2.4.1. Khái niệm và các loại văn phong.
- Để diễn đạt nội dung trong văn bản là thể hiện chữ viết, biểu đồ…, chữ viết thể hiện việc sử dụng từ ngữ, các câu văn để lập luận, đưa ra các kết luận có tính lôgic chặt chẽ, rõ ràng chính xác để người tiếp nhận dễ hiểu và thực hiện đúng .
- Tuỳ theo các vấn đề cần truyền đạt và mục đích truyền đạt có nhiều cách trình bày khác nhau. Truyền đạt thông tin khoa học theo phong cách khoa học; Đưa tin, tuyên truyền, phản ánh có phong cách báo chí- công luận; Phổ biến tuyên truyền về quy định pháp luật, yêu cầu thưc hiện thực hiện phong cách chính luận (lập luận mạnh mẽ, truyền cảm, dùng từ đúng trong VB pháp luật).;Viết văn, bài phục vụ giao tiếp, ca ngợi, miêu tả (nghệ thuật ví von, nhân cách hoá...) phong cách nghệ thuật;
Nhưng trong công tác soạn thảo văn bản VBQLHCNN là sử dụng ngôn ngữ, hành văn thể hiện phong cách hành chính công vụ. Mỗi phong cách có văn phong riêng.
Văn phong thể hiện trong các văn bản QLHC NN được sử dụng từ ngữ và về cách hành văn phù hợp theo loại hình văn bản về pháp luật (VB quyết định quản lý), VB về hành chính thông thường (văn bản quản lý thông tin).
2.4.2. Văn phong HC-CV. (có thể hiểu là đặc trưng ngôn ngữ trong phong cách HC-CV).
* Khái niệm: Văn phong HC-CV là phong cách chức năng biểu thị mối quan hệ giao tiếp của những người trong các đơn vị hành chính, các tổ chức đoàn thể xã hội theo một loại khuôn khổ nhất định.
* Đặc điểm:
a) Tính chính xác, rõ ràng.
Chính xác trong cách dùng từ; đặt câu cần đi đôi với tính minh bạch trong kết cấu của văn bản để đảm bảo tính xác định, tính đơn nghĩa của nội dung. VB HC công vụ chỉ cho phép một cách hiểu, không hiểu lầm. Câu phải ngắn gọn không rườm rà; nếu dùng từ đa nghĩa, cách diến đạt không rõ ràng sẽ dẫn đến hiểu sai lệch, gây tranh cãi, xuyên tạc, bóp méo. Sai chính tả cũng gây hiểu sai vấn đề.
b) Tính phổ thông, đại chúng.
VB đảm mọi người ở mọi nơi đều hiểu, tiếp nhận được yêu cầu của văn bản, thông qua dùng từ chuẩn, thông dụng hoặc từ mới được giải thích ý nghĩa.
c) Tính khách quan, phi cá tính.
Ngôn ngữ trong phong cách HC-CV bao giờ cũng phải mang tính khách quan, không chứa đựng những cảm xúc hoặc đánh giá chủ quan cá nhân, của một cơ quan tổ chức. Tính khách quan, nghiêm túc được coi như dấu hiệu đặc biệt của VB. Trong
phong cách KH tính khách quan làm cho hệ thống lập luận có giá trị chân thực to lớn. Còn trong các VB quyết định quản lý, tính khách quan gắn với chuẩn mực pháp luật để nhấn mạnh tính xác thực khẳng định tính chất mệnh lệnh, chỉ thị cần tuân thủ, thực hiện.
d) Tính trang trọng lịch sự.
Dùng từ trong VB thể hiện lịch sự, tôn trọng phù hợp trong các hoàn cảnh; Lịch sự cũng tạo sự trang trọng, nghiêm túc. (Kính đề nghị hoặc đề nghị)
đ) Tính khuân mẫu.
Tính khuôn mẫu là tính quy định chung để áp dụng cho các loại VB HC-CVụ áp dụng khuân mẫu nhất định có tác dụng đến chuẩn mực của VB (cả nội dung và hình thức) Một VB HC-CV phải được soạn thảo theo đúng hình thức mẫu quy định. Các từ dùng phù hợp với từng loại VB.
2.4.3. Sử dụng câu từ, thuật ngữ trong VBQLHCNN.
Văn bản sử dụng phông tiếng Việt (Vntime, Times New Roman) khoảng cách giữa các đoạn, các dòng và khi xuống dòng tuân theo quy định. Được sử dụng từ ngữ, câu văn phù hợp.Sử dụng văn diễn tả, suy luận hay trần thuật.
a) Sử dụng câu: Sử dụng câu để người soạn thảo diễn đạt được chính xác ý muốn, người đọc tiếp thu nhanh chóng thể hiện được tính thể chế, hiệu lực của VB.
Thường sử dụng câu tường thuật, câu cầu khiến, câu đơn 2 thành phần.Không sử dụng lời nói trực tiếp; câu có nội dung đưa đẩy rườm rà.Không sử dụng câu nghi vấn, câu cảm thán và càng không sử dụng dấu “…”, v.v.
Cách dùng câu tuỳ từng loại văn bản để có các câu với nội dung thể hiện hiệu lực ý nghĩa sai khiến với các từ như cần phải, có trách nhiệm thi hành, chấp hành nghiêm chỉnh . Các từ có tính chất nghiêm cấm như: không được, loại trừ, bãi bỏ, không được phép..
Cũng có thể sử dụng các câu vắn tắt dễ hiểu để diễn đạt nội dung mà mọi người đều có thể hiểu mặc dù ngữ pháp không đầy đủ ví dụ: Nơi nhận, các khoa để thực hiện. Đoàn TN để phối hợp.
Dùng các câu chủ động và câu khẳng định trong VB cấp trên gửi cấp dưới để nhấn mạnh, xác định mệnh lệnh, sự kiện dứt khoát rõ ràng nhưng vẫn mềm dẻo. (Bộ nhất trí với đánh gia….Trường nhận thấy các khoa đã buông lỏng việc kiểm tra...) Dùng câu phủ định trong các trường hợp nhấn mạnh yêu cầu khôn gthể bỏ qua trong quá trình giải quyết công việc (Trường nhắc để các đơn vị không chậm trong việc….)
Dùng câu bị động trong trường hợp muốn tạo tình huống chung, khách quan.
(Kỷ cương không được tôn trọng, chế độ không được thực hiện đầy đủ.
Chú ý các thành phần câu được sắp xếp đúng vị trí, hợp lý để nâng cao hiệu quả tăng mục đích sử dụng, thường phàn nào trọng tâm đặt trước (Khi phép nước không nghiêm, thì lòng tin của dân bị suy giảm, đạo đức xã hội bị xuống cấp)
Có thể tách 1 bộ phận của câu thành câu riêng biệt nhằm làm nội bật thông tin cần thiết.
b) Sử dụng từ, thuật ngữ trong văn bản.
- Sử dụng từ ngữ:
+ Không dùng từ có tính chung chung, mơ hồ, mang tính hình ảnh, biểu tượng như: hình như, có lẽ; càng không được dùng: có thể, nếu như. Không dùng từ địa phương, tiếng lóng, từ cổ, từ đã lạc hậu, hoặc từ mới chưa thống nhất khái niệm (gán cho ý nghĩa từ mới đó), từ nước ngoài phải Vịêt hoá. Các thuật ngữ (khoa học, đặc thù chuyên ngành) nên hạn chế sử dụng
+ Cụm từ dùng nhiều lần có thể viết tắt nhưng trước khi viết tắt phải viết đầy đủ trước. Nếu viết tắt không đúng sẽ gây hiểu lầm
+Văn bản có tính khuôn mẫu nên dùng từ mang tính khuôn mẫu như căn cứ vào, Thực hiện, Theo đề nghị của, Trân trong đề nghị.
+ Dùng từ xưng hô trong VB phải lịch sự, khách quan. Cấp dưới gửi văn bản cấp trên phải ghi đầy đủ tên cơ quan của mình (Trường ĐHCNGTVT) nếu gửi cấp dưới nêu “Trường” không cần nêu tên; ngang cấp viết Trường chúng tôi.Trân trọng lịch sự dùng từ quý Bộ, quý cơ quan.
- Sử dụng từ khoá:
Trong VB thường dùng câu hoặc các cụm từ cố định gọi là “khoá” để nêu bật ý nghĩa chỉ thi, yêu cầu hay các căn cứ
+ Để mở đầu văn bản: Căn cứ vào...;Theo đề nghị của..;Theo tinh thần công văn.;Phúc đáp công văn…
+ Để liên kết các phần của VB Dưới đây là; Vấn đề trên;Dựa vào các quyết định trên; Ngoài các nội dung trên; Tuy nhiên; do đó…
+ Để trình bày quan điểm và xin ý kiến: Chúng tôi cho rằng...; Chúng tôi nhận thấy..; theo ý kiến của cơ quan..; Chúng tôi rất mong nhận được ý kiến… Xin trân trọng đề nghị...
+ Để yêu cầu thực hiện: Nhận được VB này yêu cầu..; Các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm….
+ Đề kết thúc VB Xin trân trọng cảm ơn; Xin gửi tới quý cơ quan lời chào…;
Quyết định này có hiệu lực…
2.4.4. Yêu cầu thực hiện trong hành văn.
Văn bản không phải là bài văn nhưng phải đầy đủ bố cục, viết để người tiếp nhận trân trọng, dễ hiểu bằng việc lựa chon những từ ngữ, câu văn phù hợp như đã trình bày phần trên. Các văn bản bày đảm bảo yêu cầu:
a) Rõ ràng tường minh, sáng sủa.Mục đích làm người đọc dễ hiểu, hiểu đúng.
Viết đi ngay vào trọng tâm vấn đề, việc sử dụng từ, cấu trúc câu thích hợp, đoạn văn hợp lý, các hình thức diễn đạt trong sáng mạch lạc thể hiện đúng quan hệ chủ thể ban hành và đối tượng tiếp nhận. Thực hiện cách trình bày so le, sử dụng đúngkỹ thuật viện dẫn.Các ý nêu tránh chồng chéo, câu sau làm lệch nghĩa câu trước, hoặc ý lặp lại.Dùng các câu đơn giản, không nên dùng câu phức tạp.
b) Ngắn gọn.
Không diễn giải vấn đề dài dòng gây khó hiểu hoặc dài dòng bằng từ ngữ diễn tả, miêu ta.Cần súc tích, chặt chẽ, trình bày thông tin logíc với các vấn đề khác. Lựa chọn chuyển ý, chuyển đoạn, biến thể câu theo mục đích của văn bản. không dùng thừa từ hay lặp lại từ có âm giống nhau. Câu dài dễ làm hiểu sai nội dung và ngữ pháp khó cho người tiếp nhận.
Nhưng ngắn gọn không có nghĩa là vắn tắt, diễn đạt không hết ý dễ đưa đến khó hiểu, hiểu lầm, đoạn văn bị đứt đoạn cộc lốc.
c) Xác đáng.
Đảm bảo tính xác đáng của các thông tin đưa ra.Các từ phải chính xác, thông tin đúng tránh khi đọc bị nghi ngờ.Cần đọc kỹ tránh sai trong dùng từ hoặc dùng từ chưa phù hợp trong giao tiếp và mắc lỗi chính tả; phải tôn trọng vấn đề ngữ pháp.
d) Hoàn chỉnh.
Đảm bảo hoàn chỉnh thông tin đưa ra rõ ràng thực hiện nguyên tắc 4 W (What, Where, When, Who; vấn đề gì?, ở đâu?, bao giờ?, do ai của ai?)
Thể hiện rõ các câu bao hàm 1 ý hoặc câu có 2 hoặc nhiều ý có liên quan với nhau hay không.Có sự liên kết các câu để tạo luồng tư duy uyển chuyển mạch lạc.Cần phân đoạn thích hợp để nêu rõ ý muốn trình bày. Áp dụng trình bày so le với nội dung các ý thể hiện bằng ký hiệu riêng.
đ) Lịch sự, nhã nhặn.
Văn phong quá cao, cầu kỳ, lời lẽ quá trịnh trọng, thái quá hoặc thập quá hay câu cộc lốc, giọng văn cục cằn, thô lỗ làm người đọc khó chịu, mất thiện cảm. Vậy chọn
từ ngữ, giọng điệu cần thiết phù hợp đặt mình vào vị trí người tiếp nhận VB. Thái độ lịch sự thông qua giọng văn được hoà đồng vào nội dung muốn trình bày làm tăng hiệu quả của văn bản.
Tóm lại: ngôn ngữ trongvăn bản khi soạn thảo không dài dòng; không bình luận; không miêu tả giải thích; không lặp lại; không dẫn chứng lịch sử; không chúc tụng, chia sẻ; không lạm dụng chữ viết tắt.
Sử dụng từ không đa nghĩa, đúng phong cách, đúng ngữ pháp, rõ ràng thống nhất khái niệm.