Chương 5: CHỨC NĂNG KIỂM TRA
5.4. Các loại kiểm tra
5.4.3. Kiểm tra thông tin
Thông tin là yếu tố quan trọng cho nhà quản trị cho việc ra quyết định của nhà quản trị. Chính vì vậy, việc kiểm tra thông tin là hết sức quan trọng, các nhà quản trị trước khi ra quyết định cần phải kiểm tra độ chính xác của những thông tin mà họ nhận được. Thông tin chính xác và được cập nhật một cách thường xuyên thì quyết định của nhà quản trị mới có hiệu quả. Bên cạnh đó nhà quản trị cũng phải kiểm tra những thông tin mà tổ chức (bộ phận) cung cấp ra bên ngoài hay cho bộ phận khác.
TÓM TẮT LÝ THUYẾT
Trong chương này, chúng ta đã nghiên cứu những vấn đề rất khái quát về công tác kiểm tra trong doanh nghiệp. Những nội dung chủ yếu cần chú ý đó là:
- Kiểm tra là chức năng cuối cùng của quản lý, song không phải là công đoạn cuối cùng, nó được thực hiện trong suốt quá trình kinh doanh (đối với từng việc, từng công đoạn sản xuất - dịch vụ và kết quả cuối cùng của cả chu kỳ kinh doanh).
Đây là khâu then chốt của quá trình tổ chức thực hiện các quyết định quản lý và là cơ sở để đánh giá kết quả, hiệu quả kinh doanh; là cơ sở để nhìn nhận lại, tổng kết kinh nghiệm, hoàn thiện công việc thuộc các chức năng quản trị.
- Kiểm tra gồm có 4 nội dung chính:
+ Xây dựng các tiêu chuẩn hoặc các chỉ tiêu hoạt động.
+ Đo các kết quả thực tế xảy ra.
+ So sánh kết quả thực tế với tiêu chuẩn hoặc với các chỉ tiêu.
+ Điều chỉnh các hoạt động nếu phát hiện ra những sai lệch.
- Có các dạng kiểm tra:
+ Kiểm tra đầu vào, kiểm tra trong quá trình hoạt động, kiểm tra kết quả đầu ra.
+ Kiểm tra chủ động.
+ Kiểm tra toàn bộ các công việc hoặc toàn bộ lô sản phẩm sản xuất và kiểm tra xác suất.
+ Kiểm tra về tài chính.
+ Kiểm tra thường xuyên định kỳ theo kế hoạch và kiểm tra đột xuất.
+ Kiểm tra phương pháp và kiểm tra kết quả.
+ Kiểm tra trực tiếp.
CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Khái niệm và vai trò của kiểm tra trong quản trị?
2. Bản chất của kiểm tra? Những yêu cầu, nguyên tắc cơ bản của kiểm tra?
3. Các bước cơ bản của tiến trình kiểm tra?
4. Các loại kiểm tra cơ bản trong quản trị kinh doanh?
5. Tại sao lại có nhiều chủ thể thực hiện kiểm tra hoạt động của doanh nghiệp?
Điều đó có thể gây khó khăn cho doanh nghiệp hay không?
TÌNH HUỐNG THẢO LUẬN
Tình huống: MƯỜI CÁCH KIỂM SOÁT LIÊN DOANH CỦA CÔNG TY MỸ Kiểm soát là một vấn đề mà người quản lý không thể lơi lỏng, nhất là kiểm soát các liên doanh. Mỹ đưa ra 10 cách kiểm soát đối với liên doanh 50/50 như sau:
1. Phát hành hai loại vốn cổ phần: được bầu và không được bầu - tuy chia lợi nhuận bằng nhau, nhưng sao cho số phiếu chiếm đa số thuộc về phía Mỹ.
2. Sắp xếp một thoả thuận 49 - 49, còn 2% đặt trong tay của một bên thứ ba là bên thân với Mỹ.
3. Quy định trong điều lệ phụ thuộc, phía Mỹ sẽ có đa số các giám đốc trong ban lãnh đạo.
4. Có quy định phụ hoặc điều lệ quy định rằng, các giám đốc Mỹ sẽ bổ nhiệm các thành viên của ban giám đốc.
5. Có quy định phụ quy định rằng, nếu cần phải bầu lại xem ai thắng khi hai bên bằng nhau, thì lúc đó vị thế của Mỹ sẽ trội hơn.
6. Sắp xếp một thoả thuận 50 -50 nhưng kèm theo một hợp đồng quản lý mà phần quyết định nghiêng về phía người đầu tư Mỹ.
7. Sắp xếp một hoạt động để cho toàn bộ sản lượng của xí nghiệp liên doanh sản xuất ra, được bán cho một công ty marketing do phía Mỹ điều khiển. Công ty marketing này có thể nhận được những gì mà nó muốn từ công ty sản xuất.
8. Một sửa đổi của mục 7: dành 51% công ty sản xuất cho bên địa phương để đổi lấy 51% công ty bán hàng.
9. Thoả mãn sức ép 50% quyền sở hữu của địa phương, bằng cách dùng đúng 50% nhưng đưa vào tay của một công ty bảo hiểm địa phương không có quyền lợi gì trong ban giám đốc.
10. Tuy nhiên, tốt hơn cả là trải rộng 50% của địa phương qua một số lượng lớn các cổ đông. Kinh nghiệm như Công ty Union Carbide ở Ân Độ và Kaiser ở Brazil, có hàng nghìn các cổ đông như địa phương.
Câu hỏi:
1. Sự kiểm soát trên đây đã thực sự công bằng 50/50 chưa?
2. Theo bạn cách kiểm soát như vậy có giúp cho việc tăng cường hợp tác giữa các đối tác không? Vì sao?