1.2. Cơ sở lý luận về quản lý đầu tƣ xây dựng cơ bản
1.2.2. Quản lý đầu tƣ xây dựng cơ bản
1.2.2.1. Khái niệm quản lý đầu tƣ xây dựng cơ bản
Từ những năm 50 trở lại đây, cùng với sự phát triển nhƣ vũ bão của khoa học kỹ thuật và kinh tế xã hội, các nước đều cố gắng nâng cao sức mạnh tổng hợp của bản thân nhằm theo kịp cuộc cạnh tranh toàn cầu hóa. Chính trong tiến trình này, các tập đoàn doanh nghiệp lớn hiện đại không ngừng xây dựng những dự án công trình có quy mô lớn. kỹ thuật cao, chất lƣợng tốt.
Cùng với xu thế mở rộng quy mô dự án và sự không ngừng nâng cao về trình độ khoa học công nghệ, các nhà đầu tƣ dự án cũng yêu cầu ngày càng cao đối với chất lƣợng dự án.
Vì thế, quản lý dự án trở thành yếu tố quan trọng quyết định sự tồn tại của dự án. Quản lý dự án là sự vận dụng lý luận, phương pháp, quan điểm có tính hệ thống để tiến hành quản lý có hiệu quả toàn bộ công việc liên quan tới dự án dưới sự ràng buộc về nguồn lực có hạn. Để thực hiện mục tiêu dự án, các nhà đầu tƣ phải lên kế hoạch tổ chức, chỉ đạo, phối hợp, điều hành, khống chế và định giá toàn bộ quá trình từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc dự án.
Quản lý đầu tư trong xây dựng là tập hợp những tác động của nhà nước, chủ đầu tư đến toàn bộ quá trình đầu tư xây dựng kể từ bước xác định dự án đầu tƣ xây dựng đến khi thực hiện dự án tạo ra công trình bàn giao đƣa vào sử dụng để đạt đƣợc mục tiêu đầu tƣ đó xác định.
Quản lý dự án bao gồm những đặc trƣng cơ bản sau:
a) Chủ thể của quản lý dự án chính là người quản lý dự án.
b) Khách thể của quản lý dự án liên quan đến phạm vi công việc của dự án (tức là toàn bộ nhiệm vụ công việc của dự án). Những công việc này tạo thành
Footer Page 23 of 126.
14
C. KIỂM TRA, GIÁM SÁT B. TRIỂN KHAI, THỰC HIỆN A. LẬP KẾ HOẠCH
quá trình vận động của hệ thống dự án. Quá trình vận động này đƣợc gọi là chu kỳ tồn tại của dự án.
c) Mục đích của quản lý dự án là để thực hiện mục tiêu của dự án, tức là sản phẩm cuối cùng phải đáp ứng đƣợc yêu cầu của khách hàng. Bản thân việc quản lý không phải là mục đích mà là cách thực hiện mục đích.
d) Chức năng của quản lý dự án có thể khái quát thành nhiệm vụ lên kế hoạch, tổ chức. chỉ đạo, điều tiết, khống chế dự án. Nếu tách rời các chức năng này thì dự án không thể vận hành có hiệu quả, mục tiêu quản lý cũng không đƣợc thực hiện. Quá trình thực hiện mỗi dự án đều cần có tính sáng tạo, vì thế chúng ta thường coi việc quản lý dự án là quản lý sáng tạo.
1.2.2.2. Nội dung quản lý đầu tƣ xây dựng cơ bản
Quản lý dự án là việc lên kế hoạch; chỉ đạo, tổ chức, điều phối; kiểm tra, giám sát đối với vòng đời dự án trong khi thực hiện dự án (giai đoạn hình thành, giai đoạn phát triển, giai đoạn trưởng thành và giai đoạn kết thúc). Mục đích của nó là từ góc độ quản lý và tổ chức, áp dụng các biện pháp nhằm đảm bảo thực hiện tốt mục tiêu dự án nhƣ mục tiêu về giá thành, mục tiêu thời gian, mục tiêu chất lƣợng. Vì thế, làm tốt công tác quản lý là một việc có ý nghĩa vô cùng quan trọng.
Nội dung quản lý dự án
Footer Page 24 of 126.
15 Cụ thể (Specific)
Thực tế (Realistic)
Các mục tiêu của dự án S.M.A.R.T
Có tính thời gian (Time-bound) Đo đƣợc (Measureble)
Phân công đƣợc (Assignable) A. Lập kế hoạch
- Xác định nhu cầu và cơ hội;
- Thiết lập các mục tiêu của dự án: Các mục tiêu của dự án cần S.M.A.R.T;
- Liệt kê các mục đích của dự án;
- Xác định sơ bộ các nguồn lực;
- Xác định các giả thiết và rủi ro gặp phải;
- Xác định phạm vi của dự án, các công việc, kết quả và các chi tiết kỹ thuật;
- Dự kiến thời gian, chi phí và các nguồn lực khác;
- Lên tiến độ các công việc của dự án;
- Xác định các công việc cần đặc biệt lưu tâm;
- Lập kế hoạch giám sát và kiểm soát dự án;
- Viết và duyệt đề cương của dự án;
- Thỏa thuận và ký hợp đồng.
B. Triển khai, tổ chức thực hiện - Xác định nhu cầu nhân lực;
- Bố trí tiến độ thời gian;
- Tuyển dụng các thành viên dự án;
Footer Page 25 of 126.
16 - Tổ chức nhóm thực hiện dự án;
- Phân công nguồn nhân lực, phân công công việc và trách nhiệm cho các thành viên của nhóm;
- Phân phối các hoạt động;
- Khuyến khích động viên;
C. Giám sát thực hiện:
- Xác định phương thức quản lý phù hợp;
- Thiết lập các công cụ giám sát và điều khiển;
- Tiến hành giám sát và đánh giá thường xuyên;
- Đo lường kết quả ; - So sánh các mục tiêu;
- Báo cáo;
- Giải quyết các vấn đề và mâu thuẫn.
9 lĩnh vực chính của quản lý dự án:
a) Quản lý phạm vi dự án
Là việc xác định phạm vi, giám sát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện, công việc nào nằm ngoài phạm vi của dự án. Nó bao gồm việc phân chia phạm vi, quy hoạch phạm vi, điều chỉnh phạm vi dự án …
b) Quản lý thời gian dự án
Quản lý thời gian dự án là quá trình quản lý mang tính hệ thống nhằm đảm bảo chắc chắn hoàn thành dự án theo đúng thời gian đề ra. Là việc lập kế hoạch, phân phối trình tự hoạt động và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án. Nó chỉ rõ mỗi công việc phải kéo dài bao lâu, khi nào thì bắt đầu, khi nào thì kết thúc và toàn bộ dự án kéo dài bao lâu, phải hoàn thành khi nào.
c) Quản lý chi phí dự án
Footer Page 26 of 126.
17
Quản lý chi phí dự án là quá trình quản lý chi phí, giá thành dự án nhằm đảm bảo hoàn thành dự án mà chi phí không vƣợt quá mức trù bị ban đầu. Nó bao gồm việc bố trí nguồn lực, dự tính giá thành và khống chế chi phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án.
d) Quản lý chất lƣợng dự án
Quản lý chất lƣợng dự án là quá trình quản lý có hệ thống việc thực hiện dự án nhằm đảm bảo đáp ứng đƣợc yêu cầu về chất lƣợng đặt ra. Nó bao gồm việc quy hoạch chất lƣợng. khống chế chất lƣợng, giám sát những tiêu chuẩn đảm bảo chất lƣợng…
e) Quản lý nguồn nhân lực
Quản lý nguồn nhân lực là quản lý mang tính hệ thống nhằm đảm bảo phát huy hết năng lực, tính tích cực, sáng tạo của mỗi nguời trong dự án và tận dụng nó một cách có hiệu quả nhất. Nó bao gồm các việc nhƣ quy hoạch tổ chức, xây dựng đội ngũ, tuyển chọn nhân viên, hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu của dự án. Nó cho thấy việc sử dụng lực lƣợng lao động của dự án hiệu quả đến đâu.
f) Quản lý việc trao đổi thông tin dự án
Quản lý việc trao đổi thông tin dự án là biện pháp quản lý mang tính hệ thống nhằm đảm bảo việc truyền đạt, thu thập, trao đổi một cách hợp lý các tin tức cần thiết cho việc thực hiện dự án cũng nhƣ việc truyền đạt thông tin, báo cáo tiến độ dự án bảo đảm các dòng thông tin thông suốt, nhanh chóng và chính xác giữa các thành viên dự án và với các cấp quản lý, giữa các tổ nhóm quản lý dự án.
g) Quản lý rủi ro trong dự án
Footer Page 27 of 126.
18
Khi thực hiện dự án sẽ gặp phải những nhân tố rủi ro mà chúng ta không lường trước được. Quản lý rủi ro là biện pháp quản lý mang tính hệ thống nhằm tận dụng tối đa những nhân tố có lợi và giảm thiểu tối đa những nhân tố bất lợi cho dự án. Nó bao gồm việc nhận biết. phân biệt rủi ro, cân nhắc, tính toán rủi ro, xây dựng đối sách và khống chế rủi ro.
h) Quản lý việc thu mua của dự án
Quản lý việc thu mua của dự án là biện pháp quản lý nhằm sử dụng những hàng hóa, vật liệu thu mua đƣợc từ bên ngoài tổ chức thực hiện dự án.
Nó bao gồm việc lên kế hoạch thu mua. lựa chọn việc thu mua và trƣng thu các nguồn vật liệu, giám sát chất lƣợng hàng hóa.
i) Quản lý việc giao nhận dự án
Đây là một nội dung quản lý dự án mới mà Hiệp hội các nhà quản lý dự án trên thế giới đƣa ra dựa vào tình hình phát triển của quản lý dự án. Một số dự án tương đối độc lập nên sau khi thực hiện hoàn thành dự án, hợp đồng cũng kết thúc cùng với sự chuyển giao kết quả. Nhƣng một số dự án lại khác, sau khi dự án hoàn thành thì khách hàng lập tức sử dụng kết quả dự án này vào việc vận hành sản xuất. Dự án vừa bước vào giai đoạn đầu vận hành sản xuất nên khách hàng (người tiếp nhận dự án) có thể thiếu nhân tài quản lý kinh doanh hoặc chƣa nắm vững đƣợc tính năng, kỹ thuật của dự án. Vì thế cần có sự giúp đỡ của đơn vị thi công dự án giúp đơn vị tiếp nhận dự án giải quyết vấn đề này, từ đó mà xuất hiện khâu quản lý việc giao - nhận dự án.
Quản lý việc giao - nhận dự án cần có sự tham gia của đơn vị thi công dự án và đơn vị tiếp nhận dự án, tức là cần có sự phối hợp chặt chẽ gian hai bên giao và nhận, nhƣ vậy mới tránh đƣợc tình trạng dự án tốt nhƣng hiệu quả kém, đầu tƣ cao nhƣng lợi nhuận thấp.
1.2.2.3. Các chỉ tiêu đánh giá hoạt động quản lý đầu tƣ xây dựng cơ bản các công trình xây dựng
Footer Page 28 of 126.
19
Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả tài chính của hoạt động đầu tƣ
Hiệu quả tài chính (Etc) của hoạt động đầu tƣ là mức độ đáp ứng nhu cầu phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ và nâng cao đời sống của người lao động trong các cơ sở sản xuất, kinh doanh dịch vụ trên cơ sở vốn đầu tƣ mà cơ sở đó sử dụng so với các cơ sở khác hoặc so với định mức chung.
Etc đƣợc coi là hiệu quả khi Etc >Etc0. Trong đó:
Etc0 – chỉ tiêu hiệu quả tài chính định mức, hoặc của các kỳ khác mà cơ sở đạt đƣợc chọn làm cơ sở so sánh, hoặc của đơn vị khác đạt tiêu chuẩn hiệu quả.
Để đánh giá hiệu quả tài chính chúng ta phải sử dụng một hệ thống các chỉ tiêu. Mỗi một chỉ tiêu phản ánh một khía cạnh của hiệu quả và sử dụng trong những điều kiện nhất định.
* Đối với dự án đầu tƣ xây dựng cơ bản các chỉ tiêu hiệu quả tài chính của hoạt động đầu tƣ bao gồm :
Chỉ tiêu lợi nhuận thuần, thu nhập thuần của dự án:
Chỉ tiêu này phản ánh hiệu quả tuyệt đối của dự án đầu tƣ.
Chỉ tiêu lợi nhuận thuần tính cho từng năm của đời dự án, phản ánh hiệu quả hoạt động trong từng năm của đời dự án.
Chỉ tiêu thu nhập thuần phản ánh hiệu quả hoạt động của toàn bộ công cuộc đầu tƣ .Các chỉ tiêu này phải đƣợc tính chuyển về mặt bằng tiền tệ theo thời gian.
Chỉ tiêu tỷ suất sinh lời của vốn đầu tư:
Footer Page 29 of 126.
20 Trong đó :
RRi là mức sinh lời của vốn đầu tƣ năm i
Wipv là lợi nhuận năm I tính chuyển về thời điểm hiện tại .
Iv0 là vốn đầu tƣ tại thời điểm hiện tại (tại thời điểm dự án bắt đầu hoạt động)
Chỉ tiêu này phản ánh mức lợi nhuận thu đƣợc từng năm trên một đơn vị vốn đầu tƣ (1000đ, 1000000đ,…).
Trong đó:
NPV - là thu nhập thuần tính về thời điểm hiện tại .
Chỉ tiêu này phản ánh mức thu nhập thuần tính cho một đơn vị vốn đầu tƣ.
Chỉ tiêu thời gian thu hồi vốn đầu tư (T)
Chỉ tiêu này cho biết thời gian mà dự án cần hoạt động để thu hồi vốn đầu tƣ bỏ ra từ lợi nhuận và khấu hao thu đƣợc hàng năm. Dự án có hiệu quả khi T≤T định mức. Thời gian thu hồi vốn càng ngắn thì hiệu quả của dự án càng cao.
Chỉ tiêu hệ số hoàn vốn nội bộ (IRR) :
Hệ số hoàn vốn nội bộ là mức lãi suất nếu dùng nó làm tỷ suất chiết khấu để tính chuyển các khoản thu, chi của dự án về mặt bằng thời gian hiện tại thì tổng thu còn bằng với tổng chi. Dự án có hiệu quả khi IRR≥ r giới hạn.
Tỷ suất giới hạn đƣợc xác định căn cứ vào các nguồn vốn huy động của dự án. Chẳng hạn dự án vay vốn đầu tƣ thì tỷ suất giới hạn là lãi suất vay; nếu sử dụng vốn tự có để đầu tƣ thì tỷ suất giới hạn là mức chi phí cơ hội của vốn;
Footer Page 30 of 126.
21
nếu huy động vốn từ nhiều nguồn, tỷ suất giới hạn là tỷ suất bình quân từ các nguồn huy động v.v…
1.2.2.4. Các trở ngại ảnh hưởng đến quản lý dự án
Bảng 1.1. Những yếu tố trở ngại ảnh hưởng đến quản lý dự án.
Những trở ngại ảnh hưởng đến quản lý dự án Trở ngại khi hình
thành Dự án
• Kế hoạch của dự án không khớp với kế hoạch của chủ đầu tƣ;
• Thủ tục quản lý không đƣợc xác lập;
• Thứ tự ƣu tiên không đƣợc thông báo đến các bên liên quan;
• Không có tầm nhìn chung.
Trở ngại khi lập kế hoạch
• Sử dụng các công cụ quá phức tạp, nhƣ phần mềm, chiến lƣợc và kế hoạch phức tạp;
• Không khuyến khích sáng tạo;
• Dự tính về nguồn lực không thực tế.
Trở ngại trong tổ chức và thực hiện
• Thiếu hợp tác trong nội bộ dự án;
• Thiếu phù hợp văn hoá và kém chia sẻ thông tin;
• Nguồn lực không có sẵn khi cần thiết;
• Không thể kiểm tra để biết khả năng địa phương có đủ đáp ứng yêu cầu của việc thực thi dự án hay không;
• Trách nhiệm quản lý không xác định hoặc không rõ ràng.
Trở ngại trong kiểm soát:
• Không hiểu mục đích của kiểm soát;
• Không theo dõi tiến độ theo kế hoạch;
• Các cuộc họp đánh giá không hiệu quả;
• Trách nhiệm không đi kèm với quyền hạn.
Footer Page 31 of 126.
22 Nhân tố 1: Luật pháp và cơ chế chính sách quản lý liên quan đến ĐTXDCB
Nhân tố 2: Nhóm nhân tố liên quan đến xây dựng và vận hành bộ máy tổ chức quản lý đầu tƣ xây dựng cơ bản
Nhân tố 3: Nhóm nhân tố gắn với năng lực cán bộ quản lý
Nhân tố 4: Kiểm tra, kiểm soát của đối với xây dựng
Chất lƣợng quản lý đầu tƣ xây dựng cơ bản các công trình xây dựng 1.2.2.5. Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động quản lý đầu tư xây dựng cơ bản các công trình xây dựng
*Nhân tố 1: Luật pháp và cơ chế chính sách quản lý kinh tế liên quan đến đầu tư XDCB.
Nền kinh tế thị trường là tổng thể các quan hệ kinh tế - xã hội diễn ra trên cơ sở các nguyên tắc tự do, bình đẳng và do đó, nếu không có Pháp luật thì không thể đảm bảo duy trì được các giá trị của nền kinh tế thị trường và các quan hệ kinh tế xã hội sẽ trở nên hỗn loạn; không có Pháp luật thì không thể giải quyết đƣợc hai mối quan hệ có bản nhất trong lĩnh vực kinh tế, đó là quan hệ giữa Nhà nước với các chủ thể kinh tế và quan hệ giữa các chủ thể kinh tế với nhau. Nhà nước định ra Pháp luật và sử dụng làm công cụ để tổ
Footer Page 32 of 126.
23
chức và quản lý nền kinh tế thị trường. Nhờ có pháp luật và bằng Pháp luật mà hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế được vận hành theo đúng quỹ đạo, đảm bảo được kỷ cương trong lĩnh vực kinh tế nói chung và XDCB nói riêng. Đầu tƣ và xây dựng là hai lĩnh vực có yêu cầu quản lý khác nhau, cần ban hành các văn bản cho phù hợp, đáp ứng với yêu cầu quản lý của từng giai đoạn trong chu kỳ dự án.
Cơ chế chính sách quản lý đầu tư XDCB là các quy định của Nhà nước thông qua các cơ quan có thẩm quyền về các nội dung quản lý làm chế tài để quản lý hoạt động đầu tƣ và xây dựng. Nếu cơ chế quản lý đầu tƣ và xây dựng mang tính đồng bộ cao sẽ là nhân tố quan trọng thúc đẩy nhanh hoạt động đầu tƣ xây dựng, tiết kiệm trong việc quản lý vốn đầu tƣ cho XDCB, ngƣợc lại nếu chủ trương đầu tư thường xuyên bị thay đổi sẽ gây ra những lãng phí to lớn đối với nguồn vốn đầu tƣ cho XDCB.
Môi trường luật pháp và cơ chế quản lý là nhân tố quan trọng trong quản lý nhà nước nói chung, trong quản lý đầu tư xây dựng cơ bản. Yêu cầu cụ thể của nó là: 1) Môi trường pháp luật cần phải được xây dựng một cách đồng bộ, thường xuyên được rà soát để bổ sung hoàn thiện để quy định rõ trách nhiệm cá nhân của người phê duyệt dự án. 2) Cơ chế, chính sách phải phù hợp để khuyến khích các doanh nghiệp. Các chế tài xử lý nghiêm đối với nhà thầu vi phạm các quy định về chất lƣợng, tiến độ và an toàn cũng nhƣ đối với các chủ thể tham gia thực hiện giai đoạn quyết toán vốn ĐTXDCB. 3) Môi trường luật pháp và cơ chế chính sách cần công khai và minh bạch trong quá trình xét chọn đơn vị trúng thầu tham gia thực hiện triển khai dự án. Công tác quyết toán phải thống nhất trên toàn quốc gia.
*Nhân tố 2: Nhóm nhân tố liên quan đến xây dựng và vận hành bộ máy tổ chức quản lý đầu tư xây dựng cơ bản.
Footer Page 33 of 126.