Phần lớn các cuộc trò chuyện ở văn phòng ngày nay đều được thực hiện thông qua hình thức gửi thư điện tử. Cân nhắc những hình thức giao tiếp khác, chẳng hạn như gặp trực tiếp hoặc gọi điện thoại, là một việc rất quan trọng.
Duới đây là một số ưu, nhược điểm của mỗi hình thức giao tiếp:
Thư điện tử. Ưu điểm: Nhanh, chuyển được những báo cáo tức thời và làm việc xuyên múi giờ, đính kèm dữ liệu dễ dàng, giao tiếp được với nhiều người. Nhược điểm: không xây dựng được mối quan hệ tốt bằng giao tiếp trực tiếp; không hiệu quả khi xử lý các vấn đề nhạy cảm.
Điện thoại. Ưu điểm: Mang tính cá nhân hơn thư điện tử, giúp có được phản hồi ngay lập tức, tốt cho việc phát triển quan hệ và cho phép bạn giải thích thông điệp của mình nhiều hơn nếu cần. Nhược điểm: không thể giao tiếp dễ dàng với một nhóm người và bị hạn chế do chênh lệch thời gian.
Mặt đối mặt. Ưu điểm: Hình thức này có ích nhất trong việc đưa ra những tin xấu hoặc tin quan trọng; khi thảo luận những vấn đề
nhạy cảm; khi bạn cần phải xem phản ứng của ai đó cũng vậy. Nhược điểm: tốn thời gian.
Một số kiểu giao tiếp nhất định nên được áp dụng theo một số cách nhất định:
Khi chọn ngày tổ chức họp, hãy gọi điện cho một hai người thực sự cần có mặt và để họ lựa chọn ngày họ có thể tham gia. Sau đó gửi thư điện tử cho những người khác để xem họ có thể đến vào những ngày đó hay không.
Khi cần liên hệ với một khách hàng mới, hãy gọi điện hoặc gửi thư điện tử để sắp xếp một cuộc gặp gỡ trực tiếp để bạn có thể xây dựng một mối quan hệ công việc tốt.
Nếu bạn đang yêu cầu đồng nghiệp góp ý về một đề xuất được phác thảo bằng thư điện tử, hãy nói rõ thời gian bạn muốn họ góp ý về đề xuất đó.
Để xác nhận những chi tiết đã thỏa thuận trong một cuộc nói chuyện qua điện thoại, tốt nhất là dùng qua thư điện tử, nhưng để có một thỏa thuận mang tính pháp lý mà cả hai bên đều phải ký thì thư bằng văn bản là tốt nhất.
Nếu bạn cần phải giải thích với sếp lý do một dự án bị trì hoãn, cách tốt nhất là sắp xếp một cuộc gặp trực tiếp.
Thư điện tử là một phương pháp giao tiếp hiệu quả, nhưng không phải lúc nào cũng là phương pháp tốt nhất.
Tình huống: Sandeep sử dụng chiếc Blackberry của mình rất nhiều. Thật là lý tưởng, vì anh phải di chuyển và anh có thể nhận tất cả các thư điện tử và cuộc điện thoại cùng một lúc, đồng thời gửi tin nhắn cho bạn bè và đồng nghiệp một cách dễ dàng. Vấn đề duy nhất là phải biết khi nào thì nên tắt máy đi, bởi vì nó có thể kiểm soát cuộc sống của anh – và cả vợ anh nữa. Giờ đây Sandeep buộc mình phải tắt điện thoại ngay khi anh xuống tàu cuối mỗi ngày làm việc.
6.2
Xử lý thư điện tử
Vài năm trước, thư điện tử đã cách mạng hóa cách thức giao tiếp của chúng ta trên toàn thế giới. Nó rẻ, tương đối đáng tin cậy và, trên tất cả, nó nhanh. Nhưng làm thế nào để chúng ta có thể xử lý thư điện tử trong hộp thư của mình?
Bạn sẽ bị xao nhãng khỏi những nhiệm vụ hiện tại của mình nếu thường xuyên kiểm tra thư, do vậy hãy lập kế hoạch cho những thời điểm cụ thể để mở và trả lời thư điện tử. Đừng có luôn luôn tạo cho mình cái áp lực phải trả lời ngay lập tức.
Dưới đây là mười kim chỉ nam cho việc sử dụng thư điện tử:
1. Ghi chủ đề rõ ràng. Việc này sẽ giúp người đọc nắm được bạn đang viết về cái gì và tầm quan trọng của nó.
2. Luôn có phần mở đầu và kết thúc. Không có phần chào hỏi và/hoặc kết thúc là một việc làm không thân thiện. Không có một quy ước cố định nào cho việc này cả: Kiểu chào trong thư điện tử không quá trang trọng như trong thư tay, nhưng để: “Chào
Adam” với một người mà bạn chưa bao giờ tiếp xúc trước đó là quá thiếu suy nghĩ. Hãy tạo phần chữ ký với những cụm từ bạn thường xuyên dùng, chẳng hạn như: “Rất vui được gặp bạn vào…” và: “Rất mong nhận được hồi âm của bạn.” Thêm thông tin liên hệ (số điện thoại, địa chỉ…) vào phần “chữ ký” của bạn.
3. Chỉ gửi bản sao tới những người thực sự cần xem thư.
Gửi bản sao đến càng ít người càng tốt.
4. Xác định phản hồi bạn muốn nhận được với thư điện tử của mình. Nó đã đủ rõ ràng chưa? Bạn có muốn họ phản hồi thư bạn không? Nếu có thì khi nào?
5. Trong bức thư điện tử dài, hãy đặc biệt chú ý đến những gì xuất hiện trong phần mở đầu. Người đọc sẽ sử dụng phần đó như một cơ sở để quyết định xem có nên đọc phần dưới hay không.
6. Cẩn thận với việc diễn đạt. Một trong số những nhược điểm của của thư điện tử là từ ngữ có vẻ cộc lốc. Bạn có thể cần phải diễn đạt một cách mềm mại hơn để xây dựng mối quan hệ với người đọc thư bạn.
7. Đừng bất cẩn. Với thư điện tử, bạn không có lý do gì để bào chữa cho lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp hay hệ thống dấu câu.
8. Để ý kỹ đến cách diễn đạt. Thư điện tử không đồng nghĩa với việc bạn có thể viết những câu dài lan man mà không có cấu trúc phù hợp. Hãy suy nghĩ rõ ràng, phác thảo bản nháp sau đó xem xét lại một lượt. Với những thông tin quan trọng, hãy in thử và đọc bản cứng, bạn có thể phát hiện ra nhiều lỗi hơn.
9. Chỉ viết tắt với những điều mà bạn chắc chắn người đọc đã biết, đừng mơ hồ về những từ có thể được nhìn nhận là không rõ
nghĩa.
10. Tránh viết hoa. Chữ viết hoa biểu hiện tiếng la hét và cần phải tránh. Một bức thư điện tử không phải là nơi để thể hiện cảm xúc.
Học cách kiểm soát việc sử dụng thư điện tử của bạn.
6.3