• Kiểm soát là việc đánh giá, đo lường và chấn chỉnh sự thực hiện nhiệm vụ, nhằm để đảm bảo rằng các mục tiêu và các kế hoạch của cơ sở đưa ra để đạt được các mục tiêu ấy đang được thực hiện.
• Hệ thống kiểm soát cần phải được thiết kế để vạch ra những chỗ khác biệt tại các điểm thiết yếu, cần phải khách quan, cần phải linh hoạt, cần phải phù hợp với bầu không khí tổ chức và cần phải tiết kiệm.
• Các công cụ kiểm soát chung bao gồm dữ liệu thống kê và ngân quỹ. Các công cụ kiểm soát theo thời gian bao gồm kỹ thuật sơ đồ ngang và kỹ thuật sở đồ PERT. Các công cụ kiểm soát chất lượng được giới thiệu bao gồm tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO và quản lý chất lượng toàn diện TQM. Các công cụ kiểm soát tài chính được giới thiệu bao gồm báo cáo tài chính, trung tâm trách nhiệm và kiểm toán
• Quy trình kiểm soát bao gồm 7 bước: (1) Xác định mục tiêu và nội dung kiểm soát;
(2) Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát; (3) Xác định hệ thống kiểm soát; (4) Giám sát và đo lường sự thực hiện; (5) Đánh giá kết quả hoạt động; (6) Điều chỉnh sai lệch và (7) Đưa ra sáng kiến đổi mới.
32
Câu hỏi thường gặp (1)
1. Chức năng lập kế hoạch và chức năng kiểm soát thường có quan hệ gần gũi với nhau. Nhận xét này mang ý nghĩa gì?
Trả lời: Các kế hoạch là các công cụ của kiểm soát. Nhà quản lý dựa trên các kế hoạch để kiểm soát hoạt động của nhân viên.
2. Kiểm soát phản hồi dự báo là cách thức kiểm soát hiệu quả nhất
Trả lời: Cách thức kiểm soát phản hồi dự báo có tác dụng kiểm soát tốt, tuy nhiên cách thức kiểm soát này đòi hỏi chi phí kiểm soát lớn, tốn thời gian.
3. Các mục tiêu kế hoạch là các tiêu chuẩn kiểm soát
Trả lời: Các mục tiêu kế hoạch là các tiêu chuẩn kiểm soát, thông qua việc kiểm soát các mục tiêu này nhà quản lý có thể nắm bắt được tiến độ thực hiện kế hoạch, mức độ hoàn thành kế hoạch, từ đó có các giải pháp phù hợp với sự phát triển của tổ chức và thay đổi củ môi trường
v1.0
Câu hỏi thường gặp (2)
4. Việc đo lường, đánh giá trong quá trình kiểm soát chỉ cần thực hiện tại một thời điểm.
Trả lời: Việc đo lường, đánh giá cần phải được tiến hành nhiều lần, vào các thời điểm khác nhau để có được kết quả tốt nhất, tránh tình trạng nóng vội, duy ý chí.
5. Khi phát hiện sai lệch so với kế hoạch, nhà quản lý cần phải tiến hành điều chỉnh ngay lập tức.
Trả lời: Việc điều chỉnh là cần thiết, tuy nhiên điều chỉnh sẽ gây tốn kém chi phí và ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức. Do vậy chỉ những sai lệch vượt quá giới hạn cho phép, nhà quản lý mới cần điều chỉnh.
Các thuật ngữ cơ bản (1)
• Kiểm soát
Là quá trình giám sát, đo lường, đánh giá và điều chỉnh hoạt động nhằm đảm bảo sự thực hiện theo kế hoạch
• Kiểm soát chiến lược
Là những hoạt động kiểm tra không hướng vào việc đánh giá, xem xét hệ thống công tác quản lý của một tổ chức mà nhằm phân tích, đánh giá khả năng phát triển ở tương lai của một tổ chức.
• Kiểm soát tác nghiệp
Là hoạt động kiểm soát chỉ tập trung vào những chuyên đề, vụ việc, sự kiện cụ thể nào đó để nhằm đưa ra những tiêu chuẩn cho việc thực hiện kế hoạch mong muốn và nhằm để so sánh những kết quả thực tế về sản phẩm, dịch vụ đối với các tiêu chuẩn này dưới dạng số lượng, chất lượng, thời gian và chi phí.
• Tiêu chuẩn kiểm soát
Là những thước đo đối với những kết quả thực hiện thực tế hoặc mong muốn mà ta có thể đo được.
v1.0
Các thuật ngữ cơ bản (2)
• Kiểm soát lường trước
Là hình thức kiểm soát ngăn ngừa những gì đã có thể biết trước nhằm không cho nó xảy ra (nếu như tác động xấu đến sự đạt được mục tiêu của tổ chức).
• Kiểm soát đồng bộ
Là hệ thống kiểm soát được sử dụng để kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức một cách tổng thể.
• Các khu vực hoạt động thiết yếu
Là những lĩnh vực, khía cạnh, yếu tố của tổ chức cần phải hoạt động có hiệu quả cao để đảm bảo cho toàn bộ tổ chức thành công.
• Các điểm kiểm soát thiết yếu
Là những điểm đặc biệt trong hệ thống mà ở đó việc giám sát và thu thập thông tin phản hồi nhất định phải thực hiện. Đó chính là những điểm mà nếu tại đó sai lệch không được đo lường và điều chỉnh kịp thời thì sẽ có ảnh hưởng lớn tới kết quả hoạt động của tổ chức.