2.3.1. Tổ chức NLTT truyền thống
Trước năm 1998, NLTT tại Thư viện được tạo lập chủ yếu bằng phương pháp thủ công. Từ năm 1998 khi tiến hành tin học hóa các hoạt động, Thư viện đã xây dựng được các CSDL trên máy tính, tiến hành số hóa tài liệu, tạo điều kiện cho việc tổ chức NLTT được phong phú và chất lượng.
Trước khi tài liệu được lựa chọn đưa vào kho, Thư viện giao cho cán bộ phụ trách công tác xử lý nghiệp vụ thực hiện để đảm bảo tính thống nhất trong việc tổ chức nguồn lực. Tài liệu được đóng dấu, vào sổ đăng ký tổng quát và đăng ký cá biệt, sau đó chuyển cho cán bộ xử lý nội dung. Trước đây, khi chưa ứng dụng CNTT vào hoạt động, cán bộ Thư viện phải tiến hành mô tả, phân loại trực tiếp trên phích để tổ chức 2 loại mục lục: mục lục chữ cái và mục lục chủ đề. Nhưng từ khi tiến hành tin học hóa, tài liệu được quản lý trên máy tính. Hiện
nay Thư viện sử dụng hệ quản trị CDS/ISIS for Windows để quản lý thông tin thư mục về các tài liệu hiện có.
Trước khi nhập vào máy tính, các cán bộ Thư viện lập phiếu tiền máy cho các tài liệu mới. Việc lập phiếu này hoàn toàn tuân thủ theo những quy tắc nghiệp vụ của thư viện, trong đó có quy định về nhãn trường, về chỉ số ISBD, khung phân loại, từ khóa, tóm tắt nội dung tài liệu. Sau khi phiếu tiền máy được kiểm tra, so sánh, đối chiếu với tài liệu gốc, cán bộ Thư viện sẽ tiến hành nhập máy vào CSDL cùng với việc in sao phích, in các bản thư mục theo format và chuyển dữ liệu sang các máy phục vụ NDT.
Các tài liệu sau khi được xử lý nghiệp vụ cả về hình thức và nội dung sẽ được xếp lên giá. Dựa vào diện tích, số lượng, loại hình và ngôn ngữ tài liệu có trong kho cũng như hình thức phục vụ, kho tài liệu của Thư viện Viện Dân tộc học tổ chức theo hình thức kho kết hợp, bao gồm:
- Kho sách và kho tư liệu: Sách được sắp xếp theo số đăng ký cá biệt và theo ngôn ngữ, khổ sách. Ở kho tư liệu, các tài liệu được sắp xếp theo số đăng ký cá biệt.
- Kho tạp chí và tài liệu tra cứu: tài liệu được sắp xếp theo ngôn ngữ, mỗi tạp chí có ký hiệu riêng và xếp theo năm, theo số. Các kho này cho phép NDT được trực tiếp vào lựa chọn các tạp chí, tài liệu tra cứu mà họ cần.
- Kho ảnh tư liệu, băng video, băng cassette, đĩa CD- ROM...: hiện vẫn chưa được xử lý, phân loại.
Ngoại trừ kho tạp chí và tài liệu tra cứu, các kho khác trong Thư viện đều được tổ chức dưới dạng kho đóng, nên NDT khi đến mượn đọc tài liệu phải tra cứu qua CSDL, sau đó gửi yêu cầu cho cán bộ Thư viện để vào kho lấy. Do số lượng tư liệu không nhiều nên chúng sắp xếp cùng với kho sách.
Việc phân chia thành các kho khác nhau, sắp xếp theo thứ tự số đăng ký cá biệt hoặc ngôn ngữ đã giúp cán bộ Thư viện dễ dàng và nhanh chóng tìm được tài liệu mà NDT cần. Ngoài ra xếp theo khổ sách tiết kiệm được nhiều diện tích trên giá và trong kho, dành chỗ cho các tài liệu mới bổ sung.
Các tài liệu trong kho luôn được làm vệ sinh, đóng bìa cứng hoặc gia cố
thêm nếu bị hư hỏng, rách nát trong quá trình sử dụng. Hàng năm, Thư viện tiến hành bảo dưỡng kho sách định kỳ: hút bụi, chải mốc, dán lại nhãn hoặc bìa bị bong, rách... nhằm bảo quản NLTT truyền thống và phục vụ tốt hơn cho NDT.
2.3.2. Tổ chức và quản lý nguồn lực thông tin điện tử
Với sự phát triển của công nghệ thông tin và ứng dụng chúng trong công tác TT-TV đã sản sinh ra một loại hình tài liệu mới – Tài liệu số hay tài liệu điện tử. Có nhiều khái niệm về tài liệu số, song ý kiến chung đều cho rằng đây là tài liệu mà thông tin được mã hóa dưới dạng nhị phân, được lưu trữ và khai thác trên máy tính điện tử với sự hỗ trợ của các phần mềm chuyên dụng.
Khác với cách bảo quản tài liệu giấy truyền thống, bảo quản tài liệu sô không chỉ liên quan đến việc quản lý tài liệu số mà còn phải bảo đảm khả năng truy cập thông tin liên tục phù hợp với các công nghệ tiên tiến của thời đại. Ta có thể đưa ra định nghĩa về bảo quản Thông tin số như sau: bảo quản Thông tin số là sự kết hợp giữa chính sách, chiến lược và hành động nhằm đảm bảo nội dung tài liệu số được bảo quản lâu dài, bất kể những thay đổi về công nghệ và tuổi thọ của các phương tiện lưu trữ. Như vậy quản lý NLTT điện tử là bảo quản vốn tài liệu số tại các cơ quan TT-TV.
NLTT điện tử đã tạo ra nhiều cơ hội cho việc bảo quản tài liệu của thư viện. Một trong những cơ hội đó là việc quản lý sẽ rất gọn nhẹ, khoa học (so với tài liệu giấy) và tiếp cận dễ dàng hơn (so với tài liệu trực tuyến) đồng thời có thể tạo ra nhiều bản sao phục vụ cho việc dự phòng và khôi phục trong trường hợp xảy ra các sự cố.
Tuy nhiên đi kèm với những cơ hội này là những bất cập mà cán bộ thư viện sẽ gặp phải cụ thể như: các vật mang tin chứa đựng tài liệu số nhanh chóng bị lỗi thời, hình thức và phương tiện lưu trữ tài liệu số liên tục thay đổi theo thời gian. Tài liệu số được chứa đựng trong các vật mang tin điện tử như: đĩa mềm, đĩa CD, DVD, ổ cứng… Tuy nhiên các loại phương tiện mang tin này thường tồn tại trong khoảng thời gian ngắn hơn tài liệu truyền thống. Nếu một tài liệu giấy bị cũ, bạc mầu, mờ chữ vẫn có thể đọc hoặc có khả năng khôi phục. Đồng thời để sử dụng TLS đòi hỏi cả ba bộ phận: phương tiện mang tin vật lý (như đĩa
mềm, đĩa CD, đĩa DVD…), phần cứng dùng để tiếp cận tài liệu (ổ đĩa mềm, ổ đĩa CD…), phần mềm sử dụng để tiếp cận tài liệu (phần mềm CDS/ISIS, Greenstone, các phần mềm tích hợp quản trị thư viện…). Trong thời đại CNTT phát triển vô cùng mạnh mẽ như hiện nay thì cả ba bộ phận này rất dễ trở nên lạc hậu. Vì vậy bảo quản tốt NLTT điện tử là một vấn đề vô cùng quan trọng và hiện đang gặp rất nhiều thách thức cần phải vượt qua.
Hiện nay tại Thư viện Viện Dân tộc học tất cả NLTT điện tử (gồm: biểu ghi thư mục, tài liệu số hóa, tài liệu điện tử) được lưu trữ trên các vật mang tin điện tử thông dụng như:
- Lưu trữ trên một ổ cứng riêng biệt - Lưu trên đĩa DVD
- Lưu trữ dưới dạng CD-ROM và cất giữ trong các tủ đựng đĩa - Lưu trong ổ cứng của máy chủ
Các dữ liệu số thường xuyên được cập nhật vào các vật lưu trữ. Đồng thời những vật lưu trữ được bảo quản ở những nơi có điều kiện đặc biệt (thường là được bảo quản ở trong tủ đựng đĩa, có điều kiện và nhiệt độ thích hợp: nhiệt độ khoảng 20oc, độ ẩm 40%, và nhiệt độ không bị thay đổi đột ngột.
Các máy chủ trong thư viện có sử dụng phần mềm diệt vi rút. Điều này có thể làm giảm thiệt hại do vi rút gây ra đối với NLTT điện tử. Vì NLTT điện tử được lưu trữ, bảo quản và sử dụng thông qua máy vi tính và mạng máy tính.
Tuy nhiên hầu hết các máy tính trạm của thư viện thường sử dụng các phần mềm không có bản quyền và chưa có chương trình diệt virut hiệu quả nên nguy cơ virut tấn công là khá cao.
2.3.3. Công tác khai thác NLTT
Các phương tiện tra cứu của Thư viện Viện Dân tộc học chủ yếu được tổ chức dưới các CSDL trên máy tính điện tử. Đây chính là cầu nối để NDT tiếp cận tới nguồn tài liệu, là cầu nối giữa cán bộ thư viện với kho tài liệu.
Các CSDL cho phép lưu trữ nhiều thông tin, có hệ thống tra cứu tìm tin linh hoạt, thuận lợi và nhanh chóng như: tìm tin có trợ giúp, tìm tin trình độ cao, tìm tin theo từ điển, tìm tin theo nhan đề tài liệu, tìm tin tự do... Các CSDL còn
cho phép NDT có thể truy nhập cùng một lúc tới nhiều vấn đề mà họ quan tâm.
Ngoài ra, các cán bộ thư viện thực hiện việc cập nhật thông tin, bổ sung dữ liệu, hiệu đính, sao lưu và bảo trì các file dữ liệu một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Thông qua việc tra cứu thông tin trên CSDL, NDT tiếp xúc với tài liệu nhanh chóng và đầy đủ hơn so với việc tra cứu trên các mục lục truyền thống.