Hàng năm các đơn vị, tổ chức đều có kế hoạch kinh doanh, lợi nhuận, kế hoạch sản suất của đơn vị mình, kế hoạch này sẽ được thiết lập xuống từng đơn vị sản xuất, từng dự án.
Việc từng dự án, từng đơn vị sản xuất đạt được mục tiêu, sẽ đảm bảo cả tổ chức đạt được mục tiêu và lợi nhuận. Nên việc xác định mục tiêu dự án sẽ xuất phát từ mục tiêu của doanh nghiệp
Bốn bước thực hiện trong ma trận Hoshin để làm mịn mục tiêu từ mục tiêu của doanh nghiệp đến mục tiêu ở các dự án.
Bước 1: Xác định mục tiêu doanh nghiệp
Mục tiêu kinh doanh của Công ty phần mềm Anh năm 2015 như sau.
- Tăng 30% doanh số và lợi nhuận - Nâng cao chất lượng sản phẩm 10%
- Nâng cao năng suất 5%.
- Giảm chi phí sản suất 5%
Hình 3.2.Sơ đồ mục tiêu kinh doanh đến mục tiêu hiệu suất quy trình
Các mục tiêu được xếp hạng từ 10 xuống 1 theo tầm quan trọng của việc cần đạt được mục tiêu, xếp hạng càng cao thì càng ảnh hưởng nhiều đến việc đạt được mục tiêu.
Bước 2: Từ mục tiêu của doanh nghiệp, các đơn vị sản xuất đưa ra các mục tiêu về hiệu suất quy trình của đơn vị sản suất mình nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Các mục tiêu hiệu suất quy trình cho các đơn vị sản xuất là:
- 95% số dư án phải đạt được 80/100 điểm đánh giá về mức độ hài lòng của khách hàng.
- 95% các lần chuyển giao sản phẩm cho khách hàng đạt tiêu chuẩn chấp nhận sản phẩm trong lần bàn giao đầu tiên.
- 90% các dự án đạt được kế hoạch lợi nhuận trên dự án.
- 90% các dự án bàn giao đúng tiến độ.
Hình 3.4.Mục tiêu hiệu suất quy trình trong ma trận hoshin
Bước 3: Các nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu hiệu suất quy trình đưa được ra bàn bạc và xem xét tại các đơn vị. Các nhân tố (quy trình Y’s đó là:
- Chi phí làm lại là chi phí hao phí khi làm hỏng, làm sai mà phải mất công thực hiện lại.
- Mật độ lỗi là mật độ lỗi tìm ra trên sản phẩm phần mềm.
- Độ lệch lịch trình là độ lệch về lịch trình giữa lịch trình thực tế so với lịch trình kế hoạch.
- Độ lệch chi phí là độ lệch giữa chi phí thực tế làm sản phẩm so với chi phí cam kết tại thời điểm làm kế hoạch.
- Mật độ lỗi rò rỉ sang khách hàng là số lượng lỗi khách hàng tìm ra trên một đơn vị sản phẩm.
- Mức độ tuân thủ quy trình dự án là số lần vi phạm các điều lệ quy trình.
- Năng suất là năng suất thực tế trên một đơn vị sản phẩm.
Hình 3.5.Quy trình Y’s trong ma trận hoshin
Các nhân tố cũng được xét theo mức độ quan trọng đối với việc đạt được mục tiêu hiệu suất quy trình và chất lượng dự án. Vì các nhân tố nảy ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu hiệu suất và chất lượng nên các nhân tố đó cần phải được đo đạc, giám sát. Sau khi được đánh giá theo mức độ quan trọng, đơn vị xác định ra 4 nhân tố quan trọng nhất đó là Chi phí làm lại COPQ, Mật độ lỗi, Độ lệch chi phí, Mật độ rò rỉ lỗi sang khách hàng là các nhân tố ảnh hưởng chủ yếu đến các mục tiêu ở bước 1.2 (95% số dư án phải đạt được 80/100 điểm đánh giá về mức độ hài lòng của khách hàng, 95% các lần chuyển giao sản phẩm cho khách hàng đạt tiêu chuẩn chấp nhận sản phẩm trong lần bàn giao đầu tiên, 90% các dự án đạt được kế hoạch lợi nhuận trên dự án, 90% các dự án bàn giao đúng tiến độ).
Bước 4: Các nhân tố/ tiến trình con được giám sát và đo đạc trong quá trình thực hiện dự án theo quy trình của dự án. Trong quy trình có những hoạt động và tiến trình con là yếu tố đầu vào cho các đo đạc. Các nhân tố, đo đạc được xếp hạng theo mức độ ảnh hưởng đến hiệu suất quy trình, những nhân tố nào ảnh hưởng nhiều nhất sẽ được xem xét kiểm soát.
Các nhân tố, các đo đạc (quy trình X’s ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình Y’s là: Năng suất theo từng công đoạn, Sự ổn định yêu cầu phần mềm qua các giai đoạn, Mật độ lỗi theo từng công đoạn, Hiệu quả của hoạt động rà soát, Độ bao phủ của hoạt động kiểm thử đơn vị, Mật độ lỗi do người ngoài dự án phát hiện ra, Chi phí làm lại theo từng công đoạn, Phân bổ chi phí theo từng công đoạn.