Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ CẢI TIẾN CÔNG TÁC KẾ HOẠCH HOÁ
3.3. Giải pháp cải tiến công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực tại Công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội
3.3.1. Hoàn thiện công tác phân tích công việc, công tác định mức và công tác đánh giá thực hiện công việc
Phân tích công việc
Công tác này ở Công ty chưa được thực hiện, do vậy cần phải tiến hành thực hiện công tác này vì:
- Giúp cho Công ty biết được các công việc trong tổ chức và các yêu cầu của công việc đó
- Giúp cho người lao động khi vào Công ty hiểu rằng mình phải làm gì - Giúp cho những người đang muốn trở thành người lao động trong Công ty biết mình phải đáp ứng những điều kiện gì và các nhiệm vụ phải thực hiện sau khi vào làm tại Công ty.
Khi Công ty đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác phân tích công việc ta tiến hành phân tích công việc như sau:
Phòng tổ chức hành chính với nhân viên QTNL thực hiện với sự tham gia của các phòng ban liên quan.
• Xác định các công việc cần phân tích
Danh sách các công việc cần phân tích được xác định tuỳ thuộc vào mục đích và nhu cầu phân tích công việc của Công ty. Với các công việc của lao động quản lý do từng phòng ban xác định, với các công việc của lao động trực tiếp do có sự giống nhau tại các cửa hàng nên sẽ do phòng tổ chức hành chính cùng với trưởng các bộ phận sản xuất khảo sát thực tế để quyết định công việc nào cần phân tích.
• Thu thập thông tin
Trước khi tiến hành thu thập thông tin, phòng tổ chức hành chính sẽ quyết định phương pháp thu thập thông tin. Để có thông tin tốt nhất về công việc các phòng ban có thể chọn phương pháp bảng hỏi đã được phòng tổ chức thiết kế
sẵn. Với những công việc chủ chốt (vị trí lãnh đạo, công nhân trực tiếp làm ra sản phẩm) có thể kết hợp thêm bằng phỏng vấn để có được thông tin đầy đủ nhất.
Các thông tin được thu thập
- Thông tin liên quan đến nhiệm vụ, trách nhiệm trong quá trình thực hiện công việc
- Những điều kiện làm việc cần phải có để thực hiện công việc tốt nhất - Các điều kiện về người lao động cần phải có để thực hiện công việc - Các tiêu thức để đánh giá mức độ hoàn thành công việc
*Xây dựng các văn bản phân tích công việc
Sau khi đã thu thập đầy đủ các thông tin liên quan đến công việc, phòng tổ chức hành chính sẽ tiến hành xây dựng các văn bản phân tích công việc (công việc này do phòng tổ chức hành chính làm vì phòng này có các cán bộ có trình độ chuyên môn về QTNL sẽ viết được những bản phân tích công việc khoa học nhất).
- Bản mô tả công việc: phải đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin về công việc
+ Tên công việc, mã số, địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số người phải lãnh đạo dưới quyền, mức lương…
+ Tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc
+ Các điều kiện làm việc: trang thiết bị phục vụ, thời gian làm việc. điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động.
- Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện: đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin về người lao động làm công việc đó.
+ Yêu cầu về trình độ văn hoá + Yêu cầu về trình độ chuyên môn + Yêu cầu về các kỹ năng, kinh nghiệm + Yêu cầu về thể lực và tinh thần
- Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: đảm bảo các tiêu chí đưa ra phù hợp với thực tế sản xuất và khả năng của người lao động làm công việc này
Các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành công việc. Ví dụ với công nhân sản xuất là số sản phẩm sản xuất ra,…
Sau khi đã phác thảo 3 văn bản trên cho các công việc, phòng tổ chức sẽ tiến hành lấy ý kiến đóng góp của người lao động và người lãnh đạo bộ phận đó.
Sửa lại bản thao trên cơ sở các ý kiến đóng góp. Tổ chức hội thảo với giám đốc và những người quản lý cấp cao ra quyết định và đưa các văn bản vào sử dụng.
Như vậy, quy trình trên khá khoa học sẽ giúp cho doanh nghiệp xác định được các công việc từ đó đưa ra được các giải pháp về lao động cho Công ty.
Sau khi đã thực hiện công tác phân tích công việc, Công ty nên yêu cầu các cán bộ làm công tác QTNL phải thực hiện các việc sau:
- Định kỳ hàng năm phải lập lại bản tiêu chuẩn công việc cho phù hợp với thực tế
- Khi xuất hiện công việc mới cán bộ phụ trách nhân sự cần phối hợp với cán bộ thực hiện công việc đó để phân tích cho phù hợp với thực tế, xác định rõ tính chất và đặc điểm của từng công việc qua quan sát, theo dõi và nghiên cứu, đồng thời chỉ ra những nhiệm vụ, chức năng của công việc đối với tổ chức và các yêu cầu về năng lực, trách nhiệm đối với người thực hiện công việc.
- Phân tích công việc phải căn cứ vào thực tế công việc, đảm bảo yêu cầu:
Công việc được xác định một cách chính xác, các kết quả của phân tích công việc phải được miêu tả rõ ràng, các đòi hỏi phải dựa trên thực tế tránh tình trạng phân tích công việc chỉ trên giấy tờ.
Ta tiến hành công tác phân tích công việc đối với các vị trí trong phòng tổ chức hành chính.
Với vị trí trưởng phòng tổ chức hành chính Bản mô tả công việc:
- Trưởng phòng tổ chức hành chính là cán bộ được bổ nhiệm theo nhu cầu của Công ty, khả năng làm việc thực tế, có kinh nghiệm trong quản lý trực tiếp giúp lãnh đạo Công ty quản lý, triển khai các công tác hành chính, công tác lao động.
- Quản lý toàn bộ nhân viên thuộc phòng tổ chức hành chính
- Đảm nhiệm công tác tổ chức cán bộ: Tiếp nhận, đề bạt, điều động, hợp đồng lao
động…
- Nghiên cứu tổ chức bộ máy và tổ chức mô hình sản xuất kinh doanh
- Phụ trách công tác kỹ thuật than
- Duy trì thực hiện các nội quy, quy định trong công ty
- Quản lý đất đai của Công ty và các trạm
- Quản lý con dấu của Công ty
- Điều hành đội xe
Bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc:
- Tốt nghiệp đại học về quản trị, có văn bằng chứng chỉ phù hợp với công tác được giao
- Trình độ lý luận từ trung cấp trở lên
- Biết ít nhất 1 ngoại ngữ trình độ B trở lên
- Biết sử dụng máy tính trong quản trị điều hành
- Đã qua khoá học về quản lý về hành chính nhà nước
- Có thâm niên làm công tác quản lý lao động từ 3 năm trở lên
- Có sức khoẻ tốt, phù hợp với yêu cầu công việc Bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện:
- Hoàn thành các nhiệm vụ do lãnh đạo giao và theo đúng bản mô tả công việc Với vị trí phó phòng tổ chức hành chính
Bản mô tả công việc
- Là người được bổ nhiệm vào chức danh phó phòng tổ chức hành chính theo sự bộ nhiệm của lãnh đạo Công ty và sự tín nhiệm của các nhân viên khác.
- Đảm nhiện công tác hành chính quản trị
- Thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc thuộc thẩm quyền của trưởng phòng trong các trường hợp khẩn cấp không có mặt của trưởng phòng.
- Đảm nhiệm công tác an toàn lao động, PCCC, PCBL.
- Đảm nhiệm công tác thanh tra bảo vệ, quân sự, an ninh trật tự trong văn phòng công ty và các trạm, cửa hàng.
- Đảm nhiệm công tác văn thể mỹ, thi đua khen thưởng.
- Phụ trách hoạt động của tổ điện
- Phụ trách hoạt động của văn phòng Đảng uỷ Công ty.
- Có thể thay thế trưởng phòng bất cứ lúc nào Bản yêu cầu đối với người thực hiện
- Tốt nghiệp đại học về quản trị, có các văn bằng chứng chỉ phù hợp với công tác được giao.
- Có ít nhất 1 năm làm công tác quản lý lao động
- Trình độ lý luận trung cấp trở lên
- Biết ít nhất 1 ngoại ngữ trình độ B trở lên
- Biết sử dụng máy tính và các phần mềm văn phòng
- Có sức khoẻ tốt
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc:
Hoàn thành các nhiệm vụ được giao theo quy định của Công ty trong bản mô tả công việc
Vị trí chuyên viên lao động tiền lương Bản mô tả công việc
- Là người đảm nhận chức danh chuyên viên lao động tiền lương theo quy định của Lãnh đạo Công ty và nhu cầu hoạt động của Công ty.
- Quản lý hồ sơ cán bộ, thống kê lao động.
- Theo dõi bảng lương hàng tháng, quý, năm và tình hình nâng lương hằng năm
- Đảm nhiệm công tác BHXH, BHYT
- Đảm nhiệm công tác thực hiện các chế độ cho người lao động (hưu trí, dưỡng sức, nghỉ ốm, thai sản,…)
- Đảm nhiệm công tác bảo hộ
Bản yêu cầu đối với người thực hiện
- Tốt nghiệp Đại học về kinh tế lao động
- Biết ít nhất 1 ngoại ngữ trình độ B trở lên
- Biết sử dụng máy tính và các phần mềm quản trị tiền lương, quản trị nhân lực,…
- Có sức khoẻ tốt
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
- Hoàn thành báo cáo lao động thường kỳ
- Đảm bảo tính đúng, tính đủ lương cho người lao động
- Đảm bảo công tác BHXH, BHYT được thực hiện vì quyền lợi của người lao động
- Hoàn thành tốt các công việc do cấp trên giao cho Vị trí chuyên viên Quản trị nhân lực
Bản mô tả công việc
- Là người được bổ nhiệm chức danh chuyên viên QTNL theo yêu cầu hoạt động và phát triển của Công ty
- Quản lý hồ sơ lao động.
- Nghiên cứu và xây dựng hệ thống thông tin nguồn nhân lực trong Công ty
- Thực hiện các hoạt động QTNL trong Công ty
- Phụ trách hệ thống phản hồi từ người lao động đối với tình hình hoạt động thực tế taị Công ty
Bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc
- Tốt nghiệp đại học chuyên ngành QTNL
- Đã hoàn thành các khoá học về tâm lý người lao động, văn hoá doanh nghiệp, …
- Trình độ lý luận trung cấp trở lên
- Biết ít nhât 1 ngoại ngữ trình độ B trở lên
- Biết sử dụng máy tính và các phần mềm quản trị tiền lương, quản trị nhân lực,…
- Có sức khoẻ tốt
Bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện
- Đảm bảo các hoạt động QTNL được thực hiện thường xuyên
- Đảm bảo văn hoá doanh nghiệp lành mạnh
- Hoàn thành các nhiệm vụ do cấp trên giao cho Vị trí văn thư lưu trữ
Bản mô tả công việc
- Là người được bổ nhiệm vào chức danh văn thư lưu trữ theo yêu cầu hoạt động của Công ty
- Đảm nhận công tác văn thư lưu trữ
- Đánh máy văn bản
- Quản lý thư từ, xăng xe, điện nước văn phòng Công ty
- Trực nhật các phòng ban
Bản yêu cầu đối với người thực hiện
- Trình độ vi tính thành thạo
- Biết tiếng anh trình độ B
- Có thái độ cởi mở, dễ chịu
Bản tiêu chuẩn thực hiện công viêc
Hoàn thành các nhiệm vụ được giao theo yêu cầu của cấp trên và theo bản mô tả công việc
Vị trí nhân viên y tế Bản mô tả công việc:
- Là người được bổ nhiệm vào chức danh nhân viên y tế theo yêu cầu hoạt động của Công ty
- Đảm nhiệm công tác y tế cơ quan
- Phụ trách các vật dụng (khăn, nước, …) của nhà vệ sinh
- Trực nhật các phòng làm việc
Bản yêu cầu đối với người thực hiện
- Có trình độ y tế trung cấp trở lên
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
- Hoàn thành các nhiệm vụ được giao và theo bản mô tả công việc
Như vậy, qua phân tích công việc tại phòng tổ chức hành chính thì có 6 chức danh cần có trong phòng.
Đối với các phòng ban khác cũng thực hiện theo phương pháp như trên sẽ xác định được số chức danh cần thiết ở mỗi phòng.
Sau khi đã thực hiện toàn bộ Công ty ta sẽ xác định được tổng số vị trí công việc trong Công ty cần có là bao nhiêu để Công ty hoạt động tốt.
3.3.2. Công tác định mức
Căn cứ vào thực trạng công tác định mức lao động tại Công ty là chưa được thực hiện ta có thể đưa ra định hướng cho công tác định mức như sau:
- Định mức lao động trực tiếp phải được thực hiện trên cơ sở đòi hỏi của
công việc chứ không chỉ dựa vào khối lượng sản phẩm bán ra.
- Định mức lao động quản lý là các bản phân công nhiệm vụ cho từng vị trí được thực hiện trên cơ sở các kết quả của công tác phân tích công việc.
- Định mức lao động phải có căn cứ khoa học, dựa trên thực tế hoạt động tại Công ty.
* Tiểu kết
Chương 3 đã đề ra được những phương hướng để phát triển công ty trong thời gian tới cùng với đó là những mục đích được công ty đề ra để phát triển công ty trong thời gian tới.