Kế toán thu chi mặt cũng là một bộ phận rất quan trọng trong Công ty. Để thực hiện đúng được nhiệm vụ của mình, kế toán chi tiền mặt phải thực hiện những yêu cầu cơ bản sau:
- Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý và lưu thông tiền tệ của Nhà nước, chế độ quản lý kho tiền, kho quỹ, tuân thủ nghiêm chỉnh các quy trình, thủ tục xuất, nhập quỹ do kho bạc nhà nước quy định.
- Phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác số hiện có và tình hình thu của kho bạc nhà nước; đảm bảo khớp đúng giữa sổ kế toán và thực tế về số tồn quỹ tiền mặt tại Kho bạc và số dư tiền gửi của Kho bạc tại ngân hàng.
2.2.2. Trình tự tiến hành
2.2.2.1. Mô tả trình tự tiến hành
Bộ phận có nhu cầu thanh toán chi tiền lập Giấy đề nghị. Kế toán thu chi sẽ kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ và Giấy đề nghị rồi lập phiếu chi gồm 2 liên và chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt. Khi phiếu chi đã được ký duyệt sẽ chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ tiến hành chi tiền và ký xác nhận, sau đó đưa phiếu chi cho khách hàng ký 2 liên. Sau đó thủ quỹ sẽ lưu liên 2 của phiếu chi, liên 1 được chuyển về kế toán thu chi và lưu tại đây.
Căn cứ vào Phiếu Thu, Phiếu Chi đã lập trong ngày Báo Cáo quỹ tiền mặt, thủ quỹ kiểm tra số tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán và báo quỹ. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và xử lý.
Cuối ngày thủ quỹ chuyển toàn bộ Phiếu Thu, Phiếu Chi kèm theo Báo Cáo quỹ tiên mặt cho kế toán tiền mặt. Kế toán kiểm tra lại và ký vào báo cáo quỹ, sau đó chuyển
S Đ
Ký duyệt
cho kế toán trưởng và tổng giám đốc ký. Căn cứ vào đó hàng quý sẽ lập bảng kê chi tiết. Báo cáo quỹ được chuyển lại cho thủ quỹ ký.
2.2.2.2. Vẽ lưu đồ quy trình chi tiền tại Công ty
Sơ đồ 2.2.Lưu đồ quy trình chi tiền tại Công ty
(Nguồn: Phòng kế toán của Công ty)
Hằng ngày, kế toán thu chi có trách nhiệm lập phiếu thu, chi và mở sổ quỹ tiền mặt trên Excel, ghi chép, theo dõi hoạt động xuất nhập quỹ theo trình tự phát sinh phiếu thu, phiếu chi từ đó tính ra số tồn quỹ. Sau khi hội đủ chữ ký và đã thu chi xong
Phân hệ kế toán tổng hợp Nghiệp vụ
kinh tế Chứng từ gốc
Nhập liệu
Nhật ký chung Báo cáo Truy xuất ra sổ cái TK 111
kế toán thu chi lấy các chứng từ gốc kèm theo mỗi từ thu chi ra tổng hợp vào sổ chứng từ và giao cho kế toán tổng hợp.
Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý xuất nhập tiền . Hằng ngày kiểm kê số tồn quỹ tại công ty kết hợp cùng với kế toán thu chi để quản lý dòng tiền tại công ty chặt chẽ hơn.
Cuối mỗi tháng kế toán thu chi lại tập hợp lại các phiếu thu chi đối chiếu với thủ quỹ. Sau cùng sẽ tạo một file chứng từ thu chi của từng tháng.
Kế toán tổng hợp khi nhận các chứng từ gốc sẽ nhập liệu vào phần mềm kế toán thực hành trong phân hệ kế toán tổng hợp.Vì phần mềm thực hiện các bút toán tự động nên các dữ liệu tự kết chuyển vào nhật ký chung, sổ cái 111 và các tài khoản đối ứng,cuối cùng là báo cáo.
Sơ đồ 2.3. Quy trình ghi sổ kế toán tiền mặt trên máy bằng phần mềm
(Nguồn: Phòng kế toán của Công ty) 2.2.3. Kết quả của kế toán chi tiền mặt
a) Chứng từ liên quan đến kế toán chi tiền mặt
- Hóa đơn GTGT hoặc Hóa Đơn Bán Hàng
- Bảng thanh toán tiền lương
- Biên lai chi tiền
Kết thúc - Phiếu chi
b) Bút toán liên quan đến kế toán chi tiền mặt
Nghiệp vụ: Phiếu chi số 262, ngày 04/11/2016, chi tiền tạm ứng tiền nhập hàng gia dụng R.85F 44.366.700đ cho siêu thị.
Nợ TK 141: 44.366.700 VNĐ
Có TK 111: 44.366.700 VNĐ
Trình tự tiến hành nghiệp vụ phiếu chi tiền tạm ứng như sau:
Người yêu cầu tạm ứng tiền lập phiếu chi tiền rồi đưa lên kế toán chi tiền mặt bằng phiếu đề nghị chi tiền. Kế toán chi tiếp nhận và kiểm tra, rồi lập phiếu chi giao cho kế toán trưởng ký duyệt.
Kế toán trưởng giao cho thủ quỹ, thủ quỹ tiến hành kiểm tra, nếu thông tin chính xác sẽ kỹ duyệt và tiến hành chi tiền tạm ứng cho người yêu cầu ứng tiền.
Đơn vi: Công ty TNHH MTV Sài Gòn Co.op Mart Gò Vấp
Bộ phận: Kế toán
Mẫu số: 03 - TT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày 04 tháng 11 năm 2017
Số: ...
Kính gửi: Ban giám đốc Công ty TNHH MTV Sài Gòn Co.op Mart Gò Vấp Tên tôi là: Trần Đình Đức
Địa chỉ: 543/1 Phan Văn Trị, Phường 7, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh
Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 44.366.700 đồng (Viết bằng chữ) Bốn mươi bốn triệu ba trăm sáu mươi sáu nghìn bảy trăm nghìn đồng chẵn.
Lý do tạm ứng: tạm ứng tiền nhập hàng gia dụng R.85F Thời gian thanh toán: Ngày 04 tháng 11 năm 2017
Ngày 04 tháng 11 năm 2017 Giám đốc
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Phụ trách bộ phận
Người đề nghị thanh toán
Bắt đầu
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào phiếu đề nghị tạm ứng, kế toán lập phiếu chi như sau:
Đơn vị: Công ty TNHH MTV Sài Gòn Co.op Mart Gò Vấp
Bộ phận: Kế toán
Mẫu số: 02 - TT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI
Ngày 04 tháng 11 năm 2017
Quyển số: ...
Họ và tên người nhận tiền: Trần Đình Đức
Địa chỉ: 543/1 Phan Văn Trị, Phường 7, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh
Lý do chi: tạm ứng tiền nhập hàng gia dụng R.85F
Số tiền: 44.366.700 đồng (Viết bằng chữ) Bốn mươi bốn triệu ba trăm sáu mươi sáu nghìn bảy trăm nghìn đồng chẵn.
Kèm theo: 01 chứng từ gốc.
Ngày 04 tháng 11 năm 2017 Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Thủ quỹ (Ký, họ
tên)
Người lập phiếu (Ký, họ tên)
Người nhận tiền (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Bốn mươi bốn triệu ba trăm sáu mươi sáu nghìn bảy trăm nghìn đồng chẵn./.
Đơn vị: Công ty TNHH MTV Sài Gòn Co.op Mart Gò Vấp
Bộ phận: Kế toán
Mẫu số: S02a-DN (Ban hành theo QĐ số:
48/2006/QĐ- BTC
Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 01
Ngày 04 tháng 11 năm 2016
Trích yếu
Số hiệu tài
khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
A B C 1 D
Tạm ứng tiền nhập hàng gia
dụng R.85F 141 1111 44.366.700
Cộng x x 44.366.700 x
Kèm theo 01 chứng từ gốc.
Người lập (Ký, họ tên)
Ngày 04 tháng 11 năm 2016 Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) c) Các sổ sách kế toán liên quan đến kế toán chi tiền mặt
- Sổ quỹ tiền mặt (Phụ lục 1) - Sổ cái TK 111 (Phụ lục 2) - Sổ nhật ký chung
d) Báo cáo liên quan đến kế toán chi tiền mặt
Báo cáo tài chính: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2016.
Báo cáo thuế TNDN
Khai thuế GTGT
Bảng cân đối số phát sinh
e) Kế toán chi tiền mặt liên quan đến các công việc kế toán khác
Kế toán chi tiền mặt liên quan đến kế toán tiền lương để phát lương cho nhân viên hàng tháng.
Kế toán chi tiền mặt liên quan đến kế toán tiền gửi ngân hàng để căn cứ vào Phiếu Nhập Kho, vật tư, tài sản, Biên Bản nghiệm thu, Biên Bản thanh lý hợp đồng đã có đầy đủ chữ ký của cấp trên, kế toán TGNH sẽ lập Ủy Nhiệm Chi gồm 4 liên chuyển lên cho Tổng Giám Đốc hoặc Kế toán trưởng duyệt. Sau đó kế toán TGNH sẽ gửi Ủy Nhiệm Chi này cho Ngân hàng để Ngân hàng thanh toán tiền cho người bán,sau đó Ngân hàng sẽ gửi Giấy Báo Nợ về cho Doanh nghiệp. Căn cứ vào Giấy Báo Nợ, kế toán sẽ hạch toán vào sổ chi tiết TK 112.
Kế toán chi tiền mặt liên quan đến kế toán nguyên vật liệu để chi tiền mua nguyên vật liệu, đầu tư nguồn hàng cho siêu thị.
f) Cách lưu trữ hồ sơ kế toán chi tiền mặt tại Công ty
Lưu trên hệ thống máy tính
Kế toán bán hàng mở sổ nhật ký chung, các sổ kế toán chi tiết tài khoản… lưu trên hệ thống kế toán của Công ty khi có nghiệp vụ phát sinh.
Lưu chứng từ, sổ sách
Vì chứng từ kế toán là tài liệu gốc, có giá trị pháp lý nên sau khi dùng làm căn cứ vào sổ, chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo trình tự, đóng gói cẩn thận và phải được bảo quản lưu trữ để khi cần có cơ sở đối chiếu, kiểm tra. Trước khi đưa vào lưu trữ, chứng từ được sắp xếp phân loại để thuận tiện cho việc tìm kiếm và bảo đảm không bị hỏng, mất.
Các chứng từ chi nên để riêng; phiếu chi phải đánh số thứ tự theo ngày tháng phát sinh rồi kẹp các hóa đơn và chứng từ liên quan vào sau. Hóa đơn nếu được trả bằng tiền mặt thì đi kèm với phiếu chi. Nếu trả bằng tiền gửi ngân hàng thì đi kèm ủy nhiệm chi. Sắp xếp theo thứ tự của số phiếu và nên xếp theo từng tháng.
Sổ nhật ký chung lưu theo từng tháng, theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế phát sinh.
Các sổ kế toán chi tiết lưu theo từng tháng.
Phiếu chi phải được đánh theo số thứ tự theo ngày tháng phát, phía sau phiếu chi phải ghi số hóa đơn GTGT để dễ tìm khi cần, kẹp với các chứng từ liên quan phía sau và được lưu vào sổ tiền mặt.
2.2.4. Kiểm tra kết quả của kế toán chi tiền mặt
Người kiểm tra:
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp
Định kỳ kiểm tra Hàng tháng Hàng năm
Cách thức kiểm tra
- Kiểm tra sổ nhật ký chung xem về cách hạch toán của sổ nhật ký chung đã đúng tài khoản chưa, vì nếu không đúng tài khoản thì lên bảng cân đối số phát sinh sẽ không cân bằng. Kế toán trưởng sẽ kiểm tra, so sánh đối chiếu sổ nhật ký chung với sổ cái các tài khoản để xem đã ghi chính xác chưa, có ghi xót hóa đơn hay chứng từ nào không.
- Kiểm tra số tiền trên Phiếu Chi với chứng từ gốc. Kiểm tra nội dung ghi trên Phiếu Chi có phù hợp với chứng từ gốc Kiểm tra ngày, tháng lập Phiếu Chi và Chữ ký của người có thẩm quyền. Kiểm tra số tiền chi ra cho chính xác để xuất quỹ tiền mặt.
Cho người nhận tiền ký vào Phiếu Chi . Kế toán chi cần ký vào Phiếu Chi và giao cho khách hàng 1 liên. Sau đó kế toán chi căn cứ vào Phiếu Chi ghi vào Sổ Quỹ (viết tay).
Cuối cùng, kế toán chi chuyển giao 2 liên còn lại của Phiếu Chi cho Kế Toán trưởng.
- Đối chiếu từng sổ cái với sổ chi tiết của cùng 1 tài khoản xem đã khớp số liệu hay chưa (Về mặt nguyên tắc thì Sổ cái của 1 tài khoản và Tổng các số chi tiết của cùng 1 tài khoản phải bằng nhau về Số dư đầu kỳ; Số phát sinh trong kỳ và Số dư cuối
kỳ). Đồng thời đối chiếu số liệu sổ cái của từng tài khoản với các chứng từ kế toán khác có liên quan.
- Thực hiện việc đối chiếu giữa sổ 111 và sổ nhật ký chung, phải khớp nhau nếu không khớp nhau thì tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch để điều chỉnh.