CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CỔ
2.3. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần giải pháp phát triển doanh nghiệp 3A
2.3.1. Đặc điểm nguyên vật liệu
Que hàn và vật liệu hàn là những mặt hàng chủ yếu phục vụ nhu cầu sản xuất. Vật liệu hàn là nguyên liệu cho nhiều ngành công nghiệp khác nhau từ các ngành công nghiệp nặng dễ nhận biết như đóng và sửa chữa tàu thuyền, sản xuất ôtô, xe máy, ngành xây dựng, dầu khí cho tới những ngành đòi hỏi hết sức tinh tế như ngành dụng cụ y tế. Trong tất cả các ngành nêu trên thì vật liệu hàn đều có một công dụng chung là ghép nối các kết cấu kim loại.
Sinh viên: HOÀNG THỊ THÚY – B3KT1
Sản phẩm của Công ty cổ phần giải pháp phát triển doanh nghiệp 3A là que hàn và dây hàn chủ yếu là que hàn, phần lớn các nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất que hàn đều phải mua lại của các cơ sở trong nước.
2.3.2. Phân loại nguyên vật liệu
Để quản lý tốt nguyên vật liệu và tính toán một cách chính xác số nguyên vật liệu sử dụng thì phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học và hợp lý.
Nguyên vật liệu của Công ty cổ phần giải pháp phát triển doanh nghiệp 3A được phân loại căn cứ vào nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất và chia thành những loại sau:
Nguyên vật liệu chính: Que H08A fi 6.5, FeroMangan, Rutil, bột tan, cao lanh…
Nguyên vật liệu phụ: Hộp que hàn loại 5kg, loại 20kg, màng co, bao giấy, dầu keo ướt, đồng sunfat…
Nhiêu liệu: Than cám, dầu HD40
Phụ tùng thay thế: Khuôn vuốt, khuôn thép, vòng bi, curoa Vật liệu xây dựng: Xi măng, cát vàng, ống nhựa…
Công cụ dụng cụ: Băng dính, lô nhựa, dao cắt…
Để đảm bảo tính an toàn trong bảo quản vật liệu Công ty đã xây dựng hệ thống kho để dự trữ, bảo quản nguyên vật liệu tương đối khoa học, thụân tiện và hợp lý phù hợp với cách phân loại nguyên vật liệu phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty hiện nay Ngoài việc xây dựng hệ thống kho dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu Công ty cũng đã xây dựng hệ thống nội quy về kho bảo quản như: Những người không nhiệm vụ không liên quan đến kho thì không được phép vào, những người có nhiệm vụ liên quan thì khi đến lấy hàng ở kho thì yêu cầu đứng ngoài, nội quy trong việc nhập xuất nguyên vật liệu
…. Trong nội quy của Công ty về kho bãi thì có xác định rõ trách nhiệm vật chất trong trường hợp hao hụt ngoài định mức, hư hỏng, thiếu mất nguyên vật liệu thì người được chỉ định quản lý số nguyên vật liệu đó hoặc quản lý kho chịu trách nhiệm vật chất trước lãnh đạo Công ty.
2.3.3. Đánh giá nguyên vật liệu
* Đối với nguyên vật liệu nhập kho
Công ty cổ phần giải pháp phát triển doanh nghiệp 3A áp dụng phương pháp đánh giá nguyên vật liệu nhập kho theo giá thực tế. Trong Công ty nguyên vật liệu được mua từ
4 0 nhiều nguồn khác nhau và theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu trong từng trường hợp cũng khác nhau. Vì vậy giá thực tế vật liệu mua ngoài nhập kho được xác định:
Giá thực tế vật liệu mua
ngoài nhập kho
=
Giá mua theo hoá đơn (trừ thuế VAT) +
Chi phí
thu mua +
Thuế nhập khẩu
*. Đối với NVL xuất kho:
Công ty cổ phần giải pháp phát triển doanh nghiệp 3A sử dụng phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn để tính giá thực tế vật liệu xuất kho:
Trị giá NVL tồn đầu kỳ + Trị giá NVL nhập trong kỳ Đơn giá bình quân =
Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ
Giá trị NVL xuất trong kỳ = Đơn giá bình quân x Số lượng NVL xuất
VD: Trong tháng 3 năm 2011 tại Công ty cổ phần giải pháp phát triển doanh nghiệp 3A có tài liệu sau:
Trị giá lõi que H08 fi6,5 tồn đầu tháng: 1.204.577.721(đồng) Số lượng tồn: 149.991kg
Ngày 7/3 nhập kho 100.315kg lõi que H08 fi6,5 đơn giá nhập là 8.016,75(đồng) Ngày 15/4 xuất 21.347kg
Đơn giá 1.204.577.721 804.200.276
xuất ngày = + = 8.025,3 15/4 149.991 + 100.315 149.991 + 100.315 ( đồng) Giá trị xuất ngày 15/4 = 21.347 x 8.025,3 = 171.315.845
Sinh viên: HOÀNG THỊ THÚY – B3KT1
2.3.4. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 2.3.4.1. Chứng từ và chế độ luân chuyển chứng từ a. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu của Công ty cổ phần giải pháp phát triển doanh nghiệp 3A chủ yếu là mua ngoài do vậy thủ tục nhập khi luôn được coi trọng. Việc cung ứng vật tư cho sản xuất hoặc cho các đối tượng khác như bán hàng, quản lý….trong công ty đều do phòng kế hoạch kinh doanh thực hiện. Căn cứ vào tình hình sản xuất và dự trữ nguyên vật liệu (nguyên vật liệu chính) của toàn Công ty, phòng Kế hoạch kinh doanh lập kế hoạch sản xuất (kế hoạch thu mua nguyên vật liệu) từ đó tính ra số nguyên vật liệu trong kỳ sau đó bàn với đối tác để ký kết hợp đồng. Công ty lấy mẫu chuyển xuống phòng Kỹ thuật chất lượng kết hợp với phòng Kế hoạch kinh doanh tiến hành kiểm nghiệm vật tư nếu đạt yêu cầu thì nhập kho nguyên vật liệu
Căn cứ vào hoá đơn GTGT, giấy báo nhận hàng phòng Kế hoạch kinh doanh làm phiếu nhập kho. Thủ kho căn cứ vào số lượng viết số thực nhập. Phiếu nhập kho gồm 3 liên: 1liên lưu tại cuống, 1liên thủ kho nhận vào thẻ kho sau đó giao cho kế toán vật tư, 1liên nhan viên cung tiêu chuyển kèm với hoá đơn GTGT cho kế toán công nợ với người bán. Các thủ tục nhập kho thông qua một số biểu như sau:
4 2 Biểu số 01:
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 7 tháng 3 năm 2011 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thương mại Hà Việt Địa chỉ: 30B Nguyễn Công Trứ - Hà Nội
Số tài khoản: 102010000016120
Tại: NH Công thương khu vực II Hai Bà Trưng – Hà Nội MST: 010056574
Họ tên người mua hàng: Đoàn Phan Mười
Tên đơn vị: Công ty cổ phần giải pháp phát triển 3A
Địa chỉ: Khu TT UBND Huyện Từ Liêm - Cổ nhuế - Từ Liêm - Hà Nội.
Số tài khoản: 4211010051 Tại NH Nông nghiệp Thanh Trì-Hà Nội Hình thức thanh toán: CK MS: 0102906442
ST T
Tên hàng hoá dịch vụ
ĐV T
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
Thép làm lõi que hàn H08fi 6,5
Kg 100.315 8.016,75 804.200.276
Cộng tiền hàng 804.200.276
Thuế GTGT 5% 40.210.014
Tổng cộng tiền thanh toán 844.410.290
Số tiền viết bằng chữ: Tám trăm bổn bốn triệu bốn trăm mười nghìn hai trăm chín mươi đồng.
Người mua hàng Người viết hoá đơn Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 02:
PHIẾU NHẬP KHO Sinh viên: HOÀNG THỊ THÚY – B3KT1
Ngày 07 tháng 3 năm 2011 Họ tên người giao hàng: Đoàn Phan Mười Đ/c: Phòng KH-KD
Theo HĐ số 0068796 ngày 07 tháng 3 năm 2011 của Công ty TNHHTM Hà Việt Nhập tại kho: Chị Thìn
ST T
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá)
Mã
số Đvt
Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo
chứng từ
Thực nhập
A B C D 1 2 3 4
1
Thép làm lõi que hàn H08 fi6,5 thuế GTGT 5%
Kg 100.315 100.315 8.016,75 804.200.276
Cộng 100.315 100.315 804.200.276
Cộng thành tiền bằng chữ: Tám trăm linh bốn triệu hai trăm ngàn hai trăm bảy mươi sáu đồng.
Ngày 07 tháng 3 năm 2011
Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Dựa trên các hoá đơn GTGT mà kế toán lập ra các bảng kê, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào, căn cứ trên bảng kê này kế toán tính ra số thuế GTGT được khấu trừ và số liệu được ghi đồng thời vào sổ chi tiết liên quan.
Biểu số 03: BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ MUA
Công ty cổ phần giải pháp phát triên doanh
nghiệp 3A (Dùng cho cơ sở tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ kê khai hàng tháng) Từ ngày 01/3/2011 đến ngày 31/3/2011
Tên cơ sở kinh doanh: Công ty cổ phần giải pháp phát triển doanh nghiệp 3A Địa chỉ: Cổ Nhuế-Từ Liêm- Hà Nội Mã số thuế: 0102906442
Chứng từ Tên khách hàng Mã số thuế Mặt hàng
4 4
Doanh số bán chưa
VAT
Số hiệu Số HĐ Ngày
tháng
BY/2009 95256 04/3 Công ty Cổ phần CN Việt Hoàng
0500056421 Hộp gang fi4 loại 20kg
1.139.500
HY/2009 68796 07/3 Cty TM Việt Hà 1005165741 Thép fi6,5 804.200.276 HY/2009 32394 08/3 Cty xi măng Bỉm Sơn 0100229499 Xi măng 10.503.000 CY/2009 76523 24/3 Cty cao su Sao Vàng 0100306570 Curoa thang 12.000.000 HY/2009 68796 25/3 Cty TM Việt Hà 100516574 Thép fi6,5 48.600.000 QY/2009 43251 28/3 Cty TNHH Nam Hồng 0500254062 Trường
Thạch 69.129.865
MY/
2009
56826 31/3 Cty TNHH Nam Tiến 1001000568 Bột sắt 68.888.361 Ngà
y tháng năm2011
Kế toán trưởng Người lập biểu
Sinh viên: HOÀNG THỊ THÚY – B3KT1
Biểu số 04:
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 10 tháng 3 năm 2011 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thương mại Hà Việt Địa chỉ: 30B Nguyễn Công Trứ - Hà Nội
Số tài khoản: 102010000016120
Tại: NH Công thương khu vực II Hai Bà Trưng – Hà Nội MST: 010056574
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thành Luân
Tên đơn vị: Công ty cổ phần giải pháp phát triển 3A
Địa chỉ: Khu TT UBND Huyện Từ Liêm - Cổ nhuế - Từ Liêm - Hà Nội.
Số tài khoản: 4211010051 Tại NH Nông nghiệp Thanh Trì-Hà Nội Hình thức thanh toán: TM MS: 0102906442
ST T
Tên hàng hoá dịch vụ
ĐV T
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
Lô nhựa quấn dây hàn
Cái 120 5000 600.000
Cộng tiền hàng 600.000
Thuế GTGT 5% 30.000
Tổng cộng tiền thanh toán 630.000
Số tiền viết bằng chữ: Sáu trăm ba mươi ngàn đồng.
Người mua hàng Người viết hoá đơn Thủ kho Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 05:
PHIẾU NHẬP KHO Ngày 10 tháng 3 năm 2011
Họ tên người giao hàng: Nguyễn Thành Luân Đ/c: Phòng KH-KD
Theo HĐ số 0068797 ngày 10 tháng 3 năm 2011 của Công ty TNHHTM Hà Việt Nhập tại kho: Chị Thìn
ST T
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá)
Mã số đvt
Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo
chứng từ
Thực nhập
A B C D 1 2 3 4
1 Lô nhựa quấn
dây hàn Cái 120 120 5000 600.000
Cộng 120 120 600.000
Cộng thành tiền bằng chữ: Sáu trăm ngàn đồng chẵn
Ngày 10 tháng 3 năm 2011
Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
b. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu của Công ty không những phục vụ cho phân xưởng mà còn phục vụ cho các hoạt động khác như cửa hàng các phòng ban quản lý, đối với những nguyên vật liệu xuất ra đều phải có chứng từ hợp pháp hợp lệ. Chứng từ sử dụng để xuất kho nguyên vật liệu là Phiếu xuất kho.
Sinh viên: HOÀNG THỊ THÚY – B3KT1
Hàng tháng khi có kế hoạch sản xuất, các phân xưởng căn cứ vào quyết định về nhu cầu về vật liệu, vật tư do phòng kế hoạch lập đã thông qua sự xét duyệt của giám đốc, viết phiếu yêu cầu nguyên vật liệu, vật tư, phụ tùng kèm theo kế hoạch để xuống lĩnh nguyên vật liệu ở kho
Căn cứ vào phiếu yêu cầu nguyên vật liệu, vật tư, phụ tùng, phiếu xuất kho thủ kho xuất hàng ra và ghi vào cột thực xuất. Phiếu xuất kho phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị, thủ kho, người nhận hàng, phụ trách bộ phận sử dụng, phụ trách cung tiêu. Phiếu xuất kho có 3 liên: Liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho người nhận hàng, liên 3 giao cho thủ kho giữ để vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán. Kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào phiếu xuất kho sẽ vào sổ chi tiết vật tư.
Biểu số 06:
PHIẾU XUẤT KHO Ngày 16/3/2011 Họ tên người nhận hàng: Chị Thư – Phân xưởng dây hàn Lý do xuất kho: KHSX/T03/2011
Xuất tại kho: Chị Thìn STT Tên nhãn hiệu
quy cách sản phẩm vật tư
Mã số Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền
Yêu cầu
Thực xuất
A B C D 1 2 3 4
Lõi thép
H08fi6,5
kg 21.347 21.347 8.114 173.209.558
Cộng 173.209.558
Cộng thành tiền bằng chữ: Một trăm bảy mươi ba triệu hai trăm linh chín ngàn năm trăm năm tám đồng./.
Xuất ngày 21 tháng 3năm 2011 Thủ trưởng
đơn vị
Phụ trách bộ phận sử dụng
Phụ trách cung tiêu
Người nhận
hàng Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xuất thủ kho ghi vào thẻ kho theo dõi chỉ tiêu số lượng tình hình nhập xuất của từng loại vật liệu, cuối ngày tính ra số tồn kho sau đó ghi vào cột tồn của thẻ kho.
Biểu số 07:
Công ty cổ phần giải pháp phát triển doanh nghiệp 3A Thẻ Kho Sinh viên: HOÀNG THỊ THÚY – B3KT1
Ngày lập thẻ: 01/03/2011 Tờ số: 01
- Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Lõi que H08fi6,5 - Đơn vị tính: Kg
-Mã số:
ST T
Chứng từ
Trích yếu
Ngày xuất (nhập)
Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số
Hiệu
Ngày Tháng
Nhập Xuất Tồn
A B C D E 1 2 3 4
1 Tồn đầu tháng 150.70
7 2 56 07/03 Nhập lõi que
H08
100.31 5
251.02 2 3 120 26/03 Xuất cho phân
xưởng dây hàn
21.347
4 Tồn cuối Tháng
229.67 5
Định kỳ 5 ngày một lần kế toán chi tiết nguyên vật liệu phải xuống kho kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho, đối chiếu kiểm tra đóng dấu chất lượng số tồn kho cuối kỳ của từng thứ nguyên vật liệu và nhận chứng từ nhập xuất.
Khi nhận được chứng từ nhập xuất do thủ kho chuyển giao, kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ sau đó tiến hành nhập số liệu vào máy tính theo mã số của từng loại nguyên vật liệu, số liệu từ các chứng từ được mã hoá ký hiệu theo mã số riêng. Trình
tự ghi sổ trên máy hoàn toàn giống với làm thủ công, mọi thao tác đã được cài đặt trong phần mền.
Để việc kiểm tra xác suất kế toán vào mã hoá của nguyên vật liệu nào đó vào một số bất kỳ, in số liệu trên màn hình để kiểm tra một cách nhanh chóng. Tuy chứng từ không được ghi hàng ngày nhưng kế toán căn cứ số liệu và số ngày ghi trên phiếu nhập, xuất để vào lần lượt theo thứ tự từng ngày trong tháng. Từng loại nguyên vật liệu được vào số lượng và căn cứ trên đơn giá để tính giá trị nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn. Giá trị nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn đầu và cuối ngày được tính một cách cụ thể , phương pháp tính được cài đặt trong phần mềm máy tính. Máy tính sẽ tính ra đơn giá nhập, xuất, cứ vào chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu vào sổ chi tiết nhập, sổ chi tiết xuất nguyên vật liệu máy tính sẽ tự động và báo cáo nhập xuất tồn ngay tại thời điểm đó.
Cuối tháng, đối với nguyên vật liệu chính kế toán tồng hợp số liệu lập báo cáo nhập xuất tồn theo từng loại nguyên vật liệu trên. Kế toán căn cứ vào sổ chi tiết xuất nguyên vật liệu để lập bảng phân bổ số 2.
2.3.5. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Công ty Cổ phần giải pháp phát triển doanh nghiệp 3A hạch toán theo phương pháp KKTX và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
a. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 152 “Nguyên vật liệu“
TK 1521 Nguyên vật liệu chính TK 1522 Nguyên vật liệu phụ TK 1523 Nhiên liệu
TK 1524 Phụ tùng thay thế TK 1525 Vật liệu xây dựng
TK 6211.1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho que hàn TK 6211.2 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho dây hàn TK 6271.1 Chi phí sản xuất que hàn
TK 6271.2 Chi phí sản xuất dây hàn
Sinh viên: HOÀNG THỊ THÚY – B3KT1
Ngoài ra Công ty còn sử dụng một số Tài khoản kế toán khác như:
TK153, TK111, TK 112, TK 141,TK 331, …….
Công ty còn mã hoá cho từng nhà cung cấp bằng các mã số riêng rồi vào sổ chi tiết cho từng đối tượng thanh toán. Kế toán tiến hành mã số từng loại nguyên vật liệu để kiểm tra, kiểm soát dễ dàng, điều này cũng rất phù hợp với phần mềm kế toán mà Công ty đang sử dụng. Số liệu vào các sổ liên quan đêu dựa trên mã số, khi cần kiểm tra đối chiếu chỉ cần truy cập vào mã số đã có tự động máy sẽ cho ta những thông tin cần thiết về đối tượng cần tìm.
b. Trình tự kế toán
*. Kế toán tăng nguyên vật liệu
- Nếu thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: Hàng ngày kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu chi tiền mặt, giấy báo nợ của ngân hàng, hoá đơn để ghi vào nhật ký chứng từ số 1 và số 2:
Nợ TK 1521 : 8.122.000 Nợ TK 133 : 406.100
Có TK 111, 112 : 8.528.100
- Nếu chưa thanh toán cho người bán: Hàng ngày kế toán căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho để ghi sổ chi tiết TK331:
Nợ TK 1521 : 804.200.276 Nợ TK 133 : 40.210.014
Có TK 331 : 844.210.290
Khi Công ty thanh toán tiền hàng cho người cung cấp , kế toán căn cứ vào chứng từ thanh toán ghi trực tiếp vào sổ chi tiết TK 331 cho từng khách hàng đư ợc thanh toán cùng dòng hoá đơn được thanh toán đang theo dõi tr ên sổ chi tiết TK 331
N ợ TK 331 : 100.000.000
C ó TK 111: 100.000.000
Dùng tiền vay mua nguyên vật liệu: Khi nhận được giấy báo nợ của ngân hàng về việc Công ty vay tiền ngân hàng để mua vật liệu, kế toán căn cứ vào hoá đơn thanh toán, giấy báo nợ và phiếu nhập kho ghi Nhật ký chứng từ số 4:
Nợ TK1521 : 69.129.865