2.3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.3: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty
(Nguồn:Phòng kế toán ) - Kế toán trưởng: Là người phụ trách và chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác kế toán của công ty. Có nhiệm vụ phân công công
KẾ TOÁN TRƯỞNG
KẾ TOÁN HÀNG HÓA
THỦ QUỸ KIÊM KẾ TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN THANH TOÁN,
HÀNG HÓA, LƯƠNG
38
việc, hướng dẫn chuyên môn, giám sát chỉ đạo về vấn đề tài chính, tổng hợp báo cáo của các kế toán viên và đưa lên báo cáo tài chính phản ánh toàn bộ quá trình hoạt động của công ty.
- Kế toán thanh toán, hàng hóa, lương:
+ Theo dõi và phản ánh tình hình tiêu thụ hàng hóa, viết hóa đơn bán hàng, kiểm kê hàng hóa thanh toán với người mua, lập báo cáo tiêu thụ và xác định số thuế phải nộp của công ty.
+ Theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho hàng hoá về mặt số lượng và giá trị tại các kho của công ty. Định kỳ phải đối chiếu số lượng với thủ kho và lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho hàng hoá vào cuối tháng. Theo dõi tình hình tăng, giảm, tồn kho các loại hàng hóa căn cứ vào chứng từ nhập kho, xuất kho.
+ Tính và thanh toán các khoản lương, tiền thưởng, tiền trợ cấp cho công nhân viên, kiểm tra phân tích tình hình sử dụng quỹ tiền lương, quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn.
- Thủ quỹ kiêm kế toán công nợ:
+ Hàng ngày, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ tiến hành thực thu, thực chi và cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt số tiền thu , chi trong ngày.
+ Quản lí chặt chẽ vốn bằng tiền, theo dõi từng khoản nợ phải trả, nợ phải thu nhằm đôn đốc việc thanh toán đúng thời hạn.
2.3.2. Phân loại chi phí
Theo yếu tố:
- Chi phí nhân công: bao gồm toàn bộ các khoản phải trả cho NLĐ (thường xuyên, tạm thời) như tiền lương tiền công, các khoản trợ cấp phụ cấp.
Ngoài ra gồm cả chi phí BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ được tính theo lương.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: bao gồm các khoản phải trả cho người cung cấp điện nước, điện thoại, vệ sinh, các dịch vụ phát sinh trong kỳ báo cáo.
Theo khoản mục:
39
- Chi phí bán hàng:
+ Tiền lương nhân viên bán hàng.
+ Tổng chi phí tiêu thụ trực tiếp: chi phí đóng gói, chi phí hao hụt hàng hóa tại kho, chi phí chuyên chở hàng hóa đến khách hàng, chi phí bốc dỡ, tiền thuê kho bãi…
+ Chí phí về công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc...
- Chi phí quản lý doanh nghiệp: là các chi phí cho bộ máy quản lý và điều hành trong doanh nghiệp, các chi phí có liên quan đến hoạt động của toàn công ty.
+ Chi phí nhân viên quản lý bao gồm các khoản phải trả cho cán bộ quản lý như tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn của Ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng, ban.
+ Chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý như văn phòng phẩm, vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa tài sản cố định, công cụ, dụng cụ...
+ Chi phí đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý.
2.3.3. Chứng từ và sổ sách kế toán
- Vì công ty có quy mô nhỏ nên áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung”
40
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật kí chung
(Nguồn: phòng kế toán)
Ghi chú:
: ghi hàng ngày
: ghi cuối tháng hoặc định kỳ : quan hệ đối chiếu, kiểm tra
2.3.4. Phương pháp tập hợp chi phí và tính giá thành thực tế
Phương pháp phân bổ gián tiếp: Được áp dụng trong trường hợp chi phí sản xuất phát sinh liên quan đến nhiều đối tượng tập hợp chi phí sản xuất mà không thể tổ chức ghi chép ban đầu riêng rẽ theo từng đối tượng. Phương pháp này đòi hỏi phải ghi chép ban đầu các chi phí sản xuất có liên quan tới nhiều đối tượng theo từng địa điểm phát sinh chi phí hoặc nội dung chi phí, theo đó tập hợp các chứng từ kế toán theo từng địa điểm phát sinh chi phí rồi chọn tiêu chuẩn phân bổ để tính toán phân bổ chi phí sản xuất đã tập hợp cho
Chứng từ kế toán
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ Nhật ký
đặc biệt Sổ,thẻ kế toán chi
tiết
SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi
tiết Bảng cân
đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
41
các đối tượng có liên quan. Việc phân bổ chi phí cho từng đối tượng thường được tiến hành theo hai bước sau:
Bước 1: Xác định hệ số phân bổ theo công thức sau: H = C / T Trong đó:
H: Hệ số phân bổ chi phí
C: Là tổng chi phí cần phân bổ cho các đối tượng
T: Tổng đại lượng tiêu chuẩn phân bổ của các đối tượng cần phân bổ chi phí Bước 2: Xác định chi phí cần phân bổ cho từng đối tượng tập hợp cụ thể:
Cn = H x Tn Trong đó:
Cn: Phần chi phí phân bổ cho đối tượng n
Tn: Đại lượng tiêu chuẩn phân bổ dùng để phân bổ chi phí của đối tượng n Giá thành thực tế: Là loại giá thành được xây dựng sau khi kết thúc một chu kỳ sản xuất, hoặc một thời kỳ sản xuất, được xác định trên cơ sở chi phí thực tế đã chi ra để sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.
+ Giá thành toàn bộ: Bao gồm toàn bộ chi phí phát sinh cho quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, cụ thể: Giá thành sản xuất của toàn bộ sản phẩm tiêu thụ, Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Giá thành đơn vị sản phẩm = 𝑻ổ𝒏𝒈 𝒈𝒊á 𝒕𝒉à𝒏𝒉 𝒔ả𝒏 𝒑𝒉ẩ𝒎 𝑺ố 𝒍ượ𝒏𝒈 𝒔ả𝒏 𝒑𝒉ẩ𝒎 𝒉𝒐à𝒏 𝒕𝒉à𝒏𝒉
GIÁ THÀNH THỰC TẾ
CHI PHÍ TỒN KHO ĐẦU KÌ
CHI PHÍ PHÁT SINH
TRONG KÌ
CHI PHÍ DỞ DANG CUỐI
KÌ
= + -
42