1. Về mặt tổ chức
a) Khẳng định rõ chức năng của Văn phòng
Chức năng của văn phòng là chức năng xử lý thông tin, tham mưu tổng hợp cho lãnh đạo và chức năng đảm bảo hậu cần, cơ sở vật chất cho hoạt động của UBND thị xã Sơn Tây. Đây là vấn đề quan trọng để tránh sự chồng chéo trong việc thực hiện nhiệm vụ của cơ quan.
b) Xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý của Văn phòng phải lưu ý rằng nhiều nhiệm vụ có thể giao cho một bộ phận thực hiện, nhưng một nhiệm vụ không thể giao cho nhiều bộ phận trong văn phòng cùng thực hiện. Tuy nhiên, trong thực tế, có nhiều việc đòi hỏi có sự tham gia, phối hợp giữa các bộ phận chịu trách nhiệm chính và đâu là bộ phận cùng tham gia phối hợp, tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận.
2. Về quy chế
- Để văn phòng hoạt động tốt, cần phải thể chế hóa chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và từng bộ phận trong văn phòng bằng quyết định do người có thẩm quyền ký.
- Phải xây dựng quy chế hoạt động của văn phòng và của từng bộ phận văn phòng. Quy chế được xây dựng cụ thể, chi tiết phù hợp với
chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền được giao thì việc tổ chức điều hành công việc trong phòng sẽ khó tránh khỏi lúng túng, thiết xót.
3. Giải pháp về cán bộ đào tạo, bồi dưỡng cán bộ.
- Thực hiện phân công công việc cho cán bộ, công chức trong văn phòng phải đúng người, đúng việc. Khi bố trí công việc cho cán bộ cần căn cứ vào trình độ chuyên môn, và năng lực thực tế của cán bộ đó.
- Đi đôi với việc bố trí đúng người, đúng việc, cần không ngừng đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ và năng lực của đội ngũ cán bộ.
Đồng thời, cá nhân mỗi cán bộ phải tích cực rèn luyện, nâng cao tinh thần làm việc, tinh thần trách nhiệm, ý thức và phẩm chất đạo đức nhằm hoàn thành tốt công việc của mình và của cơ quan.
4. Cải thiện điều kiện làm việc cho cán bộ, công chức văn phòng a) Để đảm bảo cho cán bộ, công chức văn phòng làm việc có hiệu quả,
cần phải cải thiện điều kiện làm việc cho phù hợp với lao động của người cán bộ, công chức văn phòng.
Bố trí nơi làm việc kết hợp với điều kiện nghỉ ngơi, giải trí sẽ ảnh hưởng tới tình trạng sức khỏe và tâm lý, hiệu suất lao động của cán bộ công chức. Những yếu tố tạo nên một không gian làm việc thuận lợi trong các phòng là:
- Có diện tích phù hợp với yêu cầu của công việc và các phòng làm việc được bố trí hợp lý.
- Có môi trường không bị ô nhiễm đảm bảo sức khỏe cho cán bộ, công chức.
- Môi trường làm việc yên tĩnh, ít tiếng ồn, ít bụi, có đủ ánh sáng trong phòng làm việc, các phương tiện đầy đủ và phù hợp với yêu cầu của công việc.
b) Đảm bảo cho cán bộ, công chức có phương tiện làm việc đầy đủ, thích hợp và hiện đại
- Phương tiện làm việc trong cơ quan, văn phòng phải thích hợp với từng loại công việc.
- Góp phần tạo ra môi trường văn hóa cho văn phòng, đòi hỏi phương tiện không những thuận lợi mà phải có tính thẩm mỹ, bố trí hài hòa.
- Phải tiết kiệm, phương tiện trang thiết bị chỉ cần đủ, thích hợp với công việc, tránh xu thế phô trương, lãng phí.
- Không ngừng đổi mới và hiện đại hóa các trang thiết bị công sở.
III. Kết luận.
Trong quá trình nghiên cứu và tham gia các công việc thực tế tại cơ
quan đã cung cấp cho tôi những kiến thức tổng quát và những kỹ năng cần thiết về ngành học và biết kết nối, so sánh giữa lý thuyết và thực hành, học hỏi kinh nghiệm để nâng cao kiến thức là cẩm nang quý giá để học tập và thi tốt nghiệp sau này.
Quá trình thực tập này đã giúp tôi nắm được nhiều kiến thức thực tế và nền hành chính Nhà nước nói chung, những hoạt động thường nhật trong hoạt động cơ quan cụ thể nói riêng. Qua đó, tôi nhận thấy mỗi sinh viên văn phòng cần có một thái độ nghiêm túc khi tiếp thu những kiến thức đã học ở trường và ở ngoài thực tiễn thì mới có thể làm tốt công việc của mình khi ra trường, trở thành người có nghiệp vụ thành thạo và trình độ chuyên môn vững chắc.
LỜI CẢM ƠN
Lời cảm ơn đầu tiên tôi xin gửi tới quý thầy cô Khoa quản trị Văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tận tụy hướng dẫn và truyền đạt kiến thức cho sinh viên trong thời gian qua để tôi có thể hoàn thành được quá trình thực tập này.
Và hơn hết, tôi xin cảm ơn tới lãnh đạo, các bác, các cô chú, anh chị trong Văn phòng HĐND-UBND Thị xã Sơn Tây đã quan tâm, chỉ bảo tôi suốt thời gian thực tập, để tôi có điều kiện hoàn thành tốt những nhiệm vụ được giao.
Nhờ sự hướng dẫn nhiệt tình của các anh chị, cô chú công tác tại cơ
quan mà tôi đã có thể hoàn thành bài báo cáo thực tập này.
Với thời gian cho phép, khả năng nghiên cứu và kinh nghiệm thực tế còn nhiều hạn chế, bài báo cáo thực tập không thể tránh khỏi những thiếu xót. Rất mong nhận được ý kiến đóng góp chỉ bảo tận tình của quý Thầy, cô.
Tôi xin chân thành cảm ơn !
Sơn Tây, ngày 30 tháng 04 năm 2016 Người viết báo cáo
Hoàng Tú Anh.