2.2 Cơ sở khoa học về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình
2.2.2 Các mô hình quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình
Các dự án được thực hiện bởi các tổ chức, họ sử dụng nhân lực, tiền vốn và các nguồn lực khác để đạt được một mục tiêu xác định. Để hiểu cấu trúc tổ chức của một dự án, cơ cấu của các tổ chức tham gia phải được đề cập trước tiên. Các học giả đã phát minh ra nhiều cách khác nhau để thể hiện một tổ chức thành nhiều bộ phận nhỏ để cải thiện hiệu suất và để phân quyền, trách nhiệm và nhiệm vụ. Cơ chế để thực hiện điều này được gọi là việc phân chia thành các bộ phận. Trong tất cả các trường hợp, mục tiêu là đi tới một dạng bố trí có trật tự của các bộ phận có quan hệ phụ thuộc vào nhau. Việc phân chia thành các bộ phận là không thể thiếu trong quá trình phân quyền. Do vậy, các tổ chức có thể được cấu trúc theo nhiều cách khác nhau, dựa trên sự tương tự về chức năng, các loại quá trình được sử dụng, các đặc tính sản phẩm, các khách hàng được phục vụ và các suy xét theo vùng lãnh thổ. [35]
Hiện nay, có nhiều tài liệu khác nhau của các tác giả thể hiện cách hiểu về các mô hình QLDA ĐTXD công trình. Tuy nhiên, qua nghiên cứu, tìm hiểu và hệ thống lại từ các tài liệu của các tác giả Avraham Shtub Jonathan F.Shlomo Globerson và Garold D.oberlender do Ths. Nguyễn Hữu Vương biên dịch, có hai (02) mô hình cơ bản là: Mô hình quản lý dự án theo chức năng và Mô hình quản lý dự án theo ma trận.
2.2.2.1 Mô hình quản lý dự án theo chức năng [35], [36]
Đây là mô hình phổ biến nhất được thấy trong ngành công nghiệp là thiết kế theo các chức năng được thực hiện bởi từng bộ phận của tổ chức. Cấu trúc này xuất phát từ giả định rằng mỗi bộ phận cần chuyên môn hóa theo một lĩnh vực chức năng cụ thể và thực hiện toàn bộ các nhiệm vụ đòi hỏi chuyên môn của họ. Các bộ phận tổ chức theo chức năng thông thường bao gồm kỹ thuật, sản xuất, các hệ thống thông tin và marketting.
Việc phân chia nhân công là dựa trên chức năng được thực hiện, chứ không phải quá trình hoặc sản phẩm cụ thể. Khi các quá trình tương tự nhau được thực hiện bởi cùng
một bộ phận của tổ chức, lượng vốn đầu tư sẽ ở mức tối thiểu và khả năng chuyên môn được tích lũy thông qua việc thực hiện lặp đi lặp lại trong các nhóm công tác nhất định.
Các vấn đề này trong các tổ chức theo chức năng liên quan đến thực tế là không có một cấp có thẩm quyền tập trung đủ lớn nào để quản lý từng dự án riêng rẽ. Các quyết định chính liên quan đến việc phân bổ nguồn lực và ngân sách hiếm khi được xác định dựa trên lợi ích cao nhất cho một dự án cụ thể, mà là dựa trên cơ sở chúng ảnh hưởng như thế nào đến bộ phận chức năng có quyền lớn nhất. Thêm vào đó, khoảng thời gian đáng kể sẽ tiêu tốn cho việc đánh giá các lộ trình hành động khác nhau do bất kỳ quyết định nào về dự án cũng đòi hỏi sự phối hợp và phê chuẩn của tất cả các nhóm chức năng và cấp quản lý cao hơn. Cuối cùng sẽ không có một điểm tương tác duy nhất với khách hàng được thiết lập.
Mặc dù những hạn chế này, tổ chức theo chức năng tạo ra một cách bố trí cơ bản và ổn định nhất cho nhiều ngành nghề. Các lợi thế và bất lợi của nó được tóm lược như sau:
Các lợi thế:
- Sử dụng có hiệu quả kinh nghiệm tập thể và tài sản trang thiết bị.
- Khuôn khổ mang tính định chế cho công tác lập kế hoạch và kiểm soát.
- Toàn bộ các hoạt động được hưởng lợi từ công nghệ tiên tiến nhất.
- Phân bổ các nguồn lực theo dự báo về kinh doanh trong tương lai.
- Sử dụng có hiệu quả các bộ phận của sản xuất.
- Sự liên tục và phát triển sự nghiệp đối với nhân viên.
- Rất phù hợp với các ngành sản xuất hàng loạt.
Các bất lợi:
- Không có thẩm quyền tập trung theo dự án.
- Rất ít hoặc không có công tác lập kế hoạch và báo cáo dự án.
- Sự tương tác yếu với khách hàng.
- Thông tin theo chiều ngang kém giữa các chức năng.
- Khó khăn tích hợp các nhiệm vụ đa chuyên ngành.
- Xu hướng các quyết định mang tính thiên vị đối với bộ phận chức năng có thẩm quyền cao.
2.2.2.2 Mô hình quản lý dự án theo ma trận [35], [36]
Đây là một cấu trúc lai ghép được biết với cái tên tổ chức theo ma trận cung cấp một cơ sở vững chắc cho sự cân bằng trong việc sử dụng các nguồn nhân lực và các kỹ năng khi cán bộ được chuyển từ một dự án đến một dự án khác. Tổ chức theo ma trận có thể được xem như là một tổ chức theo dự án đặt chồng lên một tổ chức theo chức năng với các tương tác được xác định rõ ràng giữa các nhóm dự án và các bộ phận theo chức năng. Trong tổ chức theo ma trận, sự trùng lặp về các bộ phận chức năng bị xóa bỏ bằng việc chỉ định các nguồn lực cụ thể của từng bộ phận theo chức năng tới từng dự án.
Việc thiết kế và vận hành một tổ chức theo ma trận là một công việc phức tạp và tốn thời gian. Nếu muốn sự ảnh hưởng của các vấn đề nêu trên ở mức tối thiểu thì cần thiết phải hình thành được một cơ cấu được lập kế hoạch tốt và được quản lý tốt. Xét về mặt tích cực, tổ chức theo ma trận rất phù hợp khi áp dụng trong các kỹ thuật “quản lý theo mục tiêu” (MBO).
Nói chung, mỗi dự án và mỗi bộ phận chức năng có một tập hợp các mục tiêu mà chúng phải được cân bằng giữa một tập hợp các chỉ tiêu hoạt động đã được thống nhất chung.
Sự cân bằng này phụ thuộc vào trọng số được đặt vào mỗi mục tiêu và là một nhân tố có vai trò quyết định trong việc lựa chọn cấu trúc của tổ chức. Định hướng của một tổ chức theo ma trận có thể được đo lường bằng mức độ theo tỷ lệ phần trăm số nhân công hoàn toàn cam kết với một dự án. Nếu con số này là 100%, thì tổ chức này có một cấu trúc định hướng theo dự án. Nếu không có bất kỳ nhân công nào hoàn toàn cam kết cho một dự án, thì tổ chức có một cấu trúc theo chức năng.
Các lợi thế:
- Kết hợp các điểm mạnh của tổ chức theo chức năng và định hướng dự án.
- Có sự tương tác tốt với các tiếp xúc bên ngoài.
- Có sự tích hợp các nhiệm vụ có tính đa ngành một cách hiệu quả.
- Sử dụng có hiệu quả các nguồn lực sản xuất.
- Kiểm soát dự án có hiệu quả.
- Đảm bảo sự liên tục công việc và sự phát triển chuyên môn.
- Duy trì tri thức về công nghệ.
Các bất lợi:
- Chịu trách nhiệm kép.
- Xung đột giữa các giám đốc dự án và quản lý chức năng.
- Quy trách nhiệm về lãi hoặc lỗ gặp khó khăn.
Mỗi mô hình thường chỉ có thể áp dụng hiệu quả trong một số trường hợp nhất định. Vì vậy đối với một dự án cụ thể cần dựa vào các nhân tố cơ bản như quy mô dự án, địa điểm thực hiện dự án, thời gian thực hiện, nguồn lực và chi phí cho dự án, công nghệ sử dụng, độ bất định và rủi ro của dự án, số lượng dự án thực thi trong cùng thời kỳ và tầm quan trọng của nó kết hợp với phân tích bốn (04) tham số rất quan trọng khác là: phương thức thống nhất các nỗ lực, cơ cấu quyền lực, mức độ ảnh hưởng và hệ thống thông tin để lựa chọn được mô hình quản lý dự án phù hợp.
Từ đó, mỗi dự án, mỗi chủ đầu tư có cách áp dụng, vận dụng khác nhau trong quá trình quản lý thực hiện dự án để đưa ra các hình thức thực hiện quản lý dự án. Tác giả xin tóm lược một số hình thức quản lý dự án mà hiện tại đang được áp dụng.
Hình thức Chủ đầu tư trực tiếp quản lý thực hiện dự án:
- Đây là hình thức QLDA mà CĐT hoặc tự thực hiện dự án (tự sản xuất, tự xây dựng, tự tổ chức giám sát và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật) hoặc CĐT lập ra ban QLDA để quản lý việc thực hiện các công việc dự án theo sự uỷ quyền.
- Hình thức này thường được áp dụng cho các dự án quy mô nhỏ, đơn giản về kỹ thuật và gần với chuyên môn của chủ dự án, đồng thời CĐT có đủ năng lực chuyên môn kỹ năng và kinh nghiệm QLDA. Để quản lý, CĐT được lập và sử dụng bộ máy có năng lực chuyên môn của mình mà không cần thuê tư vấn QLDA, được thể hiện như Hình 2.2
Hình 2.2 Hình thức Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án
Hình thức chủ nhiệm điều hành dự án
- Đây là hình thức tổ chức quản lý trong đó CĐT giao cho ban quản lý điều hành dự án chuyên ngành làm chủ nhiệm điều hành hoặc thuê một tổ chức tư vấn quản lý có đủ điều kiện, năng lực chuyên môn phù hợp với quy mô, tính chất của dự án làm chủ nhiệm điều hành, quản lý việc thực hiện dự án. Chủ nhiệm điều hành dự án là một pháp nhân độc lập, có năng lực, sẽ là người quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ quá trình thực hiện dự án. Mọi quyết định của CĐT liên quan đến quá trình thực hiện dự án sẽ được triển khai thông qua tổ chức tư vấn quản lý (chủ nhiệm điều hành dự án). Hình thức tổ chức quản lý này áp dụng cho những dự án quy mô lớn, tính chất kỹ thuật phức tạp, được thể hiện như Hình 2.3.
Hình 2.3 Hình thức chủ nhiệm điều hành dự án
Hình thức chìa khoá trao tay
- Đây là hình thức tổ chức trong đó nhà quản lý không chỉ là đại diện toàn quyền của CĐT - chủ dự án mà còn là "chủ" của dự án. Hình thức tổ chức quản lý dự án này cho phép tổ chức đấu thầu, lựa chọn nhà tổng thầu để thực hiện toàn bộ dự án, từ khảo sát thiết kế, mua sắm vật tư, thiết bị, xây lắp cho đến khi bàn giao công trình đưa vào khai thác, sử dụng. Khác với hình thức chủ nhiệm điều hành dự án, giờ đây mọi trách nhiệm thực hiện dự án được giao cho ban QLDA và họ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với việc thực hiện dự án. Bên cạnh đó, ban QLDA là tổng thầu có thể giao thầu lại việc khảo sát, thiết kế hoặc một phần khối lượng công tác xây lắp cho các nhà thầu phụ. Trong trường hợp này bên nhận thầu không phải là một cá nhân mà phải là một tổ chức QLDA chuyên nghiệp.
- Đối với các dự án sử dụng các nguồn vốn NSNN, vốn tín dụng do Nhà nước bảo lãnh, vốn tín dụng đầu tư phát triển của Nhà nước, khi áp dụng hình thức chìa khoá trao tay chỉ thực hiện đối với các dự án nhóm C, các trường hợp khác phải được Thủ tướng Chính phủ cho phép. CĐT có trách nhiệm tổ chức nghiệm thu và nhận bàn giao khi dự án hoàn thành đưa vào sử dụng, được thể hiện như Hình 2.4.
Hình 2.4 Hình thức chìa khoá trao tay
Với ba (03) hình thức thực hiện dự án như đã trình bày ở trên về cơ bản là được triển khai ra từ mô hình tổ chức theo chức năng.
Hình thức tự thực hiện dự án
- Điều kiện áp dụng hình thức tự thực hiện dự án là CĐT có đủ khả năng hoạt động sản xuất xây dựng phù hợp với yêu cầu của dự án. Hình thức này chỉ áp dụng đối với các dự án sử dụng vốn hợp pháp của chính CĐT (vốn tự có, vốn vay, vốn huy động từ các nguồn khác). CĐT phải tổ chức giám sát chặt chẽ việc sản xuất, xây dựng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về chất lượng sản phẩm, chất lượng CTXD khi thực hiện hình thức tự thực hiện dự án (tự sản xuất, tự xây dựng).
- Với hình thức thực hiện dự án này, căn cứ vào quy mô, tính chất từng dự án, chủ đầu tư có thể áp dụng hoặc triển khai ra từ mô hình tổ chức theo chức năng hoặc mô hình tổ chức theo ma trận.