Sổ kế toán là loại sổ sách dùng để ghi chép phản ánh các nhiệm vụ kinh té phát sinh trong từng thời kỳ kế toán và niên độ kế toán. Từ các sổ kế toán, kế toán sẽ lên báo cáo tài chính nhờ đó mà các nhà quản lý có cơ sở để
31
đánh giá nhận xét tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình có hiệu quả hay không.
Sổ kế toán có hai loại:
+ Sổ kế toán tổng hợp: gồm sổ nhật ký,sổ cái, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.
+ Sổ chi tiết: là sổ của phần kế toán chi tiết gồm các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Căn cứ vào quy mô và điều kiện hoạt động của doanh nghiệp và vào các hình thức tổ chức của sổ kế toán, từng doanh nghiệp sẽ lựa chọn cho mình một hình thức tổ chức sổ kế toán cho phù hợp. Tổ chức sổ kế toán thực chất là việc kết hợp các loại sổ sách có kết cấu khác theo một trình tự hạch toán nhất định nhằm hệ thống hoá và tính toán các chỉ tiêu theo yêu cầu của từng doanh nghiệp. Theo quy định, các doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng một trong các hình thức tổ chức sổ kế toán sau đây:
1.8.4.1.Hình thức nhật ký sổ cái
Theo hình thức này, các nhiệm vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào một quyển sổ gọi là sổ cái. Sổ này là sổ kế toán tổng hợp duy nhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống. Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được phản ánh cả hai bên nợ- có trên cùng một vài trang sổ. Căn cứ ghi vào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc.
Mỗi chứng từ ghi vào một dòng của sổ cái.
Sơ đồ 04: Trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký sổ cái
Chứng từ gốc:
Phiêú xuất kho ,HĐ GTGT,HĐ bán hàngPhiếu thu ,phiêu chi , giấy báo nợ, giấy báo có….
Báo cáo tiệu thụ đại lý ……
Báo cáo tài chính
Nhật ký_ sổ cái Bảng tổng hơp chứng
từ gốc
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ(thẻ) kế toán chi tiết: Tk 155,TK157,TK
131,TK 511,TK TK 641,TK642…..
Sổ quỹ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 1.8.4.2. Hình thức chứng từ ghi sổ
Hình thức này phù hợp với mọi loại hình đơn vị, tuy nhiên việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc báo cáo dễ bị chậm trễ nhất là trong điều kiện thủ công. Sổ sách trong hình thức này gồm :
Sổ cái: là sổ phân loại dùng để hạch toán tổng hợp. Mỗi tài khoản được phản ánh trên môt vài trang sổ cái. Theo kiểu ít cột hoặc nhiều cột
Sổ đăng ký chứng từ ghi số: là sổ ghi theo thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng. Sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra đối chiếu số liệu với sổ cái. Mọi chứng từ ghi sổ sau khi lập
33
Chứng từ gốc(bảng tổng chứng từ gốc):
Phiêú xuất kho ,HĐ GTGT,HĐ bán hàng Phiếu thu ,phiếu chi,giấy báo có,giấy báo nợ
Báo cáo tiệu thụ đại lý
Bảng tính và phân bổ tiền lương,bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ…..
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết TK
TK155,TK157,TK632,TK511,TK641,TK642
Sổ cái TK155,TK157,TK632,TK511TK,641,TK642,TK911.TK412…Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo tài chính
xong đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số liệu và ngày tháng. Số hiệu của chứng từ ghi sổ được đánh liên tục từ đầu tháng đến cuối tháng. Ngày, tháng trên chứng từ ghi sổ tính theo ngày ghi “sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”.
Bảng cân đối tài khoản: dùng để phản ánh tình hình tồn đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và tình hình cuối kỳ của các loại tài sảnvà nguồn vốn với mục đích kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép cũng như cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý.
Các sổ và các thẻ hạch toán chi tiết: dùng để phản ánh các đối tượng cần hạch toán chi tiết
Sơ đồ 05: Trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu 1.8.4.3. Hình thức nhật ký chứng từ
Hình thức này thích hợp với doanh nghiệp lớn, số lượng nhiệm vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công, để chuyên môn hoá cán bộ kế toán. Tuy nhiên đòi hỏi trình độ, nhiêm vụ của cán bộ kế toán phải cao. Mặt khác, không phù hợp với việc kiểm tra bằng máy. Sổ sách trong hình thức này gồm có:
Sổ nhật ký chứng từ: nhật ký chứng từ được mở hàng tháng cho một hoặc một số tài khoản có nội dung giống nhau và có liên quan với nhau theo yêu cầu quản lý và lập các bảng tổng hợp cân đối. Nhật ký_chứng từđược mở theo số phát sinh bên có của tài khoản đối chứng với bên nợ của tài khoản liên quan, kết hợp giữa ghi theo thời gian và theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán phân tích.
Sổ cái: mở cho từng tài khoản tổng hợp và cho cả năm, chi tiết cho từng tháng trong đó bao gồm số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ. Sổ cái được ghi theo số phát sinh bên nợ của taì khoản đối ứng với bên có của các tài khoản liên quan, phát sinh bên có của từng tài khoản chỉ ghi tổng số trên cơ sở tổng hợp số liệu từ nhật ký chứng từ có liên quan.
Bảng kê: đươc sử dung cho một số đối tượng cần bổ sung chi tiết như bảng kê ghi nợ TK 111, 112, bảng kê theo dõi hàng gửi bán, bảng kê theo chi phí phân xưởng … trên cơ sở các số liệu ở bảng kê, cuối tháng ghi vào nhật ký chứng từ có liên quan.
Bảng phân bổ : sử dụng với những khoản chi phí phát sinh thường
35 Chứng từ kế toán &các bảng phân bổ Phiêú xuất kho ,HĐ GTGT,HĐ bán hàng Phiếu thu ,phiếu chi,giấy báo có,giấy báo nợ Báo cáo tiệu thụ đại lý
Bảng tính và phân bổ tiền lương,bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ…..
xuyên có liên quan đến nhiều đối tượng cần phải phân bổ. Các chứng từ gốc trước hết tập trung vào bảng phân bổ, cuối tháng dưa vào bảng phân bổ chuyển vào các bảng kê và nhât ký chứng từ liên quan.
Sổ chi tiết dùng: để theo dõi các đối tượng cần hạch toán chi tiết Sơ đồ 06: Trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu 1.8.4.4. Hình thức nhật ký chung
Là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự theo thời gian vào một quyển sổ gọi là Nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào nhật ký chung, lấy số liệu để ghi vào sổ cái. Mỗi bút toán phản ánh trong sổ nhật ký chung được vào sổ cái ít nhất cho hai tài khoản có liên quan. Đối với các tài khoản chủ yếu, phát sinh nhiều nghiệp vụ, có thể mở các nhật ký phụ.
37 Nhật ký chung
Nhật ký BH,thu(chi) tiền
Sổ cái :TK155,TK 157,TK 632,TK 511,TK 333,TK 131,TK 111,TK 112,TK 641,TK 642, TK 911…
Bảng cân đối phát sinh
Chứng từ kế toán:
Phiêú xuất kho ,HĐ GTGT,HĐ bán hàng Phiếu thu ,phiếu chi,giấy báo có,giấy báo nợ Báo cáo tiệu thụ đại lý ,bảng kê hàng hóa bán lẻ……
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ chi tiết:
TK155, TK 157, TK 632, TK 511, TK 131, TK 641,
TK 911…
Cuối tháng cộng các nhật ký phụ lấy số liệu ghi vào nhật ký chung hoặc vào thẳng sổ cái
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Sổ cái trong hình thức nhật ký chung có thể mở theo nhiều kiểu và mở cho cả hai bên nợ, có của tài khoản. Mỗi tài khoản mở trên một sổ riêng. Với những tài khoản có số lương nghiệp vụ nhiều, có thể mở thêm sổ cái phụ.
Cuối tháng cộng sổ cái phụ để đưa vào sổ cái.
1.5.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình
thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.