Quy Trình Xử Lý Đơn Hàng

4. Quy Trình Xử Lí Đơn Hàng

4.2. Quy Trình Xử Lý Đơn Hàng

4.2.1 Tiếp Nhận Yêu Cầu Đặt Hàng

Khách hàng có thể đặt hàng qua mail, điện thoại hoặc trực tiếp với bên Sale Fores. Bộ

phận Sale Forces sẽ chịu trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu đặt hàng của khách hàng. Sau đó, căn cứ vào “danh mục hàng hóa của trung tâm MM Mega Market” sẽ gửi mail “xác nhận đơn hàng” cho khách hàng. Nội dung bao gồm những thông tin cơ bản của khách hàng, đơn hàng và háng hóa. Nếu khách hàng phản hồi đồng ý với “xác nhận đơn hàng” đó thì Sale Forces sẽ chuyển tiếp “xác nhận đơn hàng” đó cho bộ phận Delivery. Còn nếu không, thì

Sale Forces sẽ điều chỉnh và gửi lại “xác nhận đơn hàng “ khác cho khách.

Hình 2.5: Xác Nhận Đơn Hàng

29

Trong trường hợp khách hàng gửi mail trực tiếp cho Delivery Platform, thì chính bộ

phân sẽ chịu trách nhiệm phản hồi để xác nhận đơn hàng và báo thiếu/hết với khách hàng.

4.2.2 Tiếp Nhận Đơn Hàng

Phòng điều phối giao hàng của trung tâm phân phối giao hàng sẽ nhận “xác nhận đơn hàng” chuyển tiếp từ bộ phận Sale Forces và nhập vào phần mềm quản lý đơn hàng. Sau đó in ra và sắp xếp các phiếu soạn hàng vào các khay nhựa theo khu vực: Đà Nẵng, Hội An, Lăng Cô (Huế).

Đối với Đà Nẵng, phiếu soạn hàng sẽ sắp xếp theo khung thời gian giao hàng (5h -7h;

7h -9h; sau 9h; chiều). Còn đối với đơn Hội An và Lăng Cô (Huế) sẽ được sắp xếp theo chuyến xe, ví dụ xe 1, xe 2, xe 3,....Các đơn hàng trong cùng một nhóm sẽ được sắp xếp theo thời gian giao hàng mà khách hàng yêu cầu (nếu có) hoặc dựa vào mức độ ưu tiên khách hàng.

Đối với phiếu soạn hàng có nhiều hàng hóa thuộc cùng một ngành hàng nhất định hoặc có khối lượng lớn đối với mặt hàng ở ngành hàng rau – củ – quả hoặc có hàng hóa ở

ngành hàng thịt hay thủy sản sẽ được để vào khay “Ngành hàng”. Những phiếu soạn hàng Hình 2.6: Kệ Phân Phiếu Soạn Hàng

30

này, sẽ được chuyển đến các ngành hàng để ngành hàng hỗ trợ soạn hàng hoặc sơ chế trước hàng hóa, tiết kiệm thời gian.

4.2.3 Gom Hàng

Nhân viên gom hàng theo đơn hàng sẽ lấy phiếu soạn hàng từ trên xuống theo thứ tự

xe và thời gian, đối với Huế và Lăng Cô thì hết phiếu soạn hàng của xe 1 mới lấy phiếu soạn hàng trong tập xe 2. Đối với Đà Nẵng thì lấy theo thứ tự thời gian, xong đơn hàng từ

5h-7h mới được lấy từ 7h đến 9h.

Sau khi lấy đơn hàng, nhân viên gom hàng nhìn lướt qua xem đơn hàng có cá, thịt tươi hay hàng hóa đông lạnh không? Nếu có thì lấy thùng bảo ôn và bỏ ít đá lạnh vào để

bảo quản hàng hóa. Sau đó, lấy và đẩy xe gom hàng đến các ngành hàng để lấy hàng. Chú

ý, xem kỹ đơn hàng để lấy đúng mã hàng hóa và số lượng. Ngoài ra còn nhìn xem bao bì

sản phẩm có đảm bảo hay còn hạn sử dụng hay không.

Đối với hàng hóa trên kệ không đủ số lượng hoặc hết, nhân viên gom hàng phải liên hệ với nhân viên ngành hàng để hỗ trợ lấy hàng trên các kệ cao (bằng xe nâng) hay vào trong kho khô hoặc kho mát/ đông lấy. Tuyệt đối, không được tự ý sử dụng xe nâng lấy hàng trên các kệ cao. Đối với hàng hóa ngành hàng rau củ quả, cần thêm một bước là cân hàng nữa.

Sau khi gom đủ hàng ở trên phiếu soạn hàng, thì đẩy xe về trung tâm phân phối giao hàng và đặt gọn gàng ở đúng vị trí đã quy định.

Trong trường hợp thiếu hàng, nếu ngành hàng có gợi ý hàng hóa thay thế thì báo với nhân viên ở phòng điều phối giao hàng. Họ sẽ liên hệ với bên Sale Force để hỏi ý kiến khách hàng, và phiếu soạn hàng đó sẽ để lại khay “chờ”. Nếu ngành hàng không có gợi ý

hàng hóa thay thế thì để phiếu soạn hàng vào khay “hết”. Nhân viên phòng điều phối giao hàng của bộ phận Delivery sẽ liên hệ Sale Fores hoặc khách hàng báo về tình trạnh hàng hóa.

Chú ý:

 Các hàng hóa trong phiếu soạn hàng được sắp xếp một cách thiếu logic, nên trước khi gom nhân viên cần nhóm các hàng hóa nào cùng một ngành hàng để thuận tiện và tiết kiệm thời gian.

31

 Ngoài ngành hàng, trong bộ phận điều phối giao hàng cũng có các loại hàng hóa mà

khách hàng hay đặt, nên xem xét khu vực này trước khi đến các ngành hàng.

 Nếu hàng hóa không có trên kệ mà nhân viên ngành hàng cũng không có để hỗ trợ

thì hãy tra cứu file “danh sách hàng tồn kho trong ngày” để kiểm tra mã hàng đó còn hay không.

 Xe hàng đã gom xong cần được sắp xếp ngay ngắn trong các ô lưới đã quy định trước, nếu xe có nhiều hàng tươi như rau, thịt cá hay hàng đông lạnh thì cần đẩy vào trong kho mát của bộ phận.

4.2.4 Xuất Hóa Đơn

Đăng nhập vào phần mềm nội bộ để xuất hóa đơn. Khi hóa đơn chạy ra, hãy cẩn thận xé mép hóa đơn và tách thành 2 liên. Liên 1 để lưu tại bộ phận và liên 2 sẽ kẹp cùng xe gom hàng và đẩy ra cho bộ phận Loss Prevention kiểm tra. Trước khi giao hàng cho bộ

phận Loss Prevention, chúng ta phải ghi vào sổ 3 thông tin như: Tên khách hàng, 3 số cuối của mã số hóa đơn, người soạn hàng. Sổ này có tác dụng để truy cứu khi xe hàng soạn chưa đúng hoặc đơn hàng giao đến khách bị khách khiếu nại. Đối với phiếu soạn hàng Hội An thì ghi vào sổ Hội An. Đối với phiếu soạn hàng Lăng Cô (Huế) thì ghi vào sổ Lăng Cô (Huế). Còn đối với Đà Nẵng thì có 2 sổ là sổ của nhà vận chuyển Hưng Vinh và sổ của nhà

vận chuyển BNT. Vì vậy, ta phải căn cứ vào file “kế hoạch giao hàng trong ngày’’ để ghi đúng sổ.

a) Đủ Hàng Hoá

Đối với phiếu soạn hàng đã soạn đủ hàng hóa, tức không cần tùy chỉnh số lượng (ngoại trừ hàng cân kí) hay xóa hoặc thêm hàng hóa nào ta xuất như sau:

32

 Nhấn vào “Picking”, nhập số đơn hàng trên phiếu soạn hàng vào ô “Order No”. Sau đó nhấn Search và nhấn vào đơn hàng hiện ra.

 Tại đây, nếu muốn thay đổi khối lượng của hàng cân kí thì sửa tại ô “Picked QTY”, rồi nhấn “Complete”.

Hình 2.7: Tìm Phiếu Soạn Hàng

Hình 2.8: Hoàn Thành Phiếu Soạn Hàng

33

 Sao chép “Sale Order No” rồi nhấn vào Sale Orders ở menu góc trái, tại đây dán dòng mã đã sao chép vào ô “ Order No”, nhấn Search.

 Nhấn vào đơn hàng, lướt xuống dưới kiểm tra một lần nữa sau đó nhấn vào

“Shipment”, khi đó khung Ship Sale Order hiện ra, nhấn vào “Confirm”.

Hình 2.9: Tim Sale Order

Hình 2.10: Ship Sale Order

34

 Lúc này cửa sổ quay về Sale Orders, nhấn lại vào đơn hàng và nhấn vào “Billing”, khung “Sale Billing Order” hiện ra, tại ô “Till NO” nhập 47 (mã số máy in hóa đơn sẽ kết nối), rồi nhấn “Confirm”.

 Nhấn Print, khung “Select Document” hiện ra, tích vào “Sale Orders”, sau đó chọn Print và chờ hóa đơn chạy ra.

Hình 2.11: Sale Billing Order

Hình 2.12: In Hóa Đơn

35 b) Thiếu/ Bổ Sung Hàng Hóa

Trong trường hợp, hàng hóa không đáp ứng so với phiếu soạn hàng, hoặc khách hàng yêu cầu bổ sung thêm hàng hóa, cần làm thêm một bước nữa, được gọi là “Copy Order”.

 Nhấn vào “Sale Order” ở menu bên trái, tại ô “Customer” nhập mã khách hàng trên phiếu soạn hàng và nhấn nút Search. Dựa vào số đơn hàng trên phiếu soạn hàng để

tìm đơn hàng cần Copy Order, rồi nhấn vào biểu tượng như hình biên dưới.

Hình 2.13: Sao Chép Đơn Hàng

36

 Khi này nó sẽ hiện ra giao diện Copy Sale Order, nhấn vào “Order Item”, tại đây bạn có thể điều chỉnh đơn hàng theo mong muốn. Nếu hàng hóa hết, hãy nhấn vào biểu tượng thùng rác ở cột “Action”. Nếu thay đổi số lượng thì hãy điều chỉnh cột

“QTY”. Còn nếu muốn bổ sung hàng hóa hãy nhập mã hàng hóa và số lượng muốn thêm tại ô “Article/ Barcode” và ô “QTY”.

Hình 2.14: Chỉnh Sửa Đơn Hàng

 Sau khi đã chỉnh sửa xong, nhấn “Check Final Price” trên góc phải, sau đó nhấn tiếp

“Submit”. Sau bước Copy Order này, chúng ta sẽ vào Picking và xuất hóa đơn như bình thường.

Trong trường hợp bạn quên ghi mã hàng hóa hoặc không biết, hãy nhấn vào “Select Aricle” và chọn “Product list”. Tại ô “Decreption” hãy nhấn tên sản phẩm không dấu với dấu cách được thay bằng kí hiệu “%”. Ví dụ, bạn muốn tìm “dầu ăn cái lân 5l” hãy gõ

37

“dau%an%cai%lan%5l” và nhấn Search. Nếu muốn đỡ phức tạp hơn, hãy đến ngành hàng và xem mã hàng hóa trên tag hàng hóa.

c) Chưa Tồn Tại Phiếu Soạn Hàng Trong Phần Mềm

Trường hợp này có nghĩa là nhân viên gom hàng hóa dựa trên email của khách hàng và email này chưa được chuyển thành phiếu soạn hàng nên không tồn tại dự liệu trong phần mềm nội bộ của bộ phận. Vì vậy để xuất được hóa đơn và phải tạo mới nó như sau.

 Vào Sale Orders, chọn “Create” thì giao diện Create Sale Order sẽ hiện ra. Điền mã

khách hàng vào ô “Customer” ở phần Sale Order Information. Xuống phần Order Header điền các thông tin Contact, Source, Payment, Fulfillment, Delivery Addres, Delivery Day, Expect Delivery Time.

Hình 2.15: Tạo Mới Đơn Hàng - Order Header

38

 Sau đó chuyển qua Order Item, và nhập mã hàng và số lượng vào ô

“Article/Barcode” và “QTY”, rồi nhấn Add. Cứ tiếp tục làm như vậy cho đến khi nhập xong đơn hàng.

Hình 2.16: Tạo Mới Đơn Hàng - Order Item

 Tiếp theo nhấn “Check Final Price” trên góc phải, sau đó nhấn tiếp “Submit”. Sau đó, chúng ta sẽ vào Picking và xuất hóa đơn như bình thường.

4.2.5 Kiểm Tra Xuất Hàng

Bộ phận Loss Prevention sẽ kiểm tra xuất hàng. Ngoài kiểm tra hàng hóa thực tế có

đúng với mã hàng và số lượng trên hóa đơn, còn kiểm tra chất lượng hàng hóa bên ngoài có đảm bảo như (bao bì còn nguyên, lon hộp không bị móp méo,...). Họ sẽ sử dụng thiết bị

đọc mã vạch cầm tay để hỗ trợ kiểm tra. Sau khi hoàn tất việc kiểm tra, nhân viên Loss Prevention sẽ đóng dấu vào hóa đơn và đẩy xe hàng ra bên ngoài cho đối tác vận chuyển.

39 4.2.6 Giao Hàng

Đối tác vận chuyến sau khi chất hàng lên xe, sẽ vào nhận phiếu vận chuyển. Trên phiếu vận chuyển sẽ có những thông tin như khách hàng, số ĐT khách hàng, địa chỉ, số hóa đơn, khoảng cách, số lượng xe, các loại phí vận chuyển, chữ kí của đại diện kho MM và

đại diện nhà vận chuyển. Trong trường hợp, khách hàng thanh toán dưới dạng POD-thu sau, nhà vận chuyển cần nhận thêm biên bản bàn giao hóa đơn và xác nhận thanh toán thu tiền hộ.

Đối tác vận chuyển sẽ photo thêm một bản hóa đơn, khách hàng sau khi nhận hàng sẽ nhận hóa đơn (liên 2) và ký xác nhận vào hóa đơn (photo) này để chứng minh là nhà vận chuyển đã giao hàng thành công.