PHẦN III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM HOA SEN TẠI HÀ NỘI
3.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh của Chi nhánh Công ty TNHH Dược phẩm
3.2.3 Phướng hướng hoàn thiện công tác kế toán chi tiết tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh
3.2.3.1 Vấn đề tiêu thụ hàng hoá:
Sản phẩm của CN được bán ở khắp mọi nơi trên cả nước những nhân viên của CN phải trực tiếp đem đi bán do đó đã làm chi phí vận chuyển tăng lên cao và chi phí này được tính vào giá bán. CN nên thúc đẩy mở rộng hơn nữa phương thức bán buôn có nghĩa là bán với khối lượng lớn và có thể bán trực tiếp tại kho hàng hóa. Đây sẽ là cơ hội giúp CN Công ty bán được nhiều sản phẩm hơn và tiết kiệm chi phí mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Từ đó sẽ làm cho doanh thu của CN Công ty tăng lên
3.2.3.2. Vấn đề sử dụng tài khoản :
Chi phí bán hàng là những chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, lao vụ. Các khoản chi phí này được hạch toán trên tài khoản 6421 “Chi phí bán hàng”. Còn chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp mà không tách riêng cho bất kỳ một hoạt động nào. Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp được kế toán phản ánh trên tài khoản 6422 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”.
Nhưng tại chi Chi nhánh Công ty TNHH Dược phẩm Hoa Sen tại Hà Nội kế toán sử dụng tài khoản 642- “Chi phí quản lý kinh doanh” để theo
Đoàn Thị Thủy KT2K10
dõi cho tất cả các chi phí này. Việc hạch toán như vậy là chưa theo quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp và không phản ánh đúng nội dung, bản chất của từng loại chi phí .
Điều này gây khó khăn cho công tác quản lý, giám sát các khoản chi thuộc hai loại chi phí này như chi phí BHXH + BHYT+ BHTN, chi phí bằng tiền mặt cho hai loại chi phí này không tách biệt. Khó xác định được ảnh hưởng của chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đến kết quả kinh doanh. Việc hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trên hai tài khoản riêng biệt TK6421 “Chi phí bán hàng”, TK6422
“Chi phí quản lý doanh nghiệp” sẽ khắc phục được những hạn chế trên.
Chẳng hạn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong tháng 01 năm 2011 được hạch toán trên hai sơ đồ sau:
8 0 Biểu 17
Đơn vị: Chi nhánh Công ty TNHH Mẫu số S02 c1 - DNN
Dược phẩm Hoa Sen tại Hà Nội ( Ban hàng theo QĐsố 48/2006/QĐ BTC Ngày 14/09/2006 của BTC
SỔ CÁI
Tên tài khoản: Chi phí bán hàng Số hiệu tài khoản: TK 6421
Tháng 01 năm 2011
Đơn vị tính: Đồng Ngày tháng
ghi sổ
Chứng từ
ghi sổ Diễn giải TK
ĐƯ
Số tiền
S N-T N C
… … ……… … …….. …
31/1 12 31/1 Khấu hao TSCĐ của BH 214 7.565.000 31/1 14 31/1 Lương của bộ phận BH 334 13.931.020
… … ……… … …….. …
Cộng phát sinh
Đoàn Thị Thủy KT2K10
Biểu 18
Đơn vị: Chi nhánh Công ty TNHH Mẫu số S02 c1 - DNN
Dược phẩm Hoa Sen tại Hà Nội ( Ban hàng theo QĐsố 48/2006/QĐ BTC Ngày 14/09/2006 của BTC
SỔ CÁI
Tên tài khoản: Chi phí quản lý doanh nghiệp Số hiệu tái khoản: TK 6422
Tháng 01 năm 2011
Đơn vị tính: Đồng Ngày tháng
ghi sổ
Chứng từ
ghi sổ Diễn giải TK
ĐƯ
Số tiền
S N-T N C
… … ……… … …….. …
31/1 12 31/1 Khấu hao TSCĐ của QL 214 153.005 31/1 14 31/1 Lương của bộ phận QL 334 14.109.440
… … ……… … …….. …
Cộng phát sinh
Trong phần hành kế toán lao động, tiền lương, do CN tổ chức phân loại lao động theo chức năng của lao động trong quá trình kinh doanh nên tài khoản 334 là tài khoản phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của doanh nghiệp về các khoản thuộc thu nhập của họ cũng được tổ chức chi tiết theo chức năng tương ứng của lao động, cụ thể :
Tài khoản 334- Phải trả công nhân viên được chi tiết thành:
Tài khoản 3341: Phải trả nhân viên khối quản lý.
Tài khoản 3342: Phải trả nhân viên khối bán hàng.
Trong phần hành kế toán vật tư, hàng hoá, do CN có hoạt động thuê gia công chế biến và kinh doanh nhiều loại mặt hàng nên CN tiến hành tổ chức chi tiết các tài khoản phản ánh hàng tồn kho theo tên từng vật tư, sản phẩm, hàng hoá. Việc tổ chức chi tiết theo phương pháp này cho phép CN có thể
8 2
theo dõi một cách chi tiết, chính xác và dễ dàng đối với từng loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá cụ thể đảm bảo tính chặt chẽ trong công tác quản lý.
Trong phần hành kế toán bán hàng thì tài khoản phản ánh giá vốn hàng bán và tài khoản phản ánh doanh thu tiêu thụ trước khi được chi tiết theo tên lại được chi tiết theo mặt hàng.Việc chi tiết theo kiểu này giúp cho doanh nghiệp theo dõi riêng kết quả kinh doanh từng mặt hàng hoá, từ đó công ty sẽ có phương án đầu tư kinh doanh phù hợp với tình hình. Mặt hàng nào đang là thế mạnh với nhu cầu trên thi trường, mặt hàng nào vòng đời ngắn,
…Để có phương hướng đầu tư có trọng điểm. Hàng hoá nào lãi, từ đó có thể đưa ra các quyết định đúng đắn.
Như vậy, có thể thấy việc tổ chức chi tiết tài khoản kế toán một cách khoa học đã giúp ích rất nhiều cho công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, góp phần làm lên những thành công của Chi nhánh cũng như của công ty.
Công tác tổ chức báo cáo kế toán: CN đã tổ chức đầy đủ các báo cáo tài chính theo chế độ, ngoài ra còn tổ chức một số báo cáo quản trị giúp ích cho công tác quản trị nội bộ. Cụ thể, mỗi phần hành kế toán đều phải lập báo cáo tổng hợp của công tác trong phần hành đó. Các báo cáo này giúp cho nhà quản lý luôn nắm bắt được thông tin tổng hợp và chi tiết về từng phần hành cụ thể, đảm bảo công tác quản lý được thực hiện chặt chẽ. Ngoài ra kế toán tổng hợp còn phải lập các bảng phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp, giúp cho công tác xây dựng, điều chỉnh chiến lược, phương hướng sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp được chính xác, kịp thời.
Ngoài ra để phù hợp với chuẩn mực kế toán thì CN Công ty nên áp dụng chuẩn mực kế toán mới (QĐ 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 ).
Đối với kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng thì đều có những thay đổi mới
Để bù đắp cho những thiệt hại có thể xảy ra trong năm kế hoạch thì doanh nghiệp phải lập dự phòng, cụ thể là dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Đoàn Thị Thủy KT2K10
và dự phòng nợ phải thu khó đòi. Về phương diện kế toán thì lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá sẽ làm cho bảng cân đối kế toán phản ánh chính xác hơn giá trị thực của tài sản mà doanh nghiệp đang có. Về phương diện tài chính thì lập dự phòng sẽ làm giảm lợi nhuận của năm báo cáo nhưng ngược lại nó tạo ra nguồn tài chính để bù đắp cho các khoản thiệt hại có thể xảy ra. Nhưng theo thông tư mới thì việc lập dự phòng có thay đổi. Cụ thể là đối với dự phòng giảm giá hàng tồn kho lập vào cuối niên độ. Trước đây dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi lập sẽ được hạch toán vào tài khoản 6422 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” nhưng theo quyết định mới thì lại được hạch toán vào tài khoản 632 “giá vốn hàng bán”
Đối với mức dự phòng các khoản phải thu khó đòi cần lập tối đa là khoảng 20% ( Tỉ lệ ước tính) tổng số dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tài chính, đồng thời phải đảm bảo doanh nghiệp không bị lỗ
Như vậy, sử dụng thêm 02 tiểu khoản 6421 “ Chi phí bán hàng” và Tk 6422 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp” là cần thiết, sẽ phản ánh được một cách chi tiết, rõ ràng hơn tiện cho việc kiểm tra, giám sát, tránh tình trạng những khoản chi không cần thiết, không hợp lý đồng thời có biện pháp tiết kiệm hai loại chi phí này .
3.2.3.4 Vấn đề chính sách bán hàng :
Hiện nay, tại Chi nhánh Công ty TNHH Dược phẩm Hoa Sen tại Hà Nội thì chính sách giảm giá hàng bán hoặc chiết khấu hàng bán chưa được thực hiện, CN nên thực hiện chính này vì bằng chính sách này có thể khuyến khích khách hàng mua sản phẩm của Công ty nhiều hơn, cần xây dựng chính này một cách hợp lý, phù hợp. Tuy nhiên các khoản giảm giá và chiết khấu bán hàng sẽ làm doanh thu giảm nhưng nó lại có tác dụng tích cực để tăng doanh số tiêu thụ, khuyến khích khách hàng chú trọng đến các mặt hàng của Công ty
8 4
Trong nền kinh tế hiện nay, CN Công ty phải cạnh tranh quyết liệt trên thị trường để tìm cho mình một chỗ đứng ngày càng vững chắc. Để khách hàng chú ý hơn tới hàng hoá, sản phẩm của CN thì phải nghiên cứu thị trường, đưa ra những chính sách phù hợp để khẳng định được mình. Vì vậy mà chính sách giảm, giá hàng bán hoặc chiết khấu bán hàng lại rất cần thiết được áp dụng
Số chiết khấu hoặc giảm giá hàng bán này có thể được tính theo tỷ lệ % so với số tiền khách hàng thanh toán ...
3.2.3.5 Vấn đề sử dụng, chứng từ sổ kế toán . Về công tác tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ:
CN đã rất linh hoạt trong việc tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán. Ngoài những chứng từ theo đặc thù hoạt động kinh doanh và chế độ kế toán quy định, nhằm phục vụ công tác quản lý của CN với đặc thù của phần mềm kế toán, CN đã sử dụng một số chứng từ khác như: Phiếu kế toán, chứng từ phải trả khác,…Các chứng từ này sẽ giúp cho việc theo dõi mọi hoạt động kinh doanh chi tiết hơn đảm bảo cho việc xử lý thông tin kế toán của máy tính được chính xác, cụ thể.
Về công tác tổ chức sổ sách kế toán:
So với chế độ, một số mẫu sổ của CN có phần khác biệt, song điều đó một phần do đặc thù của kế toán máy, mặt khác lại có những ưu điểm.
Trong mẫu sổ ‘Chứng từ - Ghi sổ’ Trong cột “Số tiền” DN có thay đổi mẫu sổ do bộ tài chính ban hành cụ thể: Cột “Số tiền” thay vì tách thành hai cột “Nợ”, cột “Có” Doanh nghiệp có thể dùng một cột vì đây là định khoản theo tờ rời khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, dữ liệu được nhập vào máy lập tức được chương trình xử lý và chuyển thông tin vào các sổ sách liên quan.
Như vậy việc thay đổi mẫu sổ này đã làm giảm bớt sự phức tạp của mẫu sổ đồng thời không hề làm ảnh hưởng đến công tác quản lý.
Đối với tình hình của CN hiện nay thì việc áp dụng hình thức “Chứng từ - ghi sổ” là rất phù hợp. Tuy nhiên theo hình thức này thì phải có “Sổ
Đoàn Thị Thủy KT2K10
đăng ký chứng từ - ghi sổ” nhưng thực tế thì CN đã không sử dụng loại sổ này theo quy định của chế độ kế toán. Vì thế mà trong quá trình sử dụng hình thức này CN đã thiếu sổ. CN Công ty nên sử dụng “Sổ đăng ký Chứng từ - ghi sổ” theo sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ CN Công ty lấy số và ngày ghi ở chứng từ ghi sổ số 10, 11 ở phần trên như sau :
8 6 Biểu 19
Đơn vị: Chi nhánh Công ty TNHH Mẫu số S02b - DNN
Dược phẩm Hoa Sen tại Hà Nội ( Ban hàng theo QĐsố 48/2006/QĐ BTC Ngày 14/09/2006 của BTC
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31/01/2011
Đơn vị tính: Đồng Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền
Số Ngày Số hiệu NT
10 31/1 970.619.621
11 31/1 902.822.724
Kèm theo……..chứng từ gốc Người ghi sổ
(Ký và ghi họ tên)
Kế toán trưởng (Ký và ghi họ tên)
Giám đốc
(Ký và ghi họ tên, đóng dấu)
3.2.3.6 Vấn đề nâng cao hiệu quả kinh doanh
CN Công ty cần phải nắm bắt các thông tin về thị trường, nhu cầu thị trường về loại sản phẩm đang tiêu thụ, phải nắm được lượng tiêu thụ trên thị trường để từ đó có chiến lược trong khâu nhập xuất hợp lý, không để có tình trạng có loại hàng thì thiếu, có loại lại thừa để ứ đọng trong kho
Hơn nữa, việc tăng cường phát triển quan hệ với bạn hàng, tranh thủ khai thác triệt để thị trường truyền thống đồng thời có biện pháp mở rộng thị trường mới.
Mặt khác khi đưa hoá đơn GTGT để vào sổ chi tiết bán hàng kế toán của CN Công ty có thể vào riêng từng loại (mỗi loại có thể ở một trang hoặc vài trang sổ) như thế tiện cho việc theo dõi chi tiết hàng bán và xác định được hiệu quả từng loại thuốc, giúp doanh nghiệp xác định được ngay loại nào có lợi nhuận cao, loại nào còn kém, từ đó có chính sách khắc phục
Đoàn Thị Thủy KT2K10
Như vậy, để có thể tăng nhanh doanh số tiêu thụ CN cần phải kết hợp hài hoà hợp lý giữa các biện pháp trên để phù hợp với điều kiện thực tế. Và để giúp CN có chiến lược kinh doanh đứng đắn chủ động thích ứng với môi trường kinh doanh, uy động hiệu quả các nguồn lực hiện có và chủ động huy động nguồn lực lâu dài. Đảm bảo CN làm ăn có hiệu quả, tăng năng suất và tăng thu nhập cho người lao động
8 8