Sau khi bộ phận kinh doanh và khách hàng thượng lượng và chốt được các yêu cầu, bộ phân kinh doanh chuyển yêu cầu về bộ phận lễ tân để tạo lập phiếu đặt trước.
Entity:
o Khách hàng
o Bộ phận kinh doanh => Bộ phận => Nhân viên thuộc bộ phận o Phiếu đặt trước
o Chi tiết phiếu đặt trước (Phụ) o Nhân viên
o Vị trí công tác (Phụ) o Phòng ban
Relationship:
o Tạo lập: Khi khách hàng chốt thì nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh sẽ tạo phiếu đặt trước .
=> Một khách hàng có nhiều phiếu đặt trước => quan hệ 1-n
=> Một nhân viên chịu trách nhiệm cho một phiếu đặt trước => quan hệ 1 nhân viên – n phiếu đặt trước
o Nhân viên thuộc nhiều phòng ban vì theo thời gian có thể chuyển đổi vị trí, một phòng ban có nhiều nhân viên => sinh bảng phụ để lưu lịch sử công tác ( bảng vị trí công tác).
=>Nhân viên có nhiều vị trí công tác (quan hệ 1 – n)
=>Phòng ban có nhiều vị trí công tác (quan hệ 1-n)
Một phiếu đặt trước có lưu lại thông tin về ngày check in/chẹc out dự kiến của khách hàng, ngày đặt trước, tình trạng đã thanh toán, hình thức đặt hàng và đặc biệt là loại phòng và số lượng loại phòng và đơn giá khách hàng trả. Ngoài những dịch vụ có sẵn của khách sạn cung cấp theo phòng, khách hàng có thể yêu cầu dịch vụ thêm, được tính thẳng vào hóa đơn của khách hàng.
Entity:
o Phiếu đặt trước o Loại phòng o Dịch vụ
o Dịch vụ có sẵn (Phụ)
o Phòng o Loại phòng o Thuê phòng
Relationship:
o Lưu lại thông tin: Phiếu đặt trước lưu lại thông tin về loại phòng và dịch vụ có sẵn của các loại phòng đó
=> Phiếu đặt trước và loại phòng quan hệ n-n => sinh bảng phụ là chi tiết phiếu đặt trước => phiếu đặt trước quan hệ 1-n với chi tiết phiếu đặt trước; loại phòng quan hệ 1 – n với chi tiết phiếu đặt trước.
o Cung cấp: Một khách sạn có nhiều loại phòng khác nhau, một loại phòng có nhiều dịch vụ kèm theo khách nhau, dịch vụ có sẵn riêng của nó => Loại phòng quan hệ n-n với dịch vụ => sinh bảng phụ:
Dịch vụ có sẵn (quan hệ dịch vụ 1-n với dịch vụ có sẵn; loại phòng quan hệ 1-n với dịch vụ có sẵn)
o Yêu cầu dịch vụ thêm: Một phiếu đặt trước sẽ có một phiếu thuê phòng riêng để nhân viên lưu vào trong hệ thống đồng thời theo dõi để xuất hóa đơn kèm dịch vụ nếu có cho khách hàng. Ví vậy Thuê phòng sẽ có nhiều dịch vụ kèm thèo => quan hệ n-n (sinh bảng phụ sử dụng dịch vụ)
=> Bảng sử dụng dịch vụ là bảng phụ giữa dịch vụ và thuê phòng để lưu lại số lượng và ngày sử dụng dịch vụ của khách hàng (Thuê phòng và dịch vụ quan hệ 1-n với bảng sự dụng dịch vụ)
Khi khách hàng check in/ check out đồng thời khi bên lễ tân hoặc bên buồng phòng tiến hành dọn dẹp và kiểm tra sau khi khách hàng rời đi, bên buồng phòng chịu trách nhiệm cập nhật tình trạng phòng để các phòng ban có thể theo dõi nhanh chóng các phòng theo tình trạng để dễ dàng làm việc với khách hàng, và không mất thời gian chờ đợi bởi nhiều bên.
Entity:
o Phòng o Tình trạng
o Tình trạng phòng (Phụ)
Relationship:
o Cập nhật: Quan hệ này là quan hệ cần thiết trong một phần mềm quản lý vì nó quyết định tới nhiều bên, một phòng sẽ có nhiều tình trạng tùy theo business rules của khách sạn đề ra trong Back Office để làm việc tiết kiệm thời gian => Phòng quan hệ n-n với tình trạng
=>Bảng phụ tình trạng phòng lưu lại thời gian khách hàng check in check out phòng trường hợp cần thiết.
=> Phòng 1-n tình trạng phòng, tình trạng 1-n tình trạng phòng Nhân viên thuộc bộ phận lễ tân sau khi được bộ phận kinh doanh chuyển yêu cầu xuống để lập phiếu đặt trước, thì tới ngày check in, khi khách hàng check in thành công bộ phận lễ tân sẽ lập phiếu thuê phòng để theo dõi hóa đơn và dịch vụ.
Relationship: Nhân viên thuộc bộ phận lễ tân sẽ đứng ra chịu trách nhiệm cho đoàn khách đó khi thuê phòng, nếu có sai sót thì sẽ truy lại được => Nhân viên có thể tạo nhiều phiếu thuê phòng => Nhân viên quan hệ 1-n với thuê phòng
5.2 ERD và atribute
Hình 5 – 1. Entity Relationship Diagram