn hạn chế những nội dung mà tổ chức có thể nói trong cuộc vận động. Hội đồng thảo luận về đề nghị này, quyết định xem có chấp nhận đề nghị đó không, và đưa ra đường lối giải quyết đối với những lời đề nghị tài trợ có điều kiện như trên.
Hội đồng quản trị chỉ đưa ra những quyết định chính thức, như phê duyệt các ưu tiên, các dự án mới, dự toán ngân sách hay các chính sách.
Hội đồng chỉ có thể đưa ra quyết định chính thức trong những cuộc họp có đủ các thành viên tham dự. Qui định chi tiết này cần được ghi trong điều lệ của tổ chức phi chính phủ. Một cá nhân thành viên hội đồng quản trị không thể
đưa ra quyết định đối với tổ chức phi chính phủ.
Trong mỗi cuộc họp hội đồng, đều có người ghi chép cẩn thận nội dung cuộc họp, được gọi là
“biên bản”. Biên bản đó trở thành hồ sơ chính thức về cuộc thảo luận và quyết định của hội đồng.
Các thành viên hội đồng quản trị phải luôn cố gắng tham gia tất cả các cuộc họp hội đồng.
Điều đó là cần thiết để họ luôn nắm được thông
THAM KHẢO
Khi các thành viên hội đồng không nhất trí
Đôi khi các thành viên hội đồng không đồng ý với nhau về một quyết định, một chính sách hay cách hành động tốt nhất. Khi đó, hãy dành thời gian thảo luận xem tại sao. Hãy cố gắng nắm được cách nhìn nhận và lập luận đằng sau những quan điểm khác nhau ấy. Điều đó sẽ dẫn tới một cuộc thảo luận phong phú hơn về những ưu nhược điểm của các cách tiếp cận khác nhau, và rốt cuộc là đưa ra được một quyết định tốt hơn cho tổ chức. Trường hợp nếu sau khi thảo luận các thành viên hội đồng vẫn bất đồng ý kiến, bạn có thể phải tiến hành biểu quyết về vấn đề đó và theo nguyên tắc đa số thắng.
tin và đưa ra những quyết định khôn ngoan cho tổ chức. Nếu một thành viên hội đồng vắng mặt trong một cuộc họp, thì anh ta nên hỏi một thành viên cùng hội đồng để tìm hiểu những gì đã xảy ra và đặt các câu hỏi.
Nhiều hội đồng quản trị còn thành lập ra các ủy ban để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể giữa hai phiên họp toàn thể hội đồng. Điều đó khiến cho các cuộc họp hội đồng có hiệu quả hơn. Ví dụ, khi hội đồng quản trị của Đường phố Sạch, Trẻ em Khỏe cần xem xét và cập nhật một chính sách nào đó, nó sẽ lập nên một ủy ban để phân tích các vấn đề và nêu ra các khuyến nghị để hội đồng có cơ sở hành động.
Đối với một tổ chức phi chính phủ nhỏ hay mới thành lập, thì toàn thể hội đồng nên cùng làm việc với nhau. Khi tổ chức phi chính phủ này lớn mạnh lên, hội đồng có thể lập ra các ủy ban để
giải quyết một số lượng vấn đề ngày càng nhiều.
Việc thành lập các ủy ban cũng là một cách để
tăng cường làm việc theo nhóm trong hội đồng và tạo cơ hội cho các thành viên hội đồng rèn luyện các kỹ năng và khả năng lãnh đạo của họ.
Các tổ chức phi chính phủ đều tổ chức các hoạt động giới thiệu kỹ lưỡng về tổ chức cho các thành viên mới của hội đồng – sứ mệnh, lịch sử và các dự án của nó. Tổ chức phi chính phủ cũng trang bị kiến thức và các kỹ năng cho các thành viên hội đồng quản trị thực hiện tốt nhiệm vụ của họ, và đào tạo cho họ khi cần thiết.
Cuối cùng, hội đồng quản trị của tổ chức phi chính phủ bầu ra một chủ tịch hội đồng, người lãnh đạo có vai trò khuyến khích mọi thành viên hội đồng cống hiến hết sức mình cho tổ chức.
Một vị chủ tịch hội đồng tốt sẽ tạo ra được một môi trường tốt và những mối quan hệ làm việc tốt giữa các thành viên hội đồng với nhau.
Làm thế nào để thành lập được một hội đồng có hiệu quả và quyết định ai sẽ tham gia hội đồng?
Thành lập một hội đồng quản trị là công việc mất nhiều thời gian: thời gian tìm người có đủ phẩm chất kết hợp giữa kiến thức, kỹ năng và
mối quan hệ, và thời gian đào tạo họ để đáp ứng được vai trò của mình. Ít có thành viên hội đồng nào khi đến với tổ chức mà đã được trang bị đầy đủ để thực hiện tất cả các chức năng mà tổ chức đòi hỏi ở họ. Hãy coi hội đồng quản trị như một tập thể – mỗi người lại có vị trí riêng của mình trong tập thể đó. Họ sẽ cùng nhau hoàn thành công việc khi phối hợp tốt với nhau. Bất kể vị trí mỗi người là gì, tất cả thành viên hội đồng phải tin tưởng vào sứ mệnh của tổ chức và sẵn lòng nỗ lực làm việc để vươn tới sứ mệnh đó.
Những người sáng lập tổ chức thường bắt đầu bằng cách mời bạn bè, người thân và đồng nghiệp – những người mà họ đã biết rõ và tin cậy – tham gia vào hội đồng quản trị ban đầu.
Khi tổ chức đã được thành lập, những người có các kỹ năng, kinh nghiệm và quan điểm mới cần được đưa vào hội đồng. Tính đa dạng lớn khiến cho hội đồng quản lý được một tổ chức phức tạp hơn.
Ghi lại nội dung của các phiên họp hội đồng, được gọi là “biên bản”, đóng vai trò quan trọng cho sự minh bạch. Đó là hồ sơ lưu lại nội dung các cuộc thảo luận và quyết định của hội đồng. (© 2003-2012 Shutter- stock Images LLC)
Để thành lập một hội đồng có tính đa dạng, cần lập một bản danh mục các lĩnh vực chuyên môn, các kỹ năng và các mối quan hệ mà tổ chức cần đến và những nơi mà bạn có thể tìm được người đáp ứng được các tiêu chí ấy. Khi làm việc đó, bạn cần suy xét những câu hỏi sau: