4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng.
Nhìn chung trang thiết bị văn phòng của công ty Đăng Khoa là tương đối đầy đủ, cơ sở vật chất tiện nghi đảm bảo phục vụ cho tốt nhất cho công nhân viên làm việc tại công ty.
Văn phòng công ty Đăng Khoa là một phòng khép kín, được trang bị đầy đủ các trang thiết bị cần thiết để tiến hành các công việc chuyên môn như:
- Các phương tiện kỹ thuật gồm: Máy tính ( có kết nối internet), Máy in, Máy fotocopy, máy điều hòa nhiệt độ, thiết bị âm thanh nghe nhìn, điện thoại, Fax,…
- Các dụng cụ làm việc: Bàn, Ghế, tủ đựng hồ sơ, bảng biểu, văn phòng
phẩm.
- Các dụng cụ cần thiết khác: Hộp y tế, thiết bị phòng cháy chữa cháy,…
4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng. Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu.
(Phụ lục 03)
4.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang sử dụng trong công tác văn phòng của công ty Đăng Khoa . Nhận xét bước đầu những hiệu quả mang lại
Phần mềm quản lý văn bản
Phần mềm quản lý văn bản Cloudoffice là phần mềm đang được nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp áp dụng bởi những tính năng quản lý chuyên nghiệp và ưu điểm vượt trội so với các phương pháp quản lý truyền thống.
* Các chức năng chính của phần mềm quản lý văn bản Cloudoffice Phần mềm quản lý văn bản CloudOffice có đầy đủ các chức năng nghiệp vụ quản lý văn bản như: Quản lý công văn đi, công văn đến, tờ trình .. phân loại, phê duyệt văn bản, báo cáo tình hình xử lý văn bản, theo dõi thời hạn xử lý văn bản. Ngoài ra, khả năng truy cập, điều hành từ xa thông qua thông qua các thiết bị thông minh như máy tính bảng, smartphone rất phù hợp với nhu cầu thực tế của các lãnh đạo khi đi công tác.
* Những lợi ích mà phần mềm quản lý văn bản Clouoffice mang lại Áp dụng phần mềm quản lý văn bản Cloudoffice sẽ mạng lại những thay đổi tích cực trong công tác quản lý. Giúp đơn vị cơ quan thay đổi phương pháp làm việc truyền thống vốn tồn tại nhiều hạn chế, giúp quá trình xử lý văn bản được nhanh chóng đúng hạn, đổi mới phong cách làm việc, , dễ dàng tiếp nhận ý kiến chỉ đạo công việc của lãnh đạo, tiết kiệm chi phí văn phòng, giấy tờ in ấn.
Phần mềm quản lý nhân sự
* Các chức năng chính của phần mềm quản lý
Phần mềm Quản lý Nhân Sự HRM Pro không chỉ đáp ứng các nghiệp vụ thông thường trong việc quản lý nhân sự như chấm công, tính lương, quản lý thông tin nhân viên… mà còn là công cụ để xây dựng hệ thống chức danh, bộ
tiêu chuẩn đào tạo, bộ tiêu chuẩn đánh giá, phân tích và hoạch định nguồn lực, quản trị chi phí nhân sự, xây dựng chính sách đãi ngộ giữ chân người tài… cho một doanh nghiệp không chỉ lực lượng nhân sự lớn, nhiều cấp bậc đòi hỏi phải có các nghiệp vụ vô cùng phức tạp mang tính đặc thù riêng của từng ngành mà còn phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu thay đổi chính sách nhân sự từ chính phủ.
HRM Pro cung cấp các công cụ hữu hiệu trong việc dự báo tình hình nhân sự trong tương lai giúp doanh nghiệp có nhiều không gian và thời gian cho việc đào tạo, hoạch định và ổn định đội ngũ nhân sự kế cận.
* Những lợi ích mà phần mềm quản lý văn bản Clouoffice mang lại Tự động hóa và tin học hóa công việc quản trị nhân sự.
Tiết kiệm thời gian và chi phí.
Cung cấp các báo cáo quản trị nhân sự và báo cáo lương chính xác và nhanh chóng.
Cung cấp thông tin phân tích về hiệu quả giờ làm việc, tăng ca, thôi việc… hỗ trợ quá trình ra quyết định.
Tránh sự các rủi ro trong việc thực hiện công việc do phụ thuộc vào nhân viên thừa hành
Phần mềm quản lý tài sản
* Các chức năng chính của phần mềm quản lý tài sản Quản lý thông tin, lý lịch tài sản
Quản lý điều chuyển tài sản,cho phép người dùng thực hiện điều chuyển tài sản từ đơn vị này đến đơn vị khác; theo dõi quá trình điều chuyển tài sản
Quản lý hoạt động tài sản,cho phép người dùng cập nhật các thông tin về hoạt động của tài sản, lưu quá trình hoạt động trong vòng đời của tài sản
Quản lý sửa chữa bảo dưỡng tài sản,quản lý thông tin bảo dưỡng tài sản Quản lý kiểm định tài sản, cho phép người dùng thiết lập lại thông tin kiểm định tài sản trong quá trình quản lý hoạt động của tài sản và đưa ra kế hoạch kiểm định tài sản trong năm.
Quản lý chi phí cho tài sản, cho phép người dùng cập nhận các chi phí hoạt động của tài sản trong tháng, quí,năm, và tạo ra một bảng báo cáo chi phí
hoạt động của tài sản theo tháng, quí hoặc năm..
Quản lý thanh lý tài sản.
Quản lý vật tư thiết bị
* Lợi ích mà phần mềm mang lại
Phần mềm quản lý, lưu trữ dữ liệu tài sản tập trung, giúp cho việc khai thác, cập nhật dữ liệu nhanh chóng, đơn giản, đồng bộ, đạt hiệu quả cao ở đơn vị các cấp có cùng triển khai chương trình.
Phần mềm luôn tự động cập nhật các tính năng mới, các quy định mới nhất về quản lý và sử dụng tài sản theo luật hiện hành.
Dễ dàng thực hiện công tác quản lý theo dõi tài sản của đơn vị theo các qui định của pháp luật về quản lý tài sản.
Các công việc như đề xuất trang cấp tài sản, đề nghị xử lý tài sản của đơn vị cũng như việc nhận các quyết định phê duyệt từ cấp trên được thực hiện tự động thông qua các chức năng của chương trình với thao tác nhanh chóng, thuận tiện.
Gửi các báo cáo tài sản cho cấp trên cũng như cho cơ quan tài chính một cách dễ dàng, nhanh chóng.
PHẦN II