ĐIỀU I: NỘI DUNG HỢP ĐỒNG
CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CHI PHÍ KINH DOANH, TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾTHOÀN THIỆN KẾ TOÁN CHI PHÍ KINH DOANH, TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT
TNHH IDO VIỆT NAM
3.1. Đánh giá thực trạng về kế toán chi phí kinh doanh, doanh thu và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH IDO Việt Nam
3.1.1. Những ưu điểm
Trong điều kiện nền kinh tế thị trường phỏt triển như hiện nay các công ty đều phải cạnh tranh với nhau để khẳng định được vị trớ của mỡnh. Đặc biệt trong lĩnh vực cụng nghệ thụng tin thỡ sự cạnh tranh càng gay gắt hơn. Tuy nhiên trong điều kiện kinh tế khó khăn ấy Cụng ty TNHH IDO Việt Nam vẫn đứng vững và ngày càng chứng tỏ được chiến lược phát triển đúng đắn của mình. Đạt được kết quả ấy có sự đóng góp không nhỏ của bộ phận kế toỏn trong cụng ty giúp công ty tồn tại và phỏt triển trong môi trường đầy cạnh tranh và biến động.
Qua thời gian thực tập vừa qua tại Công ty em đó được tìm hiểu hệ thống kế toỏn của Cụng ty và làm quen với công việc kế toán. Em thấy tổ chức kế toỏn ở công ty TNHH IDO Việt Nam tương đối tốt, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành.
-Về tổ chức bộ mỏy kế toỏn:
Phòng Kế toỏn gồm 5 người được phân công phụ trách kế toán riêng đảm bảo sự chuyên môn hoá nhưng vẫn có sự phối hợp chặt chẽ. Thủ quỹ và kế toán tiền mặt được tách riêng do đó tách biệt được chức năng ghi sổ tiền mặt và chức năng bảo quản, lưu trữ tiền mặt. Các kế toán của công ty đều rất
SV : Đồng Văn Tuấn 57
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
trẻ, nhiệt tình năng động, tốt nghiệp Cao đẳng và Đại học chuyên nghành kế toán do đó am hiểu chế độ kế toán và sử dụng thành thạo phần mềm kế toán nói thực hiện các nghiệp vụ kế toán nhanh chúng và chính xác.
+ Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán Fast accounting và phần mềm quản lư BIM nên công việc của kế toán thuận lợi và dễ dàng hơn đặc biệt là hệ thống báo cáo chính xác hơn và các thông tin, dữ liệu kế toán được lưu trữ trên phần mềm rất tiện lợi cho việc tra cứu số liệu và in các báo cáo.
+ Bộ máy kế toán được phân công công việc hợp lý rõ ràng phù hợp với chức năng của từng nhân viên kế toán. Giữa các nhân viên kế toán thường xuyên có sự kiểm tra đối chiếu số liệu đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán và phản ánh theo dơi kịp thời tình hình các hoạt động của Công ty.
+ Bộ máy kế toán của Công ty không ngừng được hoàn thiện đặc biệt là bộ phận kế toán bán hàng đă thực hiện tốt nhiệm vụ của ḿnh: ghi chép phản ánh kịp thời các nghiệp vụ bán hàng, cung cấp thông tin cho Ban giám đốc để ra các quyết định bán hàng.
- Về hệ thống tài khoản:
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định số 48/2006-QĐ- BTC. Đây là hệ thống tài khoản giành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ nên rất phù hợp với quy mô và hoạt động kinh doanh của đơn vị. Mặt khác công ty có chi tiết các tài khoản này thành các tiểu khoản phù hợp với yêu cầu quản lý riêng từng đối tượng như: tài sản cố định, hàng tồn kho, khách hàng, ngân hàng…
- Về hệ thống chứng từ của công ty:
Các chứng từ sử dụng phù hợp với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ. Mẫu chứng từ thực hiện theo quy định của Bộ
SV : Đồng Văn Tuấn 58
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
Tài chính. Các thông tin bắt buộc trên chứng từ đều được ghi chép đầy đủ, có đủ chữ kư và con dấu của những người liên quan.
+ Các chứng từ trong Công ty được luân chuyển theo tŕnh tự nhất định đảm bảo việc luân chuyển chứng từ nhanh chóng, thuận tiện. Sau khi chứng từ đă được dùng để hạch toán th́ đều được lưu trữ, bảo quản theo đúng quy định và được phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế và tŕnh tự thời gian.
Đồng thời các chứng từ đều được Scan h́nh ảnh và lưu trong phần mềm quản lư BIM do đó khi cần tra cứu thông tin về chứng từ kế toán chỉ cần tra cứu trên phần mềm nên rất dễ dàng, thuận tiện và tránh làm hỏng, mất mát chứng từ.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho là kê khai thường xuyên giúp cho việc quản lư dễ dàng hơn và theo dơi được chính xác quá tŕnh nhập xuất tồn của từng loại hàng hoá.
- Về hệ thống sổ sách kế toán:
+ Sổ tổng hợp theo hình thức Nhật ký chung đây là 1 hình thức kế toán đơn giản, mẫu sổ dễ thiết kế và ghi chép. Đặc biệt Công ty thuộc loại doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng kế toán máy theo hình thức này rất phù hợp.
+ Ngoài các loại sổ tổng hợp theo hình thức Nhật ký chung kế toán còn phản ánh các nghiệp vụ vào các sổ, thẻ chi tiết, các bảng tổng hợp chi tiết giúp cho việc quản lư chi tiết các đối tượng.
+ Công ty sử dụng phần mềm kế toán nên trong các nghiệp vụ được hạch toán vào phần mềm và số liệu được tự động chuyển sang các sổ kế toán do đó đảm bảo sự chính xác của số liệu. Cuối năm tài chính Công ty in các sổ này đóng thành quyển và được lưu trữ bảo quản cẩn thận cùng với các chứng từ kế toán.
- Về hệ thống báo cáo:
SV : Đồng Văn Tuấn 59
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
+ Báo cáo tài chính gồm: Cuối năm tài chính Công ty lập bộ báo cáo tài chính gồm: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh các quý và cả năm, Bảng cân đối kế toán, Bảng cân đối số phát sinh, Thuyết minh báo cáo tài chính, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Tờ khai quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp và các biểu mẫu, phụ lục kèm theo. Hàng tháng, Công ty lập Báo cáo VAT tháng nộp cho cơ quan thuế. Các báo cáo này đều được lập theo đúng mẫu và chế độ kế toán giành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
+ Báo cáo quản trị: Để phục vụ yêu cầu quản lý kế toán còn lập các báo cáo quản trị để giúp cho việc ra các quyết định như: Báo cáo tình hình sử dụng vốn, chi phí, báo cáo t́nh trạng TSCĐ và công cụ dụng cụ…Tuy nhiên các báo cáo quản trị chưa được lập thường xuyên và c ̣n sơ sài về nội dung.
Việc thực hiện các nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước của Công ty cũng rất tốt. Công ty luôn chấp hành các quy định của chế độ kế toán, luật thuế và Luật doanh nghiệp có liên quan, các khoản thuế của Công ty như thuế Thu nhập doanh nghiệp, thuế Giá trị gia tăng, thuế Môn bài… đều được thực hiện đầy đủ. Đối với khách hàng, trong quá tŕnh bán hàng Công ty luôn chủ động t́m hiểu nhu cầu và đáp ứng một cách phù hợp nhất, phương thức thanh toán hợp lư, các dịch vụ bảo hành kèm theo được thực hiện đầy đủ do đó khách hàng rất tin tưởng khi mua hàng tại Công ty.
3.1.2. Những tồn tại, nguyên nhân
Mặc dù bộ phận kế toán của Công ty luôn cố gắng trau dồi kiến thức và kinh nghiệm nghề nghiệp nhưng do đặc điểm công việc kế toán vốn phức tạp và luôn yêu cầu độ chính xác cao nên hệ thống kế toán của Công ty không tránh khỏi những hạn chế cần hoàn thiện để thực hiện tốt hơn nữa vai tṛ
quan trọng của hệ thống kế toán trong công ty.
SV : Đồng Văn Tuấn 60
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
- Về kế toán chi phí:
Một số chi phí của Công ty hạch toán chưa đúng như chi phí của một số thiết bị tủ lạnh, điện thoại… không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng vẫn được hạch toán vào chi phí trong ḱ. Khoản phải trả cho người lao động: 1 số khoản thưởng phải trích từ quỹ khen thưởng của Công ty lại được tính vào chi phí, các khoản chi phí trả trước chưa được phân bổ đúng . Việc hạch toán chi phí như vậy làm tăng chi phí phát sinh trong ḱ và giảm lợi nhuận kế toán trước thuế. Nguyên nhân chủ yếu của việc hạch toán sai các khoản chi phí này là do kế toán viên còn chưa có kinh nghiệm và chưa tìm hiểu kĩ về các quy định hạch toán chi phí có liên quan.
- Hệ thống sổ sách:
Kế toán của công ty chủ yếu thực hiện trên máy tính và lưu trữ dữ liệu trên phần mềm kế toán nên có 1 số loại sổ chưa được in ra và đóng dấu giáp lai giữa các trang sổ như: Sổ chi phí trả trước, Sổ theo dơi công cụ dụng cụ, Sổ theo dơi TSCĐ…
- Về các khoản dự pḥng:
Hiện nay Công ty chưa áp dụng phương pháp lập dự pḥng đối với hàng tồn kho và khoản phải thu.
+ Các khoản phải thu: Số lượng khách hàng mua chịu của Công ty với số tiền lớn rất nhiều do đó rất có thể phát sinh các khoản phải thu khó đ̣i. Trong điều kiện kinh tế khủng hoảng như hiện nay thì các khách hàng của Công ty cũng chịu tác động không nhỏ, trong trường hợp các công ty này lâm vào t ́nh trạng khó khăn và không trả được nợ th́ đây sẽ là một tổn thất mà Công ty phải gánh chịu. Do đó lập dự pḥng khoản phải thu chính là một biện pháp
SV : Đồng Văn Tuấn 61
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
nhằm xác định trước các tổn thất có thể xảy ra trong tương lai và có được cái nh́n đúng đắn, chính xác hơn về t́nh h́nh tài chính.
+ Hàng tồn kho: Là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại nên hàng tồn kho là một trong những khoản mục quan trọng trong tổng tài sản. Đặc biệt hàng tồn kho của Công ty lại chủ yếu là hàng hoá trong lĩnh vực Công nghệ thông tin và thiết bị văn phòng các sản phẩm này rất dễ bị lỗi thời và giảm giá trị do sự phát triển ngày càng nhanh của lĩnh vực này. Tuy nhiên kế toán lại chưa trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho do đó chưa thể đánh giá được giá trị thực tế của hàng tồn kho.
Theo em nguyên nhân của việc kế toán chưa lập các khoản dự phòng này là do chưa hiểu hết được ý nghĩa và tầm quan trọng của các khoản dự phòng.
- Về hình thức bán hàng:
Hiện nay hình thức bán hàng của Công ty còn chưa đa dạng chủ yếu là bán hàng qua điện thoại và bán hàng trực tiếp, do đó chưa thể tận dụng hết khả năng tiêu thụ các mặt hàng trên thị trường. Công ty cần đa dạng hơn nữa các hình thức bán hàng để mở rộng mạng lưới phân phối, giúp cho khách hàng biết đến sản phẩm, dịch vụ của Công ty hơn do đó việc tiêu thụ đạt hiệu quả cao hơn và nâng cao uy tín của Công ty trên thị trường.
3.2. Hoàn thiện kế toán chi phí kinh doanh, doanh thu và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH IDO Việt Nam
3.2.1. Kiến nghị về các khoản dự phòng
Lập dự phòng là một nguyên tắc thận trọng trong kế toán, dự phòng là việc trích trước một khoản chi phí để bù đắp những thiệt hại có thể xảy ra trong tương lai. Việc lập dự pḥng giúp cho các nhà quản lư có được sự nh́n
SV : Đồng Văn Tuấn 62
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
nhận chính xác hơn về thực trạng tài chính của công ty và đưa ra các quyết định đúng đắn.
Dự phòng phải thu khó đ̣òi
Trước hết Công ty cần phải kiểm tra lại các chứng từ của các khoản phải thu như: Hợp đồng mua bán, Biên bản thanh lý hợp đồng, Cam kết hay khế ước vay nợ, Hoá đơn tài chính…Các chứng từ này đảm bảo Công ty có đủ căn cứ pháp lư với các khoản nợ này và là cơ sở để trích lập dự pḥng.
Có nhiều căn cứ để xác định mức trích lập dự pḥng nhưng thông thường Công ty có thể dựa vào tuổi nợ và tình trạng tài chính thực tế của khách hàng.
Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự pḥng như sau:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm.
+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.
+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm Đồng thời với việc phân loại nợ theo nhóm này th́ Công ty còn căn cứ vào t́nh hình tài chính của khách hàng để điều chỉnh tỷ lệ trích lập. Chẳng hạn đối với các khách hàng mà tình hình tài chính khó khăn, có nguy cơ phá sản, giải thể Công ty phải tăng tỷ lệ trích lập nên cao hơn các khách hàng khác cùng nhóm tuổi nợ. Đối với các đối tác làm ăn lâu năm có uy tín, các khoản nợ quá hạn do yếu tố khách quan và khách hàng có yêu cầu gia hạn thanh toán th́
Công ty có thể trích lập với tỷ lệ thấp hơn.
Về trích lập dự pḥng có 2 cách:
- Lập dự pḥng riêng cho từng khách hàng: Khi đó mức lập dự pḥng cho 1 khách hàng được tính.
SV : Đồng Văn Tuấn 63
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
Mức dự phòng cho
khách hàng i = Khoản nợ của
khách hàng i * Tỉ lệ nợ khó đòi của khách hàng i
Cách lập này đảm bảo chính xác mức lập cho từng khách hàng nhưng lại rất phức tạp và khó thực hiện do số lượng khách hàng của Công ty tương đối nhiều. Công ty có thể lập dự pḥng theo cách dựa và tổng doanh thu bán chịu và tỉ lệ nợ khó đ̣i chung cho toàn bộ khách hàng của doanh nghiệp. Theo cách này th́ việc trích lập sẽ đơn giản hơn:
Mức dự pḥng phải thu
khó đòi = Tổng doanh thu
bán chịu * Tỉ lệ nợ khó đòi chung
Công ty sử dụng tài khoản 1592 – Dự phòng phải thu khó đ̣òi để hạch toán.
Nếu Công ty lập dự phòng riêng cho từng khách hàng thì tài khoản này chi tiết theo từng khách hàng. Tài khoản này là tài khoản điều chỉnh của tài khoản 131 – Phải thu khách hàng do đó nó có kết cấu ngược với tài khoản 131. Chi phí dự pḥng được hạch toán vào tài khoản 64226 – Chi phí dự phòng.
Nếu có xảy ra tổn thất khoản phải thu th́ Công ty sẽ lấy khoản dự phòng đă trích lập để bù đắp. Nếu khoản nợ đă được trích lập dự pḥng mà lại thu hồi được nợ th́ kế toán sẽ hoàn nhập khoản dự pḥng này.
*Khi xử lư khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi doanh nghiệp phải lập hồ sơ sau:
- Biên bản của Hội đồng xử lý nợ của doanh nghiệp. Trong đó ghi rơ giá trị của từng khoản nợ phải thu, giá trị nợ đă thu hồi được, giá trị thiệt hại thực tế (sau khi đă trừ đi các khoản thu hồi được).
SV : Đồng Văn Tuấn 64
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
- Bảng kê chi tiết các khoản nợ phải thu đă xóa để làm căn cứ hạch toán, biên bản đối chiếu nợ được chủ nợ và khách nợ xác nhận hoặc Bản thanh lý hợp đồng kinh tế hoặc xác nhận của cơ quan quyết định thành lập doanh nghiệp, tổ chức hoặc các tài liệu khách quan khác chứng minh được số nợ tồn đọng và các giấy tờ tài liệu liên quan.
- Sổ kế toán, chứng từ, tài liệu chứng minh khoản nợ chưa thu hồi được, đến thời điểm xử lý nợ doanh nghiệp đang hạch toán nợ phải thu trên sổ kế toán của doanh nghiệp.
Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xử lý, doanh nghiệp phải theo dơi riêng trên sổ kế toán và ngoại bảng cân đối kế toán trong thời hạn tối thiểu là 5 năm và tiếp tục có các biện pháp để thu hồi nợ. Nếu thu hồi được nợ thì số tiền thu hồi sau khi trừ các chi phí có liên quan đến việc thu hồi nợ, doanh nghiệp hạch toán vào thu nhập khác.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là dự phòng phần giá trị bị tổn thất do giảm giá hàng tồn kho có thể xảy ra. Đối tượng lập dự pḥng là hàng tồn kho thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp mà giá trị thuần có thể thực hiện được
< giá gốc trên sổ kế toán. Các hàng tồn kho này phải đảm bảo điều kiện là phải có hoá đơn, chứng từ hợp pháp hoặc bằng chứng khác chứng minh giá vốn hàng tồn kho. Mức trích lập dự pḥng được xác định như sau:
Mức lập dự pḥng giảm
giá HTK
=
Số lượng hàng hoá bị giảm giá tại thời điểm lập
* ( Giá gốc đơn vị của HTK -
Giá trị thuần có thể thực
hiện
)
Trong đó:
SV : Đồng Văn Tuấn 65
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp