CHƯƠNG 2: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH
2.2. Kiến nghị thực hiện
2.2.1. Kiến nghị từ phía công ty TNHH thương mại và dịch vụ HP Việt Nam
2.2.1.1. Xác định chính sách bán chịu (chính sách tín dụng thương mại) với khách hàng:
Nợ phải thu từ khách hàng của công ty chủ yếu phụ thuộc vào khối lượng hàng hóa, dịch vụ bán chịu cho khách hàng và thời hạn bán chịu.
Vì vậy để quản lý khoản phải thu trước hết cần xem xét, đánh giá các yếu tố chủ yếu ảnh hưởng đến chính sách bán chịu của công ty như:
- Mục tiêu mở rộng thị trường tiêu thụ, tăng doanh thu, tăng lợi
- Tình trạng cạnh tranh: Cần xem xét tình hình bán chịu của các đối thủ cạnh tranh để có đối sách bán chịu thích hợp và có lợi.
- Tình trạng tài chính của công ty: không thể mở rộng việc bán chịu cho khách hàng khi doanh nghiệp đã có nợ phải thu ở mức cao và có sự thiếu hụt lớn vốn bằng tiền trong cân đối thu chi bằng tiền.
Cần có các ràng buộc chặt chẽ khi ký kết các hợp dồng mua bán:
Cần quy định rõ ràng thời gian và phương thực thanh toán đồng thời luôn giám sát chặt chẽ việc khách hàng thực hiện những điểu kiện trong hợp đồng. Bên cạnh đó cũng cần đề ra những hình thức xử phạt nếu hợp đồng bị vi phạm để nâng cao trách nhiệm của các bên khi tham gia hợp đồng;
phải gắn trách nhiệm của khách hàng thông qua các hợp đồng, thông qua các điều kiện ràng buộc trong hợp đồng, các điều kiện giao nhận, điều kiện thanh toán. Bên cạnh đó, cần có những ràng buộc bán chậm trả để lành mạnh hóa các khoản nợ như: yêu cầu ký quỹ, bảo lãnh của bên thứ ba (ngân hàng),… đồng thời thường xuyên thu thập các thông tin về khách hàng thông qua nhiều kênh cung cấp để có chính sách bán hàng phù hợp, hiệu quả.
2.2.1.2. Phân tích khách hàng, xác định đối tượng bán chịu:
Công việc chính yếu trong việc hình thành chính sách tín dụng thương mại cần xác định là bán chịu cho ai. Do vậy, để thẩm định sự rủi ro cần có sự phân tích đánh giá khả năng trả nợ và uy tín của khách hàng, nhất là với những khách hàng tiềm năng. Trên cơ sở đó quyết định hình thức hợp đồng (thực hiện trên tài khoản mua bán chịu, lệnh phiếu, hối phiếu thương mại, tín dụng thư không hủy ngang hay bán có điều kiện).
2.2.1.3. Xác định điều kiện thanh toán:
Công ty phải quyết định thời hạn bán chịu (thời hạn thanh toán) và tỷ lệ chiết khấu thanh toán.
Thời hạn thanh toán: là độ dài thời gian kể từ ngày công ty giao hàng cho người mua đến ngày người mua trả tiền. Thời hạn thanh toán dài hay ngắn tùy thuộc vào tính chất lâu bền hay mau hỏng của sản phẩm.
Tài khoản của khách hàng, uy tín của khách hàng với công ty và đặc điểm kinh doanh của công ty.
Chiết khấu thanh toán: là phần giảm trừ một số tiền nhất định cho người mua khi người mua trả tiền trước thời hạn thanh toán đã thỏa thuận. Chiết khấu thanh toán được xác định bằng một tỷ lệ phần trăm tính theo doanh số mua hàng ghi trên hóa đơn. Việc tăng tỷ lệ chiết khấu thanh toán sẽ thúc đẩy khách hàng thanh toán sớm trước hạn và thu hút thêm được khách hàng mới làm tăng doanh thu, giảm chi phí thu hồi nợ nhưng sẽ làm giảm số tiền thực thu. Vì vậy, công ty cần cân nhắc kỹ khi xác định tỷ lệ chiết khấu.
Thiết lập một hạn mức tín dụng hợp lý. Quản lý nợ phải thu là nhằm tối đa hóa lợi nhuận. Vì vậy nên chấp nhận đơn xin cấp tín dụng của những khách hàng nếu có cơ hội trở thành khách hàng thường xuyên và đáng tin cậy của công ty. Trong trường hợp khách hàng có uy tín thấp hoặc đáng nghi ngờ, công ty cần ấn định một hạn mức tín dụng hạn chế để tránh rủi ro.
2.2.1.4. Thường xuyên kiểm soát nợ phải thu:
Mở sổ theo dõi chi tiết nợ phải thu và tình hình thanh toán với khách
Thường xuyên kiểm soát để nắm vững tình hình nợ phải thu và tình hình thu hồi nợ. Cần thường xuyên xem xét đánh giá tình hình nợ phải thu, dự đoán nợ phải thu từ khách hàng theo công thức:
Npt = Sd Kpt Trong đó:
Npt: Nợ phải thu dự kiến trong kỳ (năm).
Sd: Doanh thu bán hàng tính theo giá thanh toán bình quân một ngày trong năm.
Kpt: Kỳ thu tiền bình quân trong năm.
Để tránh tình trạng mở rộng tình trạng việc bán chịu quá mức, cần xác định giới hạn bán chịu qua hệ số nợ phải thu. Công thức xác định như sau:
Thường xuyên theo dõi và phân tích cơ cấu nợ phải thu theo thời gian. Xác định trọng tâm quản lý nợ phải thu để có biện pháp quản lý chặt chẽ.
2.2.1.5. Áp dụng các biện pháp thích hợp thu hồi nợ và bảo toàn vốn:
Hàng tháng, công ty nên tiến hành theo dõi chi tiết các khoản phải thu, lập bảng phân tích các khoản phải thu để nắm rõ về quy mô, thời hạn thanh toán của từng khoản nợ cũng như có những biện pháp khuyến khích khách hàng thanh toán trước thời hạn bằng hình thức chiết khấu thanh toán. Đông thời, cần phân loại các khoản nợ và thường xuyên đánh giá khả năng thu hồi của các khoản nợ đó.
Chuẩn bị sẵn sàng các những từ cần thiết đối với các khoản nợ sắp đến kỳ hạn thanh toán. Thực hiện kịp thời các thủ tục thanh toán. Nhắc nhở, đôn đốc khách hàng thanh toán các khoản nợ đến hạn.
Thực hiện các biện pháp kịp thời thu hồi các khoản nợ đến hạn.
Đối với những khoản nợ quá hạn, nợ đọng:
- Chủ động áp dụng các biện pháp tích cực và thích hợp thu hồi các khoản nợ quá hạn. Công ty cần phân loại để tìm nguyên nhân chủ quan và khách quan của từng khoản nợ, đồng thời căn cứ vào tình hình thực tế để có biện pháp xử lý phù hợp như gia hạn nợ, thỏa ước xử lý nợ, giảm nợ hoặc yêu cầu cơ quan có thẩm quyền can thiệp. Đồng thời cũng cần có chính sách linh hoạt, mềm dẻo đối với các khoản nợ quá hạn và đến hạn.
Đối với những khách hàng uy tín, truyền thống, trong trường hợp họ tạm thời có khó khăn về tài chính có thể áp dụng biện pháp gia hạn nợ. Còn đối với những khách hàng cố ý không thanh toán hoặc chậm trễ trong việc thanh toán thì công ty cần có những biện pháp dứt khoát, thậm chí có thể nhờ đến sự can thiệp của các tòa án kinh tế để giải quyết các khoản nợ.
- Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi để chủ dộng bảo toàn vốn lưu động.
- Xem xét khả năng bán nợ phải thu cho Công ty mua bán nợ.
Hoàn thiện khung pháp lý tạo điều kiện để các doanh nghiệp chủ động quản lý tốt nợ phải thu trong quá trình sản xuất kinh doanh.
- Tiếp tục hoàn thiện các chính sách tài chính hỗ trợ cho công tác quản lý nợ phải thu.
- Hoàn thiện chế độ quản lý tài chính đối với doanh nghiệp.
- Tiếp tục hoàn thiện các chế tài về xử lý vi phạm trong quản lý kinh tế, nâng cao năng lực của tòa án và thi hành án.
Xây dựng mô hình xử lý nợ phải thu khó đòi phù hợp với điều kiện Việt Nam hiện nay.
Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu về doanh nghiệp đồng bộ và hoàn chỉnh đặc biệt quan tâm xây dựng hệ thống chỉ tiêu trung bình ngành.
2.2.2. Những kiến nghị từ phía Nhà nước:
Hoàn thiện khung pháp lý tạo điều kiện để các doanh nghiệp chủ động quản lý tốt nợ phải thu trong quá trình sản xuất kinh doanh.
- Xây dựng khung pháp lý đồng bộ.
- Tiếp tục hoàn thiện các chính sách tài chính hỗ trợ cho công tác quản lý nợ phải thu.
- Hoàn thiện chế độ quản lý tài chính đối với doanh nghiệp.
- Tiếp tục hoàn thiện các chế tài về xử lý vi phạm trong quản lý kinh tế, nâng cao năng lực của tòa án và thi hành án.
Xây dựng mô hình xử lý nợ phải thu khó đòi phù hợp với điều kiện Việt Nam hiện nay.
Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu về doanh nghiệp đồng bộ và hoàn chỉnh đặc biệt quan tâm xây dựng hệ thống chỉ tiêu trung bình ngành.
Để hạch toán các khoản phải thu của công ty một cách chính xác đòi hỏi phòng Tài chính – kế toán phải nắm vững tình hình hoạt động kinh tế - tài chính của đơn vị mình, theo dõi và phản ánh kịp thời các khoản phát sinh của từng đối tượng phải thu. Việc hạch toán cần quán triệt các nguyên tắc sau:
Thứ nhất, phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán được kịp thời.
Thứ hai, phải kiểm tra, đối chiếu theo định kỳ hoặc cuối mỗi niên độ từng khoản phải thu phát sinh, số đã thu, số còn phải thu. Đặc biệt là đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên, có số dư phải thu lớn.
Sở dĩ, cuối mỗi niên độ, thậm chí cuối mỗi kỳ kế toán bộ phận kế toán công nợ phải tiến hành đối chiếu các khoản phải thu với từng đối tượng để tránh sự nhầm lẫn, đồng thời, kịp thời phát hiện những sai sót để sửa chữa. Mặt khác, đó cũng là việc làm cần thiết để lập được bộ chứng từ thanh toán công nợ hoàn chỉnh.
Thứ ba, đối với các khoản phải thu có gốc ngoại tệ cần phải theo dõi cả về nguyên tệ và quy đối theo đồng tiền Việt Nam. Cuối mỗi kỳ đều phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá hối đoái thực tế.
Thứ tư, phải phân loại các khoản phải thu theo thời gian thanh toán cũng như theo từng đối tượng để có biện pháp thu hồi hay thanh toán.
Thứ năm, phải căn cứ vào số dư chi tiết bên Nợ (hoặc bên Có) của