PHҪN II: KIӆM SOÁT CHI PHÍ THEO CÁC GIAI ĈOҤN ĈҪU TѬ XÂY DӴNG CÔNG TRÌNH
4.1 KiӇm soát chi phí trong giai ÿoҥn trѭӟc khi thi công xây dӵng
4.1.1. Trong viӋc xác ÿӏnh tәng mӭc ÿҫu tѭ dӵ án.
Nhӳng vҩn ÿӅ kinh tӃ - kӻ thuұt cӫa dӵ án ÿҫu tѭ xây dӵng công trình ÿѭӧc giҧi quyӃt ӣ giai ÿoҥn chuҭn bӏ ÿҫu tѭ có ҧnh hѭӣng mang tính quyӃt ÿӏnh ÿӃn giá thành công trình. Vì thӃ viӋc kiӇm soát chi phí ӣ giai ÿoҥn này có vai trò ÿһc biӋt quan trӑng;
ÿòi hӓi nhà cung cҩp dӏch vө này phҧi có năng lӵc và kinh nghiӋm. Mӑi tham vҩn không chuҭn xác ÿӅu có thӇ dүn ÿӃn: hoһc là gây lãng phí không cҫn thiӃt cho chӫ ÿҫu tѭ hoһc là thiӃu vӕn làm phá vӥ kӃ hoҥch chi phí (cost plan) cӫa dӵ án.
Ngoài nhӳng nӝi dung tѭ vҩn quҧn lý khác, nӝi dung chӫ yӃu thӵc hiӋn kiӇm soát chi phí ӣ giai ÿoҥn này bao gӗm:
- Giúp chӫ ÿҫu tѭ hoһc làm thay chӫ ÿҫu tѭ công viӋc lұp dӵ án ÿҫu tѭ xây dӵng công trình;
- Lӵa chӑn phѭѫng án hӧp lý vӅ kinh tӃ;
- Thҭm tra, ÿánh giá hiӋu quҧ kinh tӃ cӫa dӵ án;
- Xác ÿӏnh sѫ lѭӧc tәng mӭc ÿҫu tѭ cӫa dӵ án trên cѫ sӣ phѭѫng án tӕi ѭu ÿã ÿѭӧc lӵa chӑn;
- Lӵa chӑn và lұp phѭѫng án tài chính, nguӗn vӕn, lãi suҩt, phѭѫng thӭc vay, thanh toán và phѭѫng thӭc thanh toán…
- Ĉánh giá rӫi ro cӫa dӵ án và ÿӅ xuҩt phѭѫng án lӵa chӑn lҥi phѭѫng án ÿӇ giҧm thiӇu rӫi ro cho dӵ án.
Nhӳng nӝi dung trên là mӝt mӭc các công viӋc phҧi làm cӫa tә chӭc tѭ vҩn quҧn lý chi phí và các kӻ sѭ ÿӏnh giá. Các công viӋc không chӍ phӭc tҥp, ÿa dҥng mà còn ÿan xen phө thuӝc mang tính logic vӅ kinh tӃ - xã hӝi… nên ÿòi hӓi tә chӭc tѭ vҩn quҧn lý chi phí phҧi có các chuyên gia, kӻ sѭ ÿӏnh giá giӓi, có kiӃn thӭc tәng hӧp, tích luӻ nhiӅu kinh nghiӋm thӵc tӃ và hiӇu biӃt sâu vӅ chuyên môn cө thӇ.
4.1.2. Trong viӋc thiӃt kӃ - xác ÿӏnh dӵ toán, tәng dӵ toán xây dӵng công trình.
- Nhӳng thay ÿәi thiӃt kӃ: bao gӗm thay ÿәi theo yêu cҫu cӫa chӫ ÿҫu tѭ, thay ÿәi do bә sung ÿiӅu chӍnh cho hӧp lý cӫa nhà thiӃt kӃ (có sӵ chҩp thuұn cӫa chӫ ÿҫu tѭ).
- ThiӃt kӃ sѫ ÿӗ tәng mһt bҵng xây dӵng công trình: liên quan ÿӃn viӋc sӱ dөng ÿҩt ÿai, chiӅu dài ÿѭӡng ÿiӋn, nѭӟc, ÿѭӡng vұn chuyӇn, khӕi lѭӧng ÿào ÿҳp, ÿӅn bù giҧi phóng mһt bҵng, phòng cӭu hoҧ, an ninh an toàn…
- ThiӃt kӃ không gian kiӃn trúc: liên quan ÿӃn viӋc không gian kiӃn trúc, khӕi lѭӧng móng, năng lѭӧng, chiӃu sáng, sӕ tҫng xây dӵng (càng nhiӅu sӕ tҫng thì chi phí cho mӝt ÿѫn vӏ diӋn tích càng giҧm…)
- Lӵa chӑn vұt liӋu và kӃt cҩu xây dӵng: chi phí vұt liӋu thѭӡng chiӃm 60% - 70% so vӟi chi phí trӵc tiӃp và chiӃm 40 - 50% giá xây dӵng công trình. Vì vұy, viӋc lӵa chӑn vұt liӋu và kӃt cҩu hӧp lý có ý nghƭa ÿһc biӋt quan trӑng trong viӋc khӕng chӃ chi phí.
- Chӑn phѭѫng án công nghӋ: viӋc lӵa chӑn công nghӋ phҧi phө thuӝc nhiӅu yӃu tӕ.Dù chӑn phѭѫng án công nghӋ nào cNJng phҧi phân tích kӻ lѭӥng tính kinh tӃ, kӻ thuұt, tính sӱ dөng… và phҧi có biӋn pháp hӧp lý ÿӇ quҧn lý mӟi hy vӑng khӕng chӃ chi phí ÿѭӧc.
- Chӑn thiӃt bӏ và mүu mã: khi lӵa chӑn thiӃt bӏ phҧi xem xét ÿӃn khҧ năng cung cҩp thiӃt bӏ và gia công ӣ trong nѭӟc. NӃu buӝc phҧi nhұp thiӃt bӏ thì phҧi xem xét ÿӃn các yӃu tӕ gia công thiӃt bӏ phi tiêu chuҭn mà trong nѭӟc sҧn xuҩt ÿѭӧc ÿӇ giҧm giá thành xây dӵng. Cҫn lӵa chӑn mүu mã ÿӇ ÿҧm bҧo tính thông dөng phә biӃn, quy chuҭn, tiêu chuҭn ӣ trong nѭӟc.
- Áp dөng ÿӏnh mӭc dӵ tóan và phѭѫng pháp lұp dӵ tóan công trinh xây dӵng ÿӇ xác ÿӏnh giá trӏ tѭѫng ÿӕi chính xác cӫa dӵ án.
- KiӇm soát chi phí thông qua viӋc thҭm tra dӵ toán thiӃt kӃ
- Tính toán kiӇm tra khӕi lѭӧng xây dӵng công trình: Ĉây là phҫn quan trӑng nhҩt và khó khăn vì chiӃm nhiӅu thӡi gian nhҩt. NhiӅu chuyên gia kinh tӃ ÿánh giá nó quyӃt ÿӏnh ÿӃn 50 - 60% ÿӝ chính xác cӫa dӵ toán chi phí nên thѭӡng ÿѭӧc tұp trung công sӭc vào bѭӟc này.
- KiӇm tra tính ÿúng ÿҳn cӫa các ÿѫn giá vұt liӋu, nhân công, máy thi công, các khoҧn chi khác bao gӗm công viӋc: xác ÿӏnh mһt bҵng giá vұt liӋu, giá nhân công, giá máy thi công tҥi thӡi ÿiӇm tính toán, xác ÿӏnh chӫng loҥi và chҩt lѭӧng vұt liӋu phù hӧp vӟi thiӃ kӃ; xác ÿӏnh tiӅn lѭѫng và sӵ phù hӧp tiӅn lѭѫng, tiӅn công lao ÿӝng vӟi tính chҩt, ÿһc thù công trình, vӟi khu vӵc nѫi xây dӵng công trình; xác ÿӏnh chӫng loҥi máy, thiӃt bӏ sӱ dөng vào công trình phù hӧp vӟi tính chҩt công trình theo thiӃt kӃ. Các khoҧn mөc chi phí khác trong dӵ toán nhѭ trӵc tiӃp phí khác, chi phí chung, lӧi nhuұn, thuӃ…
thѭӡng chiӃm 10 - 15% chi phí vұt liӋu, nhân công, máy thi công nên phҧi ÿѭӧc kiӇm soát chһt chӁ. SӁ là sai lҫm nӃu cӭ cӭng nhҳc, máy móc mà không xem xét ÿӃn mӭc chi phí trong mӕi quan hӋ vӟi tính ÿһc thù cӫa công viӋc, cӫa công trình hay nhӳng ҧnh hѭӣng có liên quan khác.
- Xác ÿӏnh sӵ phù hӧp danh mөc các khoҧn chi phí trong dӵ toán: ÿây là mӝt phҥm trù công viӋc rҩt sâu vӅ nghiӋp vө cӫa các kӻ sѭ ÿӏnh giá. Phân tích công nghӋ sҧn xuҩt xây dӵng, phân tích các bѭӟc công viӋc cӫa quá trình sҧn xuҩt trong mӕi quan hӋ vӟi hӋ thӕng ÿӏnh mӭc, ÿѫn giá. Phân tích sӵ phù hӧp cӫa nӝi dung công viӋc, tính chҩt, kӃt cҩu, chӫng loҥi vұt liӋu theo thiӃt kӃ,… vӟi hao phí trong ÿӏnh mӭc. Bѭӟc công viӋc này ÿòi hӓi ӣ ngѭӡi khӕng chӃ chi phí phҧi có thӵc tiӉn, năng lӵc chuyên môn sâu, biӃt phân tích, tәng hӧp…
- KiӇm tra tính toán: viӋc kiӇm tra này không chӍ ÿѫn thuҫn kiӇm tra các phép tính chi tiӃt ӣ bѭӟc trѭӟc mà là bѭӟc nhҵm ÿánh giá lҥi, nhìn nhұn lҥi kӃt quҧ ÿã ÿѭӧc tính toán chi tiӃt. Có rҩt nhiӅu cách ÿӇ kiӇm tra khác nhau, tuǤ thuӝc vào loҥi công viӋc. Thông thѭӡng ngѭӡi ta sӱ dөng phѭѫng pháp kinh nghiӋm ÿӇ kiӇm tra nhanh hoһc sӱ dөng phѭѫng pháp chӍ tiêu tәng hӧp.
- Biên soҥn, nhұn xét, ÿánh giá: ÿây là công viӋc mang tính nӝi nghiӋp bao gӗm: trình bày, giҧi thích chi tiӃt, phân tích, ÿánh giá vӅ nhӳng vҩn ÿӅ ÿang trình bày, ÿánh giá vӅ
nhӳng vҩn ÿӅ ÿã phát hiӋn, nêu ý kiӃn kiӃn nghӏ, yêu cҫu sӱa ÿәi cho phù hӧp… (còn nӳa)
4.1.3. Trong viӋc ÿҩu thҫu và lӵa chӑn nhà thҫu.
KiӇm sóat chi phí thông qua ÿҫu thҫu ÿӇ ÿҧm bҧo khӕng chӃ chi phí cӫa cҧ dӵ án nhҵm ÿem lҥi hiӋu quҧ ÿҫu tѭ cho chӫ ÿҫu tѭ thì phѭѫng thӭc lӵa chӑn nhà thҫu thông qua hình thӭc ÿҩu thҫu là có lӧi nhҩt hay nói khác ÿi ÿҩu thҫu là cách tӕt nhҩt ÿӇ khӕng chӃ hұu quҧ chi phí cӫa dӵ án. Có rҩt nhiӅu nӝi dung công viӋc cӫa ngѭӡi kӻ sѭ ÿӏnh giá có liên quan ÿӃn viӋc kiӇm sóat chi phí thông qua ÿҩu thҫu. Trong ÿó hai viӋc quan trӑng ÿһc biӋt là kiӇm sóat mӝt hӗ sѫ mӡi thҫu và kiӇm sóat chi phí (hay giá) cӫa hӧp ÿӗng. Các vҩn ÿӅ sau cҫn kiӇm sóat trong giai ÿӑan này:
- Thӵc hiӋn lӵa chӑn nhà thҫu thông qua hình thӭc ÿҩu thҫu:tùy theo hình thӭc gói thҫu ÿӇ thӱc hiӋn linh hӑat các hình thӭc lӵa chӑn nhà thҫu cho phù hӧp và phҧi lҩy mөc tiêu hiӋu quҧ.Thӡi gian và chҩt lѭӧng công trình ÿӇ quyӃt ÿӏnh phѭѫng thӭc lӵa chӑn cho hӧp lý;
- Chҩt lѭӧng cӫa hӗ sѫ ÿҩu thҫu (hӗ sѫ mӡi thҫu và hӗ sѫ dӵ thҫu). Hӗ sѫ mӡi thҫu là lӑai văn kiӋn rҩt quan trӑng ÿӇ tiӃn hành mӡi thҫu. Hӗ sѫ mӡi thҫu do ÿѫn vӏ mӡi thҫu lұp hoһc thuê tә chӭc tѭ vҫn do bên mӡi thҫu ÿӇ lұp và cung cҩp cho bên dӵ thҫu. Hӗ sѫ mӡi thҫu vӯa là căn cӭ ÿӇ bên dӵ thҫu lұp hӗ sѫ dӵ thҫu vӯa là cѫ sӣ ÿӇ ký kӅt hӧp ÿӗng giӳa bên mӡi thҫu và bên dӵ thҫu ÿã trúng thҫu.Các ÿiӅu kiӋn nêu lên hӗ sѫ này là ÿӅu sӁ ràng buӝt ÿӕi vӟi hai bên trong quá trình thӵc hiӋn hӧp ÿӗng sau này.
- Nhӳng vҩn ÿӅ liên quan ÿӃn ÿiӅu chӍnh giá xây dӵng: giá vұt liӋu, nhân công, máy thi công; cѫ chӃ chính sách…;
- Mӭc ÿӝ kiӇm soát hӧp ÿӗng ÿӕi vӟi nhà thҫu xây dӵng: kiӇm soát khӕi lѭӧng, ÿѫn giá, các ÿiӅu kiӋn thanh toán và các ÿiӅu kiӋn khác cӫa hӧp ÿӗng;
- Và nhӳng nӝi dung khác có liên quan trong ÿҩu thҫu.
4.2. KiӇm soát chi phí trong giai ÿoҥn thӵc hiӋn xây dӵng công trình.
KiӇm sóat chi phí (hay giá) cӫa hӧp ÿӗng thuӝc trách nhiêm cӫa kӻ sѭ ÿӏng giá trong suӕt quá trình thӵc hiӋn hӧp ÿӗng.Thӵc hiӋn kiӇm sóat chi phí theo hӧp là khӕng chӃ giá hӧp ÿӗng ÿã ÿѭӧc ký kӅt trong hӧp ÿӗng và giám sát, xӱ lý nhӳng phát sinh theo ÿiӅu kiӋn ghi trong hӧp ÿӗng.
x Xӱ lý giá công trình biӃn ÿӝng
Trong quá trình thӵc hiӋn dӵ án, do ÿһc thù cӫa sҧn xuҩt xây dӵng luôn có sӵ biӃn ÿӝng vӅ nhiӅu mһt, nhiӅu vҩn ÿӅ thѭӡng xuyên xuҩt hiӋn nhѭ: thay ÿәi bә sung ÿiӅu chӍnh (tăng, giҧm) khӕi lѭӧng,ÿiӅu chӍng tiӃn ÿӝ thi công, giá cҧ thay ÿәi do biӃn ÿӝng giá cӫa thӏ trѭӡng, thay ÿәi chӃ ÿӝ chính sách cӫa nhà nѭӟc hay ÿiӅu chӍnh các nӝi dung cӫa hӧp ÿӗng theo quy ÿӏnh trong hӧp ÿӗng ÿã cam kӃt v.v…Tình hình do không thӇ không có nhӳng ÿiӅu chӍnh ÿӇ thích nghi vӟi nhӳng phát sinh thӵc tӃ ÿó và dүn tӟi phҧi ÿiӇu chӍnh vӕn ÿҫu tѭ cӫa dѭ án.Vì vұy ngѭӡi kӻ sѭ ÿӏng giá cҫn phҧi chú ý, tiên lѭӧng trѭӟc các tình huӕng nhҵm có biӋn pháp ÿӇ khӕng chӃ chi phí mӝt cách hӧp lý.
Khi sӱ lý giá công trình biӃn ÿӝng ngѭӡi kӻ sѭ ÿӏnh giá phҧi xem xét ÿӃn nguyên nhân cӫa sӵ thay ÿәi. Trѭӡng hӧp thay ÿәi do chӫ quan cӫa bên giao thҫu thì phҧi xem xét các ÿiӅu khӓan ghi trong hӧp ÿӗng. Thông thѭӡng trong trѭӡng hӧp này ÿѭӧc ÿiӅu chӍnh bә sung chi phí phát sinh. Trong trѭӡng hӧp sӵ thay ÿәi phát sinh do bên nhұn thҫu vi phҥm thì bên nhұn thҫu phҧi chӏu chi phí phát sinh vi phҥm do mình gây ra.
Theo thông lӋ quӕc tӃ, căn cӭ khӕi lѭӧng cӫa kӻ sѭ giám sát (cNJng có thӇ ÿӗng thӡi là kӻ sѭ ÿӏng giá QS), Kӻ sѭ ÿӏnh giá công trình thҭm ÿӏnh tính hӧp lý cӫa khӓan chi phí thay ÿәi theo nguyên tҳc sau:
- Thӭ nhҩt: nӃu lӑai công tác ÿiӅu chӍnh có trong lӑai công tác ÿã ÿѭӧc ghi trong hӧp ÿӗng thì áp dөng giá cӫa lӑai công tác ҩy trong hӧp ÿӗng.
- Thӭ hai: nӃu lӑai công tác ÿiӅu chӍnh chӍ tѭѫng tӵ nhѭ lӑai công tác có giá trong hӧp ÿӗng thì có thӇ lҩy giá làm cѫ sӣ xác ÿӏnh, ÿàm phán và thӓa thuұn vӟi bên nhұn thҫu.
- Thӭ ba: nӃu lӑai công tác ÿiӅu chӍnh không có trong lӑai công tác ghi trong hӧp ÿӗng thì kӻ sѭ ÿӏnh giá xác ÿӏnh, ÿàm phán và thӓa thuұn vӟi bên nhұn thҫu.
4.2.1. Trong viӋc thanh toán hӧp ÿӗng xây dӵng.
- TiӃn ÿӝ thanh toán: kiӇm soát viӋc thanh toán kӏp thӡi, ÿúng giá trӏ khӕi lѭӧng công viӋc ÿã hoàn thành…;
- KiӇm tra, giám sát quá trình thӵc hiӋn: xem xét có hay không viӋc thông ÿӗng, mҳc ngӑăc giӳa các bên vӅ khӕi lѭӧng, chҩt lѭӧng, giá cҧ…;
4.2.2. KiӇm soát chi phí khi quyӃt toán vӕn ÿҫu tѭ xây dӵng công trình.
- KiӇm tra lҥi tòan bӝ hӗ sѫ hoàn công, hӗ sѫ thanh quyӃt tóan nhҵm tәng hӧp các khӓan chi phí ÿã thanh tóan tҥm ӭng, tránh viӋc thanh tóan trung lҳp hoһc thanh tóan thӯa.
- Thuê ÿѫn vӏ kiӇm tóan ÿӝc lұp ÿӇ kiӇm tra hӗ sѫ quyӃt tóan trѭӟc khi thanh lý hӧp ÿӗng.
- KiӇm tra các ÿiӅu khӓan thӵc hiӋn trong hӧp ÿӗng ÿã hòan thành chѭa, cҫn tiӃp tөc thӵc hiӋn phҫn viӋc nào.
- Bҧo ÿҧm bҵng tiӅn hoһc tín dөng ngân hàng cho viӋc bҧo hành công trình.